Wir haben kürzlich die Lifesize-Benutzerbasis befragt, um mehr über die Verbindung zwischen zu erfahren Videokonferenzen und Produktivität. Nicht überraschend (zumindest für uns), stimmten 98 % der Befragten der Meinung zu, dass eine verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zu einer höheren Produktivität führt. Statistiken zeigen dass durch das Hinzufügen von Videokonferenzen zum Meeting die Beziehungen als verbessert gekennzeichnet wurden, die Zeit, die zum Abschließen von Projekten und Aufgaben benötigt wurde, gesunken ist, Reiseabhängigkeiten so gut wie eliminiert wurden und das Kommunikationsverständnis zwischen den Teilnehmern deutlich besser war.
All diese Ergebnisse tragen zusammen zur Steigerung der Produktivität bei – Sie können mehr mit besserer Qualität und in kürzerer Zeit erledigen. Um wie viel? Laut unseren Befragten steigert allein das Hinzufügen von Video zu Besprechungen die Produktivität um bis zu 50 %. Um die Produktivitätsskala von Meetings wirklich auszureizen, haben wir ein paar weitere Meeting-Tipps zusammengestellt:
1. Intelligent planen
Egal, ob Sie ein Meeting leiten oder daran teilnehmen, planen Sie im Voraus, bevor Sie erscheinen. Besprechungsprotokoll sind eine großartige Möglichkeit, Aufgaben auf Kurs und im Zeitplan zu halten. EIN Tagesordnung gibt jedem Zeit, seine Beiträge vorzubereiten, und hält das Gespräch auf Kurs und relevant. Wenn Sie Hilfe beim Erstellen einer Agenda benötigen, schauen Sie sich unsere an
Herunterladbare Beispiel-Agenda-Vorlage.
2. Meetings summieren sich
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Meetings auf Opportunitätskosten anderer Arbeit anfallen. Das Blockieren von zwei Stunden und das Einladen von 10 Personen zu Ihrem Meeting nimmt fast die Arbeitszeit eines ganzen Kalendertages in Anspruch. Laden Sie nur Personen ein, die zur Diskussion beitragen und einen sinnvollen Beitrag zu den Meeting-Zielen leisten. Wenn der Inhalt des Meetings für ein größeres Publikum von Vorteil ist, ziehen Sie in Betracht, ihn aufzuzeichnen und den Link zu teilen, damit die Leute ihn in ihrer Freizeit ansehen oder anhören können.
3. Hüten Sie sich vor dem wiederkehrenden Treffen
Erinnern Sie sich an die Arbeitsstunden, über die wir zuvor gesprochen haben? Wiederkehrende Besprechungen verschlimmern das Problem exponentiell. Sie sind oft weniger produktiv als einmalige Meetings, da sich die Themen normalerweise um Projektstatusaktualisierungen drehen. Eine Möglichkeit, über Projekte auf dem Laufenden zu bleiben, ohne Zeit in Besprechungen zu verschwenden, ist die Verwendung eines dauerhaften Kollaborationstools wie Chat. Der Chat kann einen laufenden Verlauf von Projektnotizen führen und es den Leuten ermöglichen, sich in ihrer Freizeit auf dem Laufenden zu halten, ohne in einer Besprechung sein zu müssen.
4. Sei pünktlich, verschwende keine Zeit, behalte die Zeit im Auge
Zeit ist ein großer Teil der Produktivitätsgleichung. Seien Sie respektvoll und erscheinen Sie pünktlich, um den Beginn des Meetings nicht zu verzögern. Herumzusitzen und zu versuchen, die tote Luft mit Pendelgesprächen zu füllen, während Sie darauf warten, dass die letzte Person auftaucht, ist eine Produktivitätsgrube. Beginnen Sie pünktlich und enden Sie pünktlich (oder früher).
5. Parken Sie die Nebengespräche
Es ist verlockend, die Besprechungszeit zu nutzen, um schnell etwas anderes abzudecken während wir alle hier sind, aber nicht. Wenn es nicht auf der Tagesordnung stand, dann bedarf es eines separaten Gesprächs. Geben Sie den Leuten Zeit, sich vorzubereiten und mit den Informationen an den Tisch zu kommen, die sie benötigen, um einen sinnvollen Beitrag zu leisten.
6. Automatisieren Sie die Notizen
Es ist schwierig, einen Beitrag zu einem Meeting oder einer Brainstorming-Sitzung zu leisten und gleichzeitig die Beiträge aller anderen zu notieren. Sie haben hier zwei Möglichkeiten – stellen Sie einen Vollzeitschreiber ein, der Sie herumführt, oder lassen Sie die Technologie die schwere Aufzeichnungen erledigen. Wenn Sie Meetings mit etwas wie Lifesize Cloud Amplify aufzeichnen, können Sie sich mehr darauf konzentrieren, im Moment präsent zu sein, da Sie immer auf die Aufzeichnung zurückgreifen können.
Bereit für verbesserte Meeting-Produktivität? Es ist Ihr Anruf.
Produktive Meetings entstehen aus einer Kombination aus Meetingraum-Technologie und guten Meeting-Gewohnheiten. Wenn Sie mehr zum Thema Meeting-Produktivität suchen, sehen Sie sich unseren Leitfaden an So übernehmen Sie Ihre Meetings.
