Vypuknutí COVID-19 donutilo podniky, aby se zapojily do největšího světového experimentu práce na dálku. Zatímco 63 % společností v USA mělo vzdálenou pracovní sílu před pandemií většina neměla zavedenou formální politiku práce na dálku, takže desítky tisíc podniků a miliony pracovníků se ptali, co dělat po náhlém přechodu na nový styl práce.

Vzhledem k tomu, že prakticky všechny nepodstatné podniky jsou žádány, aby udržely zaměstnance doma ve zhuštěném období pouhých několika týdnů, mnoho z nich se aktivně snaží řešit nové problémy, jako jsou:

  • Příprava zaměstnanců na potřebné vybavení a nástroje
  • Standardizace interní a externí komunikace napříč společností
  • Zajištění ochrany dat mimo kancelář
  • Zavedení metody sledování času pro různá oddělení

Zde vstupuje do hry vzduchotěsná politika práce na dálku. Zásady práce na dálku a formální poradenství hrají klíčovou roli při stanovování podnikových norem, eliminují dohady a sdělují očekávání stávajícím i novým zaměstnancům. Bez nastavených zásad práce na dálku jsou zaměstnanci zvědaví, do jaké míry společnost nebo její přímý manažer očekává, že práce na dálku bude připomínat život v kanceláři. Nejen, že to může vést k nesprávné komunikaci mezi zaměstnanci a vedením, nevyhnutelně to vede k tomu, že někteří zaměstnanci budou mít dojem, že se s nimi zachází jinak než s jejich kolegy, protože manažeři zaplňují prázdnotu v oblasti práce na dálku svými vlastními směrnicemi.

V tomto příspěvku na blogu se dozvíte:

  • Proč je důležitá zásada práce na dálku
  • Vše, co byste měli zahrnout do svých zásad práce na dálku
  • Jak vytvořit jeden pro vaši společnost za méně než 10 minut

Začněme!

Fialová evidenční složka se slovy Zásady vzdálené práce napsanými v horní části složky

COVID-19 a vzestup práce na dálku

Koronavirus COVID-19 nutí společnosti, které se tomu bránily budoucnost práce adaptovat se na vzdálené pracovní prostředí s malým časem na přípravu. Vzhledem k tomu, že země po celém světě uzavírají nepodstatné podniky, jsou ti, kteří nemají politiku práce na dálku, vystaveni bezpečnostním rizikům a neefektivitě pracovních postupů.

Co je zásada práce na dálku?

Zásady práce na dálku jsou souborem pokynů a hranic, které nastiňují, jak a kdy zaměstnanci mohou práce z domova nebo na jiném vzdáleném místě. Tyto zásady práce na dálku sdělují osvědčené postupy, které je třeba dodržovat, které pomáhají společnosti udržovat pořádek a stanovovat před vámi jasná očekávání návrat do práce post covid.

Proč je důležitá zásada práce na dálku?

Pro začátek, výzkum ukazuje, že politika práce z domova může snížit fluktuaci zaměstnanců o 50 %! Podle společnosti Gallup, průměrné náklady na výměnu zaměstnance se pohybuje od poloviny do dvojnásobku jejich ročního platu. Jinými slovy, mít zásady práce na dálku je prostě dobrý obchod.

Jak vytvořit zásady práce na dálku během pandemie COVID-19 v 7 krocích

COVID-19 vyvolal u zaměstnanců a podniků po celém světě mnoho strachu a zmatku. Díky zásadám práce na dálku můžete svým zaměstnancům pomoci přizpůsobit se novému způsobu práce a zároveň stanovit jasné pokyny, jak reagovat na ostatní a jaké kroky je třeba dodržovat, aby byla data v bezpečí.

1. Určete pracovní dobu zaměstnancům

Zásady práce na dálku musí definovat očekávání dostupnosti a pracovní dobu. Bez něj budou mít vaši zaměstnanci lichou pracovní dobu a manažeři se nebudou moci dostat do kontaktu se členy týmu v rozhodujících okamžicích.

Ujistěte se, že vaše zásady zodpovídají následující otázky:

  • Kolik hodin musí vzdálení zaměstnanci pracovat každý den nebo týden?
  • Mezi jakými hodinami se očekává, že budou zaměstnanci online?
  • Musí zaměstnanci dodržovat konkrétní časová pásma na základě geografických priorit?
  • Existuje přísný nebo flexibilní pracovní režim?
  • Jak a kde by měli zaměstnanci informovat kolegy, pokud nejsou schopni splnit typické požadavky na dostupnost?

Pokud jde o produktivitu, definování pracovní doby zvýší efektivitu práce. Proč? Protože definování pracovních dnů vytvoří pocit naléhavosti v pracovních týdnech vašeho zaměstnance.

A co víc, vaši zaměstnanci budou mít dobře zorganizované pracovní týdny, takže budou začínat (a končit) své pracovní dny ve stejný čas. A to znamená zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, lepší duševní zdraví a dokonce i konzistentní spánkový režim (důležitý prvek pracovního týdne produktivních zaměstnanců).

2. Vytvořte politiku docházky

Pro hodinové zaměstnance a dodavatele potřebujete také zásady práce na dálku, které definují nepřítomnost a také to, jak očekáváte, že zaměstnanci budou sledovat svou pracovní dobu. V případě potřeby vytvořte samostatné zásady docházky pro zaměstnance na částečný a plný úvazek. Vzhledem k tomu, že mnoho zaměstnavatelů umožňuje flexibilní uspořádání práce kvůli COVID-19, vaše zásady docházky do práce na dálku by měly zahrnovat následující:

  • Definice docházky (např. dny nebo počet hodin každý týden)
  • Metoda sledování docházky (např. software pro sledování času)
  • Jak požádat o volno na dovolenou, krátkodobou neschopenku atp.
  • Postupy pro neplánované volno nebo neomluvené absence

3. Zabezpečte svá data

Podle Shred-it's Zpráva o stavu průmyslu86 % vedoucích pracovníků na úrovni C se obává práce na dálku, protože představuje vyšší riziko narušení dat. Když odvádíte zaměstnance z kanceláří pomocí zabezpečených sítí, musíte počítat s bezpečnostními hrozbami a ochranou dat.

Použijte zásady práce z domova k řešení:

  • Protokoly pro přístup, změnu a přenos dokumentů
  • Jak a kdy je povoleno veřejné Wi-Fi připojení
  • Jak získat přístup k VPN nebo jiné formě zabezpečení při přístupu k důvěrným datům
  • Kde zaměstnanci mohou a nesmí přijímat důvěrné hovory a schůzky
  • Protokol pro případy, kdy došlo k narušení bezpečnosti
  • Preferovaný antivirový software (pokud není centrálně spravován)

4. Určete, jak budete sledovat produktivitu

Sledování času vám pomáhá komunikovat a dokumentovat, co očekáváte od vzdálených zaměstnanců. Vaše zásady práce z domova musí zmiňovat následující:

  • Zaměstnanci pracující přesčas: Uveďte maximální počet hodin, které může jednotlivec odpracovat týdně bez předchozího povolení. To vám pomůže kontrolovat neplánované náklady.
  • Sledování produktivity: Určete, jak budete sledovat výkon, ať už jde o čas strávený na projektu, kvótu, počet vyřešených případů nebo interakce s klientem.

5. Vytvořte jasná komunikační pravidla

Když se nemůžete setkat se členy svého týmu osobně, jsou zásadní firemní zásady týkající se komunikace a spolupráce. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci už spolu nemohou mluvit v kanceláři tak snadno, jako by mohli, musíte komunikaci standardizovat, abyste zabránili jejímu nepořádku.

Při vytváření zásad zvažte následující:

  • Jaké typy komunikačních nástrojů budou nejlépe fungovat v různých situacích (např. týmové schůzky, přihlášení nových klientůAtd.).
  • Jakou platformu mohou zaměstnanci využít pro týmovou spolupráci a virtuální řeči o vodním chladiči
  • Pravidla týkající se očekávané doby odezvy
  • Stanovte, kdy, kde a jak se budou schůzky konat

6. Uveďte všechny požadavky na vybavení

A vzdálená pracovní síla potřebují k dokončení své práce specifické vybavení. Ať už se jedná o spolehlivé Wi-Fi připojení nebo notebook, zaměstnanci potřebují vědět, jaké vybavení je společnost ochotná nabídnout a co musí zajistit pro své domácí kanceláře od pedagogů po práce od agentů domácího call centra.

Zde je několik otázek, na které musí vaše zásady odpovědět:

  • Očekává se, že pracovníci poskytnou nějaké vybavení?
  • Jaké zboží bude firma dodávat?
  • Musí rychlost internetu splňovat určité požadavky?
  • Jak zaměstnanci požadují vzdálenou podporu?
  • Jaké výdaje mají nárok na náhradu?
  • Jaký software je potřeba a kdo ho zaplatí?
  • Potřebuje IT tým přístup k vybavení pro instalaci antivirového softwaru?

7. Prodiskutujte postup ukončení

Sekce ukončení vaší zásady práce na dálku popisuje, co se stane, když smlouva o práci na dálku skončí. Měl by uvádět kroky, které je třeba provést při odchodu zaměstnance. Například:

  • Odstranění dat
  • Vrácení vybavení
  • Odebrání přístupu k souborům a komunikačním kanálům
  • Rozhovor s oddělením lidských zdrojů

Nastavení vašich vzdálených pracovníků pomocí správných nástrojů

I když se může zdát náročné přejít na vzdálený model přes noc, existuje spousta nástrojů pro vzdálený tým, které vám pomohou zjednodušit proces a usnadnit správu vašeho týmu a implementaci vašich zásad pro telekonference.

Video konference

Zatímco rychlý chat na Microsoft Teams nebo Slack je vhodný pro některé komunikační potřeby, videohovory jsou další nejlepší věcí, když nemůžete být všichni ve stejné místnosti. Virtuální události, virtuální schůzky, hovory s klienty a vzdálené prezentace jsou velkou součástí práce online a komunikace s týmy a zákazníky.

Investujte do spolehlivého a bezpečný nástroj pro videokonference jako Lifesize, abyste udrželi osobní kontakt a práci z domova co nejvíce zefektivnili.

Komunikace na pracovišti

Největší výzvou pro vzdálené týmy je komunikace. Telefonní hovory často nejsou ideální pro týmy oddělené několika časovými pásmy a e-mailová vlákna mohou rychle skončit nepořádkem bez jasného vlastnictví nebo akcí.

Dedikovaný nástroje pro rychlé zasílání zpráv jako Slack nebo Microsoft Teams, jako jsou integrované chatujte ve vašem softwaru pro videokonference, jsou skvělým způsobem, jak udržet týmy propojené a zároveň uchovat data v bezpečí. Stejně jako většina nástrojů podnikové úrovně jsou tyto aplikace navrženy pro neustálé konverzace mezi více lidmi a pomáhají minimalizovat zahlcení doručené pošty a zároveň vám umožňují snadno odbavit členy týmu.

Sdílení souborů

Způsob, jak bezpečně sdílet a vyhledávat informace, je důležitý nástroj pro vzdálenou spolupráci. Oblíbené nástroje jako Microsoft OneDrive, SharePoint, Box nebo Google Drive jsou široce používané cloudové úložné platformy vytvořený speciálně pro uchovávání vašich souborů na bezpečném a centralizovaném místě. Soubory jsou také synchronizovány napříč zařízeními, takže k nim máte přístup odkudkoli.

Projektové řízení

Není snadný úkol udržet si přehled o svém vlastním seznamu úkolů i seznamech projektů svých týmů. Když přejdete na uspořádání práce na dálku, možná budete muset své rozhodnutí podepřít agilní nástroj pro správu navrženy tak, aby vám a vašemu týmu pomohly sledovat, kdo co dělá, a stav probíhajících projektů. To vám nejen pomáhá udržet úkoly na cestě, ale poskytuje zúčastněným stranám jediné místo pro sledování pokroku různých iniciativ.

Nástroje produktivity

Někteří lidé si myslí, že práce z domova znamená, že nemusíte tak bedlivě sledovat hodiny, když ve skutečnosti je opak pravdou. Zvyk sledovat čas je pro vzdálené týmy zásadní. Ať už potřebujete sledovat fakturovatelné hodiny pro klienta nebo chcete analyzovat, jak dlouho trvá dokončení konkrétních úkolů, nástroj pro správu času produktivní vzdálené týmy.

Některé z nejlepších sledovačů času pro vzdálené zaměstnance na plný úvazek jsou:

  • Seznam úkolů
  • Časový doktor
  • Toggl

Vzorová šablona zásad vzdálené práce

Vaše zásady práce na dálku musí obsahovat vše, co očekáváte od svého týmu. Měl by se podrobně zabývat očekáváními ohledně pracovní doby, kybernetické bezpečnosti a komunikace. Zde je šablona zásad práce na dálku, kterou můžete přizpůsobit potřebám vaší společnosti a odeslat ji svým zaměstnancům.

Zásady práce na dálku:

[Zadejte název společnosti]
[Zadejte adresu společnosti]

1. Prohlášení o účelu
Účel zásad vzdálené práce

2. Rozsah
Uveďte, koho a co politika pokrývá

3. Pravidla a očekávání
Vyjmenujte povinnosti, odpovědnosti a závazky

4. Pracovní prostor a vybavení
Zahrňte vybavení poskytnuté zaměstnavatelem, vybavení dodané zaměstnancem a očekávání pracoviště

5. Komunikace
Nastínit metody a očekávanou dostupnost pro online a offline komunikaci

6. Bezpečnostní
Vyjmenujte bezpečnostní protokoly a požadavky

7. Důvěrnost
Seznam pokynů pro zachování důvěrnosti pro všechny zaměstnance

8. Absence
Seznam schválených absencí, požadovaná dokumentace, jak žádat o volno a disciplinární řízení

9. Ukončení
Popište postup, co se musí stát při odchodu zaměstnance

Podepsán: [Zadejte jméno zaměstnance, podpis a datum podpisu]

Měření úspěšnosti vašich zásad práce na dálku

Vaše zásady práce na dálku jsou jen tak dobré, jak dobrá je obchodní hodnota, kterou odemyká. Když nemůžete snadno zjistit, co zabírá čas vašich zaměstnanců, je důležité poskytnout formální pokyny a zásady práce na dálku, které odstraní nejednoznačnost a zajistí, že bude provedena požadovaná práce. Pokud zjistíte, že mezi vašimi týmy existují mezery v produktivitě nebo zmatek, pravidelně si prostudujte zásady, abyste se ujistili, že všechna očekávání jsou jasně definovaná a v souladu s vašimi hodnotami a kulturou. Koneckonců, nejlepší zásada práce na dálku je taková, která funguje jak pro společnost, tak pro vaše zaměstnance.