Vzhledem k tomu, že se rok 2020 kvůli epidemii koronaviru neoficiálně nazývá rokem „práce z domova“, mysleli jsme si, že by bylo užitečné podělit se o některé užitečné virtuální setkání tipy. Nyní jste pravděpodobně absolvovali alespoň jeden videokonferenční hovor, abyste se spojili se svými spolupracovníky, partnery nebo zákazníky. Ale nyní je čas naučit se umění, etiketu a mistrovské řemeslo, jak zajistit, aby tyto videohovory byly úspěšné pro všechny zúčastněné.
Co je to videokonferenční hovor?
Videokonferenční hovor je online schůzka, která kombinuje živé videopřenosy z videokonferenčního systému s řešením pro sdílení obrazovky umožňující skupinovou spolupráci. Videokonferenční hovory umožňují účastníkům schůzek na dálku vést smysluplnější osobní rozhovory, aniž by se museli spoléhat na cestování při produktivních osobních schůzkách.
Etiketa videokonferencí: 10 co dělat a co nedělat
1. Buďte na schůzku připraveni a včas
Není nic horšího, než když se účastníte videokonference bez jakýchkoli souvislostí a přednášející se ke schůzce připojí pozdě, protože nebyl připraven. Udělejte a program schůze předem ho rozešlete svým účastníkům a držte se ho po celou dobu hovoru. Nejen, že to pomůže s produktivitou a efektivitou, ale také udá tón schůzky a poskytne ostatním čas na přípravu otázek a příspěvků.
2. Udržujte to stručné
Dovolte mi odkazovat Occamova břitva pro ilustraci tohoto pravidla: "Nejjednodušší vysvětlení je obvykle to správné." To znamená, že vaše videohovory budou krátké a sladké. Každý má v dnešní době nabité plány a frivolní konverzace je nejen neproduktivní a časově náročná, ale může být také extrémně frustrující.
3. Využijte vizuály ke zvýšení zájmu účastníků
Vizuály jsou skvělým způsobem, jak udržet schůzku zajímavou a svěží. S Podíl v životní velikosti, můžete bezdrátově sdílet aplikace, prezentace PowerPoint™, videa, tabulky, grafy a cokoli jiného pro spolupráci v reálném čase.
4. Nahrajte videokonferenci pro nepřítomné kolegy
Bohužel rychlé projekty a termíny na poslední chvíli se mohou nečekaně objevit během pracovního dne. Takže je důležité nahrajte videohovor aby se opoždění nebo nepřítomní kolegové mohli naladit později, jak jim to vyhovuje, a dohnat informace.
5. Ztlumte se, když nemluvíte
I když si myslíte, že jste extrémně potichu, zatímco někdo jiný mluví, většina mikrofonů zachytí slabé zvuky, jako je psaní, kašlání, žvýkání nebo ťukání do pera. Jakmile zavoláte několik lidí pomocí neztlumených mikrofonů, může být hluk na pozadí extrémně rušivý. Jako obyčejná zdvořilost k ostatním vždy ztlumte mikrofon, když nemluvíte.
6. Minimalizujte rušivé vlivy
Může se to zdát samozřejmé, ale je důležité zajistit, aby se všichni soustředili na probíhající schůzku a ne na jiné rušivé úkoly. Během schůzky přepněte svůj smartphone do ticha nebo zmizte z dohledu. Pokud sdílíte obrazovku s ostatními účastníky, zkuste vypnout vyskakovací oznámení a zavřít další programy, jako je chat, upozornění kalendáře a e-mail. Firmy, které využívají videokonference hlásit méně případů multitaskingu na schůzkách, což má za následek kratší dobu jednání.
7. Nezapomínejte být sami sebou
Už jsme dávno za námi, aby se videokonference využívaly pouze čtvrtletně zasedání představenstva s vaším výkonným týmem – to se proměnilo v každodenní způsob komunikace tváří v tvář. Stejně jako psaní SMS, telefonování nebo chození ke kolegovi stolu a osobní chatování, videokonference je o tom, o čem se diskutuje. Nedělejte si starosti, když přijde na kameru – buďte sami sebou!
8. Udržujte schůzky správné velikosti
Čím více lidí telefonuje, tím více matoucích a rušivých věcí může být. Méně lidí znamená vyšší spolupráci a větší účast. Samozřejmě, pokud máte celofiremní schůzku, pozvěte všechny, aby se připojili k živému přenosu a nahrajte jej pro ty, kteří se přímého přenosu nemohou zúčastnit.
9. Znovu zkontrolujte nastavení
Zatímco videohovory nyní zaberou pouze jedno kliknutí na tlačítko, nikdy neuškodí znovu zkontrolovat nastavení a ujistit se, že zvuk a kamera jsou správně nakonfigurovány. Pokud tedy máte externí monitor s vestavěnou kamerou, můžete se podle toho upravit.
10. Používejte běžnou zdvořilost
Protože spolupráce na videu je jako osobní interakce, je důležité použít stejnou zdvořilost, jakou byste použili, kdybyste byli ve stejné místnosti. To zahrnuje věnování pozornosti řečníkovi, minimalizaci multitaskingu a zdržení se přerušování. I když se to může zdát samozřejmé, dobré způsoby vás mohou při budování obchodních vztahů dovést daleko.
Šest věcí, které je třeba zvážit při výběru aplikace pro videokonferenční hovory
1. Spolehlivost hovoru
Ujistěte se, že váš poskytovatel videokonferenčních služeb je postaven na spolehlivé a odolné síti, která má globální dostupnost, aby vyhovovala jedinečným potřebám vaší firmy.
2. Kvalita videa
Nespokojte se s ničím menším než úžasným pro vaši kritickou komunikaci. Díky dokonale vyladěnému zvuku a 4K videu se budete cítit jako ve stejné místnosti, i když se připojujete na tisíce kilometrů daleko.
3. Snadnost použití
Vyberte si řešení, které se integruje do vašeho podnikového adresáře pro snadný způsob spojení s kolegy, ale také se ujistěte, že řešení podporuje volání hostů za účelem setkání se zákazníky a partnery mimo vaši organizaci.
4. Bezdrátové sdílení obrazovky
Okamžitě přeměňte svůj videohovor na společnou pracovní relaci sdílením obrazovky nebo prezentace. Tímto způsobem můžete kromě komunikace tváří v tvář spolupracovat na dokumentu.
5. Zákaznická podpora
Komu zavoláš, když se něco rozbije? Řešení podnikové třídy musí být podpořeno podporou ve smysluplných dobách odezvy. Vyberte si řešení, které vás bude podporovat po celou dobu životnosti služby.
6. Přineste si vlastní zařízení (BYOD)
Nezbytná je podpora pro PC nebo Mac, tablet a smartphone (Android nebo iOS) a volání přes prohlížeč. BYOD tu zůstane – pro nejlepší přijetí najděte řešení, které se integruje se všemi zařízeními, která váš tým rád používá.
Proč používat Lifesize pro videokonferenční hovory?
Využijte hardware a software společně
Integrací našich systémů pro zasedací místnosti a cloudové služby umožňujeme každému člověku, každému zařízení a každé konferenční místnosti úžasné videokonference.
Zapojte se do globální sítě
Díky datovým centrům v každé hlavní geografické oblasti vám naše globální přítomnost pomůže propojit vaše globální týmy s 99.9% smlouvou o úrovni služeb a nejlepším hodnocením spokojenosti zákazníků v oboru.
Bezproblémová integrace se všemi aplikacemi
Lifesize zapadá do pracovního postupu vašich stávajících nástrojů a poskytuje vám nejlepší uživatelskou zkušenost s videem v aplikacích a zasedacích místnostech, které používáte každý den. CX analytika které udrží vaše zákazníky v centru vašeho podnikání. Systémy konferenčních místností třetích stran, jako jsou Polycom a Cisco, a nástroje pro plánování a spolupráci, jako je Microsoft® Týmy, Microsoft® Skype pro firmy, Microsoft® výhled® a Kalendář Google™ jsou hladce integrovány s Lifesize.
Bezpečně se připojte a komunikujte s členy týmu
Lifesize využívá nejlepší datová centra s nezávislými certifikáty zabezpečení a ochrany soukromí od třetích stran, aby našim zákazníkům zajistila nejbezpečnější a nejspolehlivější možný základ.
Jste připraveni začít s Lifesize?
V Lifesize je vše, co děláme, navrženo, postaveno a podporováno tak, aby byl uživatel od prvního dne vynikající a bez námahy. Po více než patnácti letech vývoje systémy konferenčních místností, Bezdrátová prezentační zařízení pro zasedací místnosti, videokonferenční aplikace a globální cloudová síť že to všechno spojuje dohromady, nespokojíme se s ničím menším než úžasným. Lifesize poskytuje bezkonkurenční sjednocený zážitek ze schůzek, kterému můžete důvěřovat, že bude fungovat vždy napoprvé.
V reakci na pandemii COVID-19 nabízí Lifesize bezplatná a neomezená služba videokonferencí pro všechny globální podniky po dobu šesti měsíců. Naším cílem je v této těžké době co nejlépe podporovat podniky a udržet svět v chodu.
Nejčastější dotazy k videokonferencím
Jak mohu uskutečnit videokonferenční hovor?
Existuje několik způsobů, jak uskutečnit videokonferenční hovor pomocí aplikace Lifesize. Se službou videohovorů založenou na adresáři je uskutečnění hovoru stejně snadné jako kliknutí na jméno. Toto video ukazuje, jak snadné je dostat se do kontaktu se svými kontakty na Lifesize.
Jak mohu uskutečnit skupinový videohovor?
Uskutečnění skupinového videohovoru je snadné. Pomocí Lifesize a své oblíbené kalendářové služby si můžete naplánovat jednorázové nebo opakované schůzky. Stačí vybrat zasedací místnost, ve které se chcete setkat, a odeslat podrobnosti o hovoru pozvaným na schůzku. Mohou se připojit z aplikace Lifesize, svého prohlížeče s webovou aplikací Lifesize nebo dokonce jen telefonicky. A všechny možnosti jsou zahrnuty v těle vaší pozvánky na schůzku.
Jak mohu sdílet svou obrazovku ve videokonferenčním hovoru?
Pokud se připojujete k videokonferenčnímu hovoru z aplikace Lifesize na vašem notebooku nebo prostřednictvím webové aplikace založené na prohlížeči, stačí kliknout na současnou ikonu a sdílet obrazovku. Pokud jste v zasedací místnosti, naše bezdrátové zařízení pro sdílení zasedací místnosti Lifesize Share™, usnadňuje sdílení obrazovky, přehrávání videí nebo dokonce ovládání prezentací přímo z telefonu, aniž byste se museli spoléhat na dongle nebo speciální konektory.
Jak se připojím ke konferenčnímu videohovoru ze svého mobilního telefonu?
Mobilní aplikace Lifesize nabízí vzdáleným uživatelům více funkcí pro setkání na cestách. V tomto videu s rychlým přehledem se dozvíte více o funkcích, jako je přiblížení sevřením prstů a režim pouze pro poslech.
