Tradiční osobní schůzky nepřipadají v úvahu pro startupy a další malé podniky, které zaměstnávají vzdálené týmy – jsou drahé, nepraktické a jen tak snadno nahraditelné spolehlivým řešením pro videokonference. A v důsledku pandemie COVID-19 se zdá, jako by se každá malá firma stala virtuální. I když bezplatné aplikace pro spotřebitele, jako jsou Hangouts nebo Skype, mohou být na začátku nesmírně užitečné, s růstem budete muset přijít na lepší možnosti. V tomto článku nastíníme nejlepší funkce a nástroje pro videokonference pro malé podniky, které vám pomohou vybrat videokonferenční řešení, které nejlépe vyhovuje vaší společnosti.
Funkce videokonferencí pro malé podniky
Než si vyberete řešení pro videokonference pro svou malou firmu, musíte nejprve udělat krok zpět a přemýšlet o všech funkcích, které budete jako rostoucí společnost potřebovat. Zde je komplexní kontrolní seznam funkcí, které byste měli zvážit při výběru nejlepší videokonferenční technologie pro vaši firmu.
1. Velikost hovoru a škálovatelnost
Podívejte se na velikost vašeho týmu a typy klientů, se kterými denně jednáte. Kolik lidí potřebujete pro připojení k internímu hovoru? Jak je to s externími prodejci, partnery nebo zákazníky? Většina bezplatných videokonferenčních služeb má maximální počet 8–10 účastníků a mnoho z nich je omezeno délkou hovoru 30 nebo 40 minut. VoIP hovory čelí podobným omezením a také jim chybí komponenta tváří v tvář videokonferencí. Pořádání větších online schůzek, jako jsou webináře, je jedním z největších důvodů, proč společnosti přecházejí na placené předplatné pro své kritické videohovory.
2. Video/audio kvalita a spolehlivost
Kvalita vašeho videohovoru je nanejvýš důležitá, když se na něj spoléháte pro propojení vzdálených týmů a růst vašeho podnikání. Potřebujete řešení, kterému můžete věřit, když ho nejvíce potřebujete. Opakovaná ztráta připojení nebo špatný signál během video nebo audiokonference nejen sníží vaši produktivitu, ale také odradí potenciální klienty. Firmy, které uskutečňují hovory se zákazníky nebo potenciálními zákazníky, by si měly být vědomy především kvality a spolehlivosti hovoru, protože mají velký vliv na první dojem.
3. Kamery a systémy konferenčních místností
Týmové schůzky v konferenčních místnostech musí podporovat vzdálené účastníky, aniž by se museli vrátit k zastaralému zvukovému konferenčnímu hovoru. Pevně integrovaná hardwarová a softwarová řešení poskytují nejlepší zážitek z hlediska kvality i snadného použití. Vzdálené týmy lépe poznají své spolupracovníky prostřednictvím pravidelných osobních videokonferencí. Ve skutečnosti, 89% zaměstnanců kteří pořádají videokonference, říkají, že jim to pomáhá cítit se propojeni.
4. Integrované sdílení obrazovky
Sdílení obrazovky je důležitou součástí prezentace prostřednictvím videokonferenčního hovoru. Bez něj by mohla být omezena působivost vaší prezentace; 90 % vzdálených pracovníků říkají, že videokonference usnadňují sdělování jejich názoru jejich týmům. Když můžete během videohovoru sdílet svou obrazovku, vaši kolegové snadno pochopí, co se jim snažíte vysvětlit. Řešení pro videokonference s integrovaným bezdrátovým sdílením obrazovky vám umožní snadno prezentovat a sdílet dokumenty v reálném čase během schůzek, aniž byste museli hledat a předávat si dongle nebo kabely.
5. Integrace chatu, e-mailu a kalendáře
Chcete-li být skutečně produktivní ve všech vašich týmech, je klíčová spolupráce. Ale háček je: musí to být bezproblémové. To znamená, že nástroje pro chat, e-mail a kalendář se musí snadno integrovat s vaším řešením pro videokonference. Integrace videa pro chatovací aplikace a e-mail usnadňují přechod z výměny textových zpráv na videohovory bez přerušení vašeho pracovního postupu. Pro marketingové a prodejní týmy, přidávání e-mail marketing integrace do vašeho pracovního postupu vám poskytne vítězný vzorec pro růst vašeho podnikání. Další důležitou integrací, kterou váš nástroj pro videokonference potřebuje, je zjednodušená integrace kalendáře. Umožňuje vám plánovat a sledovat videokonference z vašeho pracovního kalendáře, aniž byste museli otevírat samostatnou aplikaci pro videokonference. Integrace kalendáře vám umožní znát dostupné plány vašich kolegů, takže můžete najít optimální čas pro pořádání videokonferencí, místo abyste se každého člena týmu ptali, kdy mají volno.
6. Přineste si své vlastní zařízení
Vaši klienti a potenciální zákazníci by si neměli muset stahovat aplikaci nebo vytvářet účet, jen aby se s vámi mohli setkat prostřednictvím videohovoru. Najděte řešení založené na standardech, které umožňuje komukoli připojit se k vašemu hovoru prostřednictvím videosystému SIP/H.323 nebo přímo ze svého mobilního telefonu, tabletu nebo notebooku jediným kliknutím na odkaz s pozvánkou na schůzku, ať už používá Android. , Mac nebo jakýkoli jiný druh zařízení.
7. Nahrávání
Nahrávání konferenčního hovoru Tato funkce je skvělá pro účely školení a dokumentace nebo pro sdílení užitečných rekapitulací schůzek se členy týmu, kteří se nemohli připojit k plánovanému hovoru. Dobrý software pro videokonference bude mít snadnou funkci nahrávání přímo z hovoru. Bude mít také možnost snadno sdílet nahrávku se členy týmu. To je zvláště užitečné, když si potřebujete projít konkrétní body diskuse po schůzce nebo použít video pro školení nových zaměstnanců.
8. Technická podpora
Ze vzdálených zaměstnanců 48 % uvedl, že technické potíže nejčastěji snižují zážitek z videokomunikace. Jaký má smysl mít poskytovatele videokonferencí, když jejich technická podpora nedokáže odpovědět na základní otázky? Nebo ještě hůř, bezplatné služby, aniž by kdokoli zavolal, kdyby se něco rozbilo? Když jsou vaše videohovory důležité pro podnikání, potřebujete kontakt na podporu poskytovatele videokonferencí. Budete tak mít jistotu, že se budete mít na koho obrátit v případě technických potíží. Umožní vám také minimalizovat prostoje a užít si videokonference bez rušení.
9. Bezpečnostní
Bezpečnost je pro malé podniky stejně důležitá jako pro velké podniky. Chyba zabezpečení může být pro vaši společnost zničující překážkou. S nedávnými zpravodajskými články o bezpečnostních zranitelnostech se společnostmi jako Zoom je důležité vyhodnotit bezpečnostní požadavky a tolerance rizik. To by mělo být jedním z nejdůležitějších kritérií při výběru poskytovatele videokonferencí pro vaši firmu.
10. Cena a návratnost investic
Pokud by zaměstnanci pracovali z domova jen polovinu času ročně, mohlo by to mít za následek Úspora 11,000 USD za osobu. To znamená, že malá společnost s 25 zaměstnanci by mohla ušetřit 275,000 XNUMX USD ročně se zaměstnanci pracujícími z domova, ale stále produktivními a propojenými prostřednictvím videokonferencí. Videokonference navíc drasticky zkrátily dobu cestování a náklady, protože zaměstnanci se mohou připojit k týmovým schůzkám bez ohledu na jejich fyzické umístění. Přestože videokonference samy o sobě snížily mnoho firemních nákladů, je stále důležité, abyste si vybrali takovou, která je nenáročná na rozpočet, ale bude se zvětšovat s růstem vaší společnosti.
5 užitečných nástrojů pro videokonference pro malé podniky
S ohledem na všechny tyto funkce jsme sepsali seznam pěti skvělých nástrojů pro videokonference, které vašemu týmu pomohou mít osobnější a produktivnější schůzky. Tyto nástroje jsou buď zdarma, nebo vyžadují minimální investici, díky čemuž jsou ideální pro malé podniky a začínající podniky, které mají obavy o své výsledky.
1. Dash v životní velikosti
Lifesize Dash™ je bezplatný a snadný způsob, jak přidat videokonferenci do jakékoli zasedací místnosti. Tento bezplatný konektor sady pro konferenční místnost lze integrovat s USB videokamerami a audio zařízeními třetích stran od výrobců jako Aver, Huddly, Logitech a Polycom. Má podporu pro Chromebox a počítače se systémem Windows a nabízí vám svobodu používat jakýkoli stávající hardware, který máte ve své kanceláři, a zároveň vám poskytuje úžasný uživatelský zážitek, spolehlivost a centralizovanou správu služby Lifesize. Lifesize Dash vám umožňuje ušetřit až 1,000 XNUMX $ ročně za pokoj tím, že se zbavíte skrytých licenčních poplatků za pokoj.
2. Ikona v životní velikosti 300
Projekt Lifesize® Icon 300™ je all-in-one řešení huddle room za méně než 2,000 300 $. Jeho ultraširoké zorné pole (FOV) je dokonale optimalizováno pro zachycení každého sedícího u stolu i v těch nejmenších zasedacích místnostech. Lifesize Icon 4 vám poskytuje bezkonkurenční kvalitu sdílení obrazovky XNUMXK, takže můžete prezentovat v huddle místnosti, aniž byste museli obětovat kvalitu. Nastavení je plug and play, ovládání je intuitivní a každý hovor je ve výchozím nastavení šifrován.
3. Integrace v životní velikosti s Microsoftem
Mnoho malých podniků standardizovalo nástroje společnosti Microsoft pro řešení e-mailu, kalendáře a komunikace v reálném čase. The Integrace v životní velikosti pro Microsoft přidává do vašich stávajících pracovních postupů Microsoft® Teams a Microsoft® Outlook® nejlepší kvalitu zvuku a videa ve své třídě pro trvalou spolupráci. Snadno naplánujte schůzky Lifesize a připojte se k nim přímo z Microsoft Teams nebo Microsoft Outlook. Lifesize navíc vylepšuje prostředí Microsoft Skype pro firmy tím, že uživatelům a jejich hostům poskytuje vynikající zážitek z videa v zasedací místnosti a při skupinových hovorech.
4. Digitální tabule Kaptivo
Sezení na tabuli jsou skvělé pro brainstorming a spolupráci s vaším týmem, ale pro vzdálené členy týmu může být obtížné vidět tabuli a zúčastnit se videokonferenčního hovoru. Sdílení tabule s Lifesize Share a Kaptivo umožňuje zachytit relace interaktivní tabule bez nákladů na inteligentní tabuli nebo vlastní digitální tabuli. Kaptivo se připojuje na jakoukoli standardní za sucha mazatelnou bílou tabuli nebo skleněnou tabuli, digitálně zachycuje relace na tabuli a po spárování s Lifesize Share poskytuje jasný, ostrý a přesný obraz všem účastníkům schůzky nebo hovoru v reálném čase.
5. Účet v životní velikosti
Pro majitele malých podniků, kteří si uvědomují náklady a hledají lepší způsob, jak se setkat přes video, Životní velikost umožňuje uspořádat bezplatné a okamžité videohovory až s 10 účastníky. Pozvěte účastníky zasláním svého osobního ID schůzky a setkejte se tváří v tvář, prezentujte svou obrazovku a okamžitě spolupracujte přes plně šifrovanou síť přímo ze svého telefonu nebo prohlížeče. Na rozdíl od jiných bezplatných videokonferenčních služeb vám Lifesize poskytuje neomezené bezplatné schůzky bez omezení délky schůzky. A v reakci na pandemii COVID-19 Lifesize nabízí 6 měsíců zdarma pro všechny podniky. Jednoduše přejděte na signup.lifesize.com získat svůj bezplatný účet.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Když provozujete malou firmu se vzdáleným týmem, pravidelné osobní schůzky jsou zásadní nejen pro stmelení týmu, ale také pro efektivnější spolupráci. Než si vyberete nástroj pro videokonference, který vám pomůže růst a škálovat vaši společnost, projděte si tento kontrolní seznam a zjistěte, zda má nástroj funkce, které požadujete. Dokážete pomocí tohoto nástroje ubytovat všechny členy svého týmu na pravidelných videokonferencích? Je nástroj pro videokonference dostatečně robustní, aby zefektivnil váš pracovní postup? Jsou pro vás k dispozici nezbytné integrace pro synchronizaci mezi členy týmu a bezproblémové fungování firmy?
Musíte pečlivě zvážit své možnosti a použít nástroje, které vám slibují nejlepší návratnost investic a jsou škálovatelné, jak vaše společnost roste. Pamatujte, že webové konference jsou nedílnou součástí udržování připojení a zapojení vzdálených týmů a jsou jednou z nejlepších investic, které můžete pro svou malou firmu udělat.
