„Meetings haben einen schlechten Ruf, und das zu Recht-Die meisten sind desorganisiert und abgelenkt. Aber sie können ein entscheidendes Werkzeug sein, um Ihr Team auf die gleiche Seite zu bringen.“
-Justin Rosenstein
Alle beschweren sich über Meetings. Ich habe noch niemanden getroffen, der wünscht, an seinem Tag mehr Meetings abzuhalten. Worauf es wirklich ankommt, ist, dass die Leute es hassen, Zeit zu verschwenden. Sie erhalten Meeting-Einladungen, ohne zu wissen, was Sie erwartet. Oder Sie haben das Glück, eine Besprechungseinladung mit Betreffzeile zu erhalten, haben aber immer noch keine Ahnung, was Sie mitbringen sollen. Das Unbekannte und Befürchtungen kollidieren und erzeugen sofortige Negativität. Dies gipfelt darin, dass die Leute zum Meeting kommen und sich mit verschränkten Armen in einer Verteidigungshaltung auf einen Stuhl fallen lassen und nur darauf warten, dass jemand es riskiert, mit ihnen zu sprechen.
Das ist nicht die beste Einstellung für den Beginn eines Meetings.
Lassen Sie uns das lösen. Meetings können nicht nur produktiv sein, sie können zu einem wichtigen Bestandteil Ihres täglichen Arbeitsablaufs werden. Unabhängig davon, ob Ihre Meetings eine Kombination aus (oder ausschließlich) persönlichen Treffen, Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen sind – das Befolgen einiger einfacher Regeln kann dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und die Produktivität zu steigern.
Als Besprechungsanfragender sind Sie dafür verantwortlich, die Besprechung zu leiten und eine Umgebung für die Zusammenarbeit zu schaffen. Indem Sie anderen zeigen, wie es geht, können Sie die Menschen um Sie herum dazu inspirieren, dasselbe zu fordern.
1. Stellen Sie vor der Sitzung eine Tagesordnung bereit
Helfen Sie dabei, Erwartungen zu formulieren, worauf sich die Menschen vorbereiten müssen, damit sie nicht überrascht werden.
2. Beginnen Sie das Meeting pünktlich
Gehen Sie respektvoll mit der Zeit der Menschen um. Pünktlicher Beginn trägt auch dazu bei, pünktlich zu enden.
3. Setzen Sie sich ein Ziel, was Sie in der Besprechung erreichen möchten
Konzentrieren Sie die Zeit aller, indem Sie auf dasselbe Ziel hinarbeiten, und beginnen Sie Ihr Meeting mit dieser Ankündigung.
4. Entscheidungsfindung ist keine Demokratie – machen Sie den Menschen bewusst, wer das letzte Wort hat
Eliminieren Sie das Potenzial für endlose Diskussionen, setzen Sie eine zeitliche Begrenzung für Diskussionen, wenn dies dazu beiträgt, die Abwanderung zu reduzieren.
5. Handys und Laptops verbieten
Vermeiden Sie Ablenkungen, indem Sie alle auffordern, ihr Telefon wegzulegen und ihren Laptop zu schließen, damit sich alle auf das Meeting konzentrieren können.
6. Erfassen Sie Aktionspunkte mit zugewiesener verantwortlicher Partei und Fälligkeitsdaten
Verantwortlichkeit ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt. Zu wissen, wem welches Stück gehört, hilft auch, wenn Probleme auftreten.
7. Führen Sie Protokoll und verteilen Sie es nach der Sitzung
Verfolgen Sie zumindest die wichtigsten Entscheidungen, die sich auf das Projekt auswirken. Die Kommunikation der Besprechungsergebnisse bringt alle auf dieselbe Seite und ist wichtig für die Zusammenarbeit.
8. Aktionspunkte vor dem nächsten Treffen nachverfolgen
Erstellen Sie einen geschlossenen Prozess, um den Projekterfolg zu ermöglichen. Rufen Sie die verantwortliche Partei per Video an oder besuchen Sie sie persönlich, um Blockaden zu überwinden oder eine neue Frist auszuhandeln. Lösen Sie Probleme vor dem nächsten Meeting.
Versuch es. Beginnen Sie einfach mit einem Artikel. Sie werden sofort einen Unterschied bemerken. Lerne deine Meetings zu lieben.
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