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Der vollständige Leitfaden zur verteilten Arbeit für Unternehmen

Angespornt durch die Notwendigkeit und sich ändernde Mitarbeiterpräferenzen setzen Unternehmen auf der ganzen Welt schnell auf ein neues Arbeitsparadigma. In diesem neuen Modell sind Kollegen – selbst diejenigen, die in Teams eng zusammenarbeiten – wahrscheinlicher denn je über verschiedene Regionen verteilt und mischen traditionelle Unternehmenseinrichtungen mit entfernten Standorten, einschließlich Coworking Spaces und Home Offices.

Wir nennen dieses Phänomen „verteilte Arbeit“. Und obwohl jedes verteilte Team einzigartig ist, haben sie alle eines gemeinsam: Sie repräsentieren die Zukunft der Arbeit.

Infolge von COVID-19 waren Unternehmen auf der ganzen Welt aufgrund einer unvorhergesehenen globalen Gesundheitskrise, auf die die meisten schlecht vorbereitet waren, kollektiv gezwungen, sich an verteilte Arbeitsphilosophien anzupassen. Infolgedessen stehen Unternehmen nun vor der Entwicklung und Umsetzung von Richtlinien für die oft diskutierte „Zukunft der Arbeit“, lange bevor dies erwartet wurde.

Statistisch gesehen hat Ihr Arbeitgeber bereits ein Formular oder wird es bald einführen „Arbeit von zu Hause aus“-Richtliniedes  Einstellung in Remote-Büros und Coworker Spaces oder beginnen Sie, flexible Arbeitszeiten zu unterstützen. Zusammengenommen stellen diese Veränderungen eine bedeutende Weiterentwicklung der Art und Weise dar, wie wir arbeiten und wie wir den Arbeitsplatz definieren.

Die Faktoren, die Arbeit „verteilt“ machen

Die verteilte Belegschaft jedes Unternehmens sieht anders aus, aber die meisten verteilten Teams beinhalten einen, alle oder eine Kombination der folgenden Faktoren:

Mehr als ein Bürostandort

Viele Unternehmen haben mehr als einen physischen Bürostandort. Dies bietet einem Unternehmen den Vorteil, über einen größeren Pool an Talenten und eine lokale Präsenz an mehreren Standorten zu verfügen. Durch die Einstellung von Mitarbeitern, die die Muttersprache und die örtlichen Gepflogenheiten kennen, können Unternehmen stärkere Beziehungen und Vertrauen in bestimmten geografischen Regionen aufbauen. Darüber hinaus profitieren global agierende Unternehmen davon, dass ihre Mitarbeiter über Zeitzonen hinweg arbeiten, um internationalen Kunden Support auf höherem Niveau zu bieten.

Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten

Global, 70% der Menschen mindestens einmal pro Woche von zu Hause aus arbeiten. Ein wachsender Prozentsatz dieser Mitarbeiter arbeitet dauerhaft von zu Hause aus. Dies ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von Vorteil. Remote-Mitarbeiter sparen Unternehmen im Durchschnitt 22,000 US-Dollar pro Jahr pro Mitarbeiter, da das Unternehmen dem Mitarbeiter keine Büroimmobilie, Strom, Lebensmittel usw. zur Verfügung stellen muss. Für die Mitarbeiter bedeutet das Arbeiten von zu Hause aus eine flexible Arbeitszeitgestaltung ohne Zeitverlust durch Pendeln und ein angenehmes und vertrautes Arbeitsumfeld.

Mitarbeiter, die von Coworker Spaces oder öffentlichen Räumen aus arbeiten

Von zu Hause aus zu arbeiten ist nicht jedermanns Sache. Manchen Remote-Mitarbeitern gefällt die Idee, regelmäßig von einem örtlichen Café oder einem ruhigen Ort wie einer Bibliothek aus zu arbeiten. Anderen Mitarbeitern fällt es möglicherweise schwer, sich an einen regulären Arbeitszeitplan zu halten oder sich mit den vielen Ablenkungen zu Hause oder an öffentlichen Orten zu konzentrieren. Für Remote-Mitarbeiter, die weit entfernt von einem der Hauptbüros ihres Unternehmens wohnen und die Idee, von zu Hause oder einem öffentlichen Ort aus zu arbeiten, nicht mögen, ist ein Coworker Space eine großartige Option. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, vor Ort in einen gemeinsamen, gemieteten Büroraum zu pendeln, der oft eine strukturiertere und produktivere Arbeitsumgebung bietet. Darüber hinaus finden es einige Unternehmen, die mehrere Remote-Mitarbeiter an einem bestimmten geografischen Standort haben, möglicherweise kosteneffizienter und produktiver, wenn diese Mitarbeiter von denselben gemeinsamen Büroräumen aus arbeiten.

Mobile Mitarbeiter, die unterwegs arbeiten

Mobile Mitarbeiter sind diejenigen, die unterwegs arbeiten, weg von der Hauptniederlassung und ihrem Zuhause. Mobile Mitarbeiter zu haben, sieht nicht in jedem Unternehmen gleich aus, aber typischerweise ist eine mobile Belegschaft eine Gruppe von Menschen, die sich der Arbeit „im Außendienst“ widmen, abseits einer traditionellen Büroumgebung. Reisende Verkäufer, Außendiensttechniker, Serviceteams, Lieferpersonal, Wartungstechniker, Luftfahrtmitarbeiter und Eventmanager sind Beispiele für Positionen innerhalb der mobilen Belegschaft.

Wie sich verteiltes Arbeiten von „Homeoffice“ unterscheidet

Verteilte Arbeit bezieht sich auf Unternehmen, die einen oder mehrere Mitarbeiter haben, die an verschiedenen physischen Standorten arbeiten. Dieses gemischte Arbeitsmodell kann Teams vor Ort an einem oder mehreren Bürostandorten sowie Remote-Mitarbeiter umfassen, die von zu Hause aus, in Coworker-Räumen oder öffentlichen Räumen oder unterwegs arbeiten. Mitarbeiter, die aus dem Home Office arbeiten, sind nur ein Teil eines geografisch verteilten Teams.

Was Sie in diesem Handbuch lernen werden

1. Warum verteilte Arbeit die Zukunft der Belegschaft ist

Wir haben eine überzeugende Liste von Statistiken und Trends zusammengestellt, die die Revolution der Fernarbeit vorantreiben. Wir skizzieren auch die wichtigsten Vorteile der verteilten Arbeit für Unternehmen.

Kapitel 1 →

2. Wie man ein verteiltes Team einstellt

Die Einstellung einer verteilten Belegschaft ist eine besondere Herausforderung, da Sie möglicherweise nicht die Gelegenheit haben, den Arbeitssuchenden während des Vorstellungsgesprächs persönlich zu treffen. Wir bieten sieben nützliche Schritte, die Ihnen helfen, den richtigen Kandidaten für Ihr Unternehmen zu finden und einzustellen. Darüber hinaus skizzieren wir sechs Qualitäten, auf die Sie bei der Einstellung eines Remote-Mitarbeiters achten sollten.

Kapitel 2 →

3. Wie man ein verteiltes Unternehmensteam leitet

Als Manager ist es Ihre Aufgabe sicherzustellen, dass Ihr verteiltes Team effektiv kommuniziert und effizient zusammenarbeitet, um die Teamziele zu erreichen. Mit den richtigen Mitarbeitern, Prozessen und Tools ist es möglich, ein produktives und engagiertes Team aufzubauen. Wir skizzieren acht Schritte zum erfolgreichen Management eines verteilten Teams und geben Managementtipps von Branchenführern.

Kapitel 3 →

4. Wie man die Unternehmenskultur in verteilten Teams fördert

Da verteilte Teams innerhalb digitaler Kommunikationstools und nicht in einem physischen Büro interagieren und kommunizieren, muss Ihre Unternehmenskultur über Tischtennisplatten und Happy Hour hinausgehen. Wir zeigen Ihnen, warum die Unternehmenskultur, insbesondere für Remote-Teams, so wichtig ist, und bieten nützliche Strategien zum Aufbau Ihres Unternehmenskultur-Playbooks.

Kapitel 4 →

5. Produktivität für verteilte Teams

Ablenkungen zu Hause, Kommunikationsprobleme, schlechtes Zeitmanagement und Verantwortlichkeitsprobleme können sich unter anderem darauf auswirken, wie viel jeder Mitarbeiter an einem Arbeitstag leistet. Eine hochproduktive verteilte Belegschaft entsteht nicht von allein. Es erfordert den Einsatz der richtigen Tools und intelligenten Strategien, um sicherzustellen, dass jeder seinen Beitrag leistet und aktiv als Team zusammenarbeitet. Wir bieten nützliche Tipps zur Steigerung der Produktivität Ihres verteilten Teams.

Kapitel 5 →

6. Herausforderungen bei verteilten Operationen

Trotz aller Fortschritte in der Technologie in Bezug auf Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität für verteilte Operationen ist die effektive Verwaltung und Führung einer verteilten Belegschaft immer noch eine Herausforderung. Wir skizzieren einige der häufigsten Herausforderungen für verteilte Teams und geben nützliche Tipps, um jedes Hindernis zu überwinden.

Kapitel 6 →

7. Der verteilte Team-Tech-Stack: 20+ Apps und

Es gibt eine Reihe von Tools zur Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität, aber beim Aufbau eines Tech-Stacks für verteilte Teams geht es nicht nur darum, eine Sammlung großartiger Tools zu haben. Es kommt darauf an, wie Sie diese Tools buchstäblich stapeln und wie sie nahtlos zusammenarbeiten, was sie für Ihre Mitarbeiter nützlich und effektiv macht. Hier sind mehr als 20 Apps und Tools, mit denen Ihre Remote-Mitarbeiter unabhängig von ihrem physischen Standort produktiv und als eine Einheit zusammenarbeiten können.

Kapitel 7 →

8. Sicherheitstipps für verteilte Mitarbeiter

Durch das Verschieben von Daten außerhalb der Räumlichkeiten eines einzelnen physischen Büros und über ein globales Netzwerk von Geräten und Zugangspunkten sind Asset Management und Sicherheit zu einer großen Herausforderung für Unternehmen geworden. Organisationen mit geografisch verteilten Mitarbeitern müssen die Datensicherheit ernst nehmen und einen umfassenden Sicherheitsplan implementieren, um ihre Mitarbeiter und sensiblen Unternehmensdaten zu schützen. Wir skizzieren die fünf größten Sicherheitsherausforderungen und -lösungen für verteilte Teams sowie Best Practices dazu Datensicherheit gewährleisten.

Kapitel 8 →

9. Verteilte Arbeitsressourcen

Wir haben eine Liste mit Tools, Blogs, Leitfäden und Lösungen zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihre verteilte Belegschaft zu starten oder zu skalieren. Verwenden Sie diese Ressourcen, um in Bezug auf verteilte Arbeitstipps, Best Practices und auf dem Laufenden zu bleiben Statistiken zur Fernarbeit. Wir haben auch einige unserer bevorzugten Tools für verteiltes Arbeiten, die besten Orte zum Anwerben von Remote-Mitarbeitern, zusätzliche Leitfäden für verteiltes Arbeiten und Communitys für Remote-Mitarbeiter aufgenommen.

Kapitel 9 →

Allgemeine FAQs

Wie verwalte ich eine verteilte Belegschaft?

Die Verwaltung eines verteilten Teams kann entmutigend erscheinen, aber mit den richtigen Verfahren und Tools können Sie ein effektives und engagiertes Team haben. Erstens müssen Sie Mitarbeiter einstellen, denen Sie vertrauen können, da Sie nicht die Möglichkeit haben, jedes Teammitglied im Mikromanagement zu verwalten. Legen Sie frühzeitig Verfahren und klare Erwartungen fest, damit jeder weiß, was von ihm erwartet wird. Neben Ihren regelmäßigen Teammeetings ist das persönliche Treffen mit jedem Mitglied Ihres verteilten Teams genauso wichtig. Diese persönliche Interaktion hilft den Mitarbeitern, sich wertgeschätzt zu fühlen, und hält Sie über alle Hindernisse auf dem Laufenden, mit denen sie konfrontiert sind.

Kapitel 3 →

Wie kommuniziere ich effektiv mit meinem Remote-Team?

Effektive Kommunikation ist der Eckpfeiler eines jeden funktionierenden Teams und besonders wichtig für Unternehmen mit verteilter Belegschaft. Apps für Instant Messaging, Chat und Videokonferenzen machen die Kommunikation, Zusammenarbeit und Problemlösung mit Ihrem verteilten Team einfacher als je zuvor. Ergänzen Sie herkömmliche E-Mails und Messaging-Apps durch regelmäßige Videokonferenzen, damit sich die Teammitglieder sehen können. Die persönliche Interaktion ermöglicht es Ihnen, die Körpersprache zu lesen und nonverbale Hinweise aufzugreifen, die in textbasierten Nachrichten und reinen Audioanrufen oft übersehen werden. Darüber hinaus fügen Videokonferenzen dem Gespräch eine menschliche Komponente hinzu und ermöglichen Teammitgliedern, sich auf einer tieferen Ebene zu verbinden.

Kapitel 4 →

Wie halte ich mein verteiltes Team produktiv?

Die Tatsache, dass Sie keinen direkten persönlichen Zugang zu Ihrem gesamten Team haben und Ihre Teammitglieder zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, kann eine entspannte Einstellung zur Arbeit fördern. Hier kommen Aufgabenverwaltungstools wie Jira, Monday und Asana ins Spiel. Diese Tools helfen beim Zeitmanagement und halten Ihr Team auf Kurs, um Zeitverschwendung durch Ablenker und unproduktive Arbeit zu vermeiden. Projektmanagement-Tools in Verbindung mit regelmäßigen Teambesprechungen zur Überprüfung des Projektstatus stellen sicher, dass Ihr Team konzentriert und produktiv bleibt.

Kapitel 5 →

Wie führe ich Bewerbungsgespräche für Remote-Jobs?

Videokonferenzen haben es bemerkenswert einfach und kostengünstig gemacht, Kandidaten für entfernte Stellen zu interviewen. Durch die persönliche Interaktion können Sie nonverbale Hinweise aufnehmen. Mimik, Körperhaltung, Gestik und Tonfall lassen Sie die Vertrauenswürdigkeit eines Bewerbers einschätzen.

Kapitel 2 →

Wie überwinde ich kulturelle Unterschiede

Eine weltweit vielfältige Belegschaft mit unterschiedlichen Hintergründen, Sprachen und Kulturen zu haben, kann eine Herausforderung darstellen. Im Rahmen einer interkulturelle Teambuilding-Übung, lassen Sie jedes Mitglied Ihres Teams Einblicke und Geschichten über seine Muttersprachen, Kulturen und Speisen teilen. Sie können Teammitglieder auch lernen lassen, wie sie Begrüßungen oder kurze Sätze in der Muttersprache ihrer Kollegen sagen. Dies wird dazu beitragen, kulturbedingte Missverständnisse abzubauen, die Wertschätzung unterschiedlicher Kulturen zu fördern und die Beziehungen zwischen den Teammitgliedern zu stärken.

Kapitel 6 →

Wie plane ich Meetings mit Remote-Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen?

Für verteilte Teams, die über mehrere Zeitzonen verstreut sind, kann die Abstimmung von Besprechungszeiten schwierig sein. Versuchen Sie, Besprechungszeiten zu wählen, die während der typischen Tagesarbeitszeit aller Personen liegen. Für einige mag dies am Morgen sein, während es für andere der Nachmittag oder der frühe Abend ist. Bei Teams, die sich auf gegenüberliegenden Seiten der Hemisphäre befinden, müssen Sie kreativ werden. Zeichnen Sie das Videokonferenz-Meeting auf für diejenigen, die nicht an der Live-Besprechung teilnehmen konnten, damit sie sich die Besprechung zu einem späteren Zeitpunkt noch ansehen können. Verteilen Tagesordnungen für Sitzungen und schriftliche Besprechungsnotizen helfen auch Kollegen, sich auf den neuesten Stand zu bringen, wenn sie nicht persönlich vor Ort sein können.

Kapitel 6 →

Wie gewährleiste ich Datensicherheit für meine verteilte Belegschaft?

Das menschliche Element kann die stärksten Sicherheitssysteme der Welt untergraben. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter das Risiko einer Datenpanne versteht und die unternehmensweiten Sicherheitsprotokolle strikt befolgt. Das Datensicherheitstraining sollte während des Onboarding-Prozesses eines neuen Mitarbeiters beginnen. Die frühzeitige Betonung der Bedeutung von Cybersicherheit trägt zur Förderung guter Sicherheitspraktiken bei und sensibilisiert die Mitarbeiter für ihr Handeln. Darüber hinaus sollten Unternehmen alle Mitarbeiter regelmäßig über neue Protokolle, Sicherheitsrisiken und Best Practices schulen, indem sie Schulungen abhalten, informative Memos versenden und Online-Schulungsmodule verwenden.

Kapitel 8 →

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