Společné výzvy pro distribuovaný tým (a jak je řešit)
Při správě distribuovaného týmu, kde někteří nebo všichni členové vašeho týmu pracují na různých fyzických místech, je snadné, že věci zůstanou nepovšimnuty. Ať už je to nízká morálka zaměstnanců, neefektivita v procesech, promarněné příležitosti na projektech nebo nedostatečná týmová spolupráce, tyto nepovšimnuté problémy se mohou časem proměnit ve velké kameny úrazu vašeho týmu. I přes všechny pokroky v technologii související s komunikací, spoluprací a produktivitou pro distribuované operace je efektivní řízení a provozování distribuované pracovní síly stále náročné. Nastínili jsme některé běžné výzvy pro distribuované týmy a poskytli tipy, které vám pomohou překonat každou překážku.
7 Společné výzvy a řešení pro distribuovaný tým
1. Nedostatek osobní interakce
Podle nedávné průzkum práce na dálkuVýzvou číslo jedna pro vzdálené pracovníky je komunikace. Aniž by se mohli náhodně zastavit u stolu spolupracovníka nebo si v odpočívárně „popovídat o vodním chladiči“, mnoho zcela vzdálených zaměstnanců považuje nedostatek lidské interakce za osamělý. Je také stále náročnější budovat autentické vztahy a efektivně komunikovat, když máte distribuovaný tým. Běžně používané textové komunikační nástroje, jako jsou e-mail a chatovací aplikace, znesnadňují posouzení emocí spolupracovníků, zachycení neverbálních podnětů nebo čtení řeči těla.
Řešení: Podporujte kulturu videa jako první
Videokonference pomáhá posílit distribuované týmy tím, že umožňuje spolupracovníkům komunikovat tváří v tvář, podobně jako při osobních interakcích. Na rozdíl od komunikace založené na chatu nebo pouze zvukových hovorů usnadňují videokonference čtení výrazů obličeje, řeči těla a dalších neverbálních signálů, které jsou nezbytné pro efektivní komunikaci. Ve skutečnosti, studie ukazují, že 93 % komunikace je neverbální. Foster a video-první kultura která klade prioritu na používání nástrojů pro videokonference jako hlavního zdroje komunikace, které pomohou zvýšit zapojení vašeho distribuovaného týmu a propojit se na hlubší úrovni.
2. Nedostatek důvěry
Jak poznáte, že členové vašeho vzdáleného týmu skutečně pracují, když je nevidíte? Povaha geograficky rozdělených týmů, se zaměstnanci pracujícími v různých časech a na různých místech, ztěžuje některým manažerům důvěru vzdáleným členům jejich týmu. I když studie ukazují, že vzdálení pracovníci jsou obecně produktivnější než jejich kolegové v kanceláři, někteří manažeři se stále potýkají s myšlenkou, že vzdálení členové týmu ve skutečnosti dělají práci, když jsou ponecháni svému zařízení.
Řešení: Vytvořte jasné pokyny a měřitelné cíle
Jako manažer je důležité mít písemně jasně definované pokyny, jak by všichni členové vašeho týmu měli pracovat. Tyto pokyny mohou zahrnovat schůzky, kterých by se měli zúčastnit všichni členové týmu, požadované doby odezvy na problémy, hodiny během dne, kdy by všichni členové týmu měli být online, standardy kvality práce a další specifická očekávání. Vytváření měřitelných úkolů s termínem pro každého člena vašeho týmu navíc zajistí, že každý přispívá k celkovým cílům týmu. Existuje řada online pracovních postupů pro řízení projektů, které tento proces podporují a usnadňují efektivní správu vašich projektů distribuovaná produktivita týmu.
3. Rušivé prostředí pro vzdálené pracovníky
Mnoho zaměstnanců rádo pracuje z domova, v kavárně nebo dokonce na pláži, ale někteří s tímto rušivým prostředím bojují. Ať už jde o domácí práce, děti, domácí mazlíčky nebo lákavé zdřímnutí, ve vzdálených pracovních prostředích o vaši pozornost soutěží spousta rušivých prvků. Každé rozptýlení může způsobit, že vzdálený pracovník otálí a sníží výkon související s prací.
Řešení: Zajistěte odpovědnost
Jednou z výhod zaměstnanců, kteří pracují z domova nebo z jiných míst mimo kancelář, je, že se dostanou do práce, když jsou nejproduktivnější. Pro některé zaměstnance to může znamenat, že pracují po nebo před běžnou denní pracovní dobou. Mohou však nastat situace, kdy se blíží termín a vzdálený zaměstnanec se nezdá být zaměřen na dokončení projektu včas. Chcete-li tento problém co nejlépe zvládnout, zajistěte, aby každý člen vašeho týmu odpovídal za svou práci a jasně věděl, kdy mají být jeho jednotlivé úkoly splatné. Bez narušení soukromí je také dobré mít pravidelné osobní kontroly se vzdálenými zaměstnanci, abyste mohli měřit pokrok. Je nereálné očekávat, že všichni ve vašem týmu budou pracovat stejným tempem, ale měli byste mít obecnou představu o tom, jak dlouho by každý úkol měl trvat, a podle toho si stanovit cíle a termíny dokončení. Takže i když se vzdálený člen týmu během dne vyruší činností, která nesouvisí s prací, bude stále odpovědný za dokončení svých úkolů včas jako zbytek vašeho týmu.
4. Nedostatek firemní kultury
Vzhledem k tomu, že někteří zaměstnanci mohou pracovat společně v tradičním kancelářském prostředí, zatímco jiní pracují vzdáleně z domova, z prostor spolupracovníků nebo menších satelitních kanceláří, je budování a udržování jednotné firemní kultury napříč geograficky distribuovanými týmy jednou z největších výzev pro společnosti s globální pracovní silou. Vzhledem k nedostatku osobní interakce se vzdálení zaměstnanci často cítí vyřazeni a vyloučeni z firemní kultury.
Řešení: Vytvořte příležitosti pro budování týmu a stmelení
U geograficky rozmístěných týmů musí kultura vaší společnosti přesahovat tradiční večírky v kanceláři, hry a šťastné hodiny. Místo toho najděte způsoby, jak se váš tým spojit tváří v tvář pomocí videokonferencí. Můžete pořádat týmové videohovory, kde si spolupracovníci mohou povídat a neformálně spolu komunikovat, hrát hry nebo mít zábavné výzvy. Existuje také řada aktivity virtuálního ledoborce můžete se svým distribuovaným týmem provádět videokonference. Kromě toho je dobré spolupracovat s novými zaměstnanci s ostatními kolegy. Tento buddy systém se může zdvojnásobit jako příležitost pro mentoring a pomoci vytvořit hlubší vztahy a povzbudit lepší dávat a brát mezi všemi členy týmu.
5. Problémy produktivity
Jednou z hlavních výzev řízení distribuovaného týmu je zajistit, aby všichni zaměstnanci dokončili svou práci včas, efektivně a v souladu se standardy společnosti. Bez každodenního dohledu v distribuovaném pracovním prostředí nemusí někteří vzdálení členové týmu využívat svůj čas moudře. Kromě toho špatná komunikace, nedostatek měřitelných cílů a problémy s odpovědností mohou ovlivnit produktivitu vašeho týmu.
Řešení: Vyvíjet procesy
Abyste udrželi svůj tým na správné cestě a byli produktivní, budete muset vyvinout a implementovat sadu efektivních procesů. Kromě použití softwaru pro řízení projektů jako Asana a Monday.comMnoho týmů považuje každodenní nebo týdenní rychlé synchronizace za zásadní pro podporu spolupráce a produktivity. Pravidelné neformální skupinové přihlášení pomocí videokonferencí udržuje tým na stejné stránce a každého člena týmu přivádí k odpovědnosti za své každodenní úkoly a probíhající projekty. Manažeři by také měli nastavit pravidelné videohovory jeden na jednoho se svými přímými podřízenými. Zaměstnanci tak mají vyhrazený čas na projednání postupu projektů nebo jakýchkoli problémů souvisejících s prací.
6. Kulturní rozdíly
Mnoho podnikových společností zaměstnává lidi z celého světa. Tato různorodá globální pracovní síla může zahrnovat zaměstnance, kteří mají drasticky odlišné kultury, pracovní etiku, komunikační styly, hodnoty a kontext. V důsledku toho může být pro distribuované týmy obtížné vzájemně si porozumět a efektivně spolupracovat. Manažeři čelí výzvě, jak překonat kulturní rozdíly a najít společnou řeč, aby mohli úspěšně řídit svůj různorodý tým.
Řešení: Implementujte mezikulturní vzdělávací program
Mezikulturní nebo multikulturní školení, má lidem pomoci překonat kulturní výzvy, vypořádat se se stereotypy a naučit se efektivněji komunikovat a lépe naslouchat. Vzhledem k tomu, že každý distribuovaný tým je jedinečný, neexistuje žádný univerzální mezikulturní školicí program, ale měli byste mít připravený plán, který podpoří multikulturní porozumění a učení pro váš různorodý tým. Během přijímání nových zaměstnanců pořádejte zábavné videokonference o lámání ledu a pozvěte členy týmu, aby se podělili o svá oblíbená regionální jídla, zvyky a příběhy. Můžete také použít zdroje jako Můj život jinde, což je spolupracující komunita, která vám umožňuje porovnávat zemi, ve které žijete, s jinými zeměmi po celém světě. Ukazuje vám různé statistiky, které odlišují vaši zemi od ostatních, včetně životních nákladů, geografické velikosti, kvality života a kultury, abyste lépe porozuměli tomu, jaké to je žít a pracovat v zemi vašeho spolupracovníka.
7. Neshoda časového pásma
Globálně distribuované týmy se často skládají ze zaměstnanců, kteří pokrývají více časových pásem. To může ztížit plánování týmových schůzek nebo získání rychlých odpovědí od vzdálených spolupracovníků. Když sedíte vedle svého spoluhráče v kancelářském prostředí, je snadné se na něj obrátit a rychle mu položit otázku v poledne na projektu, ale když váš kolega sedí tisíce kilometrů daleko nebo možná více časových pásem, tento jednoduchý úkol se stává mnohem složitějším. náročný. Váš vzdálený spolupracovník může během vaší běžné pracovní doby spát nebo být mimo práci.
Řešení: Najděte překrývání v denní pracovní době všech
Používejte nástroje jako Každé časové pásmo a Čas a datum pomoci vybrat časy schůzek, které jsou během typické denní pracovní doby každého. Pro některé to může být ráno, zatímco pro jiné je to odpoledne nebo podvečer. Překrytí denní pracovní doby vám také dá vědět, kdy můžete očekávat rychlé reakce od vzdálených členů vašeho týmu. U týmů, které mají výrazně odlišná časová pásma, musíte být kreativní. Nahrajte videokonferenční schůzku pro ty, kteří se nemohli zúčastnit živé schůzky, aby si ji mohli prohlédnout později. Kromě toho můžete maximalizovat produktivitu plánováním dopředu. Zajistěte, aby členové vašeho vzdáleného týmu, kteří pracují opačně, měli vše, co potřebují k efektivní práci na svých úkolech, ještě před koncem vašeho pracovního dne, abyste se mohli další den vrátit do práce s dokončenými úkoly.