Steigern Sie die Produktivität mit diesem Tech Stack für verteilte Teams

 Dieser Gast-Blogbeitrag ist Teil einer Reihe über verteilte Arbeit für Unternehmen. Klicken hier um den ersten Blog der Reihe zu lesen. 

Das Zeitalter der verteilten Arbeit steht vor der Tür. Eine produktive Belegschaft zu führen bedeutet nicht mehr, alle am selben physischen Ort zusammenzuhalten. Freiberufler, Auftragnehmer und Remote-Mitarbeiter schließen sich alle mit Hilfe dynamischer Tools für die Zusammenarbeit zusammen. Diese Lösungen werden über die Cloud bereitgestellt und erleichtern Remote-Teams den Austausch von Ideen, Inhalten und Gesprächen in Echtzeit. 

Stanford-Studien zeigen, dass virtuelle Mitarbeiter ihre Kollegen um 13 % übertreffen und 50 % weniger Fluktuation erleben, was mehr Unternehmen dazu veranlasst, bei der Gestaltung moderner Teams außerhalb des Büros zu expandieren. Wie starten Sie also Ihre verteilte Teamstrategie? Beginnen Sie damit, den richtigen Tech-Stack freizuschalten, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu erleichtern und Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen. 

Aufbau eines Kollaborations-Toolkits für verteilte Teams

Ihr Collaboration Toolkit ist eine Cloud-basierte Auswahl an Software-Tools, die darauf ausgelegt sind, Wissensarbeiter unabhängig von ihrem Standort zu befähigen, zu motivieren und zu unterstützen. Obwohl jedes Unternehmen anders ist, benötigt jedes Toolkit die gleichen Säulen:

1. Einfachheit: um eine einfache Adoption zu fördern.
2. Flexibilität: zur Integration mit Lösungen, die Teammitglieder bereits verwenden.
3. Skalierbarkeit: um sich schnell verändernde und zunehmend globalisierte Teams zu unterstützen.

Hier sind 10 Tools und Integrationen, die Sie 2020 zu Ihrem verteilten Team-Toolkit hinzufügen sollten.

1. Projektplanung

Wenn Sie nicht den ganzen Tag neben Teammitgliedern sitzen, wird die Planung zu einer noch wichtigeren Aufgabe als sonst. Perfonie hilft Mitarbeitern bei der Erstellung von Plänen zusammenzuarbeiten. In einer Umgebung, in der Mitarbeiter nicht in das Büro ihres Vorgesetzten kommen können, um zu prüfen, ob eine Arbeit genehmigt wurde, sorgt Perfony dafür, dass alles reibungslos abläuft.

Sobald Ihre Pläne erstellt sind, können Sie sehen, wie schnell Sie Ihre Ziele erreichen, indem Sie Schritte wie „genehmigt“, „erledigt“ oder „geprüft“ auf einer Projekt-Roadmap identifizieren. Wenn Teammitglieder sofort Aufgaben vorschlagen und den Status dieser Aufgaben in ihren bestehenden Apps für die Zusammenarbeit wie Microsoft Teams festlegen können, wird die Ausführung beschleunigt. Es gibt weniger Hindernisse auf dem Weg vom Beginn bis zum Abschluss eines Projekts, selbst wenn Teammitglieder auf die Genehmigung von Managern in verschiedenen Zeitzonen warten.

2. Projektmanagement

Einer der schwierigsten Aspekte bei der Verwaltung eines verteilten Teams besteht darin sicherzustellen, dass Wissen und Projekte in derselben integrierten Umgebung zugänglich sind. Entworfen von Planview, Projectplace für Teams ermöglicht es Benutzern, wichtige Projekte zu planen, an der Arbeit zusammenzuarbeiten und den Fortschritt kritischer Pläne zu verfolgen.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine Website für einen Kunden erstellen. Projectplace hilft Ihnen dabei, jeden Schritt des Website-Designs zu verfolgen, vom Wireframe bis zur Bereitstellung. Da jeder in Ihrer Belegschaft sehen kann, wer woran arbeitet, besteht ein geringeres Risiko, dass sich Aufgaben überschneiden oder den Überblick darüber verlieren, was erledigt werden muss.

Mit der Microsoft Teams-Erweiterung können Sie von der Teams-Umgebung aus problemlos auf alle Ihre vorhandenen Projekte und Arbeitsbereiche zugreifen. Personen können auch auf Projekt- oder Aufgabenkarten antworten, die ihnen in Teams zugewiesen wurden.

3. Sprachinterpretation in Echtzeit

Einer der Vorteile einer verteilten und digitalen Belegschaft besteht darin, dass Manager Experten aus der ganzen Welt einstellen können. Sie sind nicht mehr darauf beschränkt, mit Talenten in Ihrer unmittelbaren geografischen Umgebung zusammenzuarbeiten. Stattdessen können Sie sich an qualifizierte Mitarbeiter aus der ganzen Welt wenden und Ihr Team produktiver und maßgeschneiderter machen. Aber nur weil die Cloud-Technologie es Menschen ermöglicht, über das Internet zusammenzuarbeiten, heißt das nicht, dass es keine Barrieren gibt. Die Sprache ist oft eine dieser Barrieren.

KUDO ermöglicht es Teammitgliedern, in mehreren Sprachen durch Live- und Simultanübersetzung zu kommunizieren, sogar durch Gebärdensprachdolmetschen in Echtzeit. Dadurch werden Hindernisse zwischen Kollegen, die aus verschiedenen Teilen der Welt zusammenarbeiten, sofort beseitigt. Unternehmen können auf KUDO zugreifen, um online an mehrsprachigen Meetings teilzunehmen, gemeinsame Dokumente anzuzeigen und Fragen zu stellen – alles über eine gemeinsame Oberfläche. 

4. Aufgabenverwaltung

Ein erfolgreiches verteiltes Team zu führen bedeutet, einen Weg zu finden, die Mitarbeiter auf dem richtigen Stand und mit ihrer Arbeit auf dem richtigen Weg zu halten – ohne sich so frei bei ihnen melden zu können, wie an ihren Schreibtisch zu gehen. Ein Aufgabenmanagement-Tool im Kanban-Stil wie z Workstreams.ai ermöglicht Teams eine effektivere Zusammenarbeit mit einer umfassenden Workflow-Umgebung.

Innerhalb von Workstreams.ai können Mitarbeiter schnell und einfach Aufgaben erstellen, Projekte mit Labels versehen und Teamkollegen Verantwortlichkeiten zuweisen. Diese Lösung bietet Unternehmen die Möglichkeit, Mitarbeiter aus mehreren Abteilungen und Standorten an einem virtuellen Ort zusammenzubringen, an dem sie ihre Prioritäten aufeinander abstimmen können. Komplett mit einem flexiblen Kanban-Board, das sich in Microsoft Teams integrieren lässt, kann Workstreams.ai an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Darüber hinaus erhalten Sie einen intelligenten Bot, der Erinnerungen, Benachrichtigungen und Updates zum Aufgabenfortschritt bereitstellt.

5. Messaging-Interoperabilität

Manchmal ziehen es Mitarbeiter verschiedener Organisationen vor, unterschiedliche Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verwenden. Ihr neuer Marketing-Auftragnehmer ist vielleicht ein Fan von Slack, während Ihr bestehender Marketing-Manager Microsoft Teams bevorzugt.

Mit der Mio, muss die Zusammenarbeit mit neuen Auftragnehmern oder Partnern nicht bedeuten, dass Sie sie zwingen müssen, sich an Ihre bevorzugte Technologie anzupassen oder auf veraltete Technologien wie E-Mail zurückzugreifen. Stattdessen stellt Mio sicher, dass Ihr Messaging-Erlebnis nahtlos ist – jede Partei kann in ihren bevorzugten Chat-Tools arbeiten und plattformübergreifend und unternehmensweit Messaging durchführen. Letztendlich ermöglicht Mio verteilten Teams, extern über Systeme wie Microsoft Teams und Slack zu chatten, sodass Sie keine Kunden, Lieferanten und Freiberufler bitten müssen, Ihrem Netzwerk beizutreten, um mit einem Projekt zu beginnen. 

6. KI-animierte Präsentationen

Sicherzustellen, dass Ihr verteiltes Team Zugriff auf die richtigen Informationen hat, ist nur ein Teil des Puzzles. Führungskräfte müssen auch sicher sein, dass sie diese Informationen so ansprechend und leicht verständlich wie möglich gestalten.

Squigl ist eine künstlich intelligente Plattform, die Text in animierte Präsentationen umwandelt, sodass Manager schnell und einfach kontextualisierte Videos erstellen können, die eine klare Geschichte erzählen. In einer Umgebung, in der Arbeitnehmer, Freiberufler und andere Teammitglieder Daten auf unterschiedliche Weise lernen und darauf reagieren, kann dies dazu beitragen, das Verständnis zu beschleunigen.

Wenn Sie eine Idee sowohl visuell als auch akustisch präsentieren können, ist es wahrscheinlicher, dass sie bei einem breiteren Querschnitt von Menschen Anklang findet. Remote-Unternehmen können dieses Tool für alles verwenden, von der Weitergabe wichtiger Briefings für neue Aufgaben bis hin zur Erläuterung der Mission und der Werte ihres Unternehmens gegenüber neuen Auftragnehmern.

7. Vorfallmanagement

Eine der gewaltigsten Herausforderungen bei der Verwaltung eines verteilten Teams besteht darin, Vorfälle, kritische Ereignisse und Supportanfragen im Auge zu behalten.

Zenpflicht ist eine End-to-End-Plattform für das Vorfallmanagement, mit der Sie alle Ihre Ticketing- und Alarminformationen an einem Ort aufbewahren können. Zenduty wurde für die Arbeit mit Microsoft Teams entwickelt und lässt sich in mehr als 100 beliebte Ticketing-Tools integrieren. Auf diese Weise können IT-Betriebsexperten, DevOps-Ingenieure, Standortzuverlässigkeitsingenieure und Supportteams zusammenarbeiten, um Probleme zu lösen. Mit Zenduty können Unternehmen Best Practices für das Incident Management institutionalisieren und einen unterbrechungsfreien Service für Kunden sicherstellen.

Selbst wenn Ihr Unternehmen aus mehreren verteilten Support- und Engineering-Teams besteht, können diese dennoch auf effiziente Weise hervorragende Kundenerlebnisse bieten. 

8. Zweiwege-SMS-Integration

In einer verteilten Belegschaft haben Mitarbeiter und Auftragnehmer nicht immer eine Internetverbindung. Personen, die in einer verteilten Umgebung arbeiten, können sich nicht immer bei der Cloud anmelden.

Mit der Avocado Für die SMS-Kommunikation in Microsoft Teams können Sie den Personen, mit denen Sie in Verbindung treten möchten, SMS-Textnachrichten direkt aus Teams senden, sodass es einfach ist, Konversationen aus derselben einzigen Umgebung weiter zu verfolgen. zeigt die Zwei-Wege-Gespräche in Teams an, als ob Sie ein privates Gespräch in der App führen würden. So werden Gespräche reibungslos fortgesetzt, auch wenn keine vollständige Konnektivität verfügbar ist. Es gibt sogar eine One-to-Many-Broadcast-Option. 

9. Videokonferenzen

Um sicherzustellen, dass jeder in Ihrer verteilten Belegschaft das gleiche Videokonferenzerlebnis in einer kombinierten Umgebung genießen kann, Lifesize fügt Ihren bestehenden Microsoft Teams- und Microsoft Outlook-Workflows erstklassige Audio- und Videoqualität sowie erweiterte Kommunikations- und Zusammenarbeitsfunktionen hinzu. Es besteht keine Notwendigkeit mehr, dauerhafte Chat-, E-Mail- und Kalender-Tools von Videokonferenzdiensten zu trennen.

Mit der Lifesize-Integration für Microsoftkönnen Sie einen Lifesize-Videoanruf direkt aus der Microsoft Office 365-Umgebung planen und daran teilnehmen. Mitarbeiter profitieren nicht nur von einem optimierten Arbeitsablauf; Sie erhalten außerdem ein konsistentes und hochwertiges persönliches Erlebnis für alle ihre Videokonferenzen. Sie können sogar standardmäßig auf 4K-Inhaltsfreigabe, unbegrenzte Gästeeinladungen, 300-Wege-Videoanrufe und Meeting-Verschlüsselung zugreifen, Funktionen, die Sie in beliebten Konferenz-Apps wie Google Hangouts und Zoom nicht finden werden. Die Lifesize-Integration für Microsoft bietet Ihnen eine wirklich überlegene Kommunikationslösung, die das Beste aus beiden Welten vereint.

10. Personalmanagement

Bob HR ist eine führende Plattform für Personalmanagement, die darauf abzielt, die Arbeitserfahrung für alle Mitarbeiter zu verbessern, nicht nur für diejenigen in Ihrem physischen Büro. Von der Eingliederung neuer Talente in Ihre Belegschaft bis hin zum Umgang mit Auftragnehmerengagements kann bob Ihrem Team helfen, auf dem Laufenden zu bleiben.

Ihr Bot für künstliche Intelligenz bietet detaillierte Analysen zur Verbesserung des ROI des Humankapitals sowie Tipps zur Verbesserung der Bürokommunikation. Innerhalb von Microsoft Teams kann bob tägliche Digests und Shoutouts für einzelne Benutzer hervorheben und gleichzeitig Updates zu Echtzeitereignissen übermitteln. Darüber hinaus kann bob Fragen von Teammitgliedern beantworten, indem er auf Informationen aus der Wissensdatenbank Ihres Unternehmens zugreift.

Lassen Sie Collaboration-Tools Ihre verteilte Belegschaft unterstützen, nicht behindern

Die moderne Belegschaft muss nicht mehr in einem einzigen Büro existieren. Mit Remote-Mitarbeitern, Auftragnehmern und Freiberuflern, die auf der ganzen Welt verstreut sind, brauchen Unternehmen zuverlässige Möglichkeiten, um alle miteinander verbunden und produktiv zu halten.

Mit Tools wie Lifesize für plattformunabhängige Videokonferenzen und Mio für plattformübergreifende Nachrichten war es noch nie so einfach, das perfekte Toolkit für verteilte Teams zu erstellen.