+ 1 512 347--9300

Jak řídit distribuovaný tým

Řízení distribuovaného týmu může být náročné. Je snadné cítit se odpojený od svého týmu, narazit na problémy s komunikací a když do mixu přidáte kulturní rozdíly, věci se mohou rychle zkomplikovat. Instruktorka Harvardské univerzity Julie Wilsonová vysvětluje„Řízení virtuálního týmu vyžaduje, aby manažeři zdvojnásobili základy dobrého managementu, včetně stanovení jasných cílů, vedení skvělých schůzek, jasné komunikace a využití individuálních a kolektivních silných stránek členů týmu.“ Úspěšně řídit vzdálený tým je náročné i pro ty nejzkušenější manažery. Vyžaduje to čas, trpělivost a hodně praxe, ale se správnými procesy a nástroji je možné mít produktivní a plně angažovaný vzdálený tým.

8 tipů pro řízení distribuovaného týmu

1. Najměte ty správné lidi

Za prvé, musíte najmout lidi, kterým můžete důvěřovat a kteří jsou ochotni pracovat sami. Protože nebudete moci neustále kontrolovat každého vzdáleného člena týmu, musíte najít jednotlivce, kteří mohou pozitivně přispět k vašemu týmu bez tlaku vrstevníků, mikromanagementu a neustálé pozornosti. "Najmout dělníky," Wade Foster, spoluzakladatel společnosti ZapierDělají to, i když pracují z odlehlého ostrova. Nemusíte dávat dělníkům úkoly, abyste věděli, že se něco podaří. Stále budete muset poskytovat směr a vedení... ale v případě, že to nebude, udělá se něco, co se stane."

2. Připojte se k celému vzdálenému týmu v reálném čase

Vyvinutí efektivního procesu nastupování pomáhá novým zaměstnancům rychle se aklimatizovat na svou práci a poznat svůj tým. Okamžitým představením nových členů týmu a poskytnutím příležitostí všem, aby se navzájem poznali prostřednictvím videokonferencí tváří v tvář, si zaměstnanci budou s větší pravděpodobností navzájem důvěřovat a cítit se propojeni se svým týmem. Zábav je celá řada aktivity virtuálního ledoborce můžete se svým distribuovaným týmem provádět videokonference. Navíc je dobré přiřadit a učitel pomoci vašemu novému zaměstnanci hladce přejít do nové role. Mentor bude také fungovat jako okamžitý zdroj pro zaměstnance, když uvíznou nebo mají jednoduchou otázku. Cílem je, aby se nový zaměstnanec co nejrychleji cítil oceňován a byl součástí týmu. „Jako člověk, který pracuje na dálku a sám řídí tým vzdálených zaměstnanců, vím, jak kritická je fáze přijímání zaměstnanců do životního cyklu zaměstnance. Úspěšná registrace pro vzdálené zaměstnance závisí na rozšíření kultury vaší organizace za čtyři stěny a přes obrazovku. Začněte tím, že se během prvních několika týdnů téměř úplně zbavíte e-mailů a od začátku zapojte video, abyste strávili co nejvíce času tváří v tvář. Dále včas uspořádejte schůzky s klíčovými zainteresovanými stranami prostřednictvím videa, abyste podpořili pocit soběstačnosti a zajistili, že se zaměstnanec bude cítit propojen s širší komunitou.“ Tim Maloney, viceprezident pro celosvětové kanály společnosti Lifesize

3. Stanovte si jasná očekávání

Při přechodu do plně vzdáleného týmu by manažeři měli upřednostňovat vypracování jasných pokynů a očekávání. Většina týmů se skládá z různorodé skupiny lidí. Někteří zaměstnanci mohou mít předchozí zkušenost s prací na dálku, zatímco jiní zaměstnanci mohou být s prací z domova úplně noví. Abyste zajistili, že všichni budou fungovat na stejné úrovni, je důležité, abyste okamžitě stanovili jasná a realistická očekávání pro celý svůj tým.

Pokud si včas nevyjasníte očekávání, může to vést k problémům a nedorozuměním, které mohou způsobit velké narušení pracovního postupu a výkonu vašeho týmu. Ujasněte si, jaké nástroje bude váš tým používat, jak budete komunikovat, kolik hodin se očekává, že budou všichni pracovat, jak a kdy budou projekty dokončeny, a když se věci změní, sdělte to také. Vaše očekávání by měla být zapsána, zaslána e-mailem a snadno dostupná celému vašemu týmu. To zajistí, že všichni budou na stejné stránce a nebudou žádné nejednoznačnosti v tom, co se od každého člena týmu očekává.

4. Používejte správné online komunikační nástroje

Poté, co jasně definujete svá očekávání, je čas najít ty správné nástroje, které vašemu týmu pomohou tato očekávání splnit a zajistí, aby jeho pracovní dny probíhaly hladce a efektivně. Výzkum ukazuje, že průměrný kancelářský pracovník má otevřeno 5 nebo více aplikací kdykoli, takže je důležité vybírat moudře, abyste se vyhnuli ještě větší únavě aplikací nebo zmatkům ohledně toho, kam by měli zaměstnanci chodit hledat informace.

Existují stovky řešení pro spolupráci a komunikaci a nespočet nástrojů produktivity navržených tak, aby pomohly distribuovaným týmům být produktivní. Cloudové nástroje pro videokonference jako např Životní velikost a chatovací aplikace jako Volný  a  Týmy společnosti Microsoft usnadněte si neustálou komunikaci se vzdálenými členy týmu. Nástroje projektového řízení jako AsanaMonday.com  a  ProjectManager.com pomozte s řízením času a udržte svůj tým na správné cestě, abyste se vyhnuli plýtvání časem rušivými prvky a neproduktivní prací. Ve světle nedávné situace s koronavirem nabízí mnoho společností své služby zdarma, včetně Životní velikost. Proveďte svůj průzkum, abyste našli nástroje, které budou nejlépe fungovat pro vás a váš tým.

5. Vytvořte kulturu videa jako první

Bez každodenních osobních interakcí, na které jsou tradiční pracovníci v kanceláři zvyklí, se zaměstnanci, kteří poprvé pracují z domova, mohou snadno cítit osamělí a odpojení od zbytku svého týmu. Vytvořením kultury založené na videu, která klade důraz na používání nástrojů pro videokonference pro komunikaci, na rozdíl od pouze zvukových konferenčních hovorů nebo textových aplikací, může mít váš tým smysluplné a poutavé interakce tváří v tvář. Videokonference poskytuje více „osobní“ interakce a přidává do konverzace lidský prvek, který v jiných formách digitální komunikace často chybí. Tím, že své spoluhráče jasně vidíte a slyšíte, můžete jim lépe porozumět tím, že se budete držet dál neverbální narážky a spojit se s nimi na hlubší úrovni, bez ohledu na rozdíl v časovém pásmu. WP Engine je přední platforma pro digitální zážitky WordPress s více než 500 zaměstnanci ve Spojených státech, Evropě a Austrálii. Jako společnost, pro kterou je jejich kultura nejvyšší prioritou, čelili výzvě vnést jednotu do týmů rozmístěných na třech kontinentech v šesti různých kancelářích. Díky Lifesize v zasedacích prostorech ve všech kancelářských prostorách a na notebooku každého zaměstnance se spolupracovníci mohou okamžitě spojit a manažeři mohou efektivně spravovat vzdálené zaměstnance v rámci videohovorů jeden na jednoho. Lidská interakce pomáhá zaměstnancům vést poutavé rozhovory a osobní kontakty s manažery a členy týmu tisíce kilometrů daleko.[Přečtěte si celou případovou studii]

6. Pořádejte pravidelná individuální a týmová setkání

Neustálá komunikace je klíčem k udržení produktivity a zapojení vašeho distribuovaného týmu. Naplánujte si pravidelná týmová setkání na začátku týdne pomocí videokonferencí, abyste prodiskutovali stav projektu, překážky, kterým členové týmu čelí, a cíle na tento týden. Později během týdne zvažte možnost pořádání delších „souhrnných“ schůzek, na kterých můžete mluvit o úspěších týmu. Tento čas můžete také využít k uznání vynikající práce a plánu na následující týden.

Kromě týmových schůzek, stand-up schůzek a pravidelných individuálních schůzek s každým z vašich zaměstnanců se důrazně doporučuje, aby všichni zůstali ve spojení a zapojení. Ve skutečnosti, studie ukázaly, že zaměstnanci manažerů, kteří nemají pravidelné schůzky 1:1, mají čtyřikrát vyšší pravděpodobnost, že se budou v práci cítit neangažovaní. Zatímco schůzky 1:1 mohou být pro manažery s velkými týmy časově náročné, hrají klíčovou roli v tom, aby se členové týmu cítili jako jednotlivci, a zároveň jim dávají příležitost klást otázky, diskutovat o problémech nebo vznášet návrhy, na které se nemuseli cítit dobře. sdílení ve skupinovém prostředí.

7. Přehnaně komunikovat cíle, abyste pomohli vzdáleným zaměstnancům uspět

Pro zaměstnance, pro které je uspořádání práce na dálku obtížné, je přehnané sdělování individuálních cílů a úkolů účinným způsobem, jak zajistit, aby se soustředili na správné věci. To znamená používat jasný a přesný jazyk, kterému zaměstnanci snadno porozumí pro každý projekt. Využijte nástroje projektového řízení, které zaměstnancům pomohou udržet se na úkolu, porozumět každé fázi projektu a vědět, kdy má být projekt dokončen. Efektivní řízení distribuovaného týmu nebude fungovat, pokud se soustředíte pouze na sledování pracovní doby zaměstnanců. Místo toho je nejlepším způsobem, jak měřit výkon zaměstnance, zaměřit se na jeho výsledky. Vytvořit kulturu orientovanou na výsledky znamená důvěřovat svému týmu a vzdát se svévolného a vynuceného 40hodinového pracovního týdne od devíti do pěti hodin. Místo toho se zaměřte na příspěvky jednotlivých členů týmu. Jak a kdy plní úkoly, by nemělo záležet, pokud je práce odvedena dobře a včas.

8. Nabídněte příležitosti k propojení

Vzhledem k tomu, že pravidelná osobní setkání nejsou pro většinu vzdálených pracovníků a distribuovaných týmů možností, najděte si jiné způsoby, jak vytvořit týmovou vazbu mimo vaše pravidelné týmové schůzky. Zaměstnanci mohou zakládat stránky sociálních médií vhodné pro práci, knižní kluby a soukromé chatovací skupiny, kde mohou hrát hry, odlehčeně konverzovat o svém pracovním a osobním životě, zveřejňovat fotografie svých rodin nebo domácích mazlíčků a sdílet osobní úspěchy. Některé společnosti dokonce hostují pravidelně virtuální šťastné hodiny umožnit zaměstnancům nenucenou interakci a dohonění prostřednictvím videokonferencí při práci na dálku.

Sheel Gupta, ředitel pro růst ve společnosti Pokorná tečka, sdíleno na Quora jak udržuje svůj vzdálený tým zapojený, „Jednou z nejčastějších výzev vzdálené práce je, že se členové týmu cítí osamělí a odpojení. Být vzdálený znamená, že je méně pravděpodobné, že váš tým bude mít spontánní konverzace a činnosti nesouvisející s prací. Vyzývám vzdálené týmy, aby do svého stylu práce na dálku vnesly tradice v kanceláři. Můj tým má například jednou za dva týdny herní večery a během našeho vzdáleného experimentu jsme uspořádali virtuální herní večer.“

Nakonec se pokuste alespoň jednou nebo dvakrát ročně uspořádat osobní setkání s celým svým týmem. To může být náročné a drahé, ale výhody toho, že se váš tým spojí osobně a podpoříte lepší pracovní vztahy, daleko převyšují cestovní náklady.

Přejít na obsah