Moderní technologie navždy změnily prostředí naší lidské interakce a mnoho společností se rozhodlo mít méně osobních schůzek a více digitálních konverzací prostřednictvím e-mailových a chatovacích aplikací. Ačkoli se to může zdát jako rychlejší způsob, jak věci udělat, ve skutečnosti je to špatná náhrada určitých úkolů, pokud je to pravda komunikace tváří v tvář je optimální. Tento blog poskytuje nápady na týmové schůzky a nastiňuje užitečné způsoby, jak zlepšit vaše příští schůzky, místo abyste je rušili.
Co jsou vzdálené týmové schůzky?
Vzdálené týmové schůzky jsou virtuální schůzky, které spojují všechny členy týmu, aby předali informace a sledovali důležité milníky projektu. Jsou nezbytnou součástí komunikační strategie týmu a při správném využití poskytují řád týmovým cílům, rozhodování a řešení problémů. Efektivní týmová porada je programu, s jasným vedoucím týmu a metodickým přístupem.
Maximalizujete produktivitu při vzdálených schůzkách?
Technické problémy, zdlouhavé schůzky, neproduktivní schůzky, schůzky před a po schůzích a schůzky za účelem přezkoumání toho, co se odehrálo na předchozí schůzce, to vše může vést k únavě schůzky. Postupem času to může snížit produktivitu a spokojenost zaměstnance. A zatímco některé společnosti začaly bojovat proti únavě ze schůzek minimalizací nebo zrušením fyzických schůzek, jiné řeší problémy se schůzkami pomocí lepších a efektivnějších strategií týmových porad. Zde jsou čtyři známky špatné kultury setkání na dálku:
1. Časté technické problémy
Virtuální týmové schůzky mají stejné problémy jako osobní schůzky, ale technické problémy k nim přidávají další vrstvu obtížnosti. Během těchto schůzek se ztrácí mnoho času, protože zaměstnanci plně nerozumí tomu, jak používat komunikační nástroje. Videokonferenční hovory mohou být obzvláště frustrující sedět, když si spolupracovníci neztlumí mikrofony, nevěnují pozornost a nepoužívají běžnou zdvořilost. Podívejte se na náš blog na Etiketa videokonferencí pro užitečné tipy a osvědčené postupy.
2. Cíle se neplní
Nejlepší způsob, jak zabít produktivitu během pracovního dne, je sedět na nefunkční schůzce, která postrádá jasný účel a končí, aniž by se něčeho dosáhlo. Každá schůzka by měla mít seznam bodů agendy a konkrétní cíl a účastníci by měli pracovat na dosažení tohoto cíle do konce schůzky. Podívejte se na náš blog Jak vést efektivní schůzku v 8 krocích pro lepší způsob pořádání týmových setkání.
3. Došel čas
30minutová naplánovaná schůzka může nakonec trvat hodinu nebo více, což ztratí drahocenný čas pro všechny účastníky. Nastavení přísného času začátku a konce a dodržování těchto časů ukazuje členům vašeho týmu, že respektujete a vážíte si jejich času, a umožňuje jim rychle se vrátit ke své každodenní práci.
4. Schůzky maskované jako e-maily nebo chatové konverzace
Zatímco Týmy společnosti Microsoft, Slack a e-mailové konverzace jsou skvělé pro rychlé aktualizace a přihlášení, aby bylo skutečně zajištěno, že celý tým spolupracuje na stejných cílech, jsou stále zapotřebí osobní schůzky. Špatná komunikace je jednou z hlavních příčin neefektivity na pracovišti. Mnohé z těchto problémů lze přičíst písemné komunikaci a různým způsobům, jak interpretujeme e-maily nebo chatové zprávy.
Proč jsou osobní schůzky pro vzdálené týmy zásadní
Studie ukazují, že stejně jako 93 % komunikace je neverbální. Schopnost zapojit své spoluhráče do osobních rozhovorů a interpretovat jejich reakce je kriticky důležitá pro schopnost vašeho týmu efektivně komunikovat.
Lidská interakce je vrozená potřeba
I když pokrok v technologii urychlil způsob, jakým komunikujeme prostřednictvím digitální korespondence, stále máme vrozenou potřebu cítit se blízcí a spojení s ostatními lidmi prostřednictvím interakce tváří v tvář. E-maily a chatovací aplikace tuto potřebu nesplňují.
Nedorozuměním lze čelit
Lidé přirozeně přiřazují význam jakémukoli scénáři, zejména pokud jde o e-maily a písemné chatové konverzace. Tyto zprávy mohou být často špatně interpretovány. Pokud někdo odpoví na váš podrobný e-mail krátkou odpovědí, můžete si myslet, že je naštvaný nebo s vámi nesouhlasí, když ve skutečnosti byl zaneprázdněn a předpokládal, že jednoslovná odpověď stačí. Články vyžadující průzkum ukazuje, že osobní žádosti jsou 34krát účinnější než žádosti zaslané e-mailem.
Menší fluktuace zaměstnanců
Podle Forbes, 66 % zaměstnanců by skončilo, kdyby se cítili nedoceněni. Osobní schůzky pomáhají zaměstnancům cítit se vidět a oceňovat, ale co členové vašeho vzdáleného týmu? Je pro ně snadné se cítit osamělí a izolovaní, zvláště když většina jejich spoluhráčů pracuje společně ve stejné hlavní kanceláři. Videokomunikace tváří v tvář je pro ně skvělý způsob, jak se cítit začleněni a propojeni se svým týmem.
Efektivnější
Osobní setkání bývají poutavější a efektivnější. Shromáždit celý svůj tým pro rychlé synchronizační schůzky a pravidelně plánovaná osobní setkání je skvělý způsob, jak rychle dostat všechny na stejnou stránku, a také dobrý způsob, jak propagovat týmové kamarádství. Místo toho, abyste se pokoušeli vysvětlit složitý projekt v e-mailu a pak trávili hodiny kladením otázek, můžete uspořádat jedno týmové setkání tváří v tvář, na kterém představíte detaily projektu a zároveň odpovíte na všechny otázky.
5 způsobů, jak mít týmové schůzky na dálku, které skutečně fungují
Podle inc.com, polovina veškerého času na schůzky je promarněna. S trochou plánování a struktury může mít váš tým produktivní a poutavé schůzky.
1. Vytvořte agendu
An efektivní týmový poradní program je jednou z nejdůležitějších součástí produktivního týmového setkání. Rozeslání programu schůzky všem před schůzkou určuje tón a zaměření schůzky. Všichni tak porozumí tématům, o kterých se diskutuje, a cílům schůzky, takže nikdo na schůzku nepřijde bezradný. Nezapomeňte zahrnout všechny body, které se budou na schůzce projednávat, a nezapomeňte včas přidat věci jako virtuální teambuildingové aktivity, důležité aktualizace týmu a zpětnou vazbu.
2. Přidělte vedoucího
Určení vedoucího týmové schůzky je skvělý způsob, jak udržet schůzku na správné cestě. Když se objeví témata, která nejsou na pořadu jednání, vedoucí týmu by měl skupině jemně připomenout témata a cíle schůzky, aby se porada posunula dopředu a byla na místě.
3. Najděte si optimální čas
Přestaňte pořádat schůzky těsně před obědem, hned po obědě, v 4:30 v kterýkoli den a zvláště ne v pátek. Vyberte si čas, kdy budou lidé nejpozornější. Ráno a odpoledne jsou skvělé možnosti. Jediným nejlepším časem pro naplánování schůzky během týdne je úterý ve 2:30 podle studie provedené společností Workfront.
4. Začátek a konec na čas
Newscientist.com zjistili, že polovina všech schůzek začíná o 10 minut později. Sezení a čekání, až se objeví odpovědná osoba, vysává energii z místnosti a začíná jednání na špatné noze. Když zaměstnanci vědí, že schůzky začínají a končí včas, je pravděpodobnější, že se během schůzky soustředí a dostanou rozhodnutí do konce schůzky.
5. Ukončete akci
Nechte si posledních pár minut každé schůzky, abyste rychle shrnuli, co se na schůzce probíralo, a promluvte si o dalších krocích. Každý účastník schůzky by měl vědět, jaká je jeho další akce a časový rozvrh pro dokončení tohoto úkolu. Po schůzce odešlete poznámky ke schůzce, dané odpovědnosti a následný plán, který zajistí, že všichni budou na stejné stránce.
Poslední díl skládačky vašich vzdálených týmových setkání: Integrovaná technika
E-mailové a chatovací aplikace umožňují rychlou a snadnou komunikaci se členy týmu, ale nejsou příliš osobní ani poutavé. Lepším způsobem, jak se spojit a komunikovat s celým týmem, jsou videokonference tváří v tvář.
Video konference
Pouze audio hovory už nestačí. Zaměstnanci se potřebují setkat tváří v tvář, aby mohli využívat skutečných výhod týmových setkání. Videokonferenční hovory vám umožní vidět členy vašeho vzdáleného týmu, abyste jim skutečně porozuměli a vybudovali autentické vztahy. Díky Lifesize je připojení prostřednictvím videokonferenčního hovoru jednodušší než kdykoli předtím. Členové vašeho týmu to mohou udělat jediným kliknutím na odkaz s pozvánkou na schůzku připojit se přímo z jejich prohlížečů na svých mobilních telefonech, tabletech nebo noteboocích, aniž by si museli stahovat aplikaci.
Sdílení obrazovky
Přestaňte ztrácet prvních 5–10 minut každé schůzky hledáním správného klíče a pak ztrácet další čas předáváním klíče dalšímu přednášejícímu. Místo toho použijte technologii bezdrátového sdílení obrazovky k optimalizaci efektivity schůzek. Lifesize Share™ výrazně zjednodušuje prezentaci na schůzkách. Bezdrátově sdílejte svou obrazovku v reálném čase, přehrávejte video a ovládejte svou prezentaci přímo ze svého mobilního zařízení nebo notebooku.
Tabule
Sezení na tabuli jsou skvělé pro brainstorming a spolupráci s celým vaším týmem. Díky nim je obsah vizuálně přitažlivý a snáze se vstřebává a uchovává. Životní velikost Sdílejte s Kaptivo kamerový systém pro bílou tabuli vám umožňuje zachytit a sdílet obsah z jakékoli standardní tabule se všemi účastníky videokonferenčního hovoru odstraněním lidí, odrazů, odlesků a stínů z obrazu na tabuli. Získáte čistý a živý digitální obraz obsahu tabule, který si každý účastník může prohlížet v reálném čase.
Přestaňte rušit týmové schůzky a místo toho je vylepšete
Mnoho společností nahradilo časté schůzky zaměstnanců neformálními chatovými konverzacemi a zdlouhavými e-mailovými řetězci. I když tento typ komunikace má své místo a čas, je to špatná náhrada týmových setkání. Pro lepší spolupráci a vyšší produktivitu se zkuste spojit se svým týmem tváří v tvář. Pro týmy se vzdálenými zaměstnanci je videokonferenční hovor skvělým způsobem, jak vytvořit prostředí pro spolupráci a podnětné prostředí, aby bylo zajištěno, že všichni ve vašem týmu budou vidět a slyšet a zároveň pracovat společně jako jeden celek.
