Da sich Unternehmen immer mehr auf Effizienz, Produktivität und Rentabilität konzentrieren, ist es für Unternehmen unerlässlich geworden, auf ihre Zahlen zu achten, um sicherzustellen, dass ihre Zeit, ihr Geld und ihre Arbeitskräfte sinnvoll eingesetzt werden – eine der größten Chancen liegt in der Beurteilung, wie Geschäftstreffen ablaufen laufen.
Wir haben alle schon an Meetings teilgenommen, die schlecht gelaufen sind, die falschen Leute einbezogen haben und nicht zu konkreten Zielen geführt haben. Durch die Verbesserung der Art und Weise, wie Meetings ablaufen, haben Unternehmen eine wichtige Möglichkeit, das Zeitmanagement und die Zusammenarbeit der Teammitglieder sofort zu verbessern. Die Befolgung von Best Practices, die Verwendung der richtigen Collaboration-Tools und die Verpflichtung aller zur Rechenschaft zu ziehen, kann Ihr Meeting-Erlebnis erheblich verbessern.
Was ist ein Geschäftstreffen?
Ein Geschäftstreffen ist eine Zusammenkunft von zwei oder mehr Personen, um Entscheidungen zu treffen oder Unternehmensziele und -abläufe zu besprechen. Geschäftstreffen werden im Allgemeinen persönlich in einem Büro abgehalten, aber mit dem Aufkommen von Videokonferenztechnologien können die Teilnehmer von überall aus an einem Geschäftstreffen teilnehmen.
Werfen wir einen Blick auf die sechs häufigsten Arten von Geschäftstreffen, darunter:
- Status-Update-Meetings
- Treffen zur Entscheidungsfindung
- Meetings zur Problemlösung
- Teambuilding-Meetings
- Meetings zum Austausch von Ideen
- Innovationstreffen
6 Arten von Geschäftstreffen für mehr Effizienz und Kommunikation
Vor der Planung von Besprechungen ist es notwendig, festzustellen, um welche Art von Besprechung es sich handelt. Es gibt tatsächlich einen großen Unterschied zwischen einem wöchentlichen Statusmeeting und einem Notfallmeeting, das möglicherweise dringende Maßnahmen erfordert.
1. Meetings zur Statusaktualisierung
Fast jedes Unternehmen kennt diese wiederkehrenden Teambesprechungen, die ursprünglich dazu gedacht waren, Updates zu den neuesten Projekten auszutauschen und sicherzustellen, dass alle im Team über den Projektverlauf auf dem Laufenden sind. Diese Meetings sollen Kommunikationsschwierigkeiten beheben, die dazu führen können, dass viel Zeit damit verschwendet wird, immer wieder dasselbe zu tun oder vor denselben Herausforderungen zu stehen.
Auch wenn diese Art von Meetings vielleicht nicht die lustigsten oder ansprechendsten sind, nutzen Unternehmen sie, um aufgetretene Probleme anzusprechen, Aufgaben zuzuweisen und alle notwendigen Entscheidungen zu treffen, um effektiv voranzukommen. Solche Besprechungen können zu schnellen Synchronisierungen werden und sind weniger anfällig dafür, sich über den vorgegebenen Zeitrahmen hinaus zu ziehen.
2. Sitzungen zur Entscheidungsfindung
Obwohl Manager in der Regel das letzte Wort haben, finden die Diskussionen um wichtige Unternehmensentscheidungen oft in größeren Gruppen statt. Kleinere Entscheidungen können in Status-Update-Meetings getroffen werden, aber wichtige werden ihre eigenen speziellen Meeting-Zeiten haben.
Der Entscheidungsprozess könnte auf mehrere Sitzungen verteilt werden, damit alle Parteien die Möglichkeit haben, Informationen zu sammeln, Lösungen zu finden und darüber abzustimmen, wie sie am besten vorankommen. Dies kann dazu führen, dass viel Zeit in Besprechungen und in der Kommunikation hin und her gebunden wird.
3. Meetings zur Problemlösung
Ähnlich wie Entscheidungsfindungsmeetings haben Problemlösungsmeetings ein bestimmtes Ziel vor Augen. Es gibt kein Standard-Meeting zur Problemlösung, da die Probleme je nach Team und Organisation unterschiedlich sind, aber diese Art von Meetings sind dennoch entscheidend.
Diese Besprechungen können auf Notfällen basieren, die schnell gelöst werden müssen. Zum Beispiel kann die Quelle des Problems noch nicht identifiziert sein oder es könnten mehrere verschiedene Prioritäten zu verwalten sein, um eine Lösung für ein identifiziertes Problem zu finden. In jedem Fall geben diese Treffen den Kollegen die Möglichkeit, Ideen zu sammeln, Lösungen zu bewerten und das vorliegende Problem zu lösen.
4. Teambuilding-Meetings
Obwohl jedes Meeting eine Chance für ein Team ist, sich ein wenig näher zu kommen, indem man sich zu Beginn auf Geplänkel einlässt und ein besseres Verständnis für sein Gegenüber gewinnt, ist es manchmal notwendig, ein Teambuilding-Meeting zu planen.
Diese Meetings können Firmenveranstaltungen oder Ausflüge für das Team, die Abteilung oder das gesamte Unternehmen sein und dazu dienen, Mitarbeiterbindung und Engagement zu fördern. Sie sind die perfekte Gelegenheit, Mitarbeiter zu ermutigen, sich auszutauschen und persönlichere Beziehungen aufzubauen, die den Fortschritt und das Wachstum der Organisation unterstützen können.
5. Treffen zum Ideenaustausch
Manchmal ist es besser, wenn die ganze Gruppe zusammenkommt und neue Ideen austauscht, anstatt sie in einer fleischigen E-Mail oder einem chaotischen Chat-Thread zu verteilen.
Diese Meetings ermöglichen es dem Redner oder Präsentator nicht nur, sich eingehender mit einem Thema zu befassen, Gespräche können auch in Echtzeit stattfinden und Teammitglieder können Fragen stellen. Diese Meetings machen den Ideenaustausch auch interaktiv und geben den Kollegen die Möglichkeit, Ideen auszutauschen, was letztendlich zu mehr Teamwork, stärkerem Aufbau von Beziehungen und einem ansprechenden Meeting-Erlebnis führt. Während diese Art von Treffen viel Zeit in Anspruch nehmen kann, führt es oft zu neuen Produktideen, der Expansion in neue Märkte und Möglichkeiten, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.
6. Innovationstreffen
Jede Organisation braucht von Zeit zu Zeit neue Ideen, und Innovationsmeetings sind die Standardantwort auf diesen Bedarf. Es ist schwierig, Kreativität zu erzwingen, aber Sie können so viele Ideen wie möglich einholen und sie dann filtern, um die am besten geeigneten zu finden.
Innovationsmeetings können für die Teilnehmer undurchsichtig klingen, aber sie sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen weiter vorankommt, anstatt Jahr für Jahr die gleichen Betriebsprotokolle beizubehalten, da sie der Organisation die Möglichkeit bieten, etwas Neues auszuprobieren.
Auch wenn es sich unnötig oder offensichtlich anfühlt, kann die Definition der Art Ihres Meetings die Art und Weise lenken, wie sich Ihre Kollegen auf Ihr Meeting vorbereiten, Ihnen helfen, eine klare Agenda zu erstellen und allen Zeit zu sparen. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie genau beleuchten können, was zu tun ist, um Ihre Meetings in solide Zeitinvestitionen zu verwandeln.
3 Tipps zur optimalen Nutzung Ihrer Besprechungszeit
Die meisten Manager sind sich einig, dass Meetings in der Regel eine unproduktive Zeitverschwendung sind 65% von ihnen sagen, dass Meetings sie daran hindern, ihre eigene Arbeit zu erledigen, muss es einen besseren Weg geben, sich effektiver zu treffen. Hier sind drei einfache Möglichkeiten, um das Beste aus jedem Meeting herauszuholen.
1. Setzen Sie sich klare Ziele
Klar haben Tagesordnung wird Ihnen helfen, die Zeit, die das Meeting in Anspruch nimmt, zu minimieren. Wenn Sie Aufgaben haben, die die Teilnehmer im Voraus erledigen müssen, senden Sie eine Checkliste in Ihrer Meeting-Einladung, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer informiert und vorbereitet sind. Das grundlegende Ziel hier ist, alles in Ihrer Macht Stehende im Voraus zu tun, um zu verhindern, dass die Zeit eines ganzen Teams verschwendet wird.
Das ideale Meeting hat keine Überraschungen und folgt der Tagesordnung bis ins kleinste Detail. Dies könnte eine Herausforderung sein, da Nebengespräche und Tangenten im Konferenzraum ziemlich häufig sind, daher ist es wichtig, diese nicht zum Thema gehörenden Gespräche kurz zu halten – Sie können jederzeit einen anderen Termin buchen weiter zu diskutieren.
2. Führen Sie eine Zusammenfassung nach dem Meeting durch
Wenn Sie ein klares gewünschtes Ergebnis haben, ist es sofort klar, wann ein Meeting ein Erfolg ist. Anschließend können Manager beurteilen, ob das gewünschte Ergebnis erzielt wurde, und herausfinden, was es erfolgreicher gemacht hätte.
Das Versenden einer kurzen Zusammenfassung des Meetings fördert die Aufbewahrung von Informationen und klärt eventuell aufgetretene Missverständnisse auf. Sie können auch weitere Maßnahmen einbeziehen, die Ihre Kollegen möglicherweise ergreifen müssen, um das Ergebnis Ihres Meetings zu wiederholen. Lernen wie man effektive Besprechungsprotokolle führt um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Details oder Erkenntnisse aus Ihren Meetings verpassen.
3. Verwenden Sie eine zuverlässige Videokonferenzsoftware
Produktive Geschäftsbesprechungen müssen nicht immer persönlich abgehalten werden – mit der richtigen Videokonferenzlösung können Sie sich dennoch von Angesicht zu Angesicht treffen und ein hochwertiges Besprechungserlebnis haben, ohne Ihr Büro verlassen zu müssen. Wenn Ihr Videokonferenz-Tool intuitiv genug ist, können Sie Ihren Bildschirm freigeben, Ihren Anruf aufzeichnen und Ihr Meeting nahtlos auf Gastanrufer auf verschiedenen Geräten skalieren.
Lifesize hat sich voll und ganz der Bereitstellung des bestmöglichen Videokonferenzerlebnisses verschrieben und ist die benutzerfreundliche Videokonferenzlösung in 4K-Qualität, nach der Sie und Ihr IT-Administrator gesucht haben. Nach mehr als fünfzehn Jahren Erfahrung in der Entwicklung von Konferenzraumsystemen, drahtlosen Präsentationsgeräten für Konferenzräume, mobilen Apps und einem globalen Cloud-Netzwerk, das alles miteinander verbindet, bietet Lifesize ein unübertroffenes einheitliches Meeting-Erlebnis, dem Sie vertrauen können.
Halten Sie alle Meeting-Typen effizient und profitabel
Meetings werden nicht so schnell verschwinden, aber sie müssen nicht so schrecklich sein! Indem Sie einfach definieren, welche Art von Besprechung Sie abhalten möchten, und diese Tipps umsetzen, können Sie Ihre Besprechungen produktiv und optimistisch halten. Machen Sie das Beste aus Ihren Meetings mit Lifesize und erleben Sie, wie ein großartiges Geschäftsmeeting sein sollte.
