Jak skupina specialistů na duševní vlastnictví přestala ztrácet čas a začala spolupracovat na videu.
„Funkce automatických aktualizací šetří našemu IT oddělení spoustu času, protože nemusí neustále aktualizovat jednotlivé systémy.“
Skupina GEVERS je mezinárodní specialista na duševní vlastnictví zaměřený na ochranu, správu a využívání práv duševního vlastnictví, jako jsou patenty, ochranné známky, vzory a názvy domén. Působí ve více než 180 zemích po celém světě s pěti pobočkami v Belgii, třemi ve Francii a dvěma ve Švýcarsku – celkem zaměstnávají přes 250 lidí.
Posadili jsme se s Laurentem Petitem, IT manažerem ve skupině GEVERS, abychom si vyslechli, jak využívají videokonference k propojení své rozsáhlé sítě partnerů a poskytují okamžitý přístup k právníkům a specialistům z celého světa.
Jaké problémy jste chtěli vyřešit pomocí videokonferencí?
Před použitím profesionálních videokonferencí bylo naší jedinou možností, jak spolupracovat na projektech a sdílet nápady s většími skupinami lidí, cestovat mezi lokalitami, což promarnilo spoustu cenného obchodního času. Vyzkoušeli jsme jiná řešení, jako jsou WebEx a Skype pro individuální hovory, ale tyto vyvolaly problémy s důvěrností a zabezpečením. Potřebovali jsme lepší řešení, abychom zlepšili nejen zabezpečení, ale i audiovizuální kvalitu našich videokonferencí.
Co vás vedlo k rozhodnutí používat Lifesize?
GEVERS usnadňuje inovace a neustále investujeme do našich vlastních interních inovací. Chtěli jsme kvalitní audio a video konferenční řešení a zjistili jsme, že Lifesize je plnohodnotný cloudový systém, který nevyžaduje velké investice do hardwaru jako jiné systémy. Díky tomu byl systém mobilnější, což je pro nás důležité i z toho důvodu, že právě procházíme stěhováním kanceláře.
Nyní může naše manažerská skupina, podpůrný personál a právníci snadno spolupracovat bez ohledu na to, kde se nacházejí – což omezuje dobu cestování a zvyšuje účast účastníků, kteří dříve neměli času nazbyt.
Jaké funkce používáte nejčastěji a proč?
V našich zasedacích místnostech rozhodně nejvíce využíváme funkci sdílení obrazovky k předvádění prezentací nebo poznámek během hovoru. Tato funkce usnadňuje lidem sledovat konverzaci a držet krok s agendou schůzky. Také se vyhnete komplikacím spojeným s papírovými prezentacemi.
Funkce virtuální zasedací místnosti je také velmi populární, protože nám umožňuje organizovat schůzky na pravidelné bázi, aniž bychom zasahovali do jiných videokonferencí, což byl problém systému WebEx. Náš tým také oceňuje možnost pojmenovat zasedací místnosti, protože je snazší sledovat, o čem schůzka je.
Jakou radu byste dal ostatním, kteří uvažují o videokonferencích?
Nejprve je nezbytné vzít v úvahu různé potřeby, které existují v rámci společnosti, od jednotlivých uživatelů až po zasedací místnosti, protože tyto potřeby mají tendenci se lišit. Například v zasedací místnosti by kvalita obrazu a zvuku měla být vyšší, protože potřebujete porozumět většímu množství lidí, kteří mluví najednou na různých místech.
Společnosti, které chtějí eliminovat provozní náklady, mohou zvážit cloudové řešení, protože odstraňuje kapitálové výdaje spojené se servery a datovými centry. Začali jsme s 10 jednotlivými licencemi a rychle jsme zjistili, že k lepšímu fungování potřebujeme více předplatných. Za méně než týden jsme upgradovali na 25 licencí a škálování nasazení bylo rychlé a snadné.
Jak probíhalo povolení a jak na nové řešení reagovali zaměstnanci?
Všichni byli velmi nadšeni zlepšenou kvalitou zvuku a obrazu Lifesize ve srovnání s našimi předchozími systémy. Lidé dokonce žádali o další zasedací místnost, která by byla vybavena systémem Icon, který by usnadnil spolupráci s kolegy v zahraničí.
Aby to bylo možné, byla organizována školení pro lidi, kteří spravují zasedací místnosti, pomocí videí poskytnutých Lifesize. Používá se intuitivně a rozhraní ikon nevyžaduje k naučení manuál, takže přijetí bylo rychlé.
Jak videokonference změnily způsob, jakým vaše firma funguje?
Jednou z našich silných stránek je schopnost poskytovat přístup k síti specialistů v různých oblastech po celém světě. Naši klienti mají nyní okamžitý přístup k těmto specialistům bez ohledu na to, kde sídlí. Spolupráce je nyní možná kdekoli, kdykoli a na jakémkoli zařízení: notebook, mobilní telefon, stolní počítač nebo zasedací místnost. Bez ohledu na to, zda účastníci uvízli na cestě a potřebují se připojit přes telefon, nebo jsou pozdě do kanceláře a potřebují přepínat mezi zařízeními, videokomunikace může probíhat bez přerušení.
