Herkömmliche persönliche Meetings kommen für Startups und andere kleine Unternehmen, die Remote-Teams beschäftigen, nicht in Frage – sie sind teuer, unpraktisch und einfach durch eine zuverlässige Videokonferenzlösung zu ersetzen. Und im Zuge der COVID-19-Pandemie scheint es, als ob jedes kleine Unternehmen virtuell geworden wäre. Während kostenlose Apps für Verbraucher wie Hangouts oder Skype am Anfang äußerst nützlich sein können, müssen Sie mit zunehmendem Wachstum bessere Optionen finden. In diesem Artikel stellen wir die wichtigsten Videokonferenzfunktionen und -tools für kleine Unternehmen vor, um Ihnen bei der Auswahl der Videokonferenzlösung zu helfen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Mann schaut bei einer Telefonkonferenz auf den Computer

Videokonferenzfunktionen für kleine Unternehmen

Bevor Sie sich für eine Videokonferenzlösung für Ihr kleines Unternehmen entscheiden, müssen Sie zunächst einen Schritt zurücktreten und an alle Funktionen denken, die Sie als wachsendes Unternehmen benötigen. Hier ist eine umfassende Checkliste mit Funktionen, die Sie bei der Auswahl der besten Videokonferenztechnologie für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten.

1. Anrufgröße und Skalierbarkeit

Werfen Sie einen Blick auf die Größe Ihres Teams und die Arten von Kunden, mit denen Sie täglich zu tun haben. Wie viele Personen müssen Sie bei einem internen Anruf verbinden? Wie sieht es mit externen Anbietern, Partnern oder Kunden aus? Die meisten kostenlosen Videokonferenzdienste sind auf maximal 8–10 Teilnehmer ausgelegt, und viele sind auf 30 oder 40 Minuten Gesprächsdauer begrenzt. VoIP-Anrufe sind mit ähnlichen Einschränkungen konfrontiert, und auch die fehlen Face-to-Face-Komponente von Videokonferenzen. Das Hosten größerer Online-Meetings wie Webinare ist einer der Hauptgründe, warum Unternehmen für ihre geschäftskritischen Videoanrufe auf kostenpflichtige Abonnements umsteigen.

2. Video-/Audioqualität und Zuverlässigkeit

Die Qualität Ihres Videoanrufs ist von größter Bedeutung, wenn Sie sich darauf verlassen, um Ihre Remote-Teams zu verbinden und Ihr Geschäft auszubauen. Sie brauchen eine Lösung, der Sie vertrauen können, wenn Sie sie am meisten brauchen. Wiederkehrende Verbindungsunterbrechungen oder schlechtes Signal während Video- oder Audiokonferenzen verringern nicht nur Ihre Produktivität, sondern schrecken auch potenzielle Kunden ab. Unternehmen, die Gespräche mit Kunden oder Interessenten führen, sollten sich besonders der Anrufqualität und Zuverlässigkeit bewusst sein, da sie einen großen Einfluss auf den ersten Eindruck haben.

3. Kameras und Systeme für Konferenzräume

Teambesprechungen in Konferenzräumen müssen entfernte Teilnehmer unterstützen, ohne dass sie auf eine veraltete Audiokonferenz zurückgreifen müssen. Eng integrierte Hardware- und Softwarelösungen bieten das beste Erlebnis in Bezug auf Qualität und Benutzerfreundlichkeit. Remote-Teams lernen ihre Kollegen durch regelmäßige persönliche Video-Meetings besser kennen. In der Tat, 89% der Mitarbeiter die Videokonferenzen haben, sagen, dass es ihnen hilft, sich verbunden zu fühlen.

4. Integrierte Bildschirmfreigabe

Die Bildschirmfreigabe ist ein wichtiger Bestandteil der Präsentation bei einer Videokonferenz. Ohne sie könnte die Schlagkraft Ihrer Präsentation begrenzt sein; 90% der Fernarbeiter sagen, dass Videokonferenzen es einfacher machen, ihren Teams ihren Standpunkt zu vermitteln. Wenn Sie Ihren Bildschirm während eines Videoanrufs freigeben können, können Ihre Kollegen leicht verstehen, was Sie zu erklären versuchen. Mit einer Videokonferenzlösung mit integrierter drahtloser Bildschirmfreigabe können Sie während der Besprechungen problemlos Dokumente in Echtzeit präsentieren und freigeben, ohne Dongles oder Kabel suchen und weitergeben zu müssen.

5. Chat-, E-Mail- und Kalenderintegrationen

Um in all Ihren Teams wirklich produktiv zu sein, ist Zusammenarbeit der Schlüssel. Aber der Haken ist: Es muss nahtlos sein. Das bedeutet, dass Chat-, E-Mail- und Kalender-Tools einfach in Ihre Videokonferenzlösung integriert werden müssen. Videointegrationen für Chat-Apps und E-Mail erleichtern den Übergang vom Textaustausch zu einem Videoanruf, ohne Ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen. Für Marketing- und Vertriebsteams, Hinzufügen E-Mail Marketing Integrationen in Ihren Workflow gibt Ihnen eine Erfolgsformel für das Wachstum Ihres Unternehmens. Eine weitere wichtige Integration, die Ihr Videokonferenz-Tool benötigt, ist eine optimierte Kalenderintegration. Damit können Sie Videokonferenzen über Ihren Arbeitskalender planen und verfolgen, ohne eine separate Videokonferenz-App öffnen zu müssen. Die Kalenderintegration informiert Sie über die verfügbaren Zeitpläne Ihrer Kollegen, sodass Sie den optimalen Zeitpunkt für Videokonferenzen finden können, anstatt jedes Teammitglied zu fragen, wann es frei ist.

6. Bring-Your-Own-Device-Fähigkeit

Ihre Kunden und Interessenten sollten keine App herunterladen oder ein Konto erstellen müssen, nur um sich mit Ihnen über einen Videoanruf zu treffen. Finden Sie eine auf Standards basierende Lösung, die es jedem ermöglicht, über ein SIP/H.323-Videosystem oder direkt von seinem Mobiltelefon, Tablet oder Laptop mit nur einem einzigen Klick auf den Link zur Besprechungseinladung an Ihrem Anruf teilzunehmen, unabhängig davon, ob er ein Android-Gerät verwendet , Mac oder jede andere Art von Gerät.

7. Aufzeichnung

Aufzeichnung von Telefonkonferenzen Die Funktionalität eignet sich hervorragend für Schulungs- und Dokumentationszwecke oder zum Teilen nützlicher Besprechungszusammenfassungen mit Teammitgliedern, die nicht an dem geplanten Anruf teilnehmen konnten. Eine gute Videokonferenzsoftware verfügt über eine einfache Aufzeichnungsfunktion innerhalb des Anrufs. Es wird auch die Möglichkeit geben, die Aufzeichnung einfach mit Teammitgliedern zu teilen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie nach dem Meeting bestimmte Diskussionspunkte besprechen oder das Video zur Schulung neuer Mitarbeiter verwenden möchten.

8. Technischer Support

48 % der Remote-Mitarbeiter sagten, dass technische Schwierigkeiten am häufigsten von Videokommunikationserlebnissen ablenken. Was nützt es, einen Videokonferenzanbieter zu haben, wenn dessen technischer Support grundlegende Fragen nicht beantworten kann? Oder noch schlimmer, kostenlose Dienste, ohne dass jemand anrufen muss, wenn etwas kaputt geht? Wenn Ihre Videoanrufe geschäftskritisch sind, benötigen Sie einen Supportkontakt für einen Videokonferenzanbieter. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie jemanden haben, an den Sie sich wenden können, wenn Sie technische Probleme haben. Es ermöglicht Ihnen auch, Ausfallzeiten zu minimieren und Videokonferenzen ohne Störungen zu genießen.

9. Sicherheit

Sicherheit ist für kleine Unternehmen ebenso wichtig wie für große Unternehmen. Eine Sicherheitslücke kann ein herber Rückschlag für Ihr Unternehmen sein. Angesichts der jüngsten Nachrichtenartikel über Sicherheitslücken bei Unternehmen wie Zoom ist es wichtig, Sicherheitsanforderungen und Risikotoleranzen zu bewerten. Dies sollte eines der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines Videokonferenzanbieters für Ihr Unternehmen sein.

10. Preis und ROI

Wenn Mitarbeiter nur die Hälfte der Zeit im Jahr von zu Hause aus arbeiten, könnte dies dazu führen $ 11,000 Einsparungen pro Person. Das bedeutet, dass ein kleines Unternehmen mit 25 Mitarbeitern 275,000 US-Dollar pro Jahr sparen könnte, wenn die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, aber dennoch produktiv und über Videokonferenzen verbunden sind. Darüber hinaus haben Videokonferenzen Reisezeit und -kosten drastisch reduziert, da Mitarbeiter unabhängig von ihrem physischen Standort an Teambesprechungen teilnehmen können. Obwohl Videokonferenzen an sich viele Unternehmenskosten gesenkt haben, ist es dennoch wichtig, dass Sie sich für eine Lösung entscheiden, die das Budget schont, aber mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skaliert.

5 hilfreiche Videokonferenz-Tools für kleine Unternehmen

Unter Berücksichtigung all dieser Funktionen haben wir eine Liste mit fünf großartigen Videokonferenz-Tools zusammengestellt, die Ihrem Team dabei helfen, persönlichere und produktivere Meetings zu führen. Diese Tools sind entweder kostenlos oder erfordern eine Mindestinvestition, was sie perfekt für kleine Unternehmen und Start-ups macht, die sich Sorgen um ihr Endergebnis machen.

2 Personen auf dem Bildschirm mit Lifesize Dash

1. Dash in Lebensgröße

Lifesize Dash™ ist eine kostenlose und einfache Möglichkeit, Videokonferenzen zu jedem Besprechungsraum hinzuzufügen. Dieser kostenlose Konferenzraum-Kit-Anschluss kann mit USB-Videokameras und Audiogeräten von Drittanbietern von Herstellern wie Aver, Huddly, Logitech und Polycom integriert werden. Es unterstützt Chromebox- und Windows-PCs und bietet Ihnen die Freiheit, jede vorhandene Hardware in Ihrem Büro zu verwenden, während es Ihnen gleichzeitig eine erstaunliche Benutzererfahrung, Zuverlässigkeit und zentralisierte Verwaltung des Lifesize-Dienstes bietet. Mit Lifesize Dash können Sie bis zu 1,000 US-Dollar pro Jahr und Raum sparen, indem Sie versteckte Lizenzgebühren pro Raum aufgeben.

2. Lebensgroßes Symbol 300

Das Lifesize® Icon 300™ ist eine All-in-One-Huddle-Room-Lösung für unter 2,000 US-Dollar. Sein ultraweites Sichtfeld (FOV) ist perfekt optimiert, um alle am Tisch sitzenden Personen auch in den kleinsten Besprechungsräumen zu erfassen. Das Lifesize Icon 300 bietet Ihnen eine unübertroffene 4K-Screen-Sharing-Qualität, sodass Sie im Huddle Room ohne Qualitätseinbußen präsentieren können. Die Einrichtung ist Plug-and-Play, die Steuerung ist intuitiv und jeder Anruf wird standardmäßig verschlüsselt.

3. Lifesize-Integrationen mit Microsoft

Viele kleine Unternehmen haben Microsoft-Tools für ihre E-Mail-, Kalender- und Echtzeit-Kommunikationslösungen standardisiert. Das Lifesize-Integration für Microsoft fügt Ihren bestehenden Microsoft® Teams- und Microsoft® Outlook®-Workflows erstklassige Audio- und Videoqualität für dauerhafte Zusammenarbeit hinzu. Planen Sie ganz einfach Lifesize-Meetings und treten Sie ihnen direkt in Microsoft Teams oder Microsoft Outlook bei. Darüber hinaus verbessert Lifesize die Umgebung von Microsoft Skype for Business, indem es Benutzern und ihren Gästen ein hervorragendes Videoerlebnis im Besprechungsraum und bei Gruppenanrufen bietet.

4. Digitales Kaptivo-Whiteboard

Whiteboarding-Sitzungen eignen sich hervorragend für das Brainstorming und die Zusammenarbeit mit Ihrem Team, aber es kann für entfernte Teammitglieder schwierig sein, das Board zu sehen und an einem Videokonferenzanruf teilzunehmen. Whiteboard-Freigabe mit Lifesize Share und Kaptivo können Sie interaktive Whiteboard-Sitzungen erfassen, ohne die Kosten für ein Smartboard oder ein proprietäres digitales Whiteboard. Kaptivo lässt sich an jedes standardmäßige trocken abwischbare Whiteboard oder Glasboard anbringen, erfasst Whiteboarding-Sitzungen digital und präsentiert in Verbindung mit Lifesize Share allen Teilnehmern des Meetings oder Anrufs ein klares, scharfes und genaues Bild in Echtzeit.

5. Lifesize-Konto

Für wirklich kostenbewusste Kleinunternehmer, die nach einer besseren Möglichkeit suchen, sich per Video zu treffen, Lifesize ermöglicht es Ihnen, kostenlose und sofortige Videoanrufe mit bis zu 10 Teilnehmern zu veranstalten. Laden Sie Teilnehmer ein, indem Sie Ihre persönliche Meeting-ID senden, und treffen Sie sich von Angesicht zu Angesicht, präsentieren Sie Ihren Bildschirm und arbeiten Sie sofort über ein vollständig verschlüsseltes Netzwerk direkt von Ihrem Telefon oder Browser aus zusammen. Im Gegensatz zu anderen kostenlosen Videokonferenzdiensten bietet Ihnen Lifesize unbegrenzt kostenlose Meetings ohne Beschränkung der Meetinglänge. Und als Reaktion auf die COVID-19-Pandemie bietet Lifesize allen Unternehmen 6 Monate kostenlos an. Navigieren Sie einfach zu signup.lifesize.com um Ihr kostenloses Konto zu beanspruchen.

Konklusion

Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit einem Remote-Team führen, sind regelmäßige persönliche Treffen nicht nur wichtig, um das Team zusammenzuhalten, sondern auch um effektiver zusammenzuarbeiten. Bevor Sie sich für ein Videokonferenz-Tool entscheiden, mit dem Sie Ihr Unternehmen ausbauen und skalieren können, gehen Sie diese Checkliste durch und prüfen Sie, ob das Tool über die erforderlichen Funktionen verfügt. Können Sie mit dem Tool alle Ihre Teammitglieder in regelmäßigen Videokonferenzen unterbringen? Ist das Videokonferenz-Tool robust genug, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren? Sind die notwendigen Integrationen verfügbar, damit Sie zwischen Teammitgliedern synchronisieren und als Unternehmen reibungslos funktionieren können?

Sie müssen Ihre Optionen sorgfältig abwägen und sich für die Tools entscheiden, die Ihnen den besten ROI versprechen und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalierbar sind. Denken Sie daran, dass Webkonferenzen ein wesentlicher Bestandteil der Verbindung und Einbindung Ihrer Remote-Teams sind und eine der besten Investitionen sind, die Sie für Ihr kleines Unternehmen tätigen können.