Koncept otevřených kanceláří byl v uplynulém desetiletí žhavým tématem diskuse o kultuře práce. V polovině roku 2010 více než 70 % všech kanceláří mělo otevřeno do jejich půdorysů se záměrem otevřít obchodní rozhovory a zvýšit spolupráci mezi spolupracovníky. Výsledky jsou stále smíšené, ale ať už jste pro nebo proti otevřeným kancelářím, je tu jedna věc, kterou musíte udělat správně: vaše konferenční místnosti. 

Ať už jste pro nebo proti otevřeným kancelářím, jednu věc musíte udělat správně: konferenční místnosti.

Co je otevřený půdorys?

Otevřený půdorys nebo místo otevřené kanceláře je termín architektonický a interiérový, který znamená místnost nebo podlahu, která nemá žádné (nebo jen minimální) překážky stěn. Plán otevřených kanceláří se obvykle zavádí za účelem posílení komunikace a zvýšení transparentnosti v kanceláři. 

Proč společnosti jsou for otevřené kanceláře

Původní koncept plánu otevřených kanceláří měl podporovat inovace, kreativitu a týmovou práci mezi zaměstnanci a jejich manažery. Skříně a soukromé kanceláře mají pověst nepřátelských a archaických, zatímco koncept otevřených kanceláří se zdá být energičtějším, modernějším a pozitivnějším pracovním prostředím. Zde jsou hlavní důvody, proč společnosti ručí za půdorys otevřených kanceláří. 

Lepší komunikace

Díky půdorysu otevřené kanceláře je každý dostupný. Schopnost podívat se na spolupracovníky a snadno jim položit otázku místo toho, abyste museli chodit do jejich kanceláře nebo posílat e-maily, umožňuje komunikaci a spolupráci v reálném čase. E-mailové řetězce mezi týmy jsou redukovány a vyměňovány pomocí živých diskusí, které obecně vedou k rychlejšímu rozhodování.

Více transparentnosti s vedením

V otevřené kanceláři nejsou manažeři a supervizoři zalezlí v odděleném prostoru a mnozí se rozhodnou sedět vedle svých týmů. Pro management vede přidaná blízkost k angažovanějším a informovanějším vedoucím a mladší zaměstnanci těží z více času stráveného tváří v tvář a přímějších možností komunikace se svými manažerskými týmy. 

Nižší náklady na design 

Ve vší praktičnosti stojí stavba přepážek peníze. Stěny, dveře, dveře, zvuková izolace, elektrické vedení, stoly a nábytek, to vše přispívá k ceně za rozdělení vašich týmů do soukromých kanceláří. Půdorys otevřeného konceptu je postaven kolem společných prostor a sdílených prostor se sdílenými stoly a sdíleným vybavením. Obvykle jsou také postaveny na flexibilních zásadách práce z domova, které zahrnují „hot desk“ pro zaměstnance, aby se mohli připojit a pracovat podle svých vlastních plánů.

Větší prostory

Kromě toho, s menším počtem vnitřních stěn, otevřená kancelář maximalizuje plochu, nabízí více otevřených prostor a další výhodu přirozeného světla. To dává kanceláři pro zaměstnance větší pocit prostornosti. 

Proč jsou společnosti notoricky známé proti otevřené kanceláře

Uspořádání otevřené kanceláře však nepřijímá každý. Myšlenka bezbariérového prostoru se může zdát škodlivá pro úroveň produktivity a zaměstnanci začínají prohlížet půvab moderního nábytku a funky estetiky. Zde jsou argumenty proti trendu otevřeného designu.

Žádné soukromí

Kancelář bez stěn nebo příček může v zaměstnancích vyvolávat pocit odhalení a obav z kvality jejich práce. Půdorysy otevřených kanceláří nutí zaměstnance hledat soukromé pokoje, jen aby znovu získali pocit soukromí.

Spousta rozptýlení

Řady kolegů na malém prostoru umožňují snadné zatažení do mnoha různých konverzací. Na jedné straně si můžete vytvořit tyto skvělé osobní vztahy a naučit se, jak vaši spolupracovníci pracují a žijí své životy mimo kancelář – na druhé straně to může být nepříjemné a rozptýlení vám může bránit v efektivní práci. 

Hluk

Ze zaměstnanců otevřených kanceláří 29 % uvádí problémy s produktivitou kvůli hluku. Přístroje s bílým šumem a sluchátka s potlačením hluku sice pomáhají, ale pro téměř jednu třetinu zaměstnanců má rušení otevřených kanceláří hlukem obrovský dopad na naši schopnost plnit pracovní úkoly.

Nedostatek prostoru pro spolupráci

Bez osobních prostorů nebo dostatku zasedacích místností všichni bojují o soukromý koutek, kde by mohli telefonovat. Schůzky, které mohou být jen mezi dvěma až třemi lidmi, kteří by lépe spolupracovali v huddle místnosti, často dřepí ve velké konferenční místnosti postavené pro 10 jen proto, aby mohli mít svůj vlastní zaručený soukromý prostor k přemýšlení.

Naše odpověď: Oba trpí bez strategického plánu konferenční místnosti

Konferenční místnost je srdcem většiny schůzek a vzdálení účastníci se připojují ze svých notebooků nebo telefonů. Stejné týmy, které získávají soudržnost a kamarádství v otevřené kanceláři, potřebují místo, kam by mohly aktivovat nápady a uvést do života projektové plány. A ti, kteří jsou proti otevřené kanceláři, obvykle potřebují alternativy soukromého prostoru jak pro vlastní myšlení, tak pro strategickou spolupráci. Ať už máte řady soukromých kanceláří nebo otevřené stoly, všichni potřebujeme vyhrazené prostory pro spolupráci pro osobní schůzky a soukromé videohovory. 

Použijte zónový přístup

Vytvořením různých zón pro různé styly práce dáte svým zaměstnancům svobodu pracovat tak, jak cítí, že by mohli být nejproduktivnější, aniž byste je nutili do prostředí, ve kterém se necítí dobře. Vytvořte například shluk stojících stolů v oblasti určené pro spolupráci a oddělte ji od klidné pracovní oblasti, která je určena pro soustředění. S tímto přístupem mohou vaši zaměstnanci získat to nejlepší z obou světů – a svobodu zvolit si, jak chtějí pracovat. 

Vyhraďte prostor pro soukromé hovory 

Téměř třetina (31 %) zaměstnanců otevřených kanceláří v USA odešla do šatny nebo na chodbu nebo dokonce koupelnový stánek přijmout osobní telefonní hovor. Vytvořením malých telefonních budek a soukromých vyskakovacích prostorů po kanceláři mohou zaměstnanci přijímat telefonní hovory v soukromí a snížit pocit vystavené úzkosti.

Vybavte konferenční místnosti pro spolupráci

Dnešní profesionálové tráví téměř 40 % svého času v zasedacích místnostech. Proto je vybavení vašich zasedacích prostor správnými nástroji pro videokonference důležitější než kdy jindy. Dobře navržené zasedací prostory, které jsou vybaveny snadno použitelnými, vysoce kvalitními řešeními videokonferenčních místností, umožňují schůzky bez námahy a zaměstnanci jsou produktivnější a angažovanější. 

Naučte se navrhnout, nastavit a nasadit perfektní zasedací místnost na základě vašich jedinečných potřeb.

Identifikujte menší prostory pro shlukové místnosti

Pokec místnosti jsou ideální pro malé, ad-hoc schůzky nebo pracovní sezení – tím, že mají schovat pokoje Vždy přístupné a nikdy nerezervovatelné, týmy mají vždy místo, kde se mohou setkávat a pracovat na projektech. Pokecové místnosti mohou také sloužit jako malé soukromé prostory pro videohovory mimo otevřenou kancelář