The Distributed Team Tech Stack: 20+ aplikací a nástrojů
Efektivní komunikace a produktivita jsou hlavními prioritami a výzvami pro společnosti s distribuovanou pracovní silou. Naštěstí existuje řada nástrojů navržených ke zlepšení produktivity zaměstnanců, ale budování technologického zásobníku pro distribuované týmy není jen záležitostí mít sbírku skvělých nástrojů. Právě to, jak tyto nástroje doslova naskládáte na sebe a jak bezproblémově spolupracují, je činí užitečnými a efektivními pro vaše zaměstnance. Zde je více než 20 aplikací a nástrojů, které udrží vaši vzdálenou pracovní sílu produktivní a spolupracující jako jedna jednotka bez ohledu na jejich fyzické umístění.
7 typů nástrojů pro práci na dálku
- Nástroje pro videokonference
- Nástroje pro řízení projektů
- Nástroje pro zasílání zpráv
- Nástroje pro správu a sdílení souborů
- IT aktivační nástroje
- Nástroje pro aktivaci HR
- Nástroje pro budování týmu
Nástroje pro videokonference
Cloudové videokonference
Cloudové videokonference jsou užitečné zejména pro společnosti s distribuovanými týmy, protože se k videokonferenčnímu hovoru můžete připojit na jakémkoli chytrém zařízení nebo notebooku odkudkoli. The Aplikace v životní velikosti vám poskytuje snadný způsob, jak zahájit videochat, připojit se ke schůzce nebo naplánovat videokonferenční hovor přímo z vašeho PC, Macu, tabletu nebo telefonu. To znamená, že vzdálení členové týmu pracující z domova, kaváren, center spolupracovníků a na cestách se mohou snadno připojit k videohovoru a mít stejnou uživatelskou zkušenost na různých zařízeních. Jediné, co se liší, je velikost obrazovky.
Systémy konferenčních místností 4K
Propojením cloudového softwaru pro videokonference s tím nejlepším v oboru 4K řešení zasedacích místností, Lifesize poskytuje skutečně pozoruhodný zážitek ze setkání pro každý hovor. Přirozená kvalita obrazu, sdílení obsahu s ultravysokým rozlišením a špičkový zvuk oživí vaše schůzky a přinesou vám pocit, jako byste se setkali s vaším distribuovaným týmem ve stejné místnosti. Lifesize nabízí tři různé 4K kamerové systémy, takže můžete najděte to pravé pro váš zasedací prostor.
Bezdrátové sdílení obrazovky
Bezdrátové sdílení obrazovky vám umožní ušetřit námahu a ztracený čas při hledání a předání správného klíče nebo kabelu během schůzky. Podíl v životní velikosti usnadňuje sdílení obrazovky v reálném čase, přehrávání videa a ovládání prezentace přímo z chytrého zařízení. Lifesize Share zajišťuje hladký průběh vašich prezentací a upoutá pozornost všech účastníků konferenčního hovoru.
Sdílení tabule
Tabule jsou skvělé pro rychlé sdílení nápadů, brainstorming se svým týmem a snazší pochopení vizuálních konceptů, ale pokud zavoláte na schůzku přes video, snadno se budete cítit vynecháni. Lifesize Share s kamerovým systémem Kaptivo whiteboard umožňuje digitálně zachytit a sdílet obsah z jakékoli standardní tabule. Kaptivo odstraňuje lidi, odrazy a odlesky z relace na tabuli a poskytuje jasný a ostrý digitální obraz všem účastníkům hovoru v reálném čase. Po schůzce si můžete snadno stáhnout nebo sdílet relaci tabule s celým svým týmem nebo lidmi mimo vaši organizaci.
Nástroje pro řízení projektů
Asana
Asana je populární webová a mobilní aplikace navržená tak, aby pomáhala týmům organizovat, sledovat a řídit jejich práci. Jednou z nejlepších věcí na Asaně je její jednoduché a snadno použitelné rozhraní. Poskytuje vám flexibilitu v tom, jak vypadá váš projektový panel, umožňuje snadno přesouvat seznamy úkolů a zvýraznit termíny dokončení projektů, příjemce a průběh. Máte také přístup ke zdroji aktivit na hlavním panelu, abyste viděli, na čem váš tým aktuálně pracuje. Asana funguje skvěle pro méně složité projekty.
Jira
Jira vám pomůže plánovat, sledovat a spravovat vaše agilní projekty a projekty vývoje softwaru. Mohou jej plně využít větší společnosti, které potřebují koordinovat více komplexních projektů s distribuovanou pracovní silou. Všechny projekty procházejí přizpůsobeným workflow úloh, které řídí stav projektu a také pravidla, podle kterých přechází do jiných stavů.
Monday.com
Monday.com je přizpůsobitelný nástroj, který zjednodušuje způsob, jakým týmy řídí pracovní zátěž, sledují projekty a komunikují. Většina nástrojů pro řízení projektů umožňuje členům týmu pouze přístup k jejich vlastním pracovním prostorům, což ztěžuje práci s nezávislými pracovníky a společnostmi třetích stran. S Monday.com můžete přidat tolik uživatelů třetích stran, kolik chcete, a upravit jejich přístupová práva, abyste zajistili, že uvidí pouze projekty, které jsou jim přiřazeny.
Nástroje pro zasílání zpráv
Volný
Volný je šampionem, pokud jde o instant messaging pro firmy, a zábavný způsob, jak přidat individuální a skupinové chaty v celé vaší organizaci. Kromě textů můžete na platformě posílat také GIFy a videa, díky čemuž jsou zprávy vzrušující. Můžete archivovat až 10,000 XNUMX zpráv a všechny soubory a chaty lze prohledávat. Rozhraní Slacks poskytuje jeden z nejlepších uživatelských zážitků na všech vašich zařízeních.
Týmy společnosti Microsoft
Týmy společnosti Microsoft je nejoblíbenější aplikace pro zasílání zpráv pro podniky a výjimečný nástroj pro trvalou spolupráci a sdílení dokumentů v rámci platformy Office 365®. Je to dobrá volba pro společnosti, které již platí za předplatné Office 365 Premium nebo Essentials, protože je součástí předplatného. Existuje řada aplikací třetích stran, které se také hladce integrují s Microsoft Teams. Integrace Lifesize s Microsoft Teams přidává do rozhraní Microsoft Teams audio a video v kvalitě Lifesize a rozšiřuje možnosti videokonferencí na partnery, potenciální zákazníky a další kontakty mimo vaši organizaci.
Google Hangouts
Google Hangouts začala jako uživatelsky přívětivá chatovací služba, ale proměnila se v užitečnou integraci v rámci aplikací G Suite pro firmy. Google Hangouts Chat je součástí firemního účtu G Suite, takže pokud vaše organizace již používá Gmail pro e-maily nebo Dokumenty Google pro zpracování textu, pak již Google Hangouts Chat máte a nemusíte za něj platit navíc. Hangouts Chat umožňuje vašemu týmu s až 8,000 XNUMX členy snadno komunikovat prostřednictvím chatovací místnosti a přímých zpráv.
Nástroje pro správu a sdílení souborů
onedrive
Služba hostování a synchronizace souborů společnosti Microsoft je onedrive a je součástí předplatného Office 365. Ukládejte, přistupujte a sdílejte soubory Office 365, včetně Microsoft Teams, ze všech svých zařízení pomocí OneDrive. Úpravy, které provedete offline, se automaticky nahrají při příštím připojení. OneDrive vám umožňuje pracovat na dokumentech s lidmi ve vaší organizaci i mimo ni v reálném čase pomocí aplikací Word, Excel a PowerPoint.
Dokumenty Google
V rámci aplikací G Suite Google docs vám umožní vytvářet a pracovat na dokumentech s lidmi ve vaší organizaci i mimo ni a sledovat živé úpravy, zatímco ostatní píší a komunikují prostřednictvím vestavěné funkce chatu. Vzhledem k tomu, že dokumenty jsou uloženy na Disku Google, nemusíte k jejich používání instalovat do počítače žádný program a můžete k dokumentům přistupovat odkudkoli, kde máte připojení k internetu.
Dropbox
Dropbox je jednoduchá a spolehlivá služba pro synchronizaci a ukládání souborů s rozšířenými funkcemi spolupráce. DropBox si skutečně přijde na své, když se ponoříte do dalších funkcí služby, jako je Dropbox Paper, který funguje jako pracovní prostor skupiny pro spolupráci, a Dropbox Rewind, který vám umožní obnovit složky nebo celé účty od určitého okamžiku. Webová verze Dropboxu umožňuje upravovat soubory, aniž byste je museli stahovat.
Nástroje pro aktivaci IT
TeamViewer
TeamViewer je nezbytný nástroj vzdálené plochy pro pracovníky IT, který podporuje distribuční týmy, protože osobní podpora není možná. TeamViewer umožňuje správcům IT vzdáleně se připojit ke stolním počítačům zaměstnanců, mobilním zařízením a zařízením IoT odkudkoli a kdykoli pro podporu v reálném čase nebo přístup k souborům, sítím a programům. Zaměstnanci IT se mohou připojit na více platformách a pozvat další IT techniky do komplexních relací podpory.
Okta
Okta je platforma pro správu přístupu, která zabezpečuje kritické zdroje společnosti a poskytuje zaměstnancům řešení pro jednotné přihlášení. S Okta může IT spravovat přístup zaměstnanců k jakékoli aplikaci nebo zařízení. Dodává se s vestavěným reportingem a hluboce se integruje s cloudovými, mobilními a místními aplikacemi, adresáři a systémy správy identit.
Group Policy
Správa zásad skupiny je centralizovaný nástroj pro konfiguraci a správu v prostředí Microsoft IT. To poskytuje správcům IT jedno místo, kde mohou konfigurovat různá nastavení systému Windows pro každý počítač v síti. Tato nastavení lze vynutit, aby je uživatelé nemohli změnit. Správa zásad skupiny je také užitečná pro zamykání počítačů, omezení přístupu ke konkrétním složkám nebo aplikacím a vydávání celopodnikových aktualizací softwaru.
HR Enablement Tools
DayForce
Ceridian Dayforce je cloudová platforma pro řízení lidského kapitálu, která spojuje HR, mzdy, benefity, řízení pracovní síly a talent management do jediné aplikace. Sjednocuje HR data pro celou společnost tím, že dává všechny informace o zaměstnancích na jedno místo, od odměn až po benefity a výkon. Dayforce také poskytuje zaměstnancům přímý přístup k prohlížení a správě jejich vlastních dat a aktivit, což pomáhá snížit administrativní zátěž HR.
Správce žadatelů
Správce žadatelů (TAM) je cloudové řešení pro sledování uchazečů, které pomáhá náborovým agenturám a HR zefektivnit proces najímání a přijímání zaměstnanců. TAM umožňuje zveřejňovat podrobnosti o pracovních pozicích na více bezplatných a placených pracovních deskách, jako jsou Indeed, GlassDoor, Monster, a umožňuje HR sledovat nabídky pracovních míst a aktivně zapojovat kvalitní kandidáty. Kromě toho TAM poskytuje pokročilé vyhledávací funkce pro filtrování uchazečů podle klíčových slov, hodnocení, dovedností nebo značek.
Šimpanz nebo šampion
V tradičním kancelářském prostředí je poměrně snadné posoudit míru angažovanosti a spokojenosti zaměstnanců. Pro společnosti s distributivní pracovní silou je měření spokojenosti zaměstnanců o něco složitější. Šimpanz nebo šampion je anonymní nástroj pro sledování spokojenosti zaměstnanců, který jednou týdně žádá zaměstnance, aby sdíleli své pocity, identifikovali bolestivá místa a posílali zpětnou vazbu, na kterou lze reagovat. Zmenšuje zpětnou vazbu, která převládá v tradičních zaměstnaneckých průzkumech, protože zprávy jsou sdíleny okamžitě.
Nástroje pro budování týmu
Silné stránky
Clifton Silné stránky hodnocení pomáhá identifikovat oblasti, kde máte vy a váš tým největší potenciál pro budování síly. Měří opakující se vzorce myšlenek, pocitů a chování. Zatímco většina hodnotících testů se zaměřuje na rozvoj nebo nápravu slabých stránek, StrengthFinder se zaměřuje na silné stránky zaměstnanců a poskytuje podrobné nástroje a zprávy o tom, jak tyto silné stránky využít k budování silnějších jednotlivců a týmů.
Mo
Pocit ocenění je základem každého dobrého pracovního prostředí. Mo je nový přístup k uznání zaměstnanců, který zlepšuje zapojení zaměstnanců se zaměřením na sociální a peer-to-peer aktivity. Platforma umožňuje týmovým kolegům a manažerům nominovat a oceňovat zaměstnance, kteří šli nad rámec, speciálními cenami a cenami v zábavném společenském prostředí.
Můj život jinde
Jednou z největších výzev práce s distribuovanými týmy, které se nacházejí po celém světě, je vypořádání se s předsudky spojenými s kulturními rozdíly. Můj život jinde je spolupracující komunita, která vám umožňuje porovnávat zemi, ve které žijete, s jinými zeměmi po celém světě. Ukazuje vám různé statistiky, které odlišují vaši zemi od ostatních, včetně životních nákladů, geografické velikosti, kvality života a kultury, abyste lépe porozuměli tomu, jaké to je žít a pracovat v zemi vašeho spolupracovníka.
3 faktory, které je třeba vzít v úvahu při vytváření balíčku
Interoperabilita
Interoperabilita je schopnost řešení nebo softwarového nástroje vyměňovat si data a fungovat ve spojení s jinými řešeními nebo softwarovými nástroji. Mít nástroje od různých výrobců ve svém technologickém zásobníku, které se integrují a spolupracují, nejen šetří peníze vaší společnosti, ale zlepšuje křivku učení a pracovní postup zaměstnanců. Například pro společnosti, které standardizovaly Microsoft Office 365, Integrace v životní velikosti pro Microsoft přidává do svých stávajících pracovních postupů Microsoft Teams a Microsoft Outlook nejlepší kvalitu zvuku a videa ve své třídě a pokročilé technologie komunikace a spolupráce.
Bezpečnost
Musíte věnovat čas posouzení rizikových profilů vašich dodavatelů a pochopit, zda je každý nástroj ve vašem technologickém zásobníku vytvořen a nakonfigurován tak, aby chránil citlivá data. Narušení bezpečnosti nejen naruší vaše podnikání, ale může poškodit pověst vaší společnosti a vyvolat finanční a právní problémy. Vzhledem k tomu, že se stále více technologií stává cloudovými, je důležité, abyste si vybrali poskytovatele, kteří nabízejí nejnovější technologie šifrování a mají prokazatelné zkušenosti s ochranou soukromí a dat svých klientů.
Škálovatelnost
Váš technologický stack musí být schopen škálovat, jak vaše společnost roste. To znamená zvolit technologii, která zvládne nové uživatele a provoz za rozumnou míru, zatímco budete pokračovat v najímání nových zaměstnanců, otevírání dalších kanceláří a získávání nových klientů a partnerů. Jakákoli latence může poškodit váš růst. Kromě toho, provádění velkých změn ve vašem technologickém balíku, aby vyhovovalo vaší rostoucí společnosti, může sníst váš čas a peníze s náklady na nové technologie, rozsáhlým testováním a školením zaměstnanců.
Váš technologický stack musí být schopen škálovat, jak vaše společnost roste. To znamená zvolit technologii, která zvládne nové uživatele a provoz za rozumnou míru, zatímco budete pokračovat v najímání nových zaměstnanců, otevírání dalších kanceláří a získávání nových klientů a partnerů. Jakákoli latence může poškodit váš růst. Kromě toho, provádění velkých změn ve vašem technologickém balíku, aby vyhovovalo vaší rostoucí společnosti, může sníst váš čas a peníze s náklady na nové technologie, rozsáhlým testováním a školením zaměstnanců.