Der Ausbruch von COVID-19 hat Unternehmen gezwungen, am weltweit größten Telearbeitsexperiment teilzunehmen. Während 63 % der Unternehmen in den USA hatten eine Remote-Belegschaft Vor der Pandemie verfügte die Mehrheit nicht über eine formelle Richtlinie zur Fernarbeit, was dazu führte, dass Zehntausende von Unternehmen und Millionen von Arbeitnehmern sich fragten, was sie nach einem abrupten Wechsel zu einem neuen Arbeitsstil tun sollten.

Da praktisch alle nicht wesentlichen Unternehmen gebeten werden, ihre Mitarbeiter in einer komprimierten Zeitspanne von nur ein paar Wochen zu Hause zu halten, bemühen sich viele aktiv darum, neue Probleme anzugehen, wie zum Beispiel:

  • Mitarbeiter mit den notwendigen Geräten und Werkzeugen ausstatten
  • Standardisierung der internen und externen Kommunikation im gesamten Unternehmen
  • Datenschutz außerhalb des Büros gewährleisten
  • Etablierung einer Zeiterfassungsmethode für verschiedene Abteilungen

Hier kommt eine lückenlose Fernarbeitsrichtlinie ins Spiel. Eine Richtlinie zur Fernarbeit und formelle Anleitungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Festlegung von Unternehmensnormen, der Beseitigung von Vermutungen und der Kommunikation von Erwartungen an fest angestellte und neue Mitarbeiter. Ohne eine festgelegte Richtlinie für die Fernarbeit fragen sich die Mitarbeiter, inwieweit das Unternehmen oder ihr direkter Vorgesetzter erwartet, dass die Fernarbeit dem Leben im Büro ähnelt. Dies kann nicht nur zu Missverständnissen zwischen Mitarbeitern und Management führen, sondern führt auch unweigerlich dazu, dass einige Mitarbeiter den Eindruck haben, dass sie anders behandelt werden als ihre Kollegen, da Manager die Leerstelle der Telearbeitsrichtlinie mit ihren eigenen Anweisungen füllen.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie:

  • Warum eine Telearbeitsrichtlinie wichtig ist
  • Alles, was Sie in Ihre Telearbeitsrichtlinie aufnehmen sollten
  • So erstellen Sie in weniger als 10 Minuten eine für Ihr Unternehmen

Lass uns loslegen!

Violetter Aktenordner mit den Worten Remote Work Policy oben im Ordner

COVID-19 und der Aufstieg der Fernarbeit

Das COVID-19-Coronavirus zwingt Unternehmen, die Widerstand geleistet haben Zukunft der Arbeit sich mit wenig Vorbereitungszeit an eine Remote-Arbeitsumgebung anzupassen. Da Länder auf der ganzen Welt nicht lebensnotwendige Unternehmen schließen, sind diejenigen ohne Telearbeitsrichtlinie Sicherheitsrisiken und Ineffizienzen im Arbeitsablauf ausgesetzt.

Was ist eine Remote-Arbeitsrichtlinie?

Eine Richtlinie zur Fernarbeit ist eine Reihe von Richtlinien und Grenzen, die festlegen, wie und wann Mitarbeiter dies tun können Von zuhause aus arbeiten oder an einem anderen entfernten Ort. Diese Richtlinien für die Fernarbeit kommunizieren die zu befolgenden Best Practices, die dem Unternehmen helfen, die Ordnung aufrechtzuerhalten und klare Erwartungen an Sie zu stellen zur Arbeit zurückkehren Post-Covid.

Warum ist eine Richtlinie zur Fernarbeit wichtig?

Für den Anfang zeigt die Forschung, dass eine Work-from-Home-Politik dies kann Reduzieren Sie Ihre Mitarbeiterfluktuation um 50 %! Laut Gallup ist die durchschnittliche Kosten für die Ersetzung eines Mitarbeiters reicht vom halben bis zum doppelten Jahresgehalt. Mit anderen Worten, eine Fernarbeitsrichtlinie zu haben, ist einfach ein gutes Geschäft.

So erstellen Sie in 19 Schritten eine Richtlinie für Remote-Arbeit während der COVID-7-Pandemie

COVID-19 hat bei Mitarbeitern und Unternehmen auf der ganzen Welt für viel Angst und Verwirrung gesorgt. Mit einer Remote-Arbeitsrichtlinie können Sie Ihren Mitarbeitern helfen, sich an eine neue Arbeitsweise anzupassen, und gleichzeitig klare Richtlinien festlegen, wie sie auf andere reagieren und welche Schritte zu befolgen sind, um die Datensicherheit zu gewährleisten.

1. Arbeitszeiten für Mitarbeiter festlegen

Eine Telearbeitsrichtlinie muss Verfügbarkeitserwartungen und Arbeitszeiten definieren. Ohne sie haben Ihre Mitarbeiter ungerade Arbeitszeiten und Manager können in entscheidenden Zeiten nicht mit Teammitgliedern in Kontakt treten.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinie die folgenden Fragen beantwortet:

  • Wie viele Stunden müssen Remote-Mitarbeiter pro Tag oder Woche arbeiten?
  • Zwischen welchen Stunden sollen Mitarbeiter online sein?
  • Müssen Mitarbeiter bestimmte Zeitzonen basierend auf geografischen Prioritäten einhalten?
  • Gibt es feste oder flexible Arbeitszeiten?
  • Wie und wo sollten Mitarbeiter Kollegen benachrichtigen, wenn sie typische Verfügbarkeitsanforderungen nicht erfüllen können?

An der Produktivitätsfront wird die Definition von Arbeitszeiten die Arbeitseffizienz steigern. Wieso den? Denn definierte Arbeitstage schaffen ein Gefühl der Dringlichkeit in den Arbeitswochen Ihrer Mitarbeiter.

Darüber hinaus haben Ihre Mitarbeiter gut organisierte Arbeitswochen, sodass sie ihre Arbeitstage zu einheitlichen Zeiten beginnen (und beenden). Und das bedeutet eine gesunde Work-Life-Balance, eine bessere psychische Gesundheit und sogar a konsequenter Schlafplan (ein wichtiges Element einer produktiven Arbeitswoche für Mitarbeiter).

2. Erstellen Sie eine Anwesenheitsrichtlinie

Für stündliche Mitarbeiter und Auftragnehmer benötigen Sie außerdem eine Richtlinie zur Fernarbeit, die Fehlzeiten definiert und wie Sie erwarten, dass Mitarbeiter ihre Stunden erfassen. Stellen Sie sicher, dass Sie bei Bedarf separate Anwesenheitsrichtlinien für Teilzeit- und Vollzeitmitarbeiter erstellen. Da viele Arbeitgeber aufgrund von COVID-19 flexible Arbeitsregelungen zulassen, sollte Ihre Richtlinie zur Anwesenheit bei der Fernarbeit Folgendes beinhalten:

  • Definition der Anwesenheit (z. B. Tage oder Anzahl der Stunden pro Woche)
  • Methode zur Erfassung der Anwesenheit (z. B. Zeiterfassungssoftware)
  • So beantragen Sie eine Freistellung für Urlaub, kurzfristige Behinderung usw.
  • Verfahren bei ungeplanter Freizeit oder unentschuldigtem Fehlen

3. Sichern Sie Ihre Daten

Laut Shred-it's Statusbericht der Branche, sind 86 % der C-Level-Führungskräfte skeptisch gegenüber Remote-Arbeit, da sie ein höheres Risiko einer Datenpanne birgt. Wenn Sie Mitarbeiter aus Büros mit sicheren Netzwerken verlegen, müssen Sie Sicherheitsbedrohungen und Datenschutz berücksichtigen.

Verwenden Sie Ihre Work-from-Home-Richtlinie, um Folgendes anzugehen:

  • Protokolle zum Abrufen, Ändern und Übertragen von Dokumenten
  • Wie und wann eine öffentliche Wi-Fi-Verbindung erlaubt ist
  • So greifen Sie beim Zugriff auf vertrauliche Daten auf ein VPN oder eine andere Form der Sicherheit zu
  • Wo Mitarbeiter vertrauliche Anrufe und Besprechungen entgegennehmen dürfen und nicht dürfen
  • Protokoll für den Fall einer Sicherheitsverletzung
  • Bevorzugte Antivirensoftware (falls nicht zentral verwaltet)

4. Bestimmen Sie, wie Sie die Produktivität verfolgen werden

Zeiterfassung hilft Ihnen zu kommunizieren und zu dokumentieren, was Sie von Remote-Mitarbeitern erwarten. Ihre Work-from-Home-Richtlinie muss Folgendes enthalten:

  • Mitarbeiter mit Überstunden: Geben Sie die maximale Stundenzahl an, die eine Person pro Woche ohne vorherige Genehmigung arbeiten darf. Dies hilft Ihnen, ungeplante Kosten zu kontrollieren.
  • Produktivitätsverfolgung: Geben Sie an, wie Sie die Leistung verfolgen werden, ob es sich um die für das Projekt aufgewendete Zeit, die Quote, die Anzahl der gelösten Fälle oder die Kundeninteraktionen handelt.

5. Erstellen Sie klare Kommunikationsrichtlinien

Wenn Sie Ihre Teammitglieder nicht persönlich treffen können, sind Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Kommunikation und Zusammenarbeit unerlässlich. Da die Mitarbeiter nicht mehr so ​​einfach miteinander sprechen können wie im Büro, müssen Sie die Kommunikation standardisieren, damit sie nicht chaotisch wird.

Beachten Sie beim Erstellen Ihrer Richtlinie Folgendes:

  • Welche Arten von Kommunikationsmitteln funktionieren am besten in verschiedenen Situationen (z. B. Teambesprechungen, Onboarding neuer Kunden, Usw.)
  • Welche Plattform können Mitarbeiter für Teamzusammenarbeit und Gespräche über virtuelle Wasserspender nutzen?
  • Regeln rund um erwartete Antwortzeiten
  • Legen Sie fest, wann, wo und wie Besprechungen stattfinden

6. Listen Sie alle Anforderungen an die Ausrüstung auf

A Remote-Belegschaft benötigt spezielle Ausrüstung, um ihre Arbeit zu vervollständigen. Ob es sich um eine zuverlässige WLAN-Verbindung oder einen Laptop handelt, die Mitarbeiter müssen wissen, welche Ausstattung das Unternehmen bereit ist, anzubieten und was sie für ihr Home Office von der Erzieherin bis hin zur Verfügung stellen müssen Callcenter-Agenten von zu Hause aus arbeiten.

Hier sind einige Fragen, die Ihre Police beantworten muss:

  • Wird von den Arbeitern erwartet, dass sie Ausrüstung zur Verfügung stellen?
  • Welche Artikel liefert das Unternehmen?
  • Muss die Internetgeschwindigkeit bestimmte Anforderungen erfüllen?
  • Wie fordern Mitarbeiter Remote-Support an?
  • Welche Ausgaben sind erstattungsfähig?
  • Welche Software wird benötigt und wer bezahlt sie?
  • Benötigt das IT-Team Zugriff auf die Geräte, um Antivirensoftware zu installieren?

7. Besprechen Sie das Kündigungsverfahren

Der Kündigungsabschnitt Ihrer Telearbeitsrichtlinie beschreibt, was passiert, wenn ein Telearbeitsvertrag endet. Es sollte die Schritte angeben, die während des Austritts des Mitarbeiters durchgeführt werden müssen. Zum Beispiel:

  • Datenentfernung
  • Geräterückgabe
  • Entfernen des Zugriffs auf Dateien und Kommunikationskanäle
  • Interview mit der Personalabteilung

Richten Sie Ihre Remote-Mitarbeiter mit den richtigen Tools ein

Auch wenn es schwierig sein kann, über Nacht zu einem Remote-Modell zu wechseln, gibt es zahlreiche Remote-Team-Tools, die Ihnen dabei helfen, den Prozess zu vereinfachen und die Verwaltung Ihres Teams und die Umsetzung Ihrer Telefonkonferenzrichtlinie zu vereinfachen.

Videokonferenzen

Während ein kurzer Chat in Microsoft Teams oder Slack für einige Kommunikationsanforderungen geeignet ist, sind Videoanrufe das Nächstbeste, wenn Sie nicht alle im selben Raum sein können. Virtuelle Ereignisse, virtuelle Meetings, Kundenanrufe und Remote-Präsentationen sind ein großer Teil der Online-Arbeit und Kommunikation mit Teams und Kunden.

Investieren Sie in ein zuverlässiges und Sicheres Tool für Videokonferenzen wie Lifesize, um den persönlichen Kontakt aufrechtzuerhalten und die Telearbeit so effektiv wie möglich zu gestalten.

Kommunikation am Arbeitsplatz

Die größte Herausforderung für Remote-Teams ist die Kommunikation. Telefonanrufe sind oft nicht ideal für Teams, die durch mehrere Zeitzonen getrennt sind, und E-Mail-Threads können ohne klare Verantwortlichkeiten oder Aktionen schnell in einem Chaos enden.

Engagiert Instant-Messaging-Tools wie Slack oder Microsoft Teams, wie das integrierte chatten Sie in Ihrer Videokonferenzsoftware, sind eine großartige Möglichkeit, Teams in Verbindung zu halten und gleichzeitig Daten sicher und geschützt aufzubewahren. Wie die meisten Tools der Enterprise-Klasse sind diese Apps für laufende Gespräche zwischen mehreren Personen konzipiert und tragen dazu bei, die Überlastung des Posteingangs auf ein Minimum zu reduzieren, während Sie sich mühelos bei Teammitgliedern melden können.

Datenaustausch

Eine Möglichkeit, Informationen sicher zu teilen und zu finden, ist ein wichtiges Tool für die Remote-Zusammenarbeit. Beliebte Tools wie Microsoft OneDrive, SharePoint, Box oder Google Drive sind weit verbreitete Cloud-Speicherplattformen speziell entwickelt, um Ihre Dateien an einem sicheren und zentralen Ort aufzubewahren. Dateien werden auch geräteübergreifend synchronisiert, sodass Sie von überall darauf zugreifen können.

Projektmanagement

Es ist keine leichte Aufgabe, sowohl Ihre eigene To-do-Liste als auch die Projektlisten Ihrer Teams im Auge zu behalten. Wenn Sie zu einer Fernarbeitsregelung wechseln, müssen Sie Ihre Entscheidung möglicherweise mit einem begründen agiles Führungsinstrument entwickelt, um Ihnen und Ihrem Team dabei zu helfen, zu verfolgen, wer was tut und den Status laufender Projekte. Dies hilft Ihnen nicht nur dabei, Aufgaben auf Kurs zu halten, sondern bietet den Beteiligten ein einziges Ziel, um den Fortschritt verschiedener Initiativen zu überwachen.

Produktivitätswerkzeuge

Einige Leute denken, dass man im Home Office nicht so genau auf die Uhr achten muss, obwohl in Wirklichkeit das Gegenteil der Fall ist. Die Gewohnheit der Zeiterfassung ist für Remote-Teams von entscheidender Bedeutung. Unabhängig davon, ob Sie abrechenbare Stunden für einen Kunden nachverfolgen oder analysieren möchten, wie lange bestimmte Aufgaben für die Erledigung dauern, ein Zeitmanagement-Tool hält Remote-Teams produktiv.

Einige der besten Zeiterfassungsprogramme für Vollzeit-Remote-Mitarbeiter sind:

  • Aufgabenliste
  • Zeit Doktor
  • Toggl

Eine Beispielvorlage für eine Richtlinie zur Remote-Arbeit

Ihre Richtlinie zur Fernarbeit muss alles umreißen, was Sie von Ihrem Team erwarten. Es sollte detailliert auf die Erwartungen in Bezug auf Arbeitszeiten, Cybersicherheit und Kommunikation eingehen. Hier ist eine Vorlage für eine Richtlinie zur Fernarbeit, die Sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und an Ihre Mitarbeiter senden können.

Richtlinie zur Fernarbeit:

[Firmennamen eingeben]
[Firmenadresse eingeben]

1. Erklärung des Zwecks
Der Zweck der Telearbeitsrichtlinie

2. Umfang
Geben Sie an, wer und was die Police abdeckt

3. Regeln und Erwartungen
Listen Sie Pflichten, Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen auf

4. Arbeitsbereich und Ausrüstung
Berücksichtigen Sie die vom Arbeitgeber bereitgestellte Ausrüstung, die vom Arbeitnehmer bereitgestellte Ausrüstung und die Erwartungen an den Arbeitsplatz

5. Kommunikation
Skizzieren Sie Methoden und erwartete Verfügbarkeit für die Online- und Offline-Kommunikation

6. Sicherheit
Listen Sie Sicherheitsprotokolle und -anforderungen auf

7. Vertraulichkeit
Listen Sie Vertraulichkeitsrichtlinien für alle Mitarbeiter auf

8. Fehlzeiten
Liste der genehmigten Abwesenheiten, erforderliche Unterlagen, Beantragung von Freizeit und Disziplinarverfahren

9. Kündigung
Beschreiben Sie den Ablauf, was beim Austritt eines Mitarbeiters passieren muss

Unterzeichnet von: [Name, Unterschrift und Datum der Unterschrift des Mitarbeiters eingeben]

Messung des Erfolgs Ihrer Remote-Arbeitsrichtlinie

Ihre Richtlinie zur Fernarbeit ist nur so gut wie der geschäftliche Nutzen, den sie freisetzt. Wenn Sie nicht leicht erkennen können, was die Zeit Ihrer Mitarbeiter beansprucht, ist es wichtig, formelle Anleitungen und eine Richtlinie für die Fernarbeit bereitzustellen, die Unklarheiten beseitigt und sicherstellt, dass die erforderliche Arbeit erledigt wird. Wenn Sie feststellen, dass es in Ihren Teams Produktivitätslücken oder Verwirrung gibt, überprüfen Sie die Richtlinie regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle Erwartungen klar definiert sind und mit Ihren Werten und Ihrer Kultur übereinstimmen. Schließlich ist die beste Telearbeitsrichtlinie eine, die sowohl für das Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeiter funktioniert.