Meetings sind ein mächtiges Werkzeug, das die Produktivität und Effizienz bei der Arbeit steigern soll, aber oft bewirken sie genau das Gegenteil. Wir alle stecken in frustrierenden Meetings fest, die scheinbar ewig dauern, ohne wirklichen Zweck oder Ziel. Glücklicherweise können unproduktive Meetings mit ein wenig Planung, Struktur und den richtigen Tools vermieden werden. Die Umstrukturierung der Art und Weise, wie Sie Besprechungen durchführen, hat nicht nur einen großen Einfluss auf die während der Besprechung verbrachte Zeit, sondern auch auf die umsetzbaren Pläne und Ziele, die nach der Besprechung erreicht werden. Nutzen Sie diese acht Meeting-Management-Schritte und Ihre Meetings und Ihr Team werden effektiver und produktiver.

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Jedermanns schlimmster Albtraum = Dysfunktionale Meetings

Der beste Weg, die Produktivität während Ihres Arbeitstages zu beenden, besteht darin, ein dysfunktionales Meeting durchzustehen, das immer weiter und weiter dröhnt und Sie sich fragen lässt: Warum bin ich hier?

Nachdem ich mehrere Jahre zu meinem 401(k) beigetragen hatte, nahm ich an einem von Unternehmen gesponserten 401(k)-Finanzplanungsmeeting über intelligente Finanzinvestitionen teil. Begierig zu lernen, saß ich in der ersten Reihe, bereit, mir Notizen zu machen. Zu Beginn des Treffens stellten mehrere Personen dem Referenten sehr rudimentäre Fragen zum Zweck eines 401(k) und zur Einrichtung eines Kontos. Ich blieb fast zwei Stunden dabei, nur um festzustellen, dass wir nie über die Grundlagen hinauskommen würden. Das gesamte Treffen wurde von Fragen einiger weniger Personen dominiert, die neu in der Finanzplanung waren. Mit ein wenig Planung und Struktur hätte dieses Treffen für alle von Vorteil sein können.

Laut Wolf Unternehmensberater, die Hälfte aller Besprechungszeit wird verschwendet, wobei 73 Prozent der Fachleute zugeben, dass sie nicht zusammenhängende Arbeiten verrichten, und 39 Prozent sogar in Besprechungen einnicken. Denken Sie an die realen Kosten für Ihr Unternehmen, die mit unproduktiven Meetings verbunden sind. Im Laufe der Zeit wird die Menge an verschwendetem Geld astronomisch. 

So führen Sie ein effektives Meeting in 8 Schritten durch

Effektive Besprechungen müssen beim Thema bleiben und laufen normalerweise nach einem Zeitplan oder einer Liste ab. Mit anderen Worten, effektive Meetings, die Ergebnisse produzieren erfordern eine Tagesordnung und Struktur. Ein klar definiertes Ziel, engagierter und fokussierter Dialog und Folgeanweisungen stellen sicher, dass jedes Meeting reibungslos und effektiv abläuft, wodurch Sie und Ihre Teammitglieder Zeit und Geld sparen.

1. Definieren Sie ein klares Ziel 

Erstellen eines effektive Meeting-Agenda Das Versenden im Voraus hilft dabei, den Ton und den Fokus für das Meeting festzulegen. Eine feste Agenda, an die Sie sich strikt halten, kann organischen Gesprächen im Wege stehen, aber klare Start- und Endzeiten mit umrissenen Zielen und Themen für wichtige Segmente des Meetings können dazu beitragen, dass das Meeting vorankommt und auf den Punkt gebracht wird.

2. Schließen Sie nur die richtigen Leute ein

Ein wichtiger Aspekt für die Durchführung effektiver Meetings ist sicherzustellen, dass die richtigen Personen anwesend sind, die aktiv zum Meeting beitragen können. Versuchen Sie als echter Game Changer, an Teilnehmer außerhalb Ihres unmittelbaren Teams zu denken, die möglicherweise andere Perspektiven und Erfahrungen in das Meeting einbringen können. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie a Videokonferenz Einladungslink in Ihrer Besprechungsbeschreibung, damit entfernte Mitarbeiter einfach an der Konferenz teilnehmen und von Angesicht zu Angesicht teilnehmen können.

3. Binden Sie die Teilnehmer ein

Stellen Sie sicher, dass alle im Raum aufmerksam sind und zu den Zielen des Meetings beitragen, indem Sie das Meeting optimistisch und ansprechend gestalten. Die Aufteilung der Teilnehmer in Paare oder kleine Gruppen mit Aufgaben, an denen sie gemeinsam arbeiten können, stellt sicher, dass sich alle aktiv an dem Meeting beteiligen. Sie können Ihre Meetings auch mit freundschaftlichem Wettbewerb zwischen den Gruppen beleben. Stellen Sie für Remote-Mitarbeiter sicher, dass sie sich genauso integriert fühlen wie die Personen, die persönlich an der Besprechung teilnehmen. Lifesize macht es Fernteilnehmern einfach an der Sitzung teilnehmen und ihre Bildschirme teilen. Die persönliche Interaktion hält sie auch während des Anrufs konzentriert und engagiert.

4. Erstellen Sie einen sicheren Besprechungsbereich 

Um unterschiedliche Perspektiven und Einblicke zu erhalten, sollte jeder Teilnehmer an dem Meeting teilnehmen, aber oft werden Meetings von nur wenigen Personen dominiert, die sich ausgesprochen äußern. Manchmal kommen die besten Ideen von dem ruhigen Mitarbeiter, der nicht so gut in großen Gruppen sprechen kann, besonders wenn größere Persönlichkeiten im Raum sind. Schaffen Sie ein Umfeld, in dem das Feedback und die Meinungen aller willkommen sind, indem Sie die Beteiligung ausbalancieren. Geben Sie jeder Person die Möglichkeit, während des Meetings zu sprechen, indem Sie regelmäßig um Beiträge bitten und Fragen einladen.

5. Halten Sie das Gespräch fokussiert

Ein Team verliert an Schwung, wenn die Leute mehrere Gesprächspfade einschlagen, die vom Kurs abweichen. Dies ist ein weiterer Grund, warum eine Agenda wichtig ist. Wenn ein Thema auftaucht, das nicht auf der Tagesordnung steht, bitten Sie den Teilnehmer, das Thema für das Ende des Meetings zu speichern, falls noch Zeit ist, oder dieses Thema in einem anderen Meeting anzusprechen. Erwägen Sie die Verwendung eines Meeting-Moderators, der Sie sanft an das diskutierte Thema erinnert, wenn das Meeting aus dem Ruder läuft.  

6. Seien Sie offen für Feedback

Ermutigen Sie die Teilnehmer, Möglichkeiten zu finden, Ihre Meetings effektiver zu gestalten. Lassen Sie sie im Voraus wissen, dass Sie um Feedback bitten werden, damit sie ihre Gedanken sammeln und hilfreiche Vorschläge machen können. Halten Sie das Feedback kurz, einfach und positiv. Anstatt zu fragen: „Was ist schief gelaufen?“ Fragen Sie: „Wie können wir uns verbessern?“ Dadurch wird sich die Gruppe weiterhin auf die Verbesserung der Meetings konzentrieren, anstatt auf Fehler hinzuweisen. Bitten Sie die Teilnehmer schließlich, konkrete Beispiele dafür zu nennen, wie das Meeting ihrer Meinung nach produktiver sein könnte.

7. Skizzieren Sie die nächsten Schritte 

Es ist durchaus üblich, dass Menschen mit völlig unterschiedlichen Interpretationen dessen, was besprochen wurde, aus demselben Meeting herauskommen. Um Verwirrung zu vermeiden, fassen Sie das Meeting kurz zusammen, erinnern Sie alle an das Gesamtziel und stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was sein nächster Aktionspunkt ist, bevor das Meeting vorbei ist. Nach der Besprechung versenden Meeting-Notizen, übertragene Verantwortlichkeiten und Fristen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.

8. Meetings aufzeichnen und teilen

Bei vollen Terminkalendern, privater Freizeit und widersprüchlichen Ereignissen ist es nicht möglich, dass jeder Mitarbeiter an jedem Meeting teilnimmt, zu dem er eingeladen wird. Manager teilen oft die Dokumente oder Decks, die während eines Meetings überprüft wurden, aber das Präsentationsmaterial spiegelt nur einen kleinen Bruchteil dessen wider, was wirklich während des Meetings stattgefunden hat, und lässt die organischen Gespräche und getroffenen Entscheidungen vollständig aus. Lifesize Aufzeichnen und Teilen ermöglicht es Ihnen, an der Konversation teilzunehmen, auch wenn Sie nicht an der Besprechung teilgenommen haben. Es enthält diejenigen, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten, und dient als Referenz oder Auffrischung für diejenigen, die teilgenommen haben. Mit Lifesize Record and Share erhalten Sie eine robuste Videobibliothek, die Sie sofort über Ihren Browser anzeigen, organisieren, speichern und teilen können.

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8 Tipps für effektive Meetings

Die Verbesserung Ihrer Meetings erfordert keine vollständige Überarbeitung des Meeting-Verfahrens. Es gibt einfache Möglichkeiten, Meetings so zu strukturieren, dass sie produktiv und sogar angenehm werden. Hier sind acht einfache Schritte, die Sie sofort umsetzen können, um Ihr nächstes Meeting zu verbessern.

  1. Bestimmen Sie jemanden, der das Sitzungsprotokoll führt
  2. Halten Sie Laptops geschlossen, es sei denn, Sie präsentieren oder machen sich Notizen
  3. Halten Sie Handys von Meetings fern
  4. Treffen Sie sich per Videokonferenz von Angesicht zu Angesicht
  5. Stellen Sie einen Timer ein
  6. Verantwortung zusammenfassen und zuweisen 
  7. Planen Sie kürzere Meetings
  8. Bieten Sie Snacks oder lustige Anreize für die Teilnahme an der Besprechung an 

Wie WP Engine Lifesize für effektive Meetings verwendet

WP Engine, eine WordPress-Plattform für digitale Erlebnisse, hat sechs Niederlassungen auf drei Kontinenten. Da eine große Anzahl von Managern und Teammitgliedern in verschiedenen Büros arbeiten, wandten sie sich an Lifesize, um die geografische Kluft zu überbrücken. Da Lifesize in jedem Büro und auf den Laptops aller Mitarbeiter vorhanden ist, können sich Kollegen sofort miteinander verbinden und Manager können Remote-Mitarbeiter in Einzel-Videoanrufen effektiv verwalten.

Die persönliche Interaktion hilft Mitarbeitern, anregende Gespräche und persönliche Verbindungen mit Managern und Teammitgliedern zu führen, die Tausende von Kilometern entfernt sind. WP Engine verwendet auch Lifesize für ihre wöchentlichen Bürgerversammlungen wo sie das gesamte Unternehmen zusammenbringen, um sicherzustellen, dass alle Büros auf dem gleichen Stand sind und als eine Einheit zusammenarbeiten.

„Durch die Möglichkeit, auf Lifesize zu wechseln, fühlt es sich an, als wären wir ein Team, ein Büro, das nahtlos zusammenarbeitet.“

— Sarah Jones, Senior HR Business Partner bei WP Engine

Zusammenfassung

Besprechungen füllen eine große Anzahl von Stunden in einer Arbeitswoche aus, daher ist es wichtig, dass Sie sie so effektiv und produktiv wie möglich gestalten. Effektive Meetings haben eine Agenda, bringen die richtigen Leute für einen bestimmten Zweck zusammen und bieten ein Forum für offene Diskussionen, die greifbare Ergebnisse liefern. Ohne diese Faktoren kann ein Meeting Zeitverschwendung für alle sein (sehen Sie sich unsere Mem treffen posten, um zu sehen, was wir meinen). Entscheidungen, Aufgaben und großartige Ideen sollten nach dem Meeting geteilt werden. 

Noch besser: Lifesize ermöglicht Ihnen, das Meeting einfach aufzuzeichnen und zu teilen, um diejenigen, die nicht teilgenommen haben, auf den neuesten Stand zu bringen, und bietet eine großartige Referenz für diejenigen, die es getan haben. Mit den richtigen Meeting-Tools, der richtigen Struktur und dem Engagement der Meeting-Teilnehmer werden Sie effektive Meetings haben, die Prozesse beschleunigen und den Teamgeist und die Produktivität steigern.