So halten Sie ein virtuelles Meeting ab und sorgen dafür, dass es reibungslos läuft

Während einige Unternehmen in der Vergangenheit der Nutzung virtueller Meetings abgeneigt waren, scheint diese Zurückhaltung nicht mehr wahr zu sein. Immer mehr Unternehmen entdecken alle Vorteile virtueller Meetings. Von der Erweiterung ihrer Reichweite über das Erreichen neuer Ziele bis hin zur Kontaktpflege mit anderen Teammitgliedern veranstalten Unternehmen weltweit mehr Online-Meetings als je zuvor. Die Koordination eines virtuellen Meetings ist nicht nur kostengünstig und einfach, es kann auch Ihre fördern Produktivität des Teams ob du bist von zu Hause aus arbeiten, das Büro oder von einem entfernten Ort am anderen Ende der Welt. Um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus diesen Meetings herausholen, betrachten wir virtuelle Meetings im Zeitalter von COVID-19 und geben hilfreiche Tipps für die Ausrichtung und Durchführung effektiver virtueller Meetings.

4 Personen in einem virtuellen Meeting

Virtuelle Meetings im Zeitalter von COVID

Mit dem plötzlichen Ausbruch von COVID-19 Anfang 2020 war die Mehrheit der Weltbevölkerung persönlich, beruflich oder einer Kombination aus beidem betroffen. Fast über Nacht wurden Bürointeraktionen und persönliche Treffen umgestellt Arbeiten aus der Ferne und Videokonferenzen mit Kunden, Partnern und Kollegen. Als immer mehr Unternehmen damit begannen, sich für verteilte Teams einzusetzen, wurden virtuelle Meetings zum neuen Standard für die Kommunikation und dienten als praktikable Alternative zu persönlichen Meetings und Veranstaltungen.

Was ist ein virtuelles Meeting?

Bei einem virtuellen Meeting nutzen zwei oder mehr Personen unabhängig von ihrem Standort eine Video- oder Audioplattform, um in Echtzeit zu interagieren. Dieser Ansatz spart nicht nur Reisekosten und zusätzliche Zeit, die mit persönlichen Meetings verbunden sind, sondern ermöglicht auch persönliche Interaktionen, Bildschirmfreigabe und ein Gefühl der Verbundenheit unter den Teilnehmern. 

So veranstalten Sie ein virtuelles Meeting

Jetzt, da Sie eine virtuelle Meeting-Definition haben, sind Sie vielleicht neugierig, wie man eins abhält und welche Meeting-Software Sie benötigen. Glücklicherweise macht es Lifesize einfach, ein virtuelles Meeting reibungslos zu veranstalten. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, ein virtuelles Meeting zu organisieren, das sowohl organisiert als auch effektiv ist. Während Lebensgröße Go Sie kostenlos hosten können, mit unbegrenzten Anrufen mit bis zu 8 Teilnehmern, die nur Ihren Webbrowser verwenden. Wir werden uns das Hosten virtueller Meetings in der Lifesize-App ansehen und einige der zusätzlichen Funktionen erkunden, die die App bietet. 

1. Laden Sie die Lifesize-App herunter, um loszulegen

Als erstes müssen Sie die herunterladen Lifesize-App (verfügbar für Windows, Mac, Android und iOS) auf Ihr bevorzugtes Gerät. Dieses Tool dient als benutzerfreundliche Videokonferenzlösung und hilft Ihnen, von überall aus nahtlos einen Video-Chat zu starten oder an einem Meeting teilzunehmen. Alles, was Sie brauchen, ist ein Laptop, Tablet oder Telefon mit integrierter Webcam, um ein Videokonferenzsystem zur Hand zu haben.

2. Erstellen Sie ein einmaliges oder dauerhaftes Meeting

Klicken Sie bei geöffneter Lifesize-App auf die Registerkarte „Meetings“ und wählen Sie entweder ein einmaliges oder ein dauerhaftes Meeting aus. Ein einmaliges Meeting ist ein einmalig genutzter, privater Synchronisierungsbereich, der vor Ihrem Lifesize-Verzeichnis verborgen ist, was es zu einer großartigen Wahl für Telefonkonferenzen oder Meetings macht, bei denen Sicherheit Priorität hat. Permanente Meetings sind ideal für wiederkehrende Veranstaltungen, da ihre Einwahldaten immer gleich bleiben (es entfällt die Notwendigkeit, nach einem Link zu suchen, den Sie möglicherweise versehentlich gelöscht haben).

3. Geben Sie relevante Details ein

Sobald Ihr Meeting erstellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, die Details einzugeben, die die Teilnehmer wahrscheinlich benötigen werden – den Namen und die Beschreibung des Meetings sowie ein optionales Passwort. Dies wird dazu beitragen, klare Erwartungen in Bezug auf das Ziel des Meetings zu formulieren und alle Teilnehmer auf die gleiche Seite zu bringen, bevor sie zusammenkommen. Nachdem Sie alle relevanten Informationen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Speichern. 

4. Laden Sie Ihr Team zum Meeting ein

Vergessen Sie nicht, die Teilnehmer zum Meeting einzuladen, indem Sie eine E-Mail verfassen, eine Kalendereinladung erstellen oder einfach die Details kopieren und in ein Messaging-Tool oder eine Chat-App einfügen. Es ist ratsam, die Einladung rechtzeitig vor dem Meeting zu versenden, damit die Teilnehmer die Möglichkeit haben, sie in ihren Zeitplan aufzunehmen und alle notwendigen Vorbereitungen vor dem Meeting abzuschließen.

5 Tipps, um Ihr virtuelles Meeting auf Kurs zu halten

Ob Sie sich mit potenziellen Kunden treffen, eine durchführen unternehmensweites virtuelles Rathaus oder einfach die Suche nach einer Abstimmung zwischen Remote-Teams, der Schlüssel zu einem erfolgreichen virtuellen Meeting besteht darin, sich daran zu erinnern, dass es genau das ist – ein Meeting. Es fordert gezielte Planung und Vorbereitung, Richtlinien in Bezug auf Respekt und Höflichkeit und eine klare Agenda, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Wenn Sie diese fünf Tipps berücksichtigen, haben Sie aller Wahrscheinlichkeit nach ein fruchtbares Meeting, das sich leicht wiederholen lässt. 

1. Versenden Sie Besprechungsunterlagen im Voraus

Wenn Sie ein persönliches Treffen planen, können Sie die Dinge etwas lockerer angehen, da Sie sich mit Ihren Kollegen auf dem Flur oder im Pausenraum verbinden und ihnen alles nachholen können, was sie verpasst haben. Ein effizientes virtuelles Meeting erfordert jedoch eine bewusste Planung sowie die frühzeitige Verteilung Ihrer Meeting-Materialien.

Jeder Teilnehmer sollte vor dem Treffen die besprochenen Themen und die zu erreichenden Ziele kennen. Als Gastgeber werden Sie das wollen Erstellen Sie eine Meeting-Agenda und senden Sie es vor Beginn Ihres virtuellen Meetings an das gesamte Team. Diese Tagesordnung enthält wichtige Gesprächspunkte und definiert die Ergebnisse des Meetings, damit die Teilnehmer so vorbereitet wie möglich an den Tisch kommen können. Denken Sie zusätzlich zur Verteilung dieses Reiseplans daran, virtuelle Einladungen für alle bereitzustellen (wie oben erwähnt), visuelle Elemente weiterzuleiten, die die Botschaft des Meetings ergänzen, und zu bestätigen, dass alle erforderlichen Links oder Anmeldeinformationen geteilt wurden.

2. Testen Sie die gesamte Technik ein paar Minuten vorher

Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um die Funktionalität Ihrer Geräte vor dem Meeting zu testen, und ermutigen Sie die Teilnehmer, dasselbe zu tun. Zumindest sollte jeder wissen, wie man sich mit dem Anruf verbindet und wie man seinen Bildschirm teilt. Sie sollten auch die Audio- und Videoeinstellungen überprüfen und sicherstellen, dass Ihre Kamera und Ihr Mikrofon ordnungsgemäß funktionieren (und dass Ihre bevorzugte Audioquelle ausgewählt ist). Indem Sie diese Komponenten im Voraus testen, können Sie die damit verbundene Frustration oder Verlegenheit vermeiden technische Schwierigkeiten, und sorgen letztendlich für einen reibungslosen Ablauf Ihres Meetings.

3. Bitten Sie Nicht-Präsentatoren, sich stumm zu schalten

Das Schöne an virtuellen Meetings ist die Möglichkeit, dass sich die Teilnehmer anmelden können von überall, aber diese Freiheit kann nach hinten losgehen, wenn Sie nicht aufpassen. Teammitglieder können sich in einem Café in der Nachbarschaft, einem überfüllten Coworking Space oder sogar in einer Flughafenlounge niederlassen. Es kann zwar großartig sein, aus der Ferne oder ortsunabhängig zu arbeiten, aber diese unkonventionellen Büros stellen manchmal Ablenkungen dar, die die Produktivität des Teams beeinträchtigen können.

Um Unterbrechungen zu vermeiden, wird allen Nicht-Moderatoren empfohlen, sich für die Dauer des Meetings stummzuschalten. Sie können diesen Punkt in die von Ihnen geteilten Besprechungsmaterialien aufnehmen und ihn dann zu Beginn Ihres Anrufs erwähnen, falls jemand vergessen hat, ihn auf seinen Geräten zu implementieren. Indem Sie unvermeidliche Hintergrundgeräusche antizipieren und das Problem im Voraus angehen, bleiben Sie auf Kurs und erledigen die Aufgaben des Meetings mit Leichtigkeit. Sie können auch jemanden als zuweisen Sitzungsmoderator der Teilnehmer nach Bedarf stummschalten und die Stummschaltung aufheben kann.  

4. Schließen Sie nicht arbeitsbezogene Registerkarten und fördern Sie die Etikette

Es ist wichtig, den virtuellen Präsentatoren und anderen Teilnehmern Ihre volle Aufmerksamkeit zu widmen, was bedeutet, nicht arbeitsbezogene Registerkarten zu schließen, soziale Medien zu verlassen und während des Meetings SMS zu vermeiden. Niemand muss das Rezept sehen, das Sie gerade gegoogelt haben, oder was in Ihrem Instagram-Feed auftaucht. Machen Sie es sich also zur Gewohnheit, voll und ganz präsent zu sein und sich auf das Geschehen einzulassen.

Andere Etikette für virtuelle Meetings Augenkontakt mit der Kamera herzustellen, deutlich und in angemessener Lautstärke zu sprechen, Körperbewegungen durch langsame und natürliche Gesten auf ein Minimum zu beschränken und zu vermeiden, andere zu unterbrechen oder Nebengespräche zu führen.

5. Behalten Sie den Fokus bei, indem Sie sich kurz fassen

Ein Teil der Vorbereitungsarbeit für Ihr Meeting sollte darin bestehen, eine Absicht für diese Zeit festzulegen, insbesondere welche Informationen kommuniziert werden. Eine Präsentation, die vor einem Live-Publikum gut funktioniert hat, erzielt möglicherweise nicht die gleichen Ergebnisse, wenn sie per Videokonferenz geliefert wird. Aus diesem Grund ist es am besten, Ihr virtuelles Meeting auf ein oder zwei zentrale Themen zu konzentrieren – mehr als das, und es ist möglich, dass die Teilnehmer dies tun könnten ausschließen oder unruhig werden.

Wenn Ihre Agenda viele Inhalte umfasst, sollten Sie Pausen einplanen, damit das Team aufstehen, sich strecken, die Toilette aufsuchen oder seinen Kaffee nachfüllen kann. Und wenn Ihr Meeting mehrere Segmente hat, versuchen Sie, diese auf nicht mehr als XNUMX Minuten pro Thema zu begrenzen. Durch das Festlegen von Zeitlimits wird das Meeting in einem willkommenen Tempo ablaufen, und Sie werden einen Rhythmus zwischen Präsentationen und Pausen herstellen, von dem letztendlich alle profitieren.

Fazit 

Die Zusammenarbeit über virtuelle Meetings ist keine weit verbreitete Idee mehr. Stattdessen ist es eine sehr präsente und praktische Lösung für beliebig viele Unternehmen und Teams. Virtuelle Räume sparen nicht nur Zeit und Kosten im Zusammenhang mit traditionellen persönlichen Meetings, sondern unterstützen auch die persönliche Verbindung und Zusammenarbeit.

Unternehmen erkennen weiterhin die Vorteile dieser kostengünstigen, wirkungsvollen Methode zur Geschäftsabwicklung, da virtuelle Meetings den reibungslosen Betrieb auch bei globalen Katastrophen und unerwarteten Situationen gewährleisten. Lifesize hat es unglaublich einfach gemacht, virtuelle Meetings einzurichten, mit denen Ihr Team Projekte im Handumdrehen gemeinsam angehen kann.