Regelmäßige Vorstandssitzungen sind eine entscheidende Komponente für den Aufbau und die Aufrechterhaltung eines erfolgreichen Unternehmens. Für Organisationen in wettbewerbsintensiven Branchen spielt der Vorstand eines Unternehmens eine wichtige Rolle bei der Festlegung der Agenda für das Unternehmen – Festlegung von Prioritäten, Festlegung von Zielen, Überprüfung strategischer Investitionen – und arbeitet dabei eng mit den Führungsteams zusammen, um kurzfristige organisatorische Anforderungen mit langfristigen in Einklang zu bringen Wetten.

Während und nach der Pandemie hat die Notwendigkeit dieses strategischen Denkens und dieser Zusammenarbeit nicht nachgelassen. Tatsächlich ist es sogar noch entscheidender und herausfordernder geworden, was die Notwendigkeit einer starken Führung, Kommunikation und Abstimmung zwischen Vorständen und der C-Suite weiter verstärkt.

Angesichts der enormen Bedeutung der Vorstandssitzung ist es unerlässlich, dass Unternehmensleiter die Vorstandsinteraktionen maximieren, was bedeutet, dass die Sitzungen effizient ablaufen und ein ideales Umfeld für die Zusammenarbeit geschaffen wird. In diesem Artikel erörtern wir Möglichkeiten zur Durchführung einer erfolgreichen Vorstandssitzung mithilfe moderner Technologien, um sicherzustellen, dass alle Parteien unabhängig von ihrem Standort teilnehmen und anwesend sein können.

Was ist eine Vorstandssitzung?

Eine Vorstandssitzung ist eine Sitzung des Vorstands eines Unternehmens, die normalerweise zu bestimmten Zeiten des Jahres abgehalten wird, um unternehmensweite Richtlinien oder Themen zu erörtern. Der Vorstand bestimmt die allgemeine Geschäftsstrategie des Unternehmens, und die Direktoren werden entweder von den Aktionären oder von Mitgliedern der Organisation gewählt. Diese Art von Meetings ist wichtig, weil sie den Verantwortlichen die Möglichkeit bieten, die Entwicklung des Unternehmens zu definieren und zu diskutieren.

Wie oft finden sie statt?

Vorstandssitzungen finden in festgelegten Abständen statt, oft viertel- oder halbjährlich. Sie können häufiger stattfinden, je nachdem, wie Ihr Unternehmen arbeitet und wie oft sich Ihre Direktoren treffen möchten, um Prozesse und Unternehmensfortschritte zu überprüfen. Der Zweck von Vorstandssitzungen besteht darin, dass die Direktoren über alle Probleme sprechen, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist, die Leistung des Unternehmens überprüfen und neue zu erlassende Richtlinien erörtern.

Wie führt man eine Vorstandssitzung durch?

Vorstandssitzungen können persönlich oder über a virtuelle Vorstandssitzung. Heute, da Organisationen nach und nach in die Zentralen und Büros zurückkehren, finden immer mehr Vorstandssitzungen statt Videokonferenzausrüstung oder Besprechungsraumsysteme, da die Technologie eine unglaubliche Klarheit liefert und das Meeting für alle Beteiligten wirkungsvoller macht. Wie du dir vorstellen kannst, nonverbale Kommunikation ist bei dieser Art von Meetings unglaublich wichtig.

Wenn Sie eine virtuelle oder hybride Vorstandssitzung planen, sollten Sie eine Lösung zur Automatisierung von Vorstandssitzungen wie z BoardPAC. BoardPAC lässt sich in Lifesize integrieren Cloud-Videokonferenzen und ermöglicht es Unternehmen, vertrauliche Besprechungen sicher durchzuführen, zusammenzuarbeiten und vertrauliche Dokumente auszutauschen.

5 Themen, die in einer Vorstandssitzung besprochen werden

Wie die meisten Treffen Erstellung einer Tagesordnung es ist wichtig, dass das Meeting beim Thema bleibt und optimistisch ist, wenn es um Zeitmanagement und Meeting-Produktivität geht. Die Zeit aller ist wertvoll und niemand möchte sie in einem schlechten Meeting verbringen. Indem Sie skizzieren, was in Ihrer Vorstandssitzung besprochen wird, können die Vorstandsmitglieder den Besprechungsraum betreten oder sich anmelden, der vorbereitet und auf die vorliegende Tagesordnung ausgerichtet ist. In der Regel decken Vorstandssitzungen diese fünf Ziele ab:

1. Unternehmensleistung

Der erste Punkt auf der Tagesordnung ist normalerweise ein Überblick über die Leistung des Unternehmens seit der letzten Vorstandssitzung. Sprechen Sie darüber, ob sich die Leistungskennzahlen des Unternehmens in die richtige Richtung bewegen und ob die Ziele erreicht wurden.

Sehen Sie sich Verkaufszahlen, Marketing-Traffic und Marktanteil an. Dies ist Ihre Chance, über Meilensteine ​​und Errungenschaften sowie über Bereiche zu sprechen, in denen das Unternehmen Verbesserungs- oder Wachstumschancen hat. Sehen Sie sich verfehlte Ziele, steigende Ausgaben und Zwischenfälle mit Kunden und Auftraggebern an. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um dem Vorstand die Möglichkeit zu geben, die Leistung des Unternehmens zu erörtern und darauf hinzuarbeiten, Lösungen für Fehler und Anreize für Erfolge zu finden.

Gespräche über die Leistung des Unternehmens sollten sich auf kurze Zusammenfassungen beschränken, mit vollständigen Berichten, die den Mitgliedern außerhalb des Meetings zur Einsicht zur Verfügung stehen. Sprechen Sie über die wichtigsten Schmerzpunkte oder Highlights und speichern Sie die Details für Folgeanrufe.

2. Zukunftsstrategien

Nachdem Sie darüber nachgedacht haben, was funktioniert hat und was nicht, ist es schön, nachzufassen und eine Strategie zu entwickeln, was in Zukunft zu tun ist, um das Wachstum Ihres Unternehmens zu fördern. Der Großteil jeder guten Vorstandssitzung sollte darin bestehen, zu diskutieren, welche zukünftigen Strategien umgesetzt und wie sie vom Unternehmen umgesetzt werden.

Oft werden Ideen für neue Strategien von der C-Suite und dem Rest der Unternehmensleitung präsentiert. Dann obliegt es den Vorstandsmitgliedern, diese Ideen, ihre Realisierbarkeit und alle Änderungen, die sie vornehmen würden, zu diskutieren. Das Ziel sollte immer sein, Wachstum zu fördern, egal ob es um Verkäufe, Erweiterungen des Produktportfolios oder die Expansion in neue Märkte geht.

Dies ist die Gelegenheit für das Team, sich an diesen Strategien auszurichten und sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind und dieselben Ziele vor Augen haben, und Aktionspläne umzusetzen, wie diese Ziele im vorgegebenen Zeitrahmen erreicht werden können.

3. Leistungskennzahlen (KPIs)

Nach der Einigung auf Strategien sollte der Vorstand über die diesen Strategien zugeordneten Leistungskennzahlen sprechen. Die Erstellung dieser Aktionspläne geht mit der Identifizierung konkreter Kennzahlen einher, die anzeigen können, wie effektiv Ihre Strategien letztendlich sind.

Ein KPI ist eine Art Leistungsmessung, die Ihnen hilft, die Leistung Ihres Unternehmens zu verstehen. KPIs sollten quantifizierbar sein, auf Ihr Ziel ausgerichtet und in Ihrer gesamten Organisation anwendbar und realistisch erreichbar sein. Sie können diese Vorstandssitzungen nutzen, um konkrete Schritte zur Erfüllung der KPI-Ziele Ihrer Organisation festzulegen. Etwas Beispiele für KPIs sind Net Promoter Scores (NPS), Kundenzufriedenheit und -bindung, Umsatz nach Region, Mitarbeiterfluktuationsrate und Kundenabwanderungsrate.

4. Probleme und Chancen

Mit der Implementierung neuer Roadmaps und Strategien in einer Organisation gehen neue Hindernisse und Herausforderungen einher. Vorstandssitzungen sind eine großartige Zeit, um Hindernisse zu diskutieren und Ideen zu ermutigen, diese zu umgehen.

Sie sollten sich auch neue Möglichkeiten ansehen, die das Management in Betracht zieht, und darüber sprechen, ob es die Zeit und die Ressourcen wert ist, sie zu verfolgen.

5. Aktionspläne erstellen

Sobald alle wichtigen Details besprochen sind, kann der Vorstand über Aktionspläne sprechen, die sich auf die Zukunft des Unternehmens auswirken werden. Diese Pläne können während der Sitzung vorgeschlagen und darüber abgestimmt werden.

Aktionspläne können sich auf Dinge wie verbesserte Verkaufsprozesse, eine neue Marketingstrategie, ein Protokoll zur Kundeneinführung, die Lösung eines wichtigen Unternehmensproblems oder sogar die Festlegung der Tagesordnung für zukünftige Besprechungen beziehen. So ist sichergestellt, dass jeder weiß, was die unmittelbar nächsten Schritte sind.

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Lifesize bietet eine ganze Reihe von Lösungen und Meeting-Tools, um sicherzustellen, dass Ihre Vorstandssitzungen – und alle anderen Meetings – so effizient wie möglich sind, unabhängig davon, ob sie in einem formellen Sitzungssaal oder an verteilten Remote-Arbeitsplätzen abgehalten werden.

Ausrüstung für Videokonferenzen

Das Lebensgroße Ikone 700 ist die führende Videokonferenzlösung für Sitzungssäle. Es ist ein vielseitiges, hochwertiges 4K-Kamerasystem mit einem erstaunlichen 20-fachen Zoom und Touchscreen-Steuerung für flexibles Schwenken/Neigen. Die geräuschreduzierenden Mikrofone und der Opus-Audio-Codec des begleitenden Lifesize Phone HD sorgen für klarere Stimmen als bei einer herkömmlichen Telefonkonferenz. Außerdem mit Lifesize Connect, kann das Icon 700 jetzt mit jeder bevorzugten Cloud-Plattform für Videokonferenzen verwendet werden, einschließlich Microsoft Teams, Zoom, Google Meet und anderen.

Lebensgroße Aktie

Sie wollen so wenig Ausfallzeiten wie möglich, wenn Sie vor dem Vorstand präsentieren. Das Hantieren mit Dongles und Displaykabeln ist einer guten Vorstandssitzung nicht förderlich. Mit Lebensgroße Aktie, können Sie Ihren Bildschirm freigeben und drahtlos in Echtzeit präsentieren. Sie haben sogar die Möglichkeit, ohne Computer von Ihrem Telefon aus zu präsentieren.

Videokonferenzsoftware

Jedes Ihrer Vorstandsmitglieder kann sich von überall aus mit Remote-Meetings verbinden, unabhängig davon, welches Gerät es verwendet. Die Cloud-Videokonferenz-App von Lifesize unterstützt bis zu 500-Wege-Anrufe, Aufzeichnung und Bildschirmfreigabe, und jeder Anruf wird für Ihre sicheren, vertraulichen Gespräche verschlüsselt.

Kaptivo-Zimmer

Bei all der Planung, Strategiefindung und Zahlenverarbeitung, die während Vorstandssitzungen stattfinden kann, möchten Sie manchmal einfach nur auf einem Whiteboard zeichnen, Diagramme erstellen oder Brainstorming durchführen. Kaptivo digitale Whiteboard-Kameras Ermöglichen Sie den Teilnehmern der Vorstandssitzung die Zusammenarbeit, indem Sie physische Whiteboard-Live-Inhalte digitalisieren, speichern und in der Videokonferenz teilen.

Konklusion

Mit der richtigen Technologie können Vorstandssitzungen ansprechend und informativ sein und die strategischen Aussichten Ihres Unternehmens erheblich verbessern. Wir bei Lifesize möchten, dass Sie sich auf die Besprechungsinhalte konzentrieren, nicht auf die Tools, mit denen Sie sich treffen. Aus diesem Grund bieten wir die Möglichkeit, Ihre Vorstandssitzungen vollständig zu rationalisieren, sodass es wirklich um die Sitzung, die beteiligten Personen, die geplanten Pläne und nichts anderes geht.

Häufig gestellte Fragen zur Vorstandssitzung [FAQs]

Die Durchführung erfolgreicher Vorstandssitzungen ist ein wichtiger Bestandteil der Führung eines Unternehmens. Hier sind einige häufig gestellte Fragen und Antworten dazu, wie Sie Ihr nächstes Meeting zu einem Erfolg machen können.

Wie lange sollte eine Vorstandssitzung dauern?

Vorstandssitzungen sollten nicht länger als zwei bis drei Stunden dauern. Die Zeit Ihrer Vorstandsmitglieder ist sehr wertvoll, und die Meetings sollten sich auf Themen auf strategischer Ebene konzentrieren, wobei kleinere Details für Folgesynchronisierungen und separate Meeting-Zeiten übrig bleiben.

Wie oft sollen Vorstandssitzungen stattfinden?

Die Häufigkeit von Vorstandssitzungen für Ihre Organisation hängt wirklich davon ab, wie oft sich Ihre Vorstandsmitglieder wohl fühlen. Vierteljährliche, halbjährliche und jährliche Treffen sind üblich – alles, was häufiger ist, ist zu kurz, um ein echtes Unternehmenswachstum oder Fortschritte bei den eingeführten Aktionsplänen zu sehen.  

Wer nimmt normalerweise an Vorstandssitzungen teil?

An Vorstandssitzungen nehmen in der Regel die Vorstandsvorsitzenden und Abteilungsleiter sowie die Vorstandsmitglieder teil. Auch Personen, die für die Tagesordnung von Interesse sind, können anwesend sein.

Besprechungsraumsysteme für die Zusammenarbeit

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