obsah

Ekosystém spolupráce 

Je snadné se ztratit ve všech komunikačních nástrojích, které se překrývají v kanceláři. S různými nástroji, které nasazují různá oddělení s různými potřebami, je spolupráce na pracovišti jako snažit se komunikovat v kanceláři, kde každý člověk mluví jiným jazykem. Zejména pro IT oddělení je seznam nástrojů ke správě a řešení, s nimiž je třeba držet krok, čím dál tím delší a komplikovanější, protože koncoví uživatelé se stávají nepoctiví a hledají své vlastní nástroje pro ad-hoc schůzky. Často se nakonec potýkají s chaotickou změtí překrývajících se komunikačních nástrojů a seznamu předplatitelských a licenčních poplatků, které je třeba zaplatit, a věřte nám – to je situace, kterou nikomu nepřejeme.

V této příručce poskytujeme několik kroků, které můžete podniknout, abyste napravili komplikace a zmatky, které přináší příliš mnoho překrývajících se nástrojů pro spolupráci, a přeměnili váš ekosystém spolupráce v pečlivě vytvořené mistrovské dílo, které šetří náklady a zdroje.

Co je to ekosystém spolupráce?

Ekosystém spolupráce je soubor nástrojů a služeb, které společnost používá, aby udržela zaměstnance ve spojení. Vybudování skutečně propojeného pracoviště vyžaduje správnou kombinaci nástrojů pro spolupráci a kultury. Váš ekosystém spolupráce by měl být pečlivě propojen, neměl by se překrývat a měl by být dostatečně spolehlivý, aby se svět otáčel. Mělo by být konzistentní mezi uživateli – klid uprostřed technologických turbulencí. Mělo by zajistit, aby interní a externí komunikace byla vysoce kvalitní, časově efektivní a nákladově efektivní. A především by měl umožňovat spolupráci co možná nejsnadněji a bez překážek v konverzaci.

V nedávném průzkumu, který jsme provedli se společností Spiceworks, jsme to zjistili 68 % ze 410 účastníků s rozhodovací pravomocí v oblasti IT, kteří se zúčastnili, uvedlo spolupráci jako vysokou prioritu ve svých kancelářích. Není se čemu divit, že? Neustálá spolupráce a komunikace je to, co udržuje náš obchodní svět v pohybu, zvláště když se tento svět stává stále vzdálenějším a technologicky důvtipnějším.

Jak velké překrývání je příliš mnoho?

IT oddělení hraje klíčovou roli v komunikačních schopnostech organizace. S vzestup vzdálené pracovní síly Definování toho, jak podniky fungují, existuje ještě větší potřeba spolupráce v moderní kanceláři a týmy začnou hledat nástroje, které práci zvládnou, s podporou IT nebo bez ní. Podle našeho průzkumu 56 % osob s rozhodovací pravomocí v oblasti IT nezná skutečné měsíční náklady na předplatné a licence na konference a spolupráci a průměrný velký podnik se zasekl při žonglování přibližně se čtyřmi řešeními od tří různých poskytovatelů. Nejen, že jsou tři řešení a dva poskytovatelé příliš mnoho, ale riziko neřízeného nasazení roste pouze s tím, čím déle čekáte na sestavení strategie spolupráce, která zabrání překrývání a eliminuje nadměrné náklady.

A to mluvíme pouze o řešeních, o kterých IT ve skutečnosti ví. V našem průvodci IT manažer, který rozbil stín ITVe skutečnosti jsme zjistili, že průměrný velký podnik využívá přibližně 1,220 XNUMX jednotlivých cloudových služeb. Obcházení IT a nasazování nástrojů, které neschválili, pouze obchází kritickou správu, integraci a zabezpečení a zabezpečení související s dodržováním předpisů, které pro podnik vytvořili. Zjednodušením na řešení all-in-one nejenže snížíte náklady, ale můžete také zabránit budování zcela ad-hoc ekosystému spolupráce od základů.

Příběhy úspěšných zjednodušení

Společnost 1: Příliš mnoho předplatných pouze pro zvuk
Jeden zákazník k nám přišel z prostředí s velmi segmentovanou uživatelskou základnou uvízlou na starších komunikačních nástrojích. Byly zaměřeny pouze na zvuk, se všemi jednoúčelovými řešeními a bez technologie založené na videu nebo cloudu. I když tato organizace požadovala pouze vytrhnout Band-Aid a kompletně transformovat své komunikační řešení přes noc, zcela by to zatemnilo jejich uživatele pouze pro zvuk, kteří nebyli připraveni na novější technologii.

Nasazením Lifesize jsme nejen nahradili jejich minutová zvuková řešení, ale také jsme upgradovali jejich ekosystém spolupráce tak, aby kromě chatu zahrnoval audio, webové a videokonference v jediném nástroji, který usnadnil přijetí. Už žádné řešení několika řešení, žádné další potíže se školením, žádné ztrácení se ve snaze naučit se více nových technologií najednou.

Společnost 2: Chaos poháněný složitostí
Jednoho dne jsme obdrželi zajímavý telefonát na podporu od zákazníka, který si stěžoval, že Lifesize je pro jejich kancelář příliš složitá. Zjistili jsme, že ve skutečnosti nasazovali vedle Lifesize tolik různých nástrojů, že každá konferenční místnost měla zcela unikátní sadu pokynů k použití. Nikdo nechtěl věnovat čas tomu, aby se učil a pamatoval si, jak pracovat s jednotlivými systémy, a bylo to tak špatné, že v každé místnosti musel sedět jeden člen IT a pracovat na řešení za ně!

První věc, kterou jsme této organizaci doporučili, bylo provést hloubkový proces inventarizace veškerého softwaru řízený IT a odstranit všechny jejich přebytečné nástroje. Implementací Lifesize byla tato společnost schopna sjednotit a zjednodušit spolupráci na pracovišti a ušetřit si příliš mnoho licenčních a hardwarových nákladů. Jen tím, že si vybrali a drželi se jediného řešení pro spolupráci, učinili přijetí, školení a správu hračkou.

Jak vybudovat ekosystém pro spolupráci řízený IT

Změna není snadná, zvláště pokud jde o technologie. Proces přeměny vaší současné sady komunikačních nástrojů na efektivní a zjednodušený ekosystém spolupráce se může rozhodně zdát zastrašující. Naštěstí máme několik kroků, které můžete podniknout, až budete připraveni skočit do toho a začít budovat lepší komunikační řešení pro vaši společnost, protože jako většina věcí v životě jde o to, abyste dosáhli svých cílů krok za krokem.

1. Udělejte si inventuru svých současných technologií spolupráce a toho, jak často jsou používány
Členové vaší organizace s největší pravděpodobností používají aplikace a nástroje, o kterých nevíte. Provedení inventury a identifikace toho, co již používáte, je nejdůležitějším krokem při zjišťování, jaké nástroje potřebujete. Mnoho z této práce může být trochu únavné. Ale vytvořením otevřeného dialogu a zahájením konverzace s ostatními odděleními pomocí ad-hoc nástrojů se můžete stát partnerem a důvěryhodným poradcem namísto špatného policisty a chůvy.

2. Identifikujte nástroje, které jednoduše nepotřebujete
Po identifikaci všech různých nástrojů, které každé oddělení vaší organizace nasazuje, zjistěte, co se skutečně používá a na co se jen sbírá prach. Tím, že si uděláte čas na vyhodnocení svých současných aplikací, věcí a doohickeys, identifikujete, co koncoví uživatelé hledají, a zbavíte se starých řešení, která stojí příliš mnoho nebo která zaměstnanci už ani nepoužívají, můžete zjednodušit své potřeby spolupráce a komunikace.

3. Konsolidujte, kde je to možné
Po identifikaci a vyhodnocení nástrojů, které vaše organizace potřebuje a které nepotřebuje, je pravděpodobné, že zjistíte, že se funkce překrývají. Nejlepší, co v této situaci udělat, je snížit počet prodejců a najít jediné řešení, které sjednotí všechny funkce, které potřebujete. Hladká integrace a zhuštění vašich služeb nejen snižuje náklady, ale také usnadňuje ovládání a nasazení napříč všemi odděleními vaší organizace.

4. Shromážděte klíčové zainteresované strany v každém oddělení, abyste podpořili přijetí nových nástrojů
Samozřejmě, abyste mohli hladce a úspěšně konsolidovat svá technologická řešení, musíte také získat své koncové uživatele, vedoucí oddělení a všechny ostatní v organizaci. Najděte v každém oddělení klíčového partnera, který může pomoci podpořit přijetí a zapojit své kolegy. Tímto způsobem můžete vzbudit nadšení z přijetí a zároveň omezit jakékoli škytavky a překvapení, která by uživatele odstrčila.

Ušetřete peníze, ušetřete čas, zachraňte svou společnost, zachraňte svět

Staňte se IT hrdinou, který převzal vedení a nasadil ve vaší společnosti efektivní ekosystém spolupráce. Provedením inventury, odstraněním starých a nepotřebných nástrojů a jejich nahrazením kompletním řešením pro spolupráci od Lifesize můžete ušetřit náklady, čas a stres pro vás, váš tým a vaši společnost.

Lifesize je vytvořena s ohledem na IT. Nejen, že máme více než deset let zkušeností s navrhováním a vývojem HD kamer a konferenčních telefonů s dotykovou obrazovkou, máme také funkce, jako je sdílený adresář a integrace Skype pro firmy, které usnadňují schůzky a spolupráci. Díky kombinaci zvuku, videa a webových konferencí, chatu a schopnosti streamovat a nahrávat je Lifesize jediným řešením, které potřebujete k dosažení maximální produktivity spolupráce. Podívejte se na interaktivní demo produktu a stáhnout a bezplatnou zkušební verzi 14 vidět Lifesize v akci.