So führen Sie während der Coronavirus-Pandemie ein vollständig entferntes Team

Auf der ganzen Welt stellen sich Unternehmen und Mitarbeiter angesichts der Pandemie des Coronavirus (COVID-19).. Als Teil der Bemühungen, sich vor der Ausbreitung des Virus zu schützen, haben viele Unternehmen ein Home-Office bzw Remote-Arbeitsrichtlinie für alle Mitarbeiter. Obwohl 70 % der weltweiten Erwerbstätigen vor der COVID-19-Pandemie mindestens einmal pro Woche aus der Ferne gearbeitet haben, stellt die Vollzeitbeschäftigung von 100 % der Belegschaft von zu Hause aus neue Herausforderungen für Arbeitgeber dar. Diese abrupte Veränderung unserer Arbeitsweise bedeutet auch, dass Manager sofort herausfinden müssen, wie sie ein vollständig remote arbeitendes Team effektiv führen und motivieren können. 

Julie Wilson, Dozentin an der Harvard University , erklärt, „Um ein virtuelles Team zu leiten, müssen Manager die Grundlagen eines guten Managements verdoppeln, einschließlich der Festlegung klarer Ziele, der Durchführung großartiger Meetings, der klaren Kommunikation und der Nutzung der individuellen und kollektiven Stärken der Teammitglieder.“ Die erfolgreiche Führung eines Remote-Teams ist eine Herausforderung, selbst für die erfahrensten Manager. Es braucht Zeit, Geduld und viel Übung, aber mit den richtigen Prozessen und Tools ist es möglich, ein produktives und engagiertes Remote-Team zu haben. Hier sind sechs Tipps für die erfolgreiche Führung eines verteilten Teams.

6 Schlüsselstrategien für die Verwaltung eines verteilten Teams

1. Setzen Sie klare Erwartungen

Beim Übergang zu einem vollständig remote arbeitenden Team sollten Manager der Entwicklung klarer Richtlinien und Erwartungen Vorrang einräumen. Die meisten Teams bestehen aus einer heterogenen Gruppe von Menschen. Einige Mitarbeiter haben möglicherweise bereits Erfahrung in der Fernarbeit, während andere Mitarbeiter völlig neu in der Arbeit von zu Hause aus sind. Um sicherzustellen, dass alle gleichberechtigt arbeiten, ist es wichtig, dass Sie sofort klare und realistische Erwartungen an Ihr gesamtes Team stellen.

Wenn Sie die Erwartungen nicht frühzeitig klären, kann dies später zu Problemen und Missverständnissen führen, die den Arbeitsablauf und die Leistung Ihres Teams erheblich beeinträchtigen können. Klären Sie, welche Tools Ihr Team verwenden wird, wie Sie kommunizieren, welche Arbeitszeiten von allen erwartet werden, wie und wann Projekte abgeschlossen werden, und kommunizieren Sie dies auch, wenn sich die Dinge ändern. Ihre Erwartungen sollten aufgeschrieben, per E-Mail verschickt und Ihrem gesamten Team zur Verfügung gestellt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle auf derselben Seite sind und es keine Unklarheiten darüber gibt, was von jedem Teammitglied erwartet wird.

2. Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge

Nachdem Sie Ihre Erwartungen klar definiert haben, ist es an der Zeit, die richtigen Tools zu finden, die Ihrem Team helfen, diese Erwartungen zu erfüllen und ihre Arbeitstage reibungslos und effizient zu gestalten. Untersuchungen zeigen, dass die Ein durchschnittlicher Büroangestellter hat 5 oder mehr Apps geöffnet Daher ist es wichtig, kluge Entscheidungen zu treffen, um zu vermeiden, dass die App noch mehr ermüdet oder verwirrt wird, wo Mitarbeiter nach Informationen suchen sollten.

Es gibt Hunderte von Kollaborations- und Kommunikationslösungen und unzählige Produktivitätstools, die darauf ausgelegt sind, verteilten Teams zu helfen, produktiv zu sein. Cloudbasierte Videokonferenz-Tools wie Lifesize und Chat-Apps wie Slack und Microsoft Teams Machen Sie es sich einfach, in ständiger Kommunikation mit Ihren Remote-Teammitgliedern zu bleiben. Projektmanagement-Tools wie z Asana, Montag.com und ProjectManager.com Helfen Sie beim Zeitmanagement und halten Sie Ihr Team auf Kurs, um Zeitverschwendung durch Ablenker und unproduktive Arbeit zu vermeiden. Im Licht von die aktuelle Corona-Situation, viele Unternehmen bieten ihre Dienste kostenlos an, darunter Lifesize. Mit Lifesize können Sie auf eine Fülle von Funktionen zugreifen, die bei anderen kostenlosen Videokonferenzdiensten wie Google Hangouts oder Zoom nicht verfügbar sind. Recherchieren Sie, um die Tools zu finden, die für Sie und Ihr Team am besten geeignet sind. 

3. Schaffen Sie eine Video-First-Kultur

Ohne die täglichen persönlichen Interaktionen, an die traditionelle Mitarbeiter im Büro gewöhnt sind, ist es für Remote-Mitarbeiter, die zum ersten Mal von zu Hause aus arbeiten, leicht, sich einsam und vom Rest ihres Teams getrennt zu fühlen. Durch die Erstellung eines Video-First-Kultur die vorrangig auf die Verwendung von Videokonferenz-Tools für die Kommunikation setzt, im Gegensatz zu reinen Audio-Konferenzanrufen oder textbasierten Apps, kann Ihr Team sinnvoll und ansprechend sein Interaktionen von Angesicht zu Angesicht. Videokonferenzen bieten eher eine „persönliche“ Interaktion und fügen dem Gespräch ein menschliches Element hinzu, das in anderen Formen der digitalen Kommunikation oft fehlt. Indem Sie Ihre Teamkollegen klar sehen und hören können, können Sie sie besser verstehen, indem Sie aufgreifen nonverbale Hinweise und verbinde dich mit ihnen auf einer tieferen Ebene.

WP Engine ist die führende WordPress-Plattform für digitale Erlebnisse mit über 500 Mitarbeitern in den USA, Europa und Australien. Als Unternehmen, das seiner Kultur höchste Priorität einräumt, standen sie vor der Herausforderung, Teams zu vereinen, die über drei Kontinente in sechs verschiedenen Büros verteilt sind. Indem Lifesize in allen Besprechungsräumen in jedem Büro und auf den Laptops aller Mitarbeiter installiert ist, können sich Kollegen sofort miteinander verbinden und Manager können Remote-Mitarbeiter in Einzel-Videoanrufen effektiv verwalten. Menschliche Interaktion hilft Mitarbeitern, anregende Gespräche zu führen und persönliche Verbindungen mit Managern und Teammitgliedern Tausende von Kilometern entfernt. Lesen Sie die vollständige Fallstudie

4. Veranstalten Sie regelmäßige Einzel- und Teammeetings

Ständige Kommunikation ist der Schlüssel, um Ihr verteiltes Team produktiv und engagiert zu halten. Planen Sie regelmäßige Teambesprechungen zu Beginn der Woche mit Videokonferenzen, um den Projektstatus, Hindernisse, mit denen Teammitglieder konfrontiert sind, und Ziele für die Woche zu besprechen. So auf die gleiche Seite zu kommen, ist besonders wichtig, wenn Ihr Team über verschiedene Zeitzonen verteilt ist. Ziehen Sie dann später in der Woche in Erwägung, längere „Nachbereitungs“-Meetings zu veranstalten, um über Teamleistungen zu sprechen Stand-up-Meetings um sich bei den Mitarbeitern zu melden und sicherzustellen, dass das Team konzentriert bleibt. Sie können diese Zeit auch nutzen, um herausragende Arbeiten anzuerkennen und für die folgende Woche zu planen. 

Zusätzlich zu Teambesprechungen werden regelmäßige Einzelgespräche mit jedem Ihrer Mitarbeiter dringend empfohlen, um sicherzustellen, dass alle in Verbindung und engagiert bleiben. In der Tat, Es wurden Studien zeigen, dass Mitarbeiter von Managern, die unterlassen Sie regelmäßige 1:1-Meetings haben, fühlen sich viermal häufiger bei der Arbeit unmotiviert. Während 1:1-Meetings für Manager mit großen Teams zeitaufwändig sein können, spielen sie eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Teammitgliedern das Gefühl zu geben, als Individuen geschätzt zu werden, und ihnen gleichzeitig die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen, Probleme zu besprechen oder Vorschläge zu machen, die sie vielleicht nicht gerne teilen möchten in einer Gruppenumgebung.

Einzelgespräche sollten Teil Ihres neuen Zeitplans sein, auch wenn Sie zur Arbeit zurückkehren wie gewohnt!

5. Überkommunizieren Sie Ziele, um den Mitarbeitern zum Erfolg zu verhelfen

Für viele Mitarbeiter wird der plötzliche Wechsel von Arbeitsort und -weise eine zusätzliche Herausforderung darstellen. Wie Bill Gates einmal berühmt sagte: „Wenn wir in das nächste Jahrhundert blicken, werden Führungskräfte diejenigen sein, die andere stärken.“

Für Mitarbeiter, die Remote-Arbeitsregelungen als schwierig empfinden, ist die übermäßige Kommunikation individueller Ziele und Aufgaben ein wirksames Mittel, um sicherzustellen, dass sie sich auf die richtigen Dinge konzentrieren. Das bedeutet, für jedes Projekt eine klare und präzise Sprache zu verwenden, die die Mitarbeiter leicht verstehen können. Nutzen Sie Projektmanagement-Tools, um Mitarbeitern zu helfen, bei der Sache zu bleiben, jede Phase des Projekts zu verstehen und zu wissen, wann das Projekt fällig ist. Die effektive Verwaltung eines verteilten Teams funktioniert nicht, wenn Sie sich nur darauf konzentrieren, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen. Stattdessen ist der beste Weg, die Leistung eines Mitarbeiters zu messen, sich auf seine Ergebnisse zu konzentrieren. Eine ergebnisorientierte Kultur zu schaffen bedeutet, Ihrem Team zu vertrauen und die willkürliche und erzwungene 40-Stunden-Arbeitswoche von neun bis fünf loszulassen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Beiträge einzelner Teammitglieder. Wie und wann sie Aufgaben erledigen, sollte keine Rolle spielen, solange die Arbeit gut und pünktlich erledigt wird.

6. Bieten Sie Bindungsmöglichkeiten an

Soziale Distanzierung bedeutet nicht soziale Isolation. Da persönliche Treffen für die meisten Unternehmen derzeit keine Option sind, finden Sie andere Möglichkeiten, um Ihre verteilte Teambindung außerhalb Ihrer regulären Teambesprechungen zu schaffen. Mitarbeiter können arbeitsgerechte Social-Media-Seiten, Buchclubs und private Chat-Gruppen einrichten, in denen sie spielen können virtuelle Teambuilding-Aktivitäten, führen Sie unbeschwerte Gespräche über ihre Arbeit und ihr Privatleben, posten Sie Bilder ihrer Familien oder Haustiere und teilen Sie persönliche Erfolgsgeschichten. Einige Unternehmen veranstalten sogar regelmäßig virtuelle glückliche Stunden Mitarbeiter per Videokonferenz beiläufig interagieren und auf dem Laufenden halten, während sie aus der Ferne arbeiten.  

Sheel Gupta, Chief Growth Officer bei Humble Dot, teilte mit Quora wie sie ihre Remote-Mitarbeiter beschäftigt: „Eine der häufigsten Herausforderungen bei der Remote-Arbeit ist, dass sich Teammitglieder einsam und getrennt fühlen. Remote zu sein bedeutet, dass Ihr Team weniger wahrscheinlich spontane Gespräche und nicht arbeitsbezogene Aktivitäten führt. Ich ermutige Remote-Teams, bürointerne Traditionen in ihren Remote-Arbeitsstil zu integrieren. Mein Team hat zum Beispiel zweiwöchentliche Spieleabende und während unseres Remote-Experiments haben wir einen virtuellen Spieleabend veranstaltet.“

Zusammenfassung

Die Führung eines vollständig remote arbeitenden Teams kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere im aktuellen Umfeld der Ungewissheit das Coronavirus. Aber mit den richtigen Prozessen und Kommunikationstools können Sie eine ansprechende und produktive Umgebung schaffen, die über physische Einschränkungen hinausgeht. Das Veranstalten regelmäßiger Team- und 1:1-Videomeetings hilft Ihrem Team, in Verbindung zu bleiben und Projekte auf Kurs zu halten. Die persönliche Interaktion fügt dem Gespräch eine menschliche Komponente hinzu und hilft den Kollegen, sich auf einer tieferen Ebene zu verbinden. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, Teil eines Teams zu sein und sich für die Ziele und Mission des Teams einsetzen, neigen sie dazu, sich mehr mit ihren Kollegen zu beschäftigen und stolz auf ihre Arbeit zu sein, selbst in dieser Zeit der Besorgnis und Unsicherheit. Wenn Sie weitere gute Nachrichten hören möchten, schauen Sie sich unsere an Coronavirus-positive Geschichten!