Geschäftskontinuitätsplanung: Definition, Beispiele und wie man eine schreibt

Die COVID-19-Krise überraschte Unternehmen auf der ganzen Welt und ließ Unternehmen darüber ringen, wie sie ihren Betrieb am Laufen halten und gleichzeitig eine vollständig remote arbeitende Belegschaft und neue Geschäftsprozesse unterstützen können. Ein kürzlich Umfrage zur Geschäftskontinuität des Branchenforschungsunternehmens Gartner zeigte, dass sich nur 12 % der Unternehmen gut auf die Auswirkungen des Coronavirus vorbereitet fühlten. „Dieser Mangel an Vertrauen zeigt, dass viele Unternehmen das Risikomanagement auf veraltete und ineffiziente Weise angehen“, sagte Matt Shinkman, Vice President in der Risk and Audit-Praxis von Gartner. „Die am besten vorbereiteten Unternehmen werden die durch das Coronavirus verursachten Störungen weitaus besser bewältigen als ihre weniger vorbereiteten Kollegen.“

Katastrophale Ereignisse wie die Coronavirus-Pandemie sind unmöglich vorherzusagen, daher muss Ihr Unternehmen im Voraus mit einem Business-Continuity-Plan vorbereitet sein. Ein Business-Continuity-Plan trägt nicht nur dazu bei, Risiken in einem Katastrophenfall zu mindern, sondern schützt auch Ihre Mitarbeiter und Vermögenswerte und stellt sicher, dass sich Ihr Unternehmen so schnell wie möglich erholt. Auf eine Krise schlecht vorbereitet zu sein, kann für ein Unternehmen extrem kostspielig sein. Gartner schätzt, dass im Durchschnitt Unternehmen verlieren während Ausfallzeiten jede Minute 5,600 US-Dollar, was einem Bereich von 140,000 bis 540,000 US-Dollar pro Stunde entspricht. In diesem Blog erläutern wir die Gründe für einen aktuellen und getesteten Business-Continuity-Plan und geben Tipps für die Erstellung eines Business-Continuity-Programms, das Ihr Unternehmen im Krisenfall schützt. 

 

Gelbe Blöcke fallen um, aber ein Finger hält einen violetten Block hoch 

Was ist ein Business-Continuity-Plan?

Ein Business Continuity Plan (BCP) ist ein Dokument, das Verfahren zur Aufrechterhaltung des Betriebs oder zur schnellen Wiederaufnahme des Betriebs während einer ungeplanten Störung, Katastrophe oder Krise umreißt. Ein BCP identifiziert in der Regel wichtige Notfallhelfer und enthält detaillierte Anweisungen, die eine Organisation im Falle einer erheblichen Störung befolgen muss.

 

Warum Sie einen Plan brauchen: 5 Arten von Krisen, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert werden könnte

Eine Krise kann jedes unvorhergesehene Ereignis sein, das eine instabile und gefährliche Situation für ein Unternehmen verursacht. Früher oder später werden alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe oder Branche in eine Krise geraten. Im Folgenden sind die fünf häufigsten Arten von Krisen aufgeführt, denen ein Unternehmen ausgesetzt sein könnte. 

1. Finanzkrise 

Eine Finanzkrise tritt auf, wenn ein Unternehmen an Wert verliert und das Unternehmen erheblich mehr Geld schuldet, als es vernünftigerweise zahlen kann. Typischerweise tritt dies auf, wenn sich der Markt plötzlich verändert oder die Nachfrage nach dem Produkt oder der Dienstleistung des Unternehmens dramatisch zurückgeht. Beispielsweise könnte ein Konkurrent, der ein ähnliches, aber überlegenes Produkt zu niedrigeren Grundkosten auf den Markt bringt, die Nachfrage nach Ihrem Produkt erheblich sinken lassen, was zu einem erheblichen finanziellen Verlust für Ihr Unternehmen führen würde. Finanzkrisen führen unmittelbar zu einem Wertverlust eines Unternehmens und können das Vertrauen in das Unternehmen bei Mitarbeitern, Investoren und Kunden untergraben. 

2. Systemausfälle oder Ausfallzeiten

Informationstechnologie (IT) sowie wichtige Geschäftsanwendungen und -systeme sind für den täglichen Betrieb und den reibungslosen Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung. Technologische Ausfälle, Cyberangriffe, Ausfälle oder Sicherheitsverletzungen können den Betrieb eines Unternehmens stark beeinträchtigen oder ganz zum Erliegen bringen, was zu enormen Verlusten für die Organisation führt. Häufige Nachrichten über Datenverstöße veranschaulichen, wie diese Art von Risiko für Unternehmen zunehmend Anlass zur Sorge gibt. IT-Ausfälle und Sicherheitsverletzungen können auch den Ruf des Produkts oder der Dienstleistung stark beeinträchtigen.

3. Ungeplanter Verlust von Schlüsselpersonal

Eine Personalkrise tritt auf, wenn ein Mitarbeiter oder eine Schlüsselperson, die mit einer Organisation verbunden ist, das Unternehmen aufgrund von Gesundheit, Fehlverhalten oder anderen unvorhergesehenen Umständen abrupt verlässt. Der ungeplante Verlust wichtiger Mitarbeiter, insbesondere in Führungspositionen, wirkt sich oft nachhaltig und negativ auf die Geschäftsentwicklung aus. Wenn das Ausscheiden des Mitarbeiters auf Fehlverhalten zurückzuführen ist, kann das Unternehmen außerdem Gegenreaktionen und Reputationsschäden erleiden, wenn die Straftat als Spiegelbild der Unternehmenskultur wahrgenommen wird. Soziale Medien haben die Geschwindigkeit und den Umfang der negativen Publizität von Fehlverhalten von Mitarbeitern verstärkt. 

4. Organisatorische Missetaten

Ein Organisationsdelikt liegt vor, wenn sich die Unternehmensleitung willentlich und wissentlich in einer Weise verhält, die negative Folgen für ihre Anteilseigner, Mitarbeiter oder Kunden hat. Diese Art von Krise kann ein Unternehmen umfassen, das wichtige Informationen zurückhält, Mitarbeiter ausbeutet, irreführende Richtlinien anwendet, Führungsbefugnisse missbraucht oder die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens falsch darstellt. Ein Beispiel für ein Organisationsvergehen ist ein Automobilhersteller, der sein neustes Modellauto mit defekten Bremsen verkauft. Unabhängig davon, ob dieses Vergehen unbeabsichtigt oder geplant war, wird die öffentliche Kenntnis des Vergehens mit ziemlicher Sicherheit zu Reputations- oder finanziellen Schäden für das Unternehmen führen. 

5. Naturkatastrophen

Eine Naturkatastrophe ist jedes katastrophale Phänomen, das sich negativ auf ein Unternehmen auswirkt, wie z. B. ein Vulkan, ein Erdbeben, eine Überschwemmung, ein Hurrikan, ein Tornado oder der Ausbruch eines Virus. Schäden, die durch diese Katastrophen verursacht werden, sind in der Regel von großem Ausmaß und können einen ganzen Bereich oder eine Branche oder sogar die Weltwirtschaft betreffen. Die jüngste COVID-19-Pandemie ist ein Beispiel für eine Naturkatastrophe, die Volkswirtschaften, Mitarbeiter und Organisationen auf der ganzen Welt negativ beeinflusst hat. 

 

So schreiben Sie einen Business Continuity Plan in 5 Schritten

Die Erstellung eines Business-Continuity-Plans trägt zum Schutz Ihrer Vermögenswerte und Ihres Personals bei und gibt Ihnen die besten Chancen, eine unerwartete Krise erfolgreich zu meistern. Obwohl niemand vorhersagen kann, wann und wie sich verheerende Ereignisse negativ auf sein Geschäft auswirken werden, ist Krisenmanagement wichtig, da es Ihnen hilft, sich im Voraus darauf vorzubereiten.

Um mit dem Brainstorming und dem Entwurf Ihres Business-Continuity-Plans zu beginnen, bilden Sie ein Team, das sich aus Mitarbeitern zusammensetzt, die über fundierte Kenntnisse Ihrer Geschäftsfunktionen und -prozesse verfügen. Es ist besonders wichtig, funktionsübergreifende Vertreter aus den Bereichen IT, Human Resources und Finanzen einzubeziehen, um festzustellen, welche Strategien und Pläne umsetzbar sind. 

Für diejenigen, die noch keinen Business-Continuity-Plan erstellt haben, können Sie die folgenden Schritt-für-Schritt-Anweisungen befolgen. Vielleicht möchten Sie auch a verwenden Vorlage für einen Business-Continuity-Plan um Sie beim Entwurfsprozess zu unterstützen. 

Schritt 1: Führen Sie eine Business-Impact-Analyse durch 

Der erste Schritt bei der Entwicklung eines unternehmensweiten Business-Continuity-Plans ist die Durchführung von a Analyse der Geschäftsauswirkungen und Risikobewertungsübung. Die erste Überprüfung wird Bedrohungen für Ihr Unternehmen identifizieren und bestimmen, wie sich jede Krise auf Ihr Unternehmen auswirkt. Versuchen Sie, eine erschöpfende Liste zu erstellen, die offensichtliche Risiken – wie physische Schäden an Ihrem Gebäude durch extremes Wetter oder eine plötzliche Marktveränderung – sowie undurchsichtige Bedrohungen wie den Ausbruch eines ansteckenden Virus enthält. Bei der Ermittlung von Betriebszeitverlusten oder Verzögerungen aufgrund einer Katastrophe oder Krise ist es wichtig, die besten und schlimmsten Szenarien zu berücksichtigen. Nach Abschluss sollten Sie die finanziellen Auswirkungen quantifizieren, die jedes Ereignis möglicherweise auf Ihr Unternehmen haben könnte, damit Sie entsprechend planen können.

Schritt 2: Besprechen Sie Wiederherstellungsoptionen

Ihr Team sollte nun Strategien zur Erholung von einer Krise und den besten Weg zur Wiederherstellung des Geschäftsbetriebs für jedes Szenario besprechen. Geben Sie die erforderlichen Ressourcen an, die für die Durchführung einer Notfallreaktion erforderlich sind, jede Wiederherstellungsoption und wie diese Ressourcen funktionieren sollten. Für Schäden an Ihren physischen Gebäuden oder um die Ausbreitung eines Virus zu verringern, Implementieren Sie einen Tech-Stack und IT-Strategie, die eine Remote-Belegschaft unterstützen und Ihren Betrieb außerhalb des Büros am Laufen halten kann. 

Darüber hinaus unterstützen viele Drittunternehmen Business-Continuity- und IT-Recovery-Strategien für kritische Geschäftsfunktionen. Bei IT-Ausfällen und -Sicherheitsverletzungen können Sie erwägen, einen Anbieter zu beauftragen, der darauf spezialisiert ist Dienstleistungen zur Verhinderung von Datenverlust im Voraus. Abhängig von der Größe Ihrer Organisation und den verfügbaren Ressourcen gibt es möglicherweise viele verschiedene Wiederherstellungsoptionen, die für jedes Ereignis untersucht werden können.

Schritt 3: Verfeinern Sie Ihren Kontinuitätsplan

Jetzt ist es an der Zeit, jedes Krisenszenario Ihren Wiederherstellungsplänen zuzuordnen, um die Liste auf die besten Optionen einzugrenzen. Entscheiden Sie, welche Strategien Ihrem Unternehmen helfen, sich so schnell wie möglich zu erholen und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter und Vermögenswerte zu schützen. Während Sie Pläne für Best- und Worst-Case-Szenarien haben möchten, ist es wichtig, die Pläne mit leicht verständlichen Anweisungen zu vereinfachen. Denken Sie daran, dass Notfallhelfer und Mitarbeiter diese Pläne möglicherweise mit nur einem kurzen Vorlauf umsetzen müssen, wenn eine Katastrophe eintritt.

Schritt 4: Schulen Sie Ihr Team 

Ein großartiger Plan ist nur so gut wie seine Ausführung. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Krisen schulen und schulen. Identifizieren Sie zunächst wichtige Mitarbeiter, die im Notfall als erste den Business-Continuity-Plan unterstützen und befolgen. Diese Mitarbeiter sollten ihre spezifischen Verantwortlichkeiten und Rollen im Plan kennen. Während Ihre benannten Notfallhelfer die meiste Schulung benötigen, sollten Sie Ihre gesamten Mitarbeiter in die BCP einbeziehen, auch wenn sie nicht direkt betroffen sind. Integrieren Sie Kontinuitätsschulungen in Ihre Unternehmenskultur, damit alle Mitarbeiter wissen, wie sie auf verschiedene Szenarien reagieren müssen und an wen sie sich im Notfall wenden sollten. 

Erörterung der Notwendigkeit einer Unternehmenskontinuitätskultur, MHA Consulting's Richard Long schreibt, „Wenn eine Organisation eine Kontinuitätskultur hat, stellen sich ihre Mitarbeiter ständig die Frage: Wie stellen wir sicher, dass dieser Prozess, diese Anwendung oder Funktion im Katastrophenfall (auch in einem heruntergestuften Zustand) verfügbar bleibt?“

Schritt 5: Planen Sie die Übergangsphase

Planen Sie schließlich die Übergangsphase, um wieder in den normalen Betrieb zurückzukehren und nach der Krise zu arbeiten. Bestimmen Sie, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, bevor der Geschäftsbetrieb wieder aufgenommen werden kann. Wenn Ihr physisches Gebäude beschädigt wurde, welche Schritte müssen abgeschlossen werden, bevor die Mitarbeiter sicher ins Büro zurückkehren können? Wenn eine Schlüsselperson, die mit Ihrem Unternehmen verbunden ist, aufgrund von Fehlverhalten plötzlich ausscheidet, wie werden Sie dies Ihren Mitarbeitern mitteilen und ihnen helfen, wieder in einen normalen Arbeitsablauf zurückzukehren? Die Auswirkungen einiger Ereignisse können für Ihre Mitarbeiter sehr persönlich sein und weit über den ersten Schock hinausgehen. Es ist wichtig, verschiedene Szenarien zu planen, wie und wann der Geschäftsbetrieb nach einer Krise wieder normalisiert werden kann.

 

Geschäftskontinuitätsplan in der COVID-19-Ära

Die COVID-19-Pandemie stellt eine ernsthafte Bedrohung für Einzelpersonen, Unternehmen und ganze Volkswirtschaften auf der ganzen Welt dar. Viele Unternehmen verpflichtend implementiert Work-from-Home-Richtlinien für ihre gesamte Belegschaft, um die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen. Angesichts der anhaltenden Unsicherheit rund um das Coronavirus stehen Unternehmen nun vor einer neuen Herausforderung: Wie und wann Mitarbeiter sicher an den Arbeitsplatz zurückkehren können. Auch wenn Ihr anfänglicher Fokus darauf liegt, Ihre Mitarbeiter wieder ins Büro zu bringen, müssen Sie die Sicherheit, den Komfort und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten. Hier sind unsere fünf Empfehlungen für die Planung des Business Continuity Managements in der COVID-19-Ära.

1. Arbeiten Sie an einem Hybridmodell aus Heimarbeit und Büro

Nicht alle Mitarbeiter werden bereit sein, nach der Unterdrückung von COVID-19 ins Büro zurückzukehren. Einige müssen aus medizinischen oder persönlichen Gründen weiterhin von zu Hause aus arbeiten und müssen daher in Ihrem Planungsprozess berücksichtigt werden. Andere Mitarbeiter sind bereit und bestrebt, wieder Vollzeit ins Büroleben zurückzukehren, oder möchten vielleicht weiterhin remote arbeiten, aber ein paar Tage pro Woche ins Büro pendeln. Erwägen Sie die Einführung von a hybrides Arbeitsmodell Einige Mitarbeiter arbeiten dauerhaft oder abwechselnd im Büro und andere von zu Hause aus. Dies gibt Ihren Mitarbeitern die Flexibilität, von dort aus zu arbeiten, wo sie sich am wohlsten fühlen, und hält alle während dieser Übergangsphase produktiv und engagiert. Entscheiden Sie, was das Ziel des Business Recovery Points ist, und entscheiden Sie, was für Ihre Teammitglieder am besten funktioniert; vollständig remote, hybrides Arbeitsmodell oder die traditionelle Büroumgebung.  

2. Bauen Sie einen Tech-Stack auf, der Remote-Arbeit unterstützt

Um eine verteilte Belegschaft aus Remote- und In-Office-Mitarbeitern zu unterstützen, müssen Sie investieren Tools, die nahtloses Arbeiten und Zusammenarbeit ermöglichen unabhängig von den Standorten Ihrer Mitarbeiter. Cloud-basierte Technologie ermöglicht es Mitarbeitern, effektiv von überall aus zu arbeiten, wo sie eine Verbindung zum Internet herstellen können. Produktivität und Zusammenarbeit finden nicht mehr an einem einzigen Bürostandort statt. Über die Cloud bereitgestellt, Videokonferenzen, Messaging-Apps und Projektmanagement-Tools machen es für verteilte Teammitglieder einfacher als je zuvor, sich zu treffen, Ideen auszutauschen und nahtlos zusammenzuarbeiten, auch wenn sie nicht physisch zusammen sind. 

3. Schaffen Sie eine Video-First-Kultur 

Mitarbeiterzufriedenheit und -zufriedenheit gehen Hand in Hand mit einer kollaborativen und integrativen Kultur. Dies ist besonders wichtig beim Übergang zu einem hybriden Arbeitsmodell, das aus Remote- und In-Office-Mitarbeitern besteht. Remote-Mitarbeiter sollten sich genauso informiert und einbezogen fühlen wie ihre Kollegen im Büro. Ein ... kreieren Video-First-Kultur das der Verwendung von Videokonferenz-Tools für alle Teambesprechungen Priorität einräumt, im Gegensatz zu reinen Audio-Konferenzgesprächen oder textbasierten Tools. Die persönlichen Interaktionen helfen Teams mit Remote-Mitarbeitern, während der Besprechungen engagiert zu bleiben und kooperative und authentische Beziehungen aufzubauen. 

4. Reduzieren Sie die Übertragung von Coronaviren im Büro

Der beste Weg, die Ausbreitung des Virus am Arbeitsplatz zu stoppen, besteht darin, die Keime von vornherein aus dem Büro fernzuhalten. Dies beginnt damit, dass Sie Ihre Belegschaft über die Anzeichen und Symptome von COVID-19 aufklären und die Mitarbeiter ermutigen, zu Hause zu bleiben, wenn sie sich krank fühlen. Darüber hinaus sollten die Mitarbeiter folgen CDC-Richtlinien für soziale Distanzierung im Büro und praktizieren eine gute Hygiene, indem sie sich den ganzen Tag über gründlich die Hände waschen. Die Arbeitsplätze müssen ausreichend voneinander entfernt sein und jeden Tag gründlich desinfiziert und gereinigt werden, um die Ausbreitung des Virus einzudämmen. 

5. Erstellen Sie eine Notfallstrategie

Ihr Business-Continuity-Plan für die Rückkehr an den Arbeitsplatz nach COVID-19 sollte eine Notfallstrategie für den Fall beinhalten, dass das Virus im Büro ausbricht. Der Schlüssel zu einer soliden Notfallstrategie, die die Ausbreitung des Virus schnell stoppt, sind Vorbereitung und Kommunikation. Wenden Sie sich umgehend an Ihre Mitarbeiter, wenn ein Mitarbeiter positiv auf das Virus getestet wird oder mit einer infizierten Person in Kontakt kommt. Mitarbeiter sollen kurzfristig in die Telearbeit einsteigen können. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter täglich ihre Laptops mit nach Hause nehmen und mit ihnen arbeiten müssen. 

 

Fazit

Wir werden selten im Voraus darüber informiert, dass ein katastrophales Ereignis bevorsteht. Selbst mit etwas Vorlaufzeit können mehrere Dinge schief gehen, wenn sich die Ereignisse auf unerwartete Weise entwickeln. Ein effektiver Business-Continuity-Plan ist das beste Sicherheitsnetz für eine Organisation, die mit einer Krise konfrontiert ist. Auch wenn die Erstellung des Plans mit Kosten und Zeit verbunden ist, ist ein BCP für Ihr Unternehmen von unschätzbarem Wert. Gut durchdachte und ausgeführte Pläne geben Ihrem Unternehmen die besten Chancen, Ihre Mitarbeiter und Vermögenswerte zu schützen und gleichzeitig den Betrieb in einer Krise rechtzeitig aufrechtzuerhalten oder wiederherzustellen.