„Schůzky mají špatný rap a zaslouženě-většina je neorganizovaná a roztržitá. Ale mohou být kritickým nástrojem, jak dostat váš tým na stejnou vlnu.“
-Justin Rosenstein
Všichni si stěžují na schůzky. Ještě jsem se nesetkal s nikým, kdo by si přál mít více setkání za den. Ve skutečnosti jde o to, že lidé neradi ztrácí čas. Dostáváte pozvánky na schůzky, aniž byste věděli, co můžete očekávat. Nebo máte to štěstí, že dostanete pozvánku na schůzku obsahující předmět, ale stále nemáte ponětí, co byste měli přinést ke stolu. Neznámé a obavy se střetnou a vytvoří okamžitou negativitu. To vyvrcholí tím, že lidé dorazí na schůzku a se zkříženýma rukama v obranném postoji se zhroutí na židli a čekají, až někdo riskne, že s nimi promluví.
To není nejlepší způsob myšlení pro začátek jakékoli schůzky.
Pojďme to vyřešit. Schůzky mohou být nejen produktivní, ale mohou se stát důležitou součástí vašeho každodenního pracovního postupu. Ať už jsou vaše schůzky kombinací (nebo výhradně) osobních, konferenčních hovorů nebo videokonferenčních hovorů – dodržování několika jednoduchých pravidel může pomoci zvýšit efektivitu a zvýšit produktivitu.
Jako žadatel o schůzku je vaší odpovědností vést schůzku a vytvořit prostředí pro spolupráci. Tím, že ostatním ukážete, jak na to, můžete inspirovat lidi kolem vás, aby prosazovali totéž.
1. Poskytněte program před schůzkou
Pomozte nastavit očekávání, na co se lidé musí připravit, aby nebyli zaskočeni.
2. Začněte schůzku včas
Respektujte čas lidí. Začít včas také pomáhá zajistit včasné ukončení.
3. Stanovte si cíl, čeho chcete na schůzce dosáhnout
Zaměřte čas všech tím, že budete pracovat na stejném cíli a začněte schůzku tímto oznámením.
4. Rozhodování není demokracie – dejte lidem vědět, kdo má poslední slovo
Eliminujte potenciál pro nikdy nekončící diskuse, stanovte časový limit pro diskuse, pokud to pomůže snížit jejich odchod.
5. Zákaz telefonů a notebooků
Vyhněte se rozptylování tím, že požádáte, aby všichni položili telefon a zavřeli notebook, aby se všichni mohli soustředit na schůzku.
6. Zaznamenejte položky akcí s přiřazenou odpovědnou stranou a termíny splatnosti
Odpovědnost je klíčem k úspěšnému projektu. Pochopení, kdo vlastní který kus, také pomáhá, pokud nastanou problémy.
7. Uchovávejte zápis a po schůzce jej rozšiřte
Sledujte alespoň hlavní rozhodnutí ovlivňující projekt. Sdělování výsledků schůzky staví všechny na stejnou stránku a je důležité pro spolupráci.
8. Před příští schůzkou sledujte akční body
Vytvořte proces s uzavřenou smyčkou, který umožní úspěch projektu. Zavolejte odpovědnou stranu na video nebo ji navštivte osobně, abyste prošli blokátory nebo vyjednali nový termín. Vyřešte problémy před příští schůzkou.
Zkus to. Stačí začít s jednou položkou. Okamžitě začnete vnímat rozdíl. Naučte se milovat svá setkání.
Další tipy, jak se zbavit zbytečných schůzek, si stáhněte našeho průvodce na Jak vlastnit své schůzky.
