Dokumentace schůzky je zásadním krokem pro úspěšný a efektivní videokonferenční hovor. Pokud jste byli vybráni jako posvátný zapisovatel vaší schůzky, je důležité porozumět jemnostem psaní a sdílení zápisů z jednání efektivně, intuitivně a snadno se svými kolegy. Ale nestresujte se – zde je vše, co potřebujete vědět o zápisu ze schůzky, a několik tipů a triků, jak zachytit nejdůležitější části schůzky.
Co jsou zápisy z jednání?
Zápisy ze schůze jsou hmatatelné záznamy pořízené na schůzce, které se používají k informování účastníků a nezúčastněných o tom, co se na schůzce probíralo, a definují požadované další kroky k udržení konverzace nebo projektu na správné cestě. Zápisy ze schůze umožňují lidem, kteří se schůzky nezúčastnili, zachytit to, o čem se diskutovalo. Tento zkrácený dokument také navrhuje, jaká témata je třeba znovu navštívit a informovat o budoucích rozhodnutích na následných setkáních.
4 důvody, proč pořizovat zápisy z jednání
Zápisy ze schůzek se používají nejen ke srovnávání klíčových témat projednávaných na schůzích, ale také jako záznamy, takže kdokoli, kdo není v zasedací místnosti nebo není v zasedací místnosti, může dohnat to, co bylo probráno, bez zaujatosti a řečí. Zde je několik dobrých důvodů, proč zápisy ze schůzek vylepšují způsob, jakým se setkáváte:
Zachyťte celkový účel schůzky
Lidé se nesetkávají pro zábavu. Vždy existuje základní účel svolání schůzky. Dobré zápisy ze schůze lidem nejen vysvětlí, proč se schůzka vůbec konala, ale také si zapamatují úkoly, které je třeba udělat.
Zaznamenejte hlasování o přijatých rozhodnutích
Tím, že si zapíšete velká rozhodnutí učiněná během schůzky, posunete sebe i své kolegy o krok napřed při případných následných schůzkách. Zachyťte návrhy nebo hlasování učiněné v zasedací místnosti, abyste účastníkům i nezúčastněným objasnili, kdy, proč a jak byla tato rozhodnutí přijata.
Naplánujte si další kroky pro budoucí schůzky
Schůzka nikdy není jen jedna schůzka – vždy existují následné synchronizace a úkoly, které lidé musí udělat. Zaznamenáním toho, co je třeba udělat, než se uskuteční další schůzka, mohou kolegové snadno sledovat, co musí udělat, aby se připravili na další hovor.
Sledujte akční položky
Protokolování položek, které lze během schůzky vykonat, usnadňuje účastníkům vědět, co mají udělat, když schůzka skončí, aniž by se odváděla pozornost od toho, o čem se právě diskutuje.
Jak napsat efektivní zápis z jednání v 6 krocích
1. Předplánujte
Nastavením a odesláním a program schůze se svými kolegy předem, můžete pomoci vést konverzaci a vynechat všechny tečny, které by mohly nastat. Zápis ze schůzky můžete použít k nastavení struktury schůzky a také ke snadnému psaní poznámek a změnám témat. To vám také umožňuje vytvořit agendu ve formátu, který je vhodný pro schůzku.
2. Strukturujte svůj dokument zápisu
Některé klíčové věci, které je třeba zahrnout do zápisu ze schůzky, jsou: čas a datum setkání, jména účastníků na konferenčním hovoru, učiněná rozhodnutí, nová témata vychován a další schůzka čas a datum. Pokud se někteří lidé nemohli připojit, napište také jejich jména, abyste se ujistili, že jsou stále ve smyčce.
3. Udržujte své poznámky jasné
Při psaní poznámek na schůzce je snadné zaostávat – konverzace běží rychle a může být těžké držet krok. Udělejte si v hlavě poznámku, než schůzka začne být objektivní a vyhněte se jakémukoli úsudku nebo zaujatosti. Po schůzce se můžete dokonce vrátit a upravit své zápisy tak, aby dávaly smysl, opravit časy, aby byly konzistentní, a připojit jakékoli další dokumenty nebo informace, na které se mohlo odkazovat.
4. Získejte souhlas (v případě potřeby)
Pokud s pořizováním zápisů z jednání teprve začínáte, nechte si je v případě potřeby schválit nadřízeným. Je vždy příjemné, když se druhý pár očí dívá na něco, co jste dali dohromady.
5. Podělte se o zápis
Jakmile své zápisy upravíte, sdílejte je se svými kolegy. Pokud má vaše společnost zastřešující složku pro uchovávání minut, nahrajte je pro snadný přístup. Pokud si účastníci schůzky vyžádají fyzické kopie, poskytněte je a ponechte si duplikáty pro sebe – na tyto dokumenty můžete být hrdí!
6. Mějte k dispozici zápisy pro budoucí kontrolu
Nezapomeňte si přinést zápis na další následnou schůzku, abyste mohli schůzku zahájit rekapitulací. Tímto způsobem můžete zkontrolovat, zda byly úkoly splněny, a tyto minuty můžete využít k tomu, jak bude vaše schůzka probíhat.
Šablona zápisu z jednání
Efektivní schůzky jsou produktem dobrého vedení, spolupracujícího týmu, minima malých řečí a vynikajícího psaní poznámek. S touto základní šablonou pro zápis minut vytěžte ze svých schůzek maximum. Zkopírujte níže uvedenou šablonu a použijte ji pro příští schůzku!
Účel setkání
Schůzka [typ schůzky] [název týmu nebo organizace] se konala [datum] v [místo]. Začalo to v [čas] a svolal ho [vedoucí shromáždění, osoba, která shromáždění svolala], s [jméno písaře] jako písař.
Účastníci
[Seznam přítomných členů týmu]
[Seznam přítomných hostů]
[Seznam členů týmu, kteří se nezúčastnili]
Témata/prezentace
[Název tématu/prezentace] přednesl [přednášející/přednášející].
- Hlavní věci s sebou
Následné úkoly
Úkol: Volán [jméno] pro [jméno realizátora úkolu] do [dokončit úkol] do [datum]
Užitečné nástroje pro záznam zápisů z jednání
S nástrojem pro spolupráci na videu, jako je Lifesize, vám můžeme poskytnout šablonu pro vaše zápisy z jednání a navíc něco navíc. Optimalizujte své schůzky pomocí snadného psaní poznámek a záznamů s těmito funkcemi a řešeními Lifesize.
Lifesize Záznam a sdílení
Životní velikost Nahrávejte a sdílejte umožňuje uživatelům bezpečně nahrávat videokonferenční hovory z jakéhokoli zařízení nebo systému zasedací místnosti. Zachyťte sdílený obsah a prezentace jediným kliknutím a začněte vytvářet osobní videokanál vaší společnosti v rámci řešení pro videokonference. Tímto způsobem můžete odeslat celý záznam spolu se zápisem ze schůzky.
Lifesize Share Bezdrátové sdílení obrazovky
Podíl v životní velikosti je bezdrátové řešení pro sdílení obrazovky a automatizaci místností, které umožňuje přednášejícím na schůzce bezdrátově sdílet svou prezentaci v zasedací místnosti a zároveň mít možnost přístupu k nástrojům pro psaní poznámek nebo referenčním materiálům na jejich vlastní soukromé obrazovce. S tímto řešením můžete současně sdílet svou prezentaci a dělat si poznámky v samostatném okně — z jednoho zařízení.
Integrace s Microsoft, Google a Slack
V Lifesize nám jde především o snadné použití. Bezproblémově integrujte své řešení Lifesize s nástroji jako Microsoft, Google a Slack pro podporu a vylepšení vašeho každodenního pracovního postupu schůzek. Plánujte schůzky, posílejte dokumenty a zahajujte skupinové chaty se svými kolegy, to vše z jednoho řešení.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Psaní zápisu z jednání nemusí být těžké. S dynamickým řešením videokonferencí s možností nahrávání máte nástroj, který vám kryje záda. Ať už dokumentujete celofiremní konferenční hovor nebo se jen synchronizujete se svým probíhajícím projektovým týmem, využijte svůj čas na maximum tím, že budete mít schůzky chytřejší, budete organizováni a budete mít skvělé zápisy z jednání. Nezapomeňte se přihlásit k odběru blogu, abyste mohli vícekrát o produktivitě schůzek.
Nejčastější dotazy k zápisům z jednání
V jakém napětí by měly být zápisy z jednání?
Zápis z jednání byste měli vždy psát v minulém čase. Ty by mohly být považovány za rekapitulaci toho, co se při hovoru stalo, a proto si je kolegové přečtou po setkání. Nezapomeňte se po schůzce vrátit a opravit časy, abyste předešli zmatkům.
Kdo by měl pořizovat zápisy z jednání?
Ideální by bylo mít někoho, kdo se bude účastnit všech schůzek, nebude prezentovat na hovoru a umí si rychle dělat poznámky a rozumí projednávanému tématu.
Jak dlouhý by měl být zápis z jednání?
Délka minut vaší schůzky závisí na tom, jak dlouhá je vaše schůzka a kolik témat plánujete vy a váš tým pokrýt. Udržujte své věty krátké a objektivní – není třeba být kreativní!
