Zatímco některé podniky byly v minulosti proti používání virtuálních schůzek, tato neochota už neplatí. Stále více společností objevuje všechny výhody virtuálních setkání. Společnosti po celém světě pořádají více online schůzek než kdykoli předtím, od rozšiřování svého dosahu, přes dosahování nových cílů až po udržení kontaktu s ostatními členy týmu. Koordinace virtuální schůzky je nejen nákladově efektivní a snadná, ale může vás také podpořit produktivitu týmu ať už jsi pracování z domovav kanceláři nebo ze vzdáleného místa na vzdálených koncích země. Abychom zajistili, že z těchto schůzek vytěžíte maximum, podíváme se na virtuální schůzky ve věku COVID-19 a poskytneme užitečné tipy pro pořádání a vedení efektivních virtuálních schůzek.
Virtuální setkání ve věku COVID
S náhlým vypuknutím COVID-19 na začátku roku 2020 byla většina světové populace zasažena osobně, profesně nebo kombinací obou. Téměř přes noc se interakce v kanceláři a osobní schůzky změnily na pracovat vzdáleně a videokonference s klienty, partnery a kolegy. Jak více podniků začalo prosazovat distribuované týmy, virtuální schůzky se staly novým standardem komunikace a sloužily jako životaschopná alternativa k osobním schůzkám a událostem.
Co je virtuální setkání?
Virtuální schůzka je, když dva nebo více lidí, bez ohledu na jejich umístění, používají video nebo audio platformu k interakci v reálném čase. Tento přístup nejenže snižuje cestovní náklady a další čas spojený s osobními schůzkami, ale stále umožňuje interakci tváří v tvář, sdílení obrazovky a pocit propojení mezi účastníky.
Jak uspořádat virtuální setkání
Nyní, když máte definici virtuální schůzky, možná vás zajímá, jak ji uspořádat a jaký software pro schůzku budete potřebovat. Naštěstí Lifesize usnadňuje uspořádání virtuální schůzky bez problémů. Následuje podrobný průvodce, který vám pomůže uskutečnit virtuální setkání, které je organizované a efektivní. Zatímco Lifesize Go vám umožňuje hostovat zdarma, s neomezenými hovory až s 8 účastníky pouze pomocí vašeho webového prohlížeče, podíváme se na pořádání virtuálních schůzek v aplikaci Lifesize a prozkoumáme některé další funkce, které aplikace nabízí.
1. Chcete-li začít, stáhněte si aplikaci Lifesize
První věc, kterou musíte udělat, je stáhnout Aplikace v životní velikosti (dostupné pro Windows, Mac, Android a iOS) do vašeho preferovaného zařízení. Tento nástroj slouží jako snadno použitelné řešení pro videokonference, které vám pomůže bezproblémově zahájit videochat nebo se připojit ke schůzce s kýmkoli a odkudkoli. Vše, co potřebujete, je notebook, tablet nebo telefon s vestavěnou webovou kamerou, abyste měli videokonferenční systém na dosah ruky.
2. Vytvořte jednorázovou nebo stálou schůzku
S otevřenou aplikací Lifesize klikněte na kartu Schůzky a vyberte si jednorázovou nebo stálou schůzku. Jednorázová schůzka je jednorázový soukromý synchronizační prostor skrytý ve vašem adresáři Lifesize, takže je skvělou volbou pro konferenční hovory nebo schůzky, kde je bezpečnost prioritou. Stálé schůzky jsou ideální pro opakující se události, protože jejich podrobnosti o telefonickém připojení zůstávají vždy stejné (odpadá nutnost hledat odkaz, který jste možná omylem smazali).
3. Vyplňte příslušné údaje
Po vytvoření schůzky je dalším krokem vyplnění podrobností, které budou účastníci pravděpodobně potřebovat – název a popis schůzky a volitelné heslo. To pomůže stanovit jasná očekávání ohledně cíle schůzky a dostat všechny účastníky na stejnou stránku, než se sejdou. Po přidání všech relevantních informací klikněte na Uložit.
4. Pozvěte svůj tým na schůzku
Nakonec nezapomeňte pozvat účastníky, aby se připojili ke schůzce, a to vytvořením konceptu e-mailu, vytvořením pozvánky v kalendáři nebo jednoduše zkopírováním a vložením podrobností do nástroje pro zasílání zpráv nebo chatovací aplikace. Je chytré poslat pozvánku v dostatečném předstihu před schůzkou, takže účastníci mají možnost si ji přidat do svých plánů a dokončit všechny nezbytné přípravy ještě před schůzkou.
5 tipů, jak udržet virtuální schůzku na správné cestě
Ať už se setkáváte s potenciálními klienty, provádíte a celofiremní virtuální radnice nebo prostě hledání spojení mezi vzdálenými týmy, klíčem k úspěšné virtuální schůzce je zapamatovat si, že je to přesně ono – schůzka. To volá po účelné plánování a příprava, pokyny týkající se respektu a zdvořilosti a jasný program, který zajistí hladký průběh. Pokud vezmete v úvahu těchto pět tipů, existuje velká šance, že zažijete plodné setkání, které se bude snadno opakovat.
1. Odešlete materiály pro schůzku s předstihem
Když si naplánujete osobní schůzku, můžete k věcem přistupovat trochu ležérněji, protože se můžete spojit se svými spolupracovníky na chodbě nebo v přestávce a dohnat je, co zameškali. Efektivní virtuální schůzka však vyžaduje záměrné plánování a také včasnou distribuci materiálů pro schůzky.
Před schůzkou by měl každý účastník znát probíraná témata a cíle, kterých má být dosaženo. Jako hostitel budete chtít vytvořit program jednání a pošlete ho celému týmu před začátkem vaší virtuální schůzky. Tento program zaznamenává klíčové body jednání a definuje výsledky schůze, což účastníkům umožní přijít ke stolu co nejlépe připraveni. Kromě distribuce tohoto itineráře nezapomeňte všem poskytnout virtuální pozvánky (jak je uvedeno výše), přeposlat vizuály, které doplní zprávu schůzky a potvrdí, že byly sdíleny všechny potřebné odkazy nebo přihlašovací údaje.
2. Několik minut předem otestujte veškerou technologii
Udělejte si chvilku na otestování funkčnosti vašich zařízení před schůzkou a vyzvěte účastníky, aby udělali totéž. Každý by měl minimálně vědět, jak se připojit k hovoru a jak sdílet svou obrazovku. Budete také chtít zkontrolovat nastavení zvuku a videa a ověřit, zda vaše kamera a mikrofon fungují správně (a zda je vybrán preferovaný zdroj zvuku). Předběžným testováním těchto komponent se můžete vyhnout frustraci nebo rozpakům, které s tím souvisí technické potížea nakonec zajistí hladký průběh vaší schůzky.
3. Požádejte neprezentující, aby se ztlumili
Krása virtuálních setkání spočívá v tom, že se účastníci mohou přihlásit odkudkoliv, ale tato svoboda má potenciál se obrátit, pokud si nedáte pozor. Členové týmu mohou být usazeni v sousední kavárně, přeplněném co-workingovém prostoru nebo dokonce v letištní hale. I když může být skvělé pracovat na dálku nebo nezávisle na místě, tyto netradiční kanceláře někdy představují rozptýlení, které může narušit produktivitu týmu.
Chcete-li omezit vyrušování, doporučujeme všem neprezentujícím po dobu schůzky vypnout zvuk. Tento bod můžete zahrnout do materiálů ke schůzce, které sdílíte, a poté se o něm zmínit na začátku hovoru pro případ, že by jej někdo zapomněl implementovat do svých zařízení. Předvídáním nevyhnutelného hluku na pozadí a řešením problému s předstihem zůstanete na správné cestě a s lehkostí zvládnete schůzky, které je třeba udělat. Můžete také někoho přiřadit jako moderátor schůzky kteří mohou účastníkům ztlumit a zapnout zvuk podle potřeby.
4. Zavřete nepracovní karty a podpořte etiketu
Je důležité věnovat svou plnou pozornost virtuálním přednášejícím a dalším účastníkům, což znamená zavřít karty, které se netýkají práce, opustit sociální média a vyhnout se psaní SMS během schůzky. Nikdo nemusí vidět recept, který jste právě vygooglovali, nebo to, co se objevuje na vašem instagramovém kanálu, takže si zvykněte být plně přítomen a zaujatý tím, co se děje.
Ostatní etiketa virtuálních setkání zahrnuje navázání očního kontaktu s kamerou, mluvení jasně a přiměřenou hlasitostí, omezení pohybů těla na minimum pomalými a přirozenými gesty a vyhýbání se přerušování ostatních nebo vedení vedlejších rozhovorů.
5. Udržujte pozornost tím, že budete struční
Součástí přípravné práce na vaši schůzku by mělo být stanovení záměru pro daný čas, konkrétně jaké informace budou sdělovány. Prezentace, která dobře fungovala před živým publikem, nemusí získat stejné výsledky, když je přednesena prostřednictvím videokonference. Z tohoto důvodu je nejlepší zaměřit svou virtuální schůzku na jeden nebo dva hlavní problémy – nic víc a je možné, že účastníci by mohli zónu ven nebo růst neklidný.
Pokud váš program pokrývá dostatek obsahu, nezapomeňte si udělat přestávky, aby se tým mohl vstát a protáhnout se, použít toaletu nebo si doplnit kávu. A pokud má vaše schůzka více segmentů, zkuste je omezit na maximálně třicet minut na téma. Stanovením časových limitů bude schůzka plynout vítaným tempem a mezi prezentacemi a pauzami si vytvoříte rytmus, který bude nakonec přínosem pro všechny.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Spolupráce prostřednictvím virtuálních schůzek již není vzdálenou myšlenkou. Místo toho je to velmi aktuální a praktické řešení pro libovolný počet společností a týmů. Virtuální prostory nejen šetří čas a náklady spojené s tradičními osobními schůzkami, ale stále podporují osobní spojení a spolupráci.
Společnosti si i nadále uvědomují výhody této levné a vysoce účinné metody pro podnikání, protože virtuální schůzky udržují provoz v hladkém chodu, i když nastanou globální katastrofy a neočekávané situace. Lifesize neuvěřitelně zjednodušila nastavení virtuálních schůzek, díky nimž bude váš tým okamžitě řešit projekty.
