Virtuelle Events gelten nicht mehr als Zukunftsmusik, sondern sind heute fester Bestandteil der Gegenwart. Während die Welt weiterhin durch die Coronavirus-Pandemie watet, sind Online-Veranstaltungen sowohl für große als auch für kleine Versammlungen zum Standardverfahren geworden. Von Konferenzen bis zu Konzerten ist die Vernetzung über digitale Erlebnisse nicht nur möglich, sondern auch praktisch und zielführend. In diesem Artikel tauchen wir tief in das ein, was virtuelle Events sind, und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre physischen Events mit Eventtechnologie in immersive digitale Erlebnisse verwandeln, um die besten virtuellen Events zu erzielen.
Was ist eine virtuelle Veranstaltung?
Eine virtuelle Veranstaltung ist jede organisierte Veranstaltung, die online und nicht persönlich stattfindet. Virtuelle Veranstaltungen können von einem einmaligen Meeting, bei dem verschiedene Moderatoren ihren Bildschirm teilen, bis hin zu einer Reihe mehrerer Sitzungen reichen, die häufig Webinare, Konferenzen oder sogar Feiern umfassen.
Virtuelle Events: Arbeiten, Kontakte knüpfen und Feiern während COVID-19
Angesichts ihrer globalen Reichweite in den letzten Monaten kann man mit Sicherheit sagen, dass die COVID-19-Krise fast jede Branche und jeden Einzelnen in gewisser Weise getroffen hat. Ob es Einführung eines Work-from-Home-Ansatzes oder die Umstellung auf ein Online-Bestellsystem, Gemeinden und Unternehmen auf der ganzen Welt passen sich an eine sich schnell verändernde Landschaft an.
Mit der Fortsetzung der Hausverbote und Protokolle zur sozialen Distanzierung, auch persönliche Veranstaltungen pausieren auf absehbare Zeit. Aber die Show (oder Konferenz) muss weitergehen, und hier kommen virtuelle Veranstaltungen zur Rettung. Anstatt eine geplante Veranstaltung Monate im Voraus abzusagen, betrachten Menschen überall Hindernisse als Chancen und finden innovative Wege, um Online-Veranstaltungen in ihre Arbeitswoche oder ihre sozialen Aktivitäten zu integrieren. Dies alles ist dank moderner und neuerer Technologie möglich Fortschritte bei Videokonferenz-Tools. Einige virtuelle Veranstaltungen konkurrieren sogar mit der persönlichen Version mit Plattformen für virtuelle Veranstaltungen.
4 Arten von virtuellen Events
Virtuelle und hybride Events sind so vielfältig wie die Menschen, die daran teilnehmen, und heutzutage ist es möglich, dass sie mehr denn je besucht werden. Mit weniger Eventualitäten und erheblich niedrigeren Betriebskosten erkennen die Menschen schnell den inneren Wert des virtuellen Raums. Ganz zu schweigen von der Menge Belastbarkeit und Kreativität, die Menschen zum Ausdruck gebracht haben In dieser kritischen Zeit ist der Himmel wirklich die Grenze für die Anzahl und Art von Veranstaltungen, die von persönlich zu online wechseln können.
1. Webinare
Webinare (eine Kombination aus den Wörtern „Web“ und „Seminar“) sind vielleicht keine neue Ressource, aber sie haben in den letzten Monaten sicherlich an Zugkraft und Popularität gewonnen. Der Fokus der heutigen Webinare umfasst eine Vielzahl von Interessen und Branchen, von der Hervorhebung aktueller Themen über das Eintauchen in DIY-Abenteuer bis hin zur Bereitstellung von Expertenmeinungen von Professoren und Geschäftsleuten gleichermaßen. Mit einer schnellen Google-Suche werden Sie es entdecken auf Kinder zugeschnittene Webinare, etwas eher auf Erwachsene ausgerichtet und sogar allgemeines Publikum Themen, die jeder zu schätzen weiß.
2. Konferenzen und Messen
Viele Monate (und manchmal Jahre) werden mit der Vorbereitung einer Konferenz oder Messe verbracht, daher wäre die Absage in vielerlei Hinsicht verheerend. Glücklicherweise haben Unternehmen in diesem Jahr Wege gefunden, ihre Konferenzen zu drehen und online zu verlegen. Microsofts jährliche Entwicklerkonferenz wurde kürzlich als „digitales Event“ für 2020 angekündigt, ebenso wie die Craft Brewers-Konferenz, die eine fünfwöchige virtuelle Version ihres typischen Programms gestartet hat.
3. Partys und Zeremonien
Partys und Zeremonien sind eine Chance, ein bisschen Freude und Aufmunterung in eine ansonsten schwere Situation zu bringen, weshalb die Menschen auch während einer Pandemie nicht aufgehört haben, Gründe zum Feiern zu finden. Trotz Distanzierung verbringen Gruppen immer noch Zeit miteinander digitale Tanzpartys, virtuelle Abschlussfeiern, Preisverleihungen im Internet und Geburtstage gedacht mit Drive-by-Paraden und thematischen Videoanrufen. Es ist klar, dass die Menschen trotz der Verschiebung persönlicher Veranstaltungen weiterhin neue und von Herzen kommende Wege gefunden haben, um dem Anlass gerecht zu werden.
4. Konzerte
Da Veranstaltungsorte aller Größen ihre Türen schließen mussten, schien es, als würden auch Live-Shows unterbrochen. Glücklicherweise haben Künstler und Entertainer weitergemacht und bringen stattdessen ihre Talente direkt in die Wohnungen der Fans. Überall in den sozialen Medien und auf anderen Online-Plattformen sind Live-Events aufgetaucht, darunter a Vielzahl von virtuellen Konzerten von der Metropolitan Opera bis hin zu Folk-Ensembles und Pop-Superstars. Genau wie Partys wird Musik weiterhin genossen werden, auch wenn dies bedeutet, dass die Bühne in unsere Wohnzimmer kommt.
Hosting einer virtuellen Veranstaltung: So verwandeln Sie eine physische Veranstaltung in ein digitales Erlebnis
Das Coronavirus zwingt uns zweifellos dazu ändern, wie wir sowohl in unserem Privat- als auch in unserem Berufsleben agieren, aber es bietet auch eine Entschuldigung, um aus unseren Formen auszubrechen und etwas auszuprobieren, an das wir normalerweise nicht gedacht hätten. Obwohl der Übergang von einer physischen Veranstaltung zu einem digitalen Erlebnis mit einigen Herausforderungen verbunden ist, besteht eine große Chance, dass Sie ein positives, erfolgreiches Ergebnis erzielen, wenn Sie organisiert bleiben und sicherstellen, dass die Teilnehmer vorbereitet sind.
1. Erstellen Sie einen Zeitplan oder eine Reiseroute
Da es bei virtuellen Veranstaltungen nicht möglich ist, dass sich alle gleichzeitig im selben Raum aufhalten, ist Organisation für einen reibungslosen Ablauf unerlässlich. Indem Sie einen Zeitplan für den Tag, die Woche oder die Dauer Ihrer Veranstaltung erstellen, können sich die Teilnehmer auf derselben virtuellen Seite befinden. Ein Plan für die Aktivitäten des Tages hilft dabei, Erwartungen festzulegen und stellt sicher, dass Präsentationen oder Aufführungen pünktlich stattfinden. Denken Sie beim Erstellen eines virtuellen Veranstaltungsplans daran, natürliche Pausen in den Tag einzuplanen, genau wie bei einer persönlichen Veranstaltung.
2. Versenden Sie eine Benachrichtigung mit Regeln für die Veranstaltung
Live-Streaming Eine Veranstaltung von zu Hause aus mag sich weniger formell anfühlen als ein Treffen in einem gemeinsamen Raum, aber es gibt immer noch Parameter in Bezug auf Höflichkeit und digitalen Anstand. Insbesondere wenn Ihre Veranstaltung mehrere Redner oder Interaktionen umfasst, stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie er seine Mikrofone stummschaltet und abwechselnd spricht, damit sich Dialoge nicht überschneiden oder unverständlich werden. Eine kurze E-Mail mit diesen Regeln sollte ausreichen, um unnötige Unterbrechungen oder Verwirrung zu vermeiden und für eine respektvollere Atmosphäre zu sorgen.
3. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer über die erforderliche Hardware, Software und Meeting-Links verfügen
Oberste Priorität bei der Planung einer virtuellen Veranstaltung ist die Überprüfung, ob jeder Teilnehmer über die erforderliche Ausrüstung verfügt und weiß, wie er auf das Meeting zugreifen kann. Die Teilnehmer benötigen wahrscheinlich bestimmte Geräte oder Zubehörteile, um in Echtzeit mit einer hochwertigen Verbindung zu streamen; Wenn nicht, können sie alle zusammen aus der Veranstaltung ausgeschlossen werden. Neben einem sicheren Internetzugang ist eine zuverlässige Konferenztechnik inklusive Hard- oder Softwarekomponenten ein Muss. Können die Veranstaltungsteilnehmer dem Meeting über ihren Webbrowser beitreten oder müssen sie vor Beginn der Veranstaltung eine bestimmte App oder Software herunterladen? Stellen Sie sicher, dass Sie alle Meeting-Links, Passwörter und Anweisungen zum Verbinden mit dem Meeting im Voraus versenden.
4. Verwenden Sie anregende visuelle Elemente
Visuelle Materialien sind für virtuelle Veranstaltungen genauso einflussreich wie die verbalen Elemente, aber es ist wichtig, visuelle Materialien einzubeziehen, die Ihre Präsentation oder Ihr Meeting verbessern und nicht davon ablenken. Erwägen Sie, relevante Diagramme oder Grafiken, Karten, Diagramme oder sogar Videoclips in Verbindung mit der verbalen Botschaft einzubinden. Visuelle Inhalte sollten dafür sorgen, dass Ihr Publikum engagiert bleibt und aktiv zuhört. Wenn es also passend ist, dass Ihre visuellen Elemente interaktiv sind, umso besser.
Denken Sie daran, dass einige Ihrer Teilnehmer visuelle Lerner sind, die sich weitgehend auf Bilder, Bilder und Farben verlassen, um Informationen zu erwerben, während andere eher hörbare Lerner sind. Aber jeder kann wirklich von kollaborativer Kommunikation profitieren, da sie neue Ideen eröffnet und Klarheit in Bezug auf komplexe Strategien bietet. Bitten Sie also nach Möglichkeit um die Teilnahme und das Feedback des Publikums.
Vorteile virtueller Events
Es ist nie einfach, unsere Erwartungen loszulassen, besonders nachdem wir unzählige Stunden mit der Planung und Vorbereitung einer Veranstaltung verbracht haben. Und doch sind inmitten dieser beispiellosen Zeiten Flexibilität und Verbundenheit für unseren Erfolg unerlässlich. Der Wechsel von einer persönlichen Veranstaltung zu einer virtuellen Erfahrung mag schwer vorstellbar sein, aber die Wahrheit ist, dass der Wechsel einige unvorhergesehene Vorteile mit sich bringt.
Leicht zugänglich
Im Gegensatz zu Besprechungen, bei denen die Teilnehmer aufgrund von Reiseanforderungen, späteren Terminkonflikten oder räumlichen Einschränkungen eingeschränkt sein können, kann auf virtuelle Veranstaltungen von jedem mit einem Laptop und einer Breitbandverbindung zugegriffen werden. Virtuelle Konferenzen beinhalten keine Flüge oder Hotelaufenthalte und können stattdessen bequem von zu Hause aus gestreamt werden. Diese erweiterte Zugänglichkeit öffnet sich für Teilnehmer, die ansonsten möglicherweise abgelehnt hätten, und ermöglicht insgesamt eine größere Teilnahme und Inklusion.
Kosteneinsparungen
Es ist immer willkommen, Wege zu finden, die Kosten einer Veranstaltung zu senken, ohne ihre Integrität zu beeinträchtigen, und vielleicht sind nur wenige Dinge effektiver, um das Budget zu reduzieren, als eine virtuelle Veranstaltung zu veranstalten. Live-Streaming spart die Kosten für die Anmietung eines Veranstaltungsraums sowie die Ausgaben für zusätzliche Tische, Stühle, Veranstaltungspersonal, Catering und so weiter. Und während Sie wahrscheinlich immer noch eine Rede- oder Auftrittsgebühr schulden, sparen Sie letztendlich Geld, indem Sie den Transport oder die Unterkunft für Moderatoren und Darsteller überflüssig machen.
Weniger Eventualverbindlichkeiten
Eine Reihe von Variablen sind oft mit persönlichen Ereignissen verbunden, von schlechten Wetterbedingungen bis hin zu Missverständnissen mit Anbietern und häufigen Reiseproblemen. Aber das Schöne an Online-Events ist, dass man all diese Probleme umgehen und sich auf wichtigere Details konzentrieren kann. Live gestreamte Get-Togethers werden nicht im Regen stehen, ein Caterer, der die Hors d'oeuvres vergisst, oder eine Gruppe von Ausstellern, die ihren Flug verpasst haben. Weniger Eventualitäten bedeuten bessere, konsistentere Ergebnisse.
Optimieren Sie Ihre virtuellen Events und gestalten Sie sie mit Lifesize realistischer als je zuvor
Wenn Sie Ihre virtuellen Events auf die nächste Stufe heben möchten, ist Lifesize genau das Richtige für Sie. Die Lifesize-Technologie ermöglicht einzigartig immersive Face-to-Face-Interaktionen durch die Verwendung von beidem hochwertige Videokonferenzausrüstung und benutzerfreundliche Softwaretools. Sie können ein Meeting mit bis zu 300 Teilnehmern veranstalten oder Ihre Veranstaltung mit bis zu 10,000 Zuschauern live streamen. Meeting-Teilnehmer können über die Lifesize-App oder auf das virtuelle Event zugreifen direkt über ihren Webbrowser beitreten ohne zusätzliche Software oder Downloads.
Lifesize beschäftigt Verschlüsselungs- und Datenschutzpraktiken auf Unternehmensniveau um Kunden vor unbeabsichtigtem Zugriff auf ihre sensible Kommunikation und Inhalte zu schützen. Um sicherzustellen, dass Ihre virtuellen Veranstaltungen reibungslos ablaufen, können Sie zusätzlich eine Sitzungsmoderator wer kann das Meeting sperren, störende Teilnehmer entfernen, Teilnehmer stummschalten und die Stummschaltung aufheben, einen Moderator benennen und auf Chat-Fragen antworten oder eine virtuelle „erhobene Hand“. Jetzt gibt es keinen Grund mehr, Pläne zu stornieren und unbegrenzte Möglichkeiten, Ihr virtuelles Event in Gang zu bringen.
Zusammenfassung
Anstatt Ihre Veranstaltungen aufgrund unvorhergesehener Umstände im Zusammenhang mit der Coronavirus-Pandemie abzusagen, verwandeln Sie sie in immersive digitale Erlebnisse. Das Potenzial für Community-Engagement und persönliche Verbindungen geht sicherlich nicht verloren; momentan sieht es nur etwas anders aus. Durch den Einsatz der richtigen Technologie und eines neu konzipierten Ansatzes können Sie nahezu jede Veranstaltung virtuell ausrichten, von Messen und Gipfeltreffen für Führungskräfte bis hin zu Hochzeiten und anderen wichtigen Meilensteinen. Bleiben Sie also organisiert, legen Sie Grundregeln fest und sichern Sie Ihre Bilder für ein unglaubliches digitales Erlebnis.
