Stále více podniků si uvědomuje výhody „na dálku.” Kromě toho, že umožňuje podnikům využít globálního fondu talentů daleko za hranicemi míst, kde má společnost kanceláře, může vzdálený tým podnikům pomoci výrazně snížit cestovní náklady – odhadem přesahující 111 miliard USD ročně.

Ale mít distribuovaný tým není bez problémů. Díky tomu, že zaměstnanci spolupracují na různých místech a v různých časových pásmech, mohou se doslovné a obrazné dráty protnout a vytvořit sila a snížit úsilí o spolupráci. To vede k chybné komunikaci a neefektivitě. K vyřešení těchto problémů se mnoho majitelů firem, projektových manažerů a IT profesionálů obrací na technická řešení, přičemž mezi nejoblíbenější patří nástroje pro řízení projektů a řešení pro videokonference.

Níže prozkoumáme, proč je spolupráce mezi týmy tak důležitá pro výkonnost společnosti, kulturu a funkční týmovou práci. Také se ponoříme do různých přístupů, které podniky používají, aby maximalizovaly vzdálené talenty pro nové nápady a nové perspektivy při zachování spolupracující a efektivní pracovní síly.

Co je mezitýmová spolupráce?

Spolupráce mezi týmy je, když se sejde skupina lidí s různými typy odborných znalostí z různých oddělení, aby dosáhli společného cíle. Mezifunkční spolupráce umožňuje skupině lidí s různými odbornými znalostmi – například marketing, finance, lidské zdroje atd. – spolupracovat na řešení problému. Tento typ spolupráce může být účinný a vést k významným zlepšením a inovativním řešením.

Mezifunkční spolupráce v éře distribuovaných týmů

Spolupráce měla obrovský dopad na způsob, jakým lidé na celém světě spolupracují. S nástroji jako software pro videokonference, společnosti již nejsou omezeny na najímání profesionálů pro práci v jejich hlavním sídle; zaměstnanci mohou pracovat stejně efektivně jako tým z celého světa.

Čím lépe budou vaši zaměstnanci vybaveni, tím více budou spolupracovat a mít smysluplné a produktivní pracovní setkání. Díky vysoce kvalitním a chytrým komunikačním kanálům a technologiím můžete zajistit, že mezifunkční týmy budou mezi sebou pravidelně komunikovat. Členové týmu mohou například sdílet aktualizace projektů v reálném čase, distribuovat informace během několika sekund a provádět práci na dálku týmové schůzky. Podporuje také budování týmu a umožňuje vám spojit se s vysoce kvalifikovanými profesionály mimo vaši bezprostřední síť.

7 tipů, jak zlepšit spolupráci mezi týmy

Harvard Business Review, studie 95 týmů napříč 25 předními korporacemi, 75 % mezifunkčních týmů je považováno za „nefunkční“. To znamená, že mnoho, ne-li většina, těchto společností zápasí s nákladnou neefektivitou a chudobou firemní kultura.

Nebuďte součástí těch 75 %. Postupujte podle těchto sedmi tipů zlepšit spolupráci mezi týmy ve vaší společnosti.

1. Ukažte dobré vedení

Dobré vedení je nezbytné pro schopnost mezifunkčního týmu dosahovat cílů. Vedoucí týmů proto musí zajistit, aby byli pro tým viditelní a přístupní. I když se nemusí být schopni zúčastnit každé schůzky, vedoucí týmů musí být flexibilní a snadno dosažitelní, kde je to možné, aby získali podporu a podporu ze strany vedoucích pracovníků.

2. Podporujte rozmanitost

Spolupráce mezi týmy doslova znamená vytvoření skupiny lidí, kteří mají různé dovednosti a nové perspektivy, aby se spojili a pracovali na projektu. Rozmanitost, pokud jde o dovednosti, zkušenosti, umístění, kulturu, senioritu atd., kterou každý člen týmu přináší do skupiny, by měla být oslavována. Podporuje neotřelý způsob přístupu k úkolům a příležitost naučit se nové dovednosti.

3. Komunikujte jasně

Jak již bylo zmíněno, dobrá komunikace je zásadní pro úspěch každého týmu, takže pro členy týmu by mělo být snadné komunikovat jasně a efektivně. A přestože jsou schůzky důležité, nejlepší týmy chápou, jak je omezit, aby tyto kontaktní body zůstaly super produktivní. Nejen, že to pomáhá zajistit, aby se všichni soustředili na cíle a záměry, ale také to každému umožňuje zůstat v obraze o tom, co dělají ostatní členové týmu a jak projekt postupuje.

I když může být pohodlnější používat nástroje pro online zasílání zpráv, je stále velmi důležité mít osobní chaty se vzdálenými pracovníky, aby se navázal lepší vztah a plně porozuměli tomu, jak si vedou s daným úkolem. Nejen, že podporuje transparentnost a upřímnost postupu projektu, ale také rychleji dostává odpovědi na otázky, což usnadňuje rozpohybování projektu.

4. Stanovte očekávání

Jakmile se všichni v cross-týmu poznají, je čas stanovit celkový účel týmu. Aby bylo možné splnit obchodní cíle, je třeba nastavit: cíle projektu, jednotlivé role, konkrétní úkoly, očekávání, rozpočet, zdroje a harmonogram. Pobídky by také měly být sladěny, aby bylo možné efektivně sledovat klíčové ukazatele výkonu (KPI).

Ty by měly odsouhlasit všichni spolupracovníci napříč týmy, aby se dále zajistilo zapojení a pochopili, jak mohou všichni spolupracovat.

5. Používejte online nástroje pro spolupráci

Nástroje pro spolupráci byly vynalezeny, aby lidem usnadnily spolupráci, ať jsou kdekoli na světě. Nástroje jako Životní velikost umožňují týmům napříč různými funkcemi lépe spolupracovat při zasílání rychlých zpráv a videohovorů. Další nástroje projektového řízení jako např Asana  a  Trello pomáhá týmům sledovat jejich vlastní úkoly a také průběh celého týmu a harmonogramu projektu.

6. Uznat úspěchy

Práce v týmu má své mouchy. Výhry je proto třeba oslavit!

Silnější pouta mezi skupinou se vytvoří, když budete spolupracovat a rozpoznáte úsilí a úspěch svých vrstevníků. K dosažení projektových milníků nebo průlomů dochází téměř v každém projektu, ale důležitost jejich uznání zvyšuje morálku a udržuje skupinovou motivaci.

7. Sledujte KPI

Je zřejmé, že KPI jsou důležité pro úspěch každého projektu. Poskytují zaměření a cíl, ke kterému je třeba pracovat. Aby bylo možné efektivně plnit KPI, musí mít každý člen mezifunkčního týmu jasno v tom, za co je zodpovědný, a také rozumět tomu, za co jsou odpovědní ostatní členové. To snižuje překrývání úkolů a zajišťuje, že každý měří výsledky svého úsilí.

Čtyři výhody spolupráce napříč týmy

Spolupráce obvykle probíhá organicky při práci v týmech, zvláště pokud je celý tým fyzicky přítomen v místnosti.

K organické spolupráci je však méně pravděpodobné, že jsou týmy rozmístěny v různých odděleních a geografických lokalitách. Je ironií, že tyto situace jsou, když to nejvíce potřebujeme. Zde je několik způsobů, jak může spolupráce mezi týmy podpořit týmovou práci a zlepšit produktivitu všech zúčastněných.

Objevuje se mnoho nápadů a řešení

Každý se na problém dívá jinak. Různorodé úhly pohledu – jako když problém řeší více oddělení – vám může pomoci najít lepší a ucelené řešení, které platí pro všechny v místnosti. Tímto způsobem je zastoupeno každé oddělení a všechny obavy jsou vyjádřeny, což vytváří prostředí pro nové nápady, nové strategie a vylepšené metody, jak věci dokončit.

Každý se dozví více

Možnost slyšet od všech oddělení mluvit jménem stejného problému nebo projektu pomáhá každému pochopit, jak jsou všechny týmy propojeny. každý zúčastněný uvidí širší obrázek a jak důležitou roli může hrát jejich konkrétní role při dosahování jediného cíle, a každý se může trochu dozvědět o tom, co dělají ostatní členové týmu, což umožní vytvořit silnější vazby a vytvořit lepší vztahy mezi týmy.

Zvýšená dynamika změn

Umístění různých lidí do místnosti, kteří nejsou zvyklí být spolu, může zcela změnit energii místnosti a způsob práce. Různé způsoby myšlení, které spolupracují, které se obvykle nikdy neinteragují, mohou uvést věci do pohybu a otřást jiným způsobem než dříve.

Tento typ spolupráce také pomáhá usnadnit důvěru, empatii a podporu všech členů týmu. Dochází k menšímu zpoždění a chybné komunikaci, protože všichni jsou na stejné vlně a dochází k menšímu „válčení na trávníku“, ke kterému dochází, když se týmové role začnou překrývat.

Cíle jsou dosaženy

Když různé týmy dobře spolupracují, může z toho mít prospěch celá společnost. Vzájemná spolupráce znalostí a dovedností může každému pomoci pochopit, jak jeho vlastní práce a individuální cíle zapadají do širšího obrazu, stejně jako do celkových cílů společnosti. Nové perspektivy mohou navíc omezit chyby, vytvořit příležitosti ke zlepšení a osvěžit způsob naší práce.

Tři společné výzvy mezifunkční spolupráce

Práce s lidmi mimo váš normální tým přidává nové složitosti. Poměrně často mají lidé různé způsoby práce a různou úroveň znalostí. Zde jsou některé výzvy, kterým můžete vy a váš mezifunkční tým čelit.

Špatná komunikace týmu

Jako u každého týmu, ať už se jedná o mezifunkční nebo ne, je komunikace klíčová. Neschopnost sdělit své oblasti zaměření nebo chybějící důležité detaily týkající se toho, co dělají ostatní členové týmu, může vést k nesprávným cílům nebo neefektivitě. Může to také vést k potenciálu mít „příliš mnoho kuchařů v kuchyni“, přičemž někteří lidé se snaží vykonávat stejnou roli nebo se úkoly překrývají.

Potíže s dodržováním plánu

Každý jedinec má své vlastní povinnosti, úkoly a cíle, kterých má dosáhnout. Při práci v mezifunkčním týmu je nutné spolupracovat a přidělovat čas úkolům, aby byl projekt dokončen v termínu. Mezifunkční týmy mohou mít své vlastní různé cíle oddělení a omezený čas, který mohou strávit na mezifunkčních projektech, a proto je obtížné dodržet plán.

Obtížnost Dodržení plánovaného rozpočtu

Udržet rozpočet také není vždy snadné. Může být těžké zajistit, aby všichni členové týmu znali rozpočet a jeho aktuální stav. Když mají oddělení své vlastní rozpočty, o které se starají a sledují je, je obtížné zajistit, aby byl splněn také rozpočet pro více funkcí.

Spolupracujte napříč týmy s Lifesize v pěti krocích

Hledáte spolehlivý způsob, jak komunikovat se svým týmem? Začněte používáním Lifesize zdarma, abyste viděli, jak může pomoci zlepšit spolupráci mezi týmy a firemní kulturu.

Zde je pět kroků, jak dnes začlenit Lifesize do vašeho podnikání:

1. Otevřete prohlížeč

Otevřete si svůj prohlížeč – Google Chrome, Safari nebo Microsoft Edge fungují skvěle. Lifesize je kompatibilní se všemi možnostmi prohlížeče, což vám usnadňuje spojení se členy vašeho týmu.

2. Přejděte na adresu go.lifesize.com

Zahájit a Životní velikost Go skupinový videokonferenční hovor. Je bezplatný a založený na cloudu, takže není třeba stahovat žádný software – stačí zadat e-mail a jít. Je také kompatibilní s většinou zařízení.

3. Přidejte účastníky

Nyní můžete do svého videohovoru přidat kohokoli, ať už to budou členové vašeho týmu napříč různými funkcemi nebo lidé mimo vaši organizaci. Jednoduše pozvěte účastníky pomocí textové zprávy nebo e-mailové adresy, aby jednoduše klikli a připojili se k hovoru.

4. Začněte svůj hovor zdarma a začněte spolupracovat!

Lifesize má mnoho skvělých vestavěných nástrojů, které usnadňují spolupráci mezi týmy, včetně end-to-end šifrovaných videohovorů pro zvýšení bezpečnosti, integrace Outlooku a Slacku, mezinárodních telefonních čísel. Spolupráce už opravdu nemůže být jednodušší.

5. Záložka Životní velikost Vydejte se na další hovory

Vytvořte si záložku pro Lifesize v prohlížeči, abyste měli snadný přístup k odkazu, až příště zahájíte videokonferenci nebo se k ní připojíte.

Proč investovat do čističky vzduchu?

Mezifunkční týmy, které oslavují své různorodé dovednosti, zkušenosti a perspektivy, spolu dobře spolupracují, což znamená, že mohou využívat výhod vyšší dynamiky, nových nápadů a dosahování cílů.

Navzdory potenciálním výzvám, které může práce v mezifunkčních týmech přinést, existuje mnoho způsobů, jak zlepšit spolupráci. Lifesize je snadno použitelná cloudová platforma, která umožňuje týmům bez námahy mezi sebou komunikovat, ať jsou kdekoli.