Nedávno jsme provedli průzkum uživatelské základny Lifesize, abychom se dozvěděli více o propojení mezi nimi video konference a produktivitu. Není divu (alespoň pro nás), že 98 % respondentů souhlasilo s názorem, že lepší komunikace a spolupráce vede ke zvýšení produktivity. Zobrazují se statistiky že přidáním videokonferencí ke schůzce byly vztahy označeny jako zlepšené, čas potřebný k dokončení projektů a úkolů se snížil, závislosti na cestování byly téměř eliminovány a komunikace mezi účastníky byla výrazně silnější.
Všechny tyto výsledky se spojují za účelem zvýšení produktivity – udělat více práce s lepší kvalitou a za kratší dobu. o kolik? Podle našich respondentů pouhé přidávání videa ke schůzkám zvyšuje produktivitu až o 50 %. Abychom skutečně naklonili váhy produktivity schůzek, sestavili jsme několik dalších tipů na schůzky:
1. Plánujte inteligentně
Ať už schůzku vedete nebo se jí účastníte, nezapomeňte si ji předem naplánovat, než se objevíte. Zápis z porady jsou skvělým způsobem, jak udržet úkoly v pořádku a podle plánu. A program schůze dává všem čas na přípravu svých příspěvků a udržuje konverzaci na správné cestě a relevantní. Pokud potřebujete pomoc s návrhem agendy, podívejte se na naše
vzorová šablona agendy ke stažení.
2. Sčítání schůzek
Je důležité si pamatovat, že schůzky přicházejí za cenu příležitosti jiné práce. Zablokování dvou hodin a pozvání 10 lidí na schůzku zabere téměř celý kalendářní den. Pozvěte pouze lidi, kteří se do diskuze přidají a smysluplně přispějí k cílům setkání. Pokud je obsah schůzky prospěšný pro větší publikum, zvažte její nahrání a sdílení odkazu, aby jej lidé mohli sledovat nebo poslouchat v době, kdy nejsou v provozu.
3. Dejte si pozor na opakující se setkání
Pamatujete si pracovní dobu, o které jsme mluvili předtím? Opakující se schůzky problém exponenciálně zhoršují. Jsou často méně produktivní než jednorázové schůzky, protože témata se obvykle točí kolem aktualizací stavu projektu. Jedním ze způsobů, jak mít aktuální informace o projektech, aniž byste ztráceli čas na schůzkách, je použití nástroje pro trvalou spolupráci, jako je chat. Chat může udržovat průběžnou historii poznámek k projektu a umožnit lidem získat aktuální informace ve vlastní čas, aniž by museli být na schůzce.
4. Buďte včas, neztrácejte čas, sledujte čas
Čas je velkou součástí rovnice produktivity. Buďte ohleduplní a dostavte se včas, abyste nezdrželi zahájení schůzky. Sedět a snažit se naplnit mrtvý vzduch řečmi o dojíždění, zatímco čekáte, až se objeví poslední člověk, je propast produktivity. Začněte včas a skončete včas (nebo dříve).
5. Zaparkujte vedlejší konverzace
Je lákavé využít čas setkání k rychlému pokrytí něčeho jiného když jsme tady všichni, ale ne. Pokud to nebylo na pořadu dne, tak to chce samostatný rozhovor. Dejte lidem čas se připravit a přijít ke stolu s informacemi, které potřebují, aby mohli smysluplně přispět.
6. Automatizujte psaní poznámek
Je těžké vyvážit přispívání na schůzku nebo brainstorming a také si dělat poznámky k příspěvkům všech ostatních. Zde máte dvě možnosti – najmout si písaře na plný úvazek, který vás bude sledovat, nebo nechat technologii, aby se postarala o náročné vedení záznamů. Nahrávání schůzek pomocí něčeho, jako je Lifesize Cloud Amplify, vám umožní soustředit se více na přítomnost v daném okamžiku, protože vždy máte k dispozici záznam.
Jste připraveni na vyšší produktivitu schůzek? Je to vaše volba.
Produktivní schůzky pocházejí z kombinace techniky zasedacích místností a dobrých schůzkových návyků. Pokud hledáte více na téma produktivity schůzek, podívejte se na našeho průvodce Jak vlastnit své schůzky.
