S přibývajícími sekundami k vrcholu hodiny se těsně pod matným sklem dveří zasedací místnosti začne shromažďovat asi tucet stop. Věděl jsi, jaké riziko podstupuješ, když jsi nezákonně dřepěl v té konferenční místnosti. Přípravek je nahoře. Je čas odevzdat se a vrátit pokoj jeho právoplatnému majiteli. Squatting prostě nestojí za ten stres, ne když se naučíte správný způsob, jak si rezervovat konferenční místnosti pro vaše schůzky.
Hlavní příčina kempování v konferenčních místnostech
Když sdílíte společný prostor, ať už je to byt se spolubydlícími nebo kancelářské prostředí, omezený počet konferenčních místností nutně způsobí napětí. Konflikty v plánování pocházejí jak z nedostatku dostupných místností, tak z místností, které jsou špatně vybaveny pro širokou škálu typů schůzek. A pokud vaše pokoje nejsou nakonfigurovány pro rezervace, konflikty v plánování budou nadále docházet.
Nedostatek místa pro schůzky
Vytížené kanceláře jsou náchylné k problémům s prostorem pro jednání a rezervací místností, zejména ve špičce. K dispozici může být nedostatek prostor pro konání více schůzek najednou nebo samotné místnosti mohou být jen špatně využity pro typy schůzek, které podporují. Mnoho schůzek je mezi dvěma až třemi lidmi, kterým by bylo lépe posloužit v a schoulit místnost spíše než velká konferenční místnost postavená pro 10.
Špatně vybavené pokoje
Jsou všechny vaše místnosti vybaveny funkční videokonferenční a prezentační technikou? Pokud ne, vaše týmy možná táboří v místnostech s vysokou hodnotou, protože potřebují přístup k technologii, která jim pomůže při práci. Zápolení s řešeními pro videa a prezentace ze sady pro kutily může způsobit, že se vaše týmy budou snažit, aby jejich schůzky fungovaly, místo aby diskutovaly o bodech programu a zaznamenávaly úkoly.
Integrace kalendáře konferenční místnosti
Integrovaný systém plánování konferenčních místností umožňuje vašim týmům zobrazit dostupnost zasedacích místností, vyhnout se dvojitým rezervacím a rezervovat si místnosti tím, že je pozvete na své schůzky stejně jako ostatní účastníky schůze. Funguje to takto:
Systémy konferenčních místností Lifesize se integrují s Microsoft Exchange®, Office365® a Google Calendar™, díky čemuž lze místnosti rezervovat přímo z vašich stávajících kalendářových aplikací. V místnosti telefon zobrazí průběžný seznam dostupných časových úseků a automaticky vyzve uživatele k zahájení hovoru, jakmile členové vstoupí do místnosti a schůzka začne.
5 způsobů, jak zlepšit proces rezervace zasedací místnosti
1. Nakonfigurujte rezervovatelné vybavení konferenční místnosti
Systémy konferenčních místností v životní velikosti lze nakonfigurovat pro integrace kalendáře vytvořením poštovní schránky místnosti v Microsoft Exchange, Office 365 nebo G Suite™ a přihlášením systému konferenční místnosti k poštovní schránce. Tím je zajištěno, že plán schůzek vaší kanceláře je plně synchronizován, což vám pomůže vyhnout se případným škytavkám při plánování.
2. Vytvořte více improvizovaných schůzek
Přidejte flexibilitu ke kultuře schůzek implementací improvizovaných schůzkových prostorů v celé kanceláři. Dokonce i něco jako a pult na espresso bar nebo malá pohovka může být perfektní pro dva lidi, kteří si projdou projekt nebo si s klientem mohou zavolat prostřednictvím videohovoru.
3. Vytvořte skupinové místnosti pouze pro procházky
Vytvořte nerezervovatelné huddle místnosti navržené pro dvě až čtyři osoby, aby se vaše malé týmy mohly shromáždit a pracovat bez svazování vašich velkých konferenčních místností.
4. Spolupracujte se svými vrstevníky
Využíváte zasedací místnost k procvičování prezentace, zatímco sedm dalších členů týmu ji potřebuje pro klienta? Pokud ano, snažte se být flexibilní. Pokud můžete dát zasedací místnost něčemu naléhavějšímu, udělejte to. Je pravděpodobné, že v budoucnu laskavost oplatí.
5. Použijte agendu schůzek, abyste udrželi schůzky včas
Když vaše schůzka probíhá přesčas, může to zkrátit dobu hovoru další skupiny – což by ji mohlo stát nového klienta, kterého se pokoušeli zavolat. Podívejte se na našeho průvodce na jak vytvořit program jednání, který funguje (kompletně s bezplatnou šablonou programu schůzky).
Jak Evolution Gaming usnadnil schůzky s Lifesize
Problémy s plánováním konferenčních místností jsou běžné v podnicích všude. Zde je návod, jak jeden podnik, Evolution Gaming, byl schopen vytvořit efektivní rezervační a plánovací systém s Lifesize.
Challenge:
S více než 250 zaměstnanci v kancelářských prostorách po celém světě a satelitními studii a týmy po celé Evropě potřebovala společnost Evolution Gaming rychlé a jednoduché řešení pro spolupráci a plánování schůzek.
Řešení:
Společnost Evolution Gaming spolupracovala s Lifesize na řešení pro videokonference pro plánování schůzek a vedení hovorů prostřednictvím videosystémů v místnosti a mobilních účastníků.
„Možná jsme technická společnost, ale potřebovali jsme řešení, které bude vyhovovat všem. Vše, co nyní uživatelé musí udělat, je zadat uživatelské jméno a heslo a kliknout na jméno nebo zasedací místnost. Každý zaměstnanec může kdykoli přistupovat nebo hostit schůzku ze svého počítače nebo telefonu – je to tak jednoduché.“
— Alex Haywood, vedoucí infrastruktury, Evolution Gaming
Společnost nyní používá videokonference Lifesize k pořádání brainstormingových relací; usnadnit ad-hoc, každodenní a týdenní komunikaci; a vést rozhovory a výběrová řízení. Uživatelé mohou sdílet své obrazovky, prezentovat dokumenty a používat funkce okamžitého chatu a společnost je schopna předvést připravované produkty a plány s držiteli licencí po celém světě.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Problémy s plánováním konferenčních místností a rezervací videohovorů mohou způsobit velké zpoždění ve vašem podnikání. Každý ve vaší společnosti – v kanceláři nebo v zahraničí – bude mít prospěch z efektivního systému. Vyhněte se běžným chybám při plánování konferenčních místností s pohodlným rezervačním systémem od Lifesize.
