Wir alle wissen, wie es aussieht, während eines Meetings unvorbereitet zu sein – Sie wissen schon, dieser Typ, der nicht weiß, wie man die Technologie im Meetingraum nutzt, um seine Präsentation zu starten, oder einfach nicht weiß, was während des Meetings passiert, weil er es wusste. t seine Hausaufgaben vorher machen.

Eine gute Vorbereitung auf Ihre Videokonferenz-Meetings/-Events erspart Ihnen nicht nur Peinlichkeiten während des Anrufs, sondern macht auch die virtuelles Ereignis/Meeting effizienter und ansprechender. Und in einer Zeit, in der fast alle Unternehmen wegen Corona von zu Hause aus arbeiten, werden es Ihnen Ihre Kollegen danken.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie sich richtig auf ein virtuelles Meeting vorbereiten, von den grundlegenden technischen Dingen bis hin zur Präsentation Ihrer Ideen und zum aktiven Beitrag zum Erfolg des Meetings.

Geschäftsmann in einer Telefonkonferenz mit seinem Laptop und Notizen aufschreiben

4 Tipps zur Vorbereitung auf ein virtuelles Meeting

1. Holen Sie sich die Grundlagen

Der grundlegendste Aspekt bei der Vorbereitung auf ein virtuelles Meeting ist das Wissen, wie die verwendete Online-Meeting-Technologie verwendet wird. Stellen Sie vor der Telefonkonferenz sicher, dass Sie wissen, wie Sie sich mit dem Anruf verbinden und Ihren Bildschirm freigeben können. Wenn der Anruf auf einer Anwendung gehostet wird, die Sie noch nie zuvor verwendet haben, nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um die App herunterzuladen oder alle erforderlichen Plug-ins zu installieren. Während einige Videodienste wie Lifesize nativ in Ihrem Webbrowser ausgeführt werden, erfordern andere möglicherweise zusätzliche Installationsschritte. 

Als nächstes sollten Sie immer Ihre Audio- und Videoeinstellungen überprüfen. Die meisten Online-Meeting-Apps verfügen über eine Einstellungsfunktion, mit der Sie überprüfen können, ob Ihre Kamera und Ihr Mikrofon wie erwartet funktionieren und ob Ihre bevorzugte Audioquelle ausgewählt ist (Kopfhörer oder Lautsprecher). Während dieses Vorgangs können Sie das Framing Ihres Videos überprüfen und sich vergewissern, dass dies der Fall ist richtige Beleuchtung um sicherzustellen, dass sowohl Sie als auch Ihre Umgebung professionell aussehen. Wenn Sie während des Meetings präsentieren, stellen Sie sicher, dass Sie alle nicht relevanten Registerkarten schließen und Benachrichtigungen auf Ihrem Laptop stumm schalten. 

2. Teilen Sie Ihr Wissen vor dem Meeting

Jetzt wenden wir uns der weniger technischen Seite der virtuellen Meeting-Vorbereitung zu. Wie viel Sie vor Ihrem Meeting vorbereiten müssen, hängt davon ab, wie viel Verantwortung Sie während des Meetings haben, aber einige übergreifende Prinzipien können die Effektivität des virtuellen Meetings für alle Teilnehmer erheblich steigern. Erstens sollte jeder schon vor Beginn der Telefonkonferenz die besprochenen Themen und die Ziele des Meetings kennen. Wenn Sie das virtuelle Meeting leiten, stellen Sie sicher, dass Sie eine erstellen Tagesordnung und senden Sie es vor Beginn des Anrufs an Ihr gesamtes Team. Die Agenda wird wichtige Gesprächsthemen ansprechen und das Ergebnis des Meetings definieren, damit jeder informiert und vorbereitet zum virtuellen Meeting kommen kann. 

Begleitende Sitzungsunterlagen sollten auch mit der Sitzungsagenda gesendet werden. Für Projektarbeitsgruppen kann es sich lohnen, einen gemeinsamen Dokumentenordner einzurichten oder einen Kanal darin anzulegen Microsoft Teams oder Slack Materialien aufzubewahren. Stellen Sie nur sicher, dass Sie, egal welchen Ansatz Sie zum Teilen verfolgen, dies sicher und idealerweise gemäß a tun Null-Vertrauen Sicherheitsstrategie.

Wenn Sie ein Meeting-Teilnehmer sind und vor Beginn der Telefonkonferenz keine Tagesordnung erhalten haben, wenden Sie sich an den Meeting-Organisator, um zu fragen, welche Themen und Materialien während des Meetings besprochen werden. Wirksam virtuelle Präsentationen und Meetings verlassen sich darauf, dass jeder das Meeting-Material liest und sich im Voraus vorbereitet. Wie Nancy M. Settle-Murphy in ihrem Buch betont Führen effektiver virtueller Teams, sich nicht auf Besprechungen vorzubereiten, ist ein ethischer Verstoß gegen Ihr Team, denn wenn andere sich die Zeit nehmen müssen, Sie einzuholen, stiehlt das dem Team Zeit – und das ist eine respektlose Angewohnheit.

3. Mach deine Hausaufgaben

Das Vorlesen des Materials, das sich auf das Treffen bezieht, ist nur der Anfang. Sie sollten sich auch die Zeit nehmen, über Ihre Meinung zu den Sitzungsthemen nachzudenken und Fragen, Bemerkungen und Kommentare vorzubereiten. Sie müssen nicht alle Antworten haben. Manchmal müssen Sie nur zum Nachdenken anregende Fragen haben und erklären können, warum es wichtig ist, diese Fragen zu untersuchen, um in einem Meeting wirklich aufzufallen. 

Versuchen Sie beim Recherchieren der Meeting-Themen frische Ideen und realistische neue Strategien zu entwickeln, um die Meeting-Ziele zu erreichen. Erstellen Sie bei Bedarf relevante Grafiken, die Ihre Kommentare und Ideen unterstützen und die Sie während des virtuellen Meetings teilen können. 

Wenn das Thema des Meetings umfangreich ist oder Sie damit nicht vertraut sind, versuchen Sie, sich auf einen wichtigen Beitrag zu konzentrieren, den Sie während des Meetings leisten können, und lassen Sie Ihren Kommentar zählen. Man muss nicht viel sagen, um wahrgenommen zu werden. Seien Sie stattdessen das Teammitglied, das hochwertige Fakten, Ideen und Lösungen zu einem bestimmten Thema auf leicht verständliche und verdauliche Weise beisteuert. Ihre Möglichkeit, während des virtuellen Meetings zu sprechen, kann begrenzt sein, insbesondere wenn größere Persönlichkeiten an der Telefonkonferenz teilnehmen. Bereiten Sie sich also darauf vor, Ihre Kommentare kurz und präzise zu halten. 

Effektives Auftreten in einem virtuellen Meeting ist eine Fähigkeit, die erlernt werden muss, wie die meisten Dinge im Geschäftsleben. Schreiben Sie vor dem Meeting Ihre Kommentare auf und üben Sie, sie laut auszusprechen, bis Sie bequem über das Thema des Meetings und Ihre Strategien und Ideen sprechen können. Denken Sie daran, Übung macht den Meister. 

4. Gehen Sie weiter

Wenn Sie mit den oben genannten vorbereitenden Schritten beginnen, sollten Sie in einer guten Position sein, um selbstbewusst zu sprechen und wertvolle Beiträge zum Meeting zu leisten. Hören Sie während der Telefonkonferenz aufmerksam zu, machen Sie sich bei Bedarf Notizen und geben Sie proaktiv Ihre vorbereiteten Kommentare zum richtigen Zeitpunkt weiter. Während Sie gesehen und gehört werden möchten, ist es wichtig, dass auch andere Besprechungsteilnehmer ihren Beitrag leisten. Melden Sie sich nur, wenn Sie wissen, dass Sie zu dem spezifischen Thema, das diskutiert wird, wertvolle Kommentare abgeben können. 

Alle Ideen und Vorschläge, die während des Treffens präsentiert wurden, müssen umgesetzt werden. Auch wenn dies nicht in Ihrer Verantwortung liegt, ergreifen Sie die Initiative, um die nächsten Schritte und potenziellen Bedürfnisse aufzuschreiben, um die Projektziele zu erreichen, und senden Sie sie an Ihr Team. Schauen Sie sich unseren entsprechenden Beitrag an Sitzungsprotokolle für weitere Tipps und eine Vorlage, die Sie verwenden können, um Aktionselemente und nächste Schritte zu verfolgen. Sich zusätzliche Mühe zu geben, nach dem Meeting nachzufassen, zeigt dem Management und Ihrem Team, dass Sie planen und vorausdenken.

Schließlich sollten Sie auch erkennen, dass die Fähigkeiten, die Sie (und Ihr Team) durch virtuelle Meetings erlernen, viel breitere Anwendungsmöglichkeiten haben. Wie mehrere Analysten festgestellt haben, ist Unified Communication Schlüssel zur Steigerung der betrieblichen Effizienz, und so können die Prinzipien, die Sie auf Ihre virtuellen Meetings anwenden, auch zur Erweiterung Ihres Kundenstamms eingesetzt werden.

Konklusion 

Letztendlich beginnen effektive virtuelle Meetings mit einer effektiven Vorbereitung. Wenn alle gut vorbereitet sind, können diese Meetings ein wirksames Instrument sein, um innovative Ideen zu entwickeln, Ziele zu erreichen und das Unternehmen voranzubringen. Aber wenn jemand unvorbereitet zum Meeting kommt, stellen Sie sicher, dass Sie es nicht sind.