So steigern Sie die Teamproduktivität für verteilte Teams

Statistiken zeigen, dass Unternehmen mit einer verteilten Belegschaft produktiver sind als Unternehmen, die nur traditionelle Mitarbeiter vor Ort beschäftigen. In der Tat, 91% der Fernarbeiter geben an, dass sie sich produktiver fühlen, wenn sie von zu Hause oder anderen Orten außerhalb des Büros arbeiten. Unternehmen mit verteilten Teams sollten Produktivität jedoch nicht als selbstverständlich ansehen. Ablenkungen zu Hause, Kommunikationsprobleme, schlechtes Zeitmanagement und Verantwortlichkeitsprobleme können sich neben anderen Herausforderungen darauf auswirken, wie viel jeder Mitarbeiter an einem Arbeitstag leistet. Eine hochproduktive verteilte Belegschaft entsteht nicht von allein. Es erfordert den Einsatz der richtigen Tools und intelligenten Strategien, um sicherzustellen, dass jeder seinen Beitrag leistet und aktiv als Team zusammenarbeitet.

Im Allgemeinen sind Remote-Arbeiter ein produktiver Haufen

• Remote-Mitarbeiter erledigen im Vergleich zu ihren traditionellen Kollegen im Büro jede Woche fast einen zusätzlichen Arbeitstag
• Unternehmen, die Fernarbeit erlaubten von Mitarbeitern verzeichnete eine Produktivitätssteigerung von 82 %
• 73 % der Menschen, die remote arbeiten sagten, sie hätten sich mehr Mühe gegeben, als für ihre Arbeit erforderlich sei
• 76% der Fachleute sagten, dass sich ihre Produktivität verbessert, wenn sie nicht im Büro arbeiten, da sie weniger Ablenkungen und Unterbrechungen durch Kollegen haben
• 53 % der Telearbeiter arbeiten mehr als 40 Stunden in einer Arbeitswoche, verglichen mit nur 28 % derjenigen, die in einem Büro arbeiten
• Fernarbeiter im Vergleich zu Mitarbeitern vor Ort weniger Krankheitstage und Pausen einlegen

6 Möglichkeiten zur Steigerung der Teamproduktivität

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Verantwortung für ihre Arbeit

Die besten Manager kennen die Macht der Eigentümerschaft. Indem Teammitgliedern die Verantwortung für ihre Arbeit übertragen wird, fühlen sich die Mitarbeiter weniger eingeschränkt, können schneller Entscheidungen treffen und stolz auf ihre Arbeit sein. Diese Rechenschaftspflicht führt zu einem Verantwortungsgefühl für die termingerechte Erledigung von Aufgaben mit größerer Aufmerksamkeit für Details. Natürlich müssen Sie die Teammitglieder immer noch in die richtige Richtung lenken und eingreifen, wenn Projekte vom Kurs abgekommen sind. Susan M. Heathfield, Mitinhaberin von TechSmith, sagt, dass Ihr Unternehmen „die Verantwortung hat, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das dazu beiträgt, die Fähigkeit und den Wunsch der Mitarbeiter zu eigenverantwortlichem Handeln zu fördern.“ [1]

Kommunizieren Sie ständig

Kommunikation ist einer der Schlüsselfaktoren, die zur Produktivität und zum Gesamterfolg eines verteilten Teams beitragen. Mit einem effektive Kommunikationsstrategie in place spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Teammitgliedern zu helfen, ihre beruflichen Verantwortlichkeiten zu verstehen, mit Kollegen zusammenzuarbeiten, Projektaktualisierungen zu geben, Probleme zu lösen und bei der Sache zu bleiben. Veranstalten Sie regelmäßige Teammeetings, die ein Umfeld offener Kommunikation fördern. Alle Teammitglieder sollten sich wohl fühlen, ihre Ideen zu teilen und Feedback oder sogar konstruktive Kritik zu bestimmten Themen zu geben.

Verwenden Sie die besten Collaboration-Tools

Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf alte Technologien wie E-Mail als primäres Mittel zum Austausch von Informationen und zur Kommunikation. Laut a Studie by Inc. Magazin verbringen Mitarbeiter in kleinen und mittleren Unternehmen die Hälfte ihrer Zeit mit E-Mails und 14 Prozent ihres Tages damit, Informationen per E-Mail zu duplizieren (dh E-Mails weiterzuleiten oder den Empfang einer Datei zu bestätigen). Um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und die Fallstricke von E-Mails zu vermeiden, statten Sie Ihre Teams mit den besten Tools für die Zusammenarbeit aus. Chat-Apps wie Slack und Microsoft Teams Machen Sie textbasierte Konversationen in Remote-Gruppenumgebungen viel agiler und verdaulicher. Videokonferenztechnologie gibt Organisationen die Möglichkeit, von Angesicht zu Angesicht zu kommunizieren und kabellose Bildschirmfreigabe und Präsentation während Meetings, um die Kommunikationslücke zwischen Remote-Teams zu überbrücken. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage 94% der Unternehmen sagen, dass Videokonferenzen die Produktivität steigern.

Setzen Sie sich klare Ziele und Fristen

Ziele müssen klar und gut definiert sein, insbesondere für verteilte Teams, da die Teammitglieder möglicherweise viel Zeit damit verbringen, alleine zu arbeiten. Dazu gehört, dass Sie für jede Aufgabe genaue Anweisungen und Fälligkeitstermine in schriftlicher Form angeben, damit die Teammitglieder bei Bedarf auf die Anweisungen zurückgreifen können. Projektmanagement-Software wie Asana und Basecamp Helfen Sie dabei, alle Ihre Projekte und zugehörigen Aufgaben und Dokumente an einem Ort zu organisieren, um Projekte auf Kurs zu halten. Diese Tools bieten ein visuelles Projektboard, mit dem Sie schnell sehen können, woran alle arbeiten, Fälligkeitstermine für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts und die nächsten Schritte im Projekt. Wenn Sie auf eine bestimmte Aufgabe klicken, können Sie zusätzliche Informationen anzeigen, einschließlich spezifischer Anweisungen und zugehöriger Dateien für diese Aufgabe.

—Amit Kvint, Leiter des Kompatibilitätsteams bei OnTheGoSystems [2]

Feedback geben

Neben der Überwachung von Projekten und deren Aufrechterhaltung ist es auch wichtig, ein Formular zu haben Feedback-Prozess an Ort und Stelle. Dies kann durch regelmäßige Einzelgespräche erreicht werden, bei denen Sie aktuelle und kürzlich abgeschlossene Projekte mit Mitgliedern Ihres Teams besprechen. Konstruktives Feedback hilft Mitarbeitern, aus ihren Fehlern zu lernen, Versäumnisse aufzudecken, Prozesse zu reflektieren und stolz auf gut gemachte Arbeit zu sein. Es besteht keine Hoffnung, die Effizienz und Produktivität eines Mitarbeiters zu steigern, wenn Sie ihm keine Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen. Fördern Sie im Feedbackprozess einen offenen wechselseitigen Dialog, in dem Mitarbeiter auch Anregungen geben oder Fragen stellen können. Ein Teammitglied benötigt möglicherweise mehr Anleitung bei bestimmten Aufgaben oder möchte ein wenig kreative Freiheit bei einem Projekt. Indem Sie Ihren Mitarbeitern ständige Unterstützung, Feedback und Ermutigung bieten, stellen Sie sicher, dass Projekte so effizient wie möglich abgeschlossen werden.

Feiern Sie die Siege

Mitarbeiter wollen Teil eines Teams sein, in dem ihre Beiträge geschätzt und anerkannt werden. Durch das Zeigen von Wertschätzung und Anerkennung, wo es angebracht ist, fühlen sich die Mitarbeiter sicherer in ihrer Arbeit und sind bereit, beim nächsten Projekt 100 % zu geben. Wertschätzung zu zeigen muss keine teuren Belohnungen oder aufwendigen Geschenke sein. Schon ein paar aufmunternde Worte wie „Weiter so“ oder „Gut gemacht“ können das Selbstvertrauen eines Mitarbeiters stark stärken und ihn motivieren, härter zu arbeiten. Wenn es das Budget zulässt, können Sie natürlich die großen Siege und Erfolge mit echten Geschenken, Teampartys oder einem freien Tag feiern. Herausragende Arbeit zu belohnen, wie Feedback zu geben, ist ein großer Anreiz für gesteigerte Produktivität.