Meetings haben heutzutage einen ziemlich schlechten Ruf, und es fühlt sich an, als hätten wir vielleicht vergessen, warum Meetings überhaupt entstanden sind. Sie sind ideal dafür geschaffen, Zeit für die Zusammenarbeit zu blockieren und Brainstorming, aber allzu oft verwandeln sie sich in schreckliche Zeitsperren, in denen dieselben Leute immer wieder über dieselben Themen sprechen, den Arbeitsablauf unterbrechen und die Produktivität herabsetzen.
Allein für amerikanische Unternehmen durchschnittlich 37 Milliarden Dollar wird für die Teilnahme und Moderation von Meetings aufgewendet. Mit durchschnittlich 31 Stunden, die ein Arbeitsmonat im Besprechungsraum verbringt (die Hälfte davon geben die Teilnehmer als a Zeitverschwendung), was können wir tun, um diese Zeit klüger und produktiver zu nutzen?
Tipps und Tricks für ein produktives Meeting
Stellen Sie fest, ob ein Meeting wirklich der beste Weg ist, um die Informationen weiterzugeben, die Sie teilen müssen
Jedes Mal, wenn Sie eine Frage beantworten müssen, eine Stunde mit dem gesamten Team zu blockieren, ist möglicherweise nicht die klügste und effektivste Art, Dinge am Arbeitsplatz zu erledigen. Bevor Sie fortfahren und diese Einladung senden, fragen Sie sich: „Kann dies in einem Chat, einer E-Mail oder einem kurzen Videoanruf beantwortet werden?“
Richten Sie kürzere Besprechungszeiten ein
Dies ermutigt Ihre Meeting-Teilnehmer, den Smalltalk zu überspringen und direkt zum Punkt zu kommen. XNUMX-minütige Meetings wirken auch weniger intensiv und einschüchternd als einstündige Meetings, und sie geben Ihnen Zeit, Follow-up-E-Mails zu senden und sich auf Ihren nächsten Anruf vorzubereiten. Wenn Sie ein Lifesize-Benutzer sind, können Sie viel über Ihr Unternehmen erfahren durchschnittliche Besprechungszeit der Admin-Konsole.
Senden Sie im Voraus eine Meeting-Agenda
Eine Tagesordnung sorgt dafür, dass sich die Teilnehmer auf das Besprochene konzentrieren, und gibt den Teilnehmern Zeit, ihre Beiträge zum Meeting im Voraus vorzubereiten, anstatt wertvolle Zeit damit zu verschwenden, Daten vor Ort zu suchen.
Verwenden Sie die 2/3-Regel
Wenn du das machst Tagesordnung und beginnen Sie, die Teilnehmer zusammenzubringen, stellen Sie sicher, dass jede Person in der Besprechung an mindestens zwei der drei besprochenen Dinge beteiligt ist. Auf diese Weise haben die Leute nicht das Gefühl, an einem Meeting teilzunehmen, in dem sie nicht gebraucht werden.
Verwenden Sie Technologie für Besprechungsräume
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Notarzttermine anstehen oder sich Besprechungszeiten überschneiden. Virtuelle Besprechungsräume ermöglichen es Ihnen, die richtigen Personen zu Ihren Besprechungen einzuladen, egal wo sie sich befinden. Und mit einer Videokonferenzlösung wie Lifesize können Sie Ihre Videokonferenzen aufzeichnen und die Zusammenfassung teilen, sodass niemand die besprochenen Inhalte verpassen muss.
Meetings müssen nicht scheiße sein. Probieren Sie diese Best Practices für Besprechungsräume aus und zeigen Sie Ihren Teams, wie ein produktives Besprechungserlebnis mit den richtigen Tools und einer kollaborativen Denkweise aussehen kann.
