Die Kommunikation und Zusammenarbeit über Video ist explodiert, da wir uns alle angesichts der neuen Lebensweise an eine neue Lebensweise gewöhnen COVID-19 Pandemie, bei der Heimarbeit und soziale Distanzierung zur Norm geworden sind.
Aber mit dem Ausbruch des Coronavirus gab es eine dramatische Zunahme von Unternehmen und Organisationen, die versuchen, Plattformen so schnell wie möglich einzurichten. Da die Menschen rasend schnell Software und Apps herunterladen, um auf ihren Smart Devices und Laptops in Verbindung zu bleiben, werden die Folgen der Übereilung normaler Software-Überprüfungsprozesse schnell offensichtlich.
Ob durch Nachrichtenberichterstattung, berufliche Netzwerke oder das Surfen in sozialen Medien, inzwischen sind Ihnen wahrscheinlich die jüngsten Sicherheitsergebnisse und Berichte über den Missbrauch von Videokonferenzen und das Durchsickern persönlicher Informationen bekannt, in denen sich bescheidene Menschen leider wiedergefunden haben:
- Hosten eines Webinars nur damit ein Teilnehmer obszönes Material für alle sichtbar präsentiert? Shau.
- Wenn ungebetene Gäste Videokonferenzen absichtlich zum Absturz bringen und ihre schlechten Absichten mit Klassen, Gemeinden oder Wählern teilen? Shau und aus der Ferne überprüfen.
- Daten zufällig mit einem großen Social-Media-Unternehmen ohne Wissen oder Zustimmung des Benutzers geteilt zu haben? Shau.
Die Anmeldung für einen Videokonferenzdienst und die Verbindung mit persönlichen Kontakten und beruflichen Kollegen über Video ist relativ schnell und einfach. Für Millionen von Menschen, die neu und ungewohnt an diese Form der Kommunikation sind, gibt es jedoch noch eine Lernkurve zu bewältigen, insbesondere in Bezug auf den Schutz personenbezogener oder sensibler Informationen. Um Ihnen dabei zu helfen, ähnliche Situationen zu vermeiden, finden Sie hier zehn Best Practices zur Wahrung Ihrer Privatsphäre und Sicherheit während der Nutzung Videokonferenzen.
10 Best Practices für Videokonferenzen für Datenschutz und Sicherheit
Für Benutzer
1. Konfigurieren und bestätigen Sie die Besprechungseinstellungen
Wenn Sie schnell an einem Videoanruf teilnehmen, können Sie einfach bei den Standardeinstellungen bleiben. Nehmen Sie sich einen zusätzlichen Moment Zeit, um zu bestätigen, dass jede Option für Ihr Meeting richtig konfiguriert ist, damit Sie beim Beitritt keine unerwarteten Überraschungen erleben. Dazu gehört das Testen von Audio und Video vor dem Anruf, um sicherzustellen, dass beide ordnungsgemäß funktionieren. Denken Sie daran, dass die Meeting-Teilnehmer alles sehen, was sich hinter Ihnen befindet. Das Testen Ihres Videos vor dem Anruf gibt Ihnen also die Möglichkeit, Ihren Hintergrund zu überprüfen und sicherzustellen, dass es für das Meeting geeignet ist.
2. Nehmen Sie sich die Zeit, sich mit dem von Ihnen verwendeten Tool vertraut zu machen
Sie müssen nicht über Nacht zum Power-User werden, aber machen Sie sich zumindest mit den Tasten vertraut, um Ihr Mikrofon stumm zu schalten, Ihre Kamera auszuschalten und das Meeting zu verlassen. Dies ist der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Sie nur dann gesehen und gehört werden, wenn Sie es möchten. Sie müssen nicht über Nacht zum Power-User werden, aber machen Sie sich zumindest mit den Tasten vertraut, um Ihr Mikrofon stummzuschalten und Ihre Kamera auszuschalten und die Besprechung verlassen. So stellen Sie sicher, dass Sie nur dann gesehen und gehört werden, wenn Sie es möchten. Bei einigen Videokonferenz-Tools müssen Sie die Software auch vor dem Meeting herunterladen. Stellen Sie sicher, dass Sie dies im Voraus tun, damit Sie nicht in letzter Minute herumfummeln müssen, um sich einzurichten3.
3. Achten Sie auf Ihre Screenshots
Möchten Sie einen Schnappschuss oder Videoclip teilen, der Sie und andere Besprechungsteilnehmer auf dem Bildschirm zeigt? Vergewissern Sie sich noch einmal, dass keine vertraulichen Besprechungsdetails oder persönlichen Kontaktinformationen im Rahmen sichtbar sind, bevor Sie ihn in Ihr Profil hochladen. Es ist wichtig, Datenschutzprobleme oder die Offenlegung von Benutzerdaten zu vermeiden, was ein harmloser Fehler mit schwerwiegenden Folgen sein könnte.
4. Überlassen Sie Besprechungseinladungen dem Besprechungseigentümer
Fehlt eine Person in der Besprechungseinladung? Würde jemand anderes von einer Teilnahme profitieren? Anstatt die Besprechungsdetails selbst weiterzugeben, benachrichtigen Sie den Besprechungseigentümer und überlassen Sie ihm die Abwicklung. Sie können ihr Versehen leicht übertrumpfen, indem Sie an den falschen Kontakt weiterleiten oder eine unangenehme Situation für den Gastgeber des Meetings schaffen, wenn eine andere Partei unangemeldet auftaucht.
Für Meetingbesitzer und Moderatoren
5. Geben Sie Ihren Videokonferenz-Link nicht öffentlich weiter
Behandeln Sie Ihren Meeting-Link wie den Schlüssel zu Ihrem Büro oder noch besser zu Ihrem Zuhause. Du würdest es nicht mit irgendjemandem teilen. Um sicherzustellen, dass er nicht in die falschen Hände gerät, verteilen Sie den Link nur an Personen, die ihn kennen müssen – und nur auf privatem Weg, wie sichere E-Mail oder Direktnachricht. Denken Sie daran, Ihre Meeting-IDs immer mit Vorsicht zu behandeln.
Müssen Sie ein öffentliches Meeting mit Hunderten oder Tausenden von Teilnehmern veranstalten? Die meisten Videokonferenzplattformen für Unternehmen wie Lifesize verfügen über integrierte Steuerelemente, die Ihnen dabei helfen, Missbrauch zu vermeiden, indem Sie den Zugriff auf das Teilen von Inhalten, das Teilen von Videos und den Chat nur auf eingeladene Moderatoren beschränken.
6. Fordern Sie einen Passcode für den Meeting-Zutritt an
Erwägen Sie einen zusätzlichen Schutz für Ihr Meeting, indem Sie einen Passcode festlegen, wenn möglich, um eventuelle Datenschutzbedenken zu berücksichtigen. Sie können den Passcode zwar mit Ihrem Meeting-Link teilen, Sie können ihn aber auch mündlich oder in einer separaten E-Mail oder Nachricht teilen, um die Sicherheit zu erhöhen.
7. Nicht nur dabei sein, sondern moderieren
Wenn Sie Eigentümer des Meetings sind, aber nicht moderieren können, bestimmen Sie einen Moderator, dem Sie beitreten können. Wenn Sie nur zum Moderieren in einem Meeting sind, kann es verlockend sein, Multitasking zu betreiben. Nicht. Wenn Sie aufgefordert werden, die Präsentation eines Teilnehmers zu stoppen, eine Person aus dem Meeting zu entfernen oder das Meeting zu sperren, müssen Sie bereit sein zu handeln.
Für Leute, die nach Alternativen zu Zoom und anderen Videodiensten suchen
8. Wählen Sie einen Service, der Ihren Anforderungen entspricht
Ob Sie es glauben oder nicht, Sie müssen sich nicht für die erste Videokonferenz-App entscheiden, die bei Ihrer Online-Suche auftaucht. Gängige kostenlose Dienste wie Zoom, Skype und Google Hangouts sind möglicherweise leicht zugänglich, aber obwohl sie im Allgemeinen grundlegende Funktionen wie die Bildschirmfreigabe bieten, bieten sie nicht immer die erforderliche Funktionalität größere Videokonferenzen. Angesichts der aktuellen Umstände bieten mehrere Unternehmen kostenlosen Zugang zu ihren Videokonferenzdiensten und -tools, sodass Sie sie alle ausprobieren und sehen können, was für Sie am besten funktioniert, ohne an einen Plan gebunden zu sein. Profi-Tipp: Wenn Datenschutz und Sicherheit besonders wichtig sind, suchen Sie nach einem Anbieter, der in der Vergangenheit und im Ruf steht, die persönlichen Daten und die Privatsphäre seiner Kunden zu schützen. Sich die Zeit zu nehmen, Dienstanbieter und die von ihnen ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen zu verstehen, wird nur von Vorteil sein Sie auf lange Sicht
9. Betrachten Sie Live-Streaming
Videokonferenzen dienen einem bestimmten Zweck – Zwei-Wege-Kommunikation in Echtzeit und Austausch von Informationen zwischen Gastgebern und Teilnehmern. Wenn Sie hauptsächlich ausgehende Kommunikation mit einem Publikum benötigen, können Sie alternativ Live-Streaming als Ihren primären Kanal in Betracht ziehen. Dies würde die Möglichkeit für Außenstehende einschränken, Ihre Nachricht und Präsentation zu stören, insbesondere in Situationen mit großen Anrufen. Glücklicherweise ist Live-Streaming als Option für ausgewählte Videokonferenzanbieter verfügbar, sodass Sie an ein größeres Publikum senden können und gleichzeitig Ihre Möglichkeit erhalten, Einzelpersonen und kleinere Gruppen auf einer persönlicheren Ebene zu treffen und mit ihnen zu interagieren.
10. Priorisieren Sie Verschlüsselung und Datenschutzrichtlinien des Unternehmens
Angesichts der Verbreitung von Cyberkriminalität und Cyberangriffen, wie z. B. der zunehmenden Häufigkeit von Hackern, die Videokonferenzen kapern, wird dringend empfohlen, dass Sie bei Ihrer Suche nach einer Lösung den Schwerpunkt auf Datenschutz und Cybersicherheit legen. Glücklicherweise ist die Dokumentation der Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien der meisten Anbieter auf ihren Websites öffentlich verfügbar (Sie können darauf zugreifen Hier finden Sie die Datenschutzrichtlinie von Lifesize). Wenn Sie über die Richtlinien der Anbieter nachdenken, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
- Gibt der Anbieter explizit an, welche Daten er sammelt und wie diese gesichert werden?
- Gibt der Anbieter an, wie lange Daten aufbewahrt werden und zu welchem Zweck?
Denken Sie daran, dass es letztendlich Ihre Verantwortung als Kunde oder IT-Administrator ist, tiefer zu gehen, um festzustellen, ob ein Angebot einer Datenschutz- und Sicherheitsprüfung standhält und ob Sie bereit sind, die Vorbehalte und die damit verbundenen Risiken zu akzeptieren.
Zusammenfassung
Während einige Fallstricke von Videokonferenzen einfach auf Benutzerfehler zurückzuführen sind, sind die übrigen das Produkt von Fehlern im verwendeten Dienst und den Kompromissen, die der Anbieter selbst eingegangen ist. Es ist kein Geheimnis, dass die Art und Weise, wie die Technologie codiert, verpackt und bereitgestellt wird, einen erheblichen Einfluss auf die Sicherheit Ihrer Daten und die Vertraulichkeit Ihrer Gespräche mit Meeting-Teilnehmern hat. Sie sollten sich aber auch mit der Transparenz zufrieden geben, die ein Anbieter in Bezug auf sein Angebot aufrechterhält, und wie entgegenkommend er in Bezug auf den Umgang mit Ihrer Kommunikation und Ihrem geistigen Eigentum ist.
Wir alle ergreifen Maßnahmen, um uns, unsere Familie und Freunde zu schützen Gesichert und geladen während der Corona-Sperre. Lassen Sie uns auch sicherstellen, dass wir dasselbe mit unseren Kommunikationsmitteln tun.
Wenn Sie derzeit eine sichere Videokonferenzplattform der Unternehmensklasse benötigen, bietet Lifesize allen Unternehmen sechs Monate lang einen kostenlosen, unbegrenzten Videokonferenzdienst an. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie www.lifesize.com/remote-work.
