Nach Monaten der Remote-Arbeit der Mitarbeiter in Antwort auf COVID-19stehen Unternehmen nun vor einer neuen Herausforderung: Wie und wann sie sicher ins Büro zurückkehren. Trotz Unsicherheiten und erheblicher logistischer Bedenken ist ein Post-COVID-19-Arbeitsplatz unvermeidlich, auch wenn Organisationen daran arbeiten, Einrichtungen auf der Grundlage sich entwickelnder Richtlinien von öffentlichen Gesundheitseinrichtungen anzupassen.
Um erfolgreich in diese nächste Arbeitsphase überzugehen, müssen Unternehmen ihre aktuellen Strategien verbessern, flexibel sein und die Sicherheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu ihrer obersten Priorität machen. Da ein größerer Prozentsatz von Mitarbeitern weiterhin aus der Ferne arbeitet und erwartet wird, dass Teams zunehmend sowohl aus Mitarbeitern im Büro als auch aus der Ferne bestehen, müssen Unternehmen Tools und Techniken für die Zusammenarbeit stärken, damit Mitarbeiter unabhängig vom Standort weiterhin effektiv zusammenarbeiten können . Keine Lösung funktioniert für jedes Unternehmen, aber ein Wiedereinstieg in den Büroalltag ohne durchdachten Plan kann riskant und gefährlich sein. In diesem Blog bieten wir hilfreiche Tipps, Vorschläge und Überlegungen für die sichere Rückkehr an den Arbeitsplatz nach COVID-19.
Wie wird die Rückkehr an den Arbeitsplatz nach COVID-19 aussehen?
Angesichts der anhaltenden Unsicherheit im Zusammenhang mit der Coronavirus-Pandemie weiß niemand genau, wie die Rückkehr an den Arbeitsplatz nach COVID-19 aussehen wird. Einige Unternehmen bleiben vollständig remote, während andere ihre gesamte Belegschaft ins Büro zurückbringen. Die überwiegende Mehrheit der Organisationen wird irgendwo zwischen diesen beiden Extremen angesiedelt sein. Global Workplace Analytics, ein Forschungsunternehmen, das sich auf Trends bei der Remote-Arbeit spezialisiert hat, sagt das voraus 25–30 % der US-Angestellten arbeiten mehrere Tage pro Woche von zu Hause aus bis Ende 2021, gegenüber 3.6 % der Mitarbeiter, die vor der Gesundheitskrise mehrere Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiteten.
Was ist ein hybrides Arbeitsmodell?
Ein hybrides Arbeitsmodell besteht sowohl aus Remote-Mitarbeitern als auch aus Mitarbeitern im Büro und gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit zu wählen, wie, wo und wann sie ihre Aufgaben erfüllen. Dazu gehören häufig Büroräume, die auf flexible Arbeitsregelungen ausgerichtet sind, in denen Mitarbeiter je nach Präferenz und Projektarbeit im Büro kommen und gehen.
Vielleicht als Zeichen dafür, dass die Zukunft der Arbeit angebrochen ist, haben mehrere große Unternehmen offiziell neue Richtlinien angekündigt, die darauf abzielen, ein hybrides Arbeitsmodell einzuführen, das Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, freiwillig ins Büro zurückzukehren oder für einen unbestimmten Zeitraum aus der Ferne zu arbeiten.
In einem kürzlich geführten Interview Twitter-Chef Jack Dorsey erklärte die Absicht seines Unternehmens, Hybridarbeit anzunehmen, und sagte: „Wenn unsere Mitarbeiter in einer Rolle und Situation sind, die es ihnen ermöglicht, von zu Hause aus zu arbeiten, und sie dies für immer tun möchten, werden wir dies ermöglichen. Wenn nicht, werden unsere Büros ihr warmes und einladendes Selbst sein, mit einigen zusätzlichen Vorsichtsmaßnahmen, wenn wir uns sicher fühlen, zurückzukehren.“ Letztendlich wird die Rückkehr an den Arbeitsplatz nach COVID-19 für jedes Unternehmen anders aussehen, daher müssen Sie eine Lösung finden, die für die Sicherheit und das Wohlergehen all Ihrer Mitarbeiter am besten geeignet ist.
10 Tipps für Unternehmen, die nach COVID-19 an den Arbeitsplatz zurückkehren
Unternehmen, die planen, ihre Mitarbeiter wieder ins Büro zu versetzen, benötigen einen Plan, der die Sicherheit aufrechterhält, die Moral wiederherstellt und den Komfort und das Wohlbefinden der Mitarbeiter im Auge behält. Im Folgenden finden Sie zehn Tipps, Vorschläge und Überlegungen, um einen erfolgreichen Übergang zurück in den Beruf nach COVID-19 zu gewährleisten. Organisationen sollten auch daran arbeiten, Präventiv- und Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, wie sie in der vorgesehen sind Arbeitsschutzbehörde (OSHA), der Centers for Disease Control and Prevention (CDC), sowie staatliche und lokale Beamte des öffentlichen Gesundheitswesens.
1. Setzen Sie auf ein hybrides Arbeitsmodell
Der vielleicht beste Weg, um die Produktivität der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und alle in dieser Übergangszeit zufrieden zu stellen, besteht darin, den Mitarbeitern zu ermöglichen, von dort aus zu arbeiten, wo sie sich am wohlsten und produktivsten fühlen. In einem aktuellen Studiestellte das Forschungsunternehmen Valoir fest, dass Fernarbeit trotz erheblicher logistischer Herausforderungen aufgrund der abrupten Änderung, einschließlich des Mangels an angemessener Ausstattung für das Home Office und unzureichender Kinderbetreuung für berufstätige Eltern, nur einen geringen negativen Einfluss (1–3 %) auf die Produktivität während COVID-19 hatte .
Möglicherweise stellen Sie fest, dass einige Mitarbeiter ins Büro zurückkehren möchten, während andere am besten von zu Hause aus arbeiten oder aus medizinischen oder persönlichen Gründen weiterhin remote arbeiten müssen. Die Schaffung eines hybriden Arbeitsmodells mit einer Mischung aus Remote- und In-Office-Mitarbeitern gibt Mitarbeitern die Flexibilität, nur dann ins Büro zurückzukehren, wenn sie sich wohl und bereit fühlen. Darüber hinaus kann die Rückkehr eines kleineren Personals ins Büro den Arbeitnehmern helfen, die Vorschriften zur sozialen Distanzierung einzuhalten und die Ausbreitung des Coronavirus zu verringern.
2. Implementieren Sie einen Rotationsarbeitsplan
Eine weitere großartige Möglichkeit, die COVID-19-Risiken in Ihrem Büro zu mindern, ist die Einführung eines Rotationsarbeitsplans. Teilen Sie beispielsweise Ihre Mitarbeiter im Büro in zwei Hälften und legen Sie einen Zeitplan fest, bei dem jede Gruppe die Tage wechselt, an denen sie ins Büro pendeln (achten Sie darauf, jede Abteilung gleichmäßig aufzuteilen, um große Ansammlungen von Mitarbeitern zu vermeiden, die physisch nahe beieinander arbeiten). Dies gibt jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, jede Woche von zu Hause und vom Büro aus zu arbeiten, während gleichzeitig die Gesamtzahl der Mitarbeiter im Büro zu jeder Zeit begrenzt wird. Natürlich können beide Gruppen weiterhin effektiv zusammenarbeiten, indem sie Kommunikationstools wie Chat-Apps und Videokonferenzen verwenden.
3. Gehen Sie schrittweise vor
Es ist nicht realistisch, dass Ihre gesamte Belegschaft am ersten Tag ins Büro zurückkehrt. Erwägen Sie die Implementierung eines schrittweisen Ansatzes, bei dem ein kleiner Prozentsatz der Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum ins Büro zurückkehrt. Sie können beispielsweise damit beginnen, dass in der ersten Phase 25 % Ihrer internen Mitarbeiter ins Büro zurückkehren. Wenn alles gut geht, erhöhen Sie den Anteil der Mitarbeiter, die einige Wochen später ins Büro zurückkehren, auf 50 %, und so weiter. Ein stufenweiser Ansatz verringert die Belastung, die dem Sanitärpersonal bereits auferlegt wird, das Überstunden macht, um mit dem anspruchsvollen Reinigungsplan Schritt zu halten, und verringert das Risiko, dass ein ansteckender Mitarbeiter ins Büro zurückkehrt und die Krankheit auf Ihr gesamtes Personal überträgt.
4. Restrukturieren Sie Ihre Büros
Die Richtlinien zur sozialen Distanzierung werden nicht so schnell verschwinden, daher müssen Büros die Schreibtische angemessen voneinander trennen und angemessene Barrieren zwischen den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter schaffen. Um Einrichtungen und HR-Experten dabei zu helfen, diese Vorkehrungen zu treffen, hat ein Unternehmen in den Niederlanden ein Arbeitsmodell namens „6 Fuß Büro“ wurde entwickelt, um Mitarbeitern zu helfen, sicher in denselben gemeinsamen Büroräumen zu arbeiten, während sie sich sozial distanzieren. Darüber hinaus müssen Unternehmen möglicherweise Richtlinien einführen, um die Anzahl der Personen pro Besprechung und den unangekündigten Besuch des Büros durch Außenstehende zu begrenzen.
5. Schaffen Sie einen sanitären Arbeitsplatz
Alle Tische, Schreibtische, Stühle und Gemeinschaftsräume müssen täglich gründlich gereinigt und desinfiziert werden. Laut Jay Varkey, Associate Professor of Medicine an der Emory University School of Medicine, „Es sollte eine Handdesinfektionsstation am Ein- und Ausgang jedes Aufzugs geben.“ Unternehmen sollten auch erwägen, Händedesinfektionsstationen in stark frequentierten Bereichen und an stark berührten Oberflächen wie der Lobby, Pausenräumen und Konferenzräumen einzurichten. Wenn möglich, lassen Sie die Türen offen stehen, um das Berühren von Griffen zu reduzieren. Das CDC empfiehlt außerdem, wenn möglich Fenster zu öffnen, hocheffiziente Luftfilter zu installieren und Klimaanlagen einzustellen, um die Luftzirkulation und den Luftstrom zu erhöhen.
6. Ermutigen Sie zu guter Hygiene und Selbstisolation
Ermutigen Sie alle Mitarbeiter, sich den ganzen Tag über häufig und gründlich die Hände zu waschen und vermeiden Sie es, Augen, Nase und Mund zu berühren. Darüber hinaus sollten die Mitarbeiter über die Anzeichen und Symptome von COVID-19 aufgeklärt werden und zu Hause bleiben, wenn sie sich krank fühlen, um die Verbreitung von Keimen im Büro zu verhindern. Erwägen Sie die Einführung einer flexiblen Krankenzeitrichtlinie, um Mitarbeitern entgegenzukommen, die positiv auf Coronavirus getestet wurden.
7. Haben Sie einen Notfallplan
Angesichts der anhaltenden Unsicherheit rund um COVID-19 müssen Sie flexibel und vorbereitet bleiben. Bereiten Sie einen Notfallplan für den Fall vor, dass das Virus in Ihrem Büro ausbricht. Sie müssen schnell und aggressiv handeln, um die Ausbreitung zu stoppen. Mitarbeiter sollten ihre Laptops mitnehmen und täglich nach Hause arbeiten, falls sie kurzfristig mit der Arbeit aus der Ferne beginnen müssen.
8. Mitarbeiter-Feedback einholen
Es ist wichtig, in dieser schwierigen Zeit den menschlichen Faktor nicht zu vergessen. Ihre Mitarbeiter haben wochen- oder monatelang von zu Hause aus gearbeitet, ohne physisch mit ihren Kollegen zu interagieren, und es wird nun erwartet, dass sie ins Büro zurückkehren, aber Abstand voneinander halten. All diese Änderungen werden wahrscheinlich eine Herausforderung für Ihre Mitarbeiter sein. Um sicherzustellen, dass Sie sich in die richtige Richtung bewegen, bitten Sie Ihre Mitarbeiter um Feedback, um zu sehen, was funktioniert und welche Bereiche verbessert werden können.
9. Überprüfen Sie Ihre Kommunikationsmittel
Da einige Mitarbeiter weiterhin von zu Hause aus arbeiten, während andere ins Büro zurückkehren, ist es wichtig, die richtigen Tools für eine nahtlose Kommunikation und Produktivität zu haben. Bewerten Sie die Bedürfnisse Ihres Teams und richten Sie Tools für Instant Messaging und Videokonferenzen ein, die sofort einsatzbereit sind, um Verzögerungen bei Arbeitsbeginn zu vermeiden. Priorisieren Sie persönliche Interaktionen um sicherzustellen, dass sich Remote-Mitarbeiter genauso verbunden und informiert fühlen wie ihre Kollegen im Büro. Die lebensechte Videoqualität von Lifesize vermittelt das Gefühl, dass sich Ihr gesamtes Team im selben Raum trifft, und lässt Sie sich auf einer tieferen Ebene verbinden, indem Sie Ihre Remote-Teammitglieder sehen und hören können. Verteilte Teams werden nicht effektiv sein, wenn sie sich nicht regelmäßig persönlich treffen.
10. Pflegen Sie Teambuilding-Bemühungen
Mitarbeiter können sich in dieser Übergangsphase überfordert oder abgekoppelt fühlen. Sie können die Teammoral hoch halten, indem Sie Teambuilding-Aktivitäten einführen Unternehmenskultur fördern. Für Teams mit Remote-Mitgliedern möchten Sie möglicherweise virtuelle Teambuilding-Aktivitäten wie planen virtuelle glückliche Stunden, Eisbrecher-Aktivitäten, Online-Spiele, Weinproben, usw. Um diese Teambuilding-Events noch unterhaltsamer und ansprechender zu gestalten, können Sie verwenden virtuelle Hintergründe und lustige Filter während einer Telefonkonferenz. Darüber hinaus können Sie private Kanäle in Chat-Tools wie Slack und Microsoft Teams erstellen, damit Mitarbeiter ungezwungene, nicht arbeitsbezogene Gespräche führen oder sich mit entfernten Mitgliedern Ihres Teams in einem virtuellen Pausenraum mit Lifesize verbinden können.
Was wir während COVID-19 über Remote-Arbeit gelernt haben
Die Arbeit während der Coronavirus-Pandemie war für Organisationen und Mitarbeiter weltweit eine Herausforderung, aber es war nicht alles schlecht. Viele Mitarbeiter erlebten zum ersten Mal das Arbeiten von zu Hause und gewannen eine neue Perspektive und Einblicke in die Remote-Arbeit. Einige Mitarbeiter haben festgestellt, dass sie eine bessere Work-Life-Balance haben und noch produktiver und engagierter sind, wenn sie außerhalb des Büros arbeiten. Unternehmen mussten schnell herausfinden, wie sie eine vollständig remote arbeitende Belegschaft unterstützen und implementieren können Kommunikationsstrategien und Tools, um ihre Mitarbeiter verbunden und engagiert zu halten. Hier sind einige Dinge, die wir während der Pandemie über Fernarbeit gelernt haben.
1. Video Collaboration geht weit
Es überrascht nicht, dass die Nachfrage nach Videokonferenzen dramatisch anstieg, als Mitarbeiter auf der ganzen Welt anfingen, remote zu arbeiten. Mit sozialer Distanzierung und Anordnungen, zu Hause zu bleiben, Videokonferenzen halfen den Mitarbeitern, in Verbindung zu bleiben mit ihren Kollegen und Kunden, während sie dem Gespräch eine persönliche Note verleihen. Teams könnten sich sicher von Angesicht zu Angesicht treffen, ohne sich Gedanken über die gegenseitige Verbreitung von COVID-19 machen zu müssen.
Neben geschäftsbezogenen Besprechungen wurden Videokonferenzen zur bevorzugten Lösung für Teambuilding-Aktivitäten. Traditionelle Happy Hour, Büropartys und gesellschaftliche Veranstaltungen wurden durch Videokonferenzen zu virtuellen Erlebnissen, die als engste Alternative zu persönlichen Zusammenkünften dienten.
2. Telearbeit spart Geld für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Remote Work kann sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von Vorteil sein. Vollständig remote arbeitende Mitarbeiter sparen Organisationen im Durchschnitt 22,000 US-Dollar pro Jahr und Mitarbeiter da das Unternehmen dem Arbeitnehmer keine Büroimmobilien, Strom, Lebensmittel, Getränke usw. zur Verfügung stellen muss. Für die Mitarbeiter bedeutet das Arbeiten von zu Hause aus eine flexible Arbeitszeiteinteilung ohne Zeitverlust durch Pendeln. Studien zeigen, dass ein Remote-Mitarbeiter aufgrund der geringeren Reise-, Park- und Verpflegungskosten durchschnittlich 7,000 US-Dollar pro Jahr einspart.
3. Bessere Work-Life-Balance für Telearbeiter
A 2019 Umfrage berichteten, dass sich 91 % der Telearbeiter für eine bessere Work-Life-Balance entschieden haben, von zu Hause aus zu arbeiten. Es gibt zwar einen großen Unterschied zwischen der „Entscheidung“, aus der Ferne zu arbeiten, und der „Gezwungenheit“, aufgrund einer Pandemie von zu Hause aus zu arbeiten, aber viele Mitarbeiter haben in letzter Zeit einige der positiven Aspekte der Fernarbeit erlebt, wie z flexible Arbeitszeiten und gesteigerte Produktivität. In einem Umfrage von Tiny Pulse, einem Tool zur Mitarbeiterbindung, gaben 91 % der Telearbeiter an, dass sie mehr Arbeit außerhalb des Büros erledigen.
4. Remote-Infrastruktur funktioniert
Obwohl Werkzeuge und Lösungen für Remote-Arbeit gibt es seit Jahren, viele Organisationen waren zu Beginn der Pandemie nicht darauf vorbereitet, eine vollständig remote arbeitende Belegschaft zu unterstützen. Diese plötzliche Veränderung in der Art und Weise, wie wir arbeiten, zwang Unternehmen, ihre zu überdenken Tech-Stack und entwickeln eine Remote-Infrastruktur, die ihre Mitarbeiter verbindet und ihre Geschäfte ohne Unterbrechungen am Laufen hält. Die moderne Belegschaft existiert nicht mehr an einem einzigen Bürostandort. Dynamische, kollaborative Tools und Cloud-basierte Lösungen haben es weltweit verteilten Teams ermöglicht, unabhängig von ihrem Standort effektiv und produktiv zusammenzuarbeiten.
Zusammenfassung
Die Gesundheit und Sicherheit Ihrer Mitarbeiter war die treibende Kraft dafür, dass alle Ihre Mitarbeiter während der COVID-19-Pandemie von zu Hause aus arbeiten, daher sollte die Gesundheit und Sicherheit Ihrer Mitarbeiter Ihr oberstes Ziel sein, wenn Sie sie an den Arbeitsplatz zurückbringen. Berücksichtigen Sie diese Tipps und Überlegungen, wenn Sie Ihren Plan für den Wiedereinstieg ins Büro entwickeln. Es kann sein, dass sich die Dinge für eine Weile nicht normalisieren, wenn überhaupt, deshalb möchten Sie diesen Übergang für Ihre Mitarbeiter so einfach und bequem wie möglich gestalten.
