Komunikace a spolupráce prostřednictvím videa explodovala, protože se všichni přizpůsobujeme novému způsobu života ve světle Covid 19 pandemie, kde se práce z domova a sociální distancování staly normou.
Ale s propuknutím koronaviru došlo k dramatickému nárůstu společností a organizací, které se snaží zavést platformy co nejrychleji. S tím, jak se lidé předhánějí ve stahování softwaru a aplikací, aby zůstali ve spojení na svých chytrých zařízeních a noteboocích, se rychle projevily důsledky uspěchaných běžných procesů prověřování softwaru.
Ať už prostřednictvím zpravodajství, profesionálních sítí nebo procházením sociálních médií, nyní už pravděpodobně znáte nedávná bezpečnostní zjištění a zprávy o zneužití videokonferencí a úniku osobních informací, ve kterých se bohužel ocitli nenároční lidé:
- Pořádání webináře pouze proto, aby účastník prezentoval obscénní materiál, aby jej všichni viděli? Kontrola.
- Když nezvaní hosté úmyslně ruší videokonference a sdílejí své špatné úmysly s třídami, sbory nebo složkami? Kontrola a check.
- Sdílíte data náhodně s velkou společností na sociálních sítích bez vědomí nebo souhlasu uživatele? Kontrola.
Přihlášení k videokonferenční službě a propojení s osobními kontakty a profesionálními kolegy prostřednictvím videa je poměrně rychlé a snadné. Miliony lidí, kteří jsou na tuto formu komunikace noví a nejsou zvyklí, se však stále musí učit, zejména pokud jde o ochranu osobních nebo citlivých informací. Abychom vám pomohli vyhnout se podobným situacím, uvádíme deset osvědčených postupů pro zachování soukromí a bezpečnosti při používání video konference.
10 osvědčených postupů pro videokonference pro ochranu soukromí a zabezpečení
Pro uživatele
1. Nakonfigurujte a potvrďte nastavení schůzky
Když se rychle připojujete k videohovoru, je snadné zůstat u výchozího nastavení. Udělejte si chvíli navíc a ověřte si, že každá možnost je pro vaši schůzku správně nakonfigurována, abyste se při připojení nesetkali s nečekanými překvapeními. To zahrnuje testování zvuku a videa před hovorem, abyste se ujistili, že oba fungují správně. Pamatujte, že účastníkům schůzky bude poskytnut pohled na vše, co je za vámi, takže otestování videa před hovorem vám dává příležitost zkontrolovat pozadí a ujistit se, že je pro schůzku vhodné.
2. Udělejte si čas na to, abyste se naučili nástroj, který používáte
Nemusíte se stát zkušeným uživatelem přes noc, ale minimálně se seznamte s tlačítky pro ztlumení mikrofonu, vypnutí kamery a odchod ze schůzky. Je to nejjednodušší způsob, jak zajistit, aby vás bylo vidět a slyšet, jen když chcete. Nemusíte se stát zkušeným uživatelem přes noc, ale alespoň se seznamte s tlačítky pro ztlumení mikrofonu, vypnutí kamery. a opustit schůzku. Je to nejjednodušší způsob, jak zajistit, aby vás bylo vidět a slyšet pouze tehdy, když chcete. Některé nástroje pro videokonference také vyžadují, abyste si před schůzkou stáhli software. Ujistěte se, že to uděláte s předstihem, abyste na poslední chvíli netápali s nastavením3.
3. Pozor na snímky obrazovky
Chcete sdílet snímek nebo videoklip zobrazující vás a další účastníky schůzky na obrazovce? Než rámeček nahrajete do svého profilu, zkontrolujte, zda nejsou v rámečku viditelné žádné citlivé podrobnosti o schůzce nebo osobní kontaktní údaje. Je důležité vyhnout se jakýmkoli problémům s ochranou soukromí nebo odhalením uživatelských dat, což by mohla být nevinná chyba s vážnými důsledky.
4. Nechte pozvánky na schůzku vlastníkovi schůzky
Chybí v pozvánce na schůzku nějaká osoba? Měl by někdo další prospěch z připojení? Spíše než předávání podrobností o schůzce sami, upozorněte vlastníka schůzky a nechte je, aby se s nimi zabýval. Můžete snadno překonat jejich nedohled tím, že je přepošlete špatnému kontaktu nebo vytvoříte pro hostitele schůzky nepříjemnou situaci, když se neohlášeně objeví další strana.
Pro vlastníky a moderátory schůzek
5. Nesdílejte veřejně svůj odkaz na videokonferenci
Zacházejte se svým odkazem na schůzku jako s klíčem od vaší kanceláře nebo ještě lépe vašeho domova. Nesdíleli byste to jen tak s nikým. Abyste zajistili, že se nedostane do nesprávných rukou, distribuujte odkaz pouze lidem, kteří jej potřebují znát – a pouze soukromými prostředky, jako je zabezpečený e-mail nebo přímá zpráva. Nezapomeňte vždy zacházet s ID schůzky opatrně.
Potřebujete uspořádat veřejné setkání se stovkami nebo tisíci účastníků? Většina platforem pro videokonference na podnikové úrovni, jako je Lifesize, má vestavěné ovládací prvky, které vám pomohou vyhnout se zneužití tím, že omezí přístup ke sdílení obsahu, sdílení videa a chatu pouze na pozvané přednášející.
6. Vyžadovat přístupový kód pro vstup na schůzku
Zvažte další zabezpečení vaší schůzky nastavením přístupového kódu, pokud je to možné z důvodu jakýchkoli obav o soukromí, které byste mohli mít. I když můžete přístupový kód sdílet s odkazem na schůzku, můžete také zvážit jeho sdílení verbálně nebo v samostatném e-mailu nebo zprávě pro zvýšení bezpečnosti.
7. Nezúčastňujte se pouze, moderujte
Pokud schůzku vlastníte, ale nemůžete ji moderovat, určete moderátora, který se připojí. Pokud jste na schůzce pouze za účelem moderování, může to svádět k multitaskingu. Ne. Pokud jste vyzváni k zastavení prezentace účastníka, odebrání osoby ze schůzky nebo zamknutí schůzky, musíte být připraveni jednat.
Pro lidi, kteří hledají alternativy k Zoomu a dalším video službám
8. Vyberte si službu, která vyhovuje vašim potřebám
Věřte nebo ne, nemusíte se rozhodnout pro první aplikaci pro videokonference, která se objeví ve vašem online vyhledávání. Běžné bezplatné služby jako Zoom, Skype a Google Hangouts mohou být snadno dostupné, ale i když obecně poskytují základní funkce, jako je sdílení obrazovky, ne vždy poskytují funkce potřebné pro větší videokonference. Vzhledem k současným okolnostem poskytuje několik společností bezplatný přístup ke svým službám a nástrojům pro videokonference, takže je můžete skutečně všechny vyzkoušet a zjistit, co pro vás funguje nejlépe, aniž byste byli uzamčeni v plánu. Profesionální tip – pokud jsou soukromí a zabezpečení obzvláště důležité, vyhledejte poskytovatele, který má historii a reputaci v zabezpečení osobních údajů a soukromí svých zákazníků. Věnujte čas tomu, abyste porozuměli poskytovatelům služeb a bezpečnostním opatřením, která zavedli, jen prospěje vy z dlouhodobého hlediska
9. Zvažte živé vysílání
Videokonference slouží specifickému účelu – obousměrné komunikaci v reálném čase a výměně informací mezi hostiteli a účastníky. Pokud potřebujete hlavně odchozí komunikaci s publikem, můžete alternativně zvážit živé vysílání jako svůj primární kanál. To by omezilo příležitost pro vnější strany narušit vaši zprávu a prezentaci, zejména v situacích velkých hovorů. Naštěstí je pro vybrané poskytovatele videokonferencí k dispozici jako volitelná možnost živé vysílání, takže můžete vysílat většímu publiku a zároveň si zachovat schopnost setkávat se a komunikovat s jednotlivci a menšími skupinami na osobnější úrovni.
10. Upřednostněte šifrování a zásady podnikové ochrany soukromí
Vzhledem k rozšířenosti kybernetické kriminality a kybernetických útoků, jako je rostoucí počet případů, kdy špatní herci unášejí videokonference, důrazně doporučujeme, abyste při hledání řešení kladli důraz na ochranu osobních údajů a kybernetickou bezpečnost. Naštěstí je dokumentace k zásadám zabezpečení a ochrany soukromí většiny poskytovatelů veřejně dostupná na jejich webových stránkách (můžete přistupovat Zásady ochrany osobních údajů Lifesize zde). Při přemýšlení o zásadách poskytovatelů zvažte následující:
- Uvádí poskytovatel výslovně, jaké údaje shromažďuje a jak jsou zabezpečeny?
- Specifikuje poskytovatel, jak dlouho jsou údaje uchovávány a za jakým účelem?
Pamatujte, že je v konečném důsledku vaší odpovědností, jako zákazníka nebo správce IT, zapátrat hlouběji, abyste zjistili, zda nabídka obstojí při kontrole soukromí a zabezpečení a zda jste ochotni přijmout upozornění a související rizika.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Tam, kde lze některá úskalí videokonferencí jednoduše připsat chybám uživatele, zbytek je výsledkem nedostatků v používané službě a kompromisů učiněných samotným poskytovatelem. Není žádným tajemstvím, že způsob kódování, balení a nasazení technologie má významný dopad na bezpečnost vašich dat a soukromí vašich konverzací s účastníky schůzek. Měli byste však být také spokojeni s úrovní transparentnosti, kterou poskytovatel zachovává, pokud jde o jejich nabídku, a s tím, jak vstřícný je z hlediska toho, jak je nakládáno s vaší komunikací a duševním vlastnictvím.
Všichni přijímáme opatření, abychom si udrželi sebe, rodinu a přátele bezpečný a spolehlivý během blokování koronaviru. Ujistime se také, že totéž děláme s našimi komunikačními nástroji.
Pokud aktuálně potřebujete bezpečnou platformu pro videokonference na podnikové úrovni, Lifesize nabízí všem podnikům bezplatné a neomezené videokonferenční služby po dobu šesti měsíců. Chcete-li se dozvědět více, navštivte www.lifesize.com/remote-work.
