Moderne Technologie hat die Landschaft unserer menschlichen Interaktion für immer verändert, wobei sich viele Unternehmen dafür entscheiden, weniger persönliche Meetings und mehr digitale Gespräche über E-Mail- und Chat-Apps zu führen. Obwohl dies wie ein schneller Weg erscheint, um Dinge zu erledigen, ist es tatsächlich ein schlechter Ersatz für bestimmte Aufgaben, wo es zutrifft Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist optimal. Dieser Blog bietet Ideen für Teambesprechungen und skizziert hilfreiche Möglichkeiten, wie Sie Ihre nächsten Besprechungen verbessern können, anstatt sie abzusagen. 

Zwei Fachleute in einer Videokonferenz telefonieren mit zwei anderen Fachleuten.

Was sind Remote-Team-Meetings?

Remote-Teammeetings sind virtuelle Meetings, die alle Teammitglieder zusammenbringen, um Informationen auszutauschen und wichtige Projektmeilensteine ​​zu verfolgen. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikationsstrategie eines Teams und sorgen, wenn sie richtig eingesetzt werden, für Ordnung bei Teamzielen, Entscheidungsfindung und Problemlösung. Ein effektives Teammeeting ist Agenda-getrieben, mit klarem Teamleader und methodischem Vorgehen.

Maximieren Sie die Produktivität in Ihren Remote-Meetings? 

Technische Probleme, langwierige Besprechungen, unproduktive Besprechungen, Besprechungen vor und nach Besprechungen und Besprechungen zur Überprüfung dessen, was in einer vorherigen Besprechung stattgefunden hat, können alle zu Besprechungsmüdigkeit führen. Im Laufe der Zeit kann dies die Produktivität und Zufriedenheit eines Mitarbeiters beeinträchtigen. Und während einige Unternehmen damit begonnen haben, die Meeting-Müdigkeit zu bekämpfen, indem sie physische Meetings minimieren oder absagen, lösen andere Meeting-Probleme mit besseren, effektiveren Team-Meeting-Strategien. Hier sind vier Anzeichen für eine schlechte Remote-Meeting-Kultur:

1. Häufige technische Probleme

Virtuelle Teammeetings haben die gleichen Probleme wie persönliche Meetings, aber technische Probleme fügen ihnen eine weitere Schwierigkeit hinzu. Während dieser Besprechungen wird viel Zeit verschwendet, weil die Mitarbeiter nicht vollständig verstehen, wie die Kommunikationsmittel zu verwenden sind. Videokonferenzanrufe können besonders frustrierend sein, wenn Kollegen ihre Mikrofone nicht stummschalten, nicht aufpassen oder sich nicht anständig verhalten. Schauen Sie sich unseren Blog an Etikette für Videokonferenzen für nützliche Tipps und Best Practices.  

2. Ziele werden nicht erreicht

Der beste Weg, die Produktivität während des Arbeitstages zunichte zu machen, besteht darin, ein dysfunktionales Meeting zu überstehen, dem ein klarer Zweck fehlt und das endet, ohne etwas zu erreichen. Jedes Meeting sollte eine Liste mit Tagesordnungspunkten und ein bestimmtes Ziel haben, und die Teilnehmer sollten daran arbeiten, dieses Ziel bis zum Ende des Meetings zu erreichen. Schauen Sie sich unseren Blog an So führen Sie ein effektives Meeting in 8 Schritten durch für eine bessere Möglichkeit, Teambesprechungen zu veranstalten. 

3. Keine Zeit mehr

Ein 30-minütiges geplantes Meeting kann am Ende eine Stunde oder länger dauern und wertvolle Zeit für alle Teilnehmer verschwenden. Das Festlegen einer strikten Start- und Endzeit und das Einhalten dieser Zeiten zeigt Ihren Teammitgliedern, dass Sie ihre Zeit respektieren und schätzen, und ermöglicht ihnen, schnell wieder zu ihrer täglichen Arbeit zurückzukehren.

4. Als E-Mails oder Chat-Gespräche getarnte Meetings

Während Microsoft Teams, Slack und E-Mail-Gespräche eignen sich hervorragend für schnelle Updates und Check-Ins. Um wirklich sicherzustellen, dass das gesamte Team an denselben Zielen arbeitet, sind persönliche Meetings immer noch erforderlich. Fehlkommunikation ist eine der Hauptursachen für Ineffizienz am Arbeitsplatz. Viele dieser Probleme können der schriftlichen Kommunikation und der unterschiedlichen Art und Weise, wie wir E-Mails oder Chat-Nachrichten interpretieren, zugeschrieben werden.

Warum Face-to-Face-Meetings für Remote-Teams von entscheidender Bedeutung sind

Studien belegen das sogar 93 % der Kommunikation ist nonverbal. Die Fähigkeit, Ihre Teamkollegen in persönliche Gespräche einzubeziehen und ihre Reaktionen zu interpretieren, ist von entscheidender Bedeutung für die Fähigkeit Ihres Teams, effektiv zu kommunizieren. 

Menschliche Interaktion ist ein angeborenes Bedürfnis

Auch wenn technologische Fortschritte die Art und Weise, wie wir durch digitale Korrespondenz kommunizieren, beschleunigt haben, haben wir immer noch ein angeborenes Bedürfnis, uns durch persönliche Interaktionen mit anderen Menschen eng und verbunden zu fühlen. E-Mails und Chat-Apps erfüllen diese Anforderung nicht. 

Missverständnissen kann begegnet werden

Menschen weisen jedem Szenario natürlich eine Bedeutung zu, insbesondere wenn es um E-Mails und schriftliche Chat-Gespräche geht. Oft können diese Nachrichten falsch interpretiert werden. Wenn jemand auf Ihre ausführliche E-Mail mit einer kurzen Antwort antwortet, denken Sie vielleicht, dass er verärgert ist oder Ihnen nicht zustimmt, obwohl er in Wirklichkeit beschäftigt war und davon ausging, dass eine Antwort mit einem Wort ausreicht. Forschung zeigt, dass persönliche Anfragen 34-mal effektiver sind als Anfragen per E-Mail.

Weniger Mitarbeiterfluktuation 

Laut Forbes, 66 % der Mitarbeiter würden kündigen, wenn sie sich nicht wertgeschätzt fühlen. Persönliche Meetings helfen den Mitarbeitern, sich gesehen und geschätzt zu fühlen, aber was ist mit Ihren Remote-Teammitgliedern? Sie fühlen sich leicht einsam und isoliert, besonders wenn die meisten ihrer Teamkollegen im selben Hauptbüro zusammenarbeiten. Die persönliche Videokommunikation ist eine großartige Möglichkeit für sie, sich einbezogen und mit ihrem Team verbunden zu fühlen.   

Effizienter 

Persönliche Meetings sind in der Regel ansprechender und effizienter. Das Versammeln Ihres gesamten Teams für schnelle Synchronisierungsmeetings und regelmäßig geplante persönliche Meetings ist eine großartige Möglichkeit, alle schnell auf die gleiche Seite zu bringen, und auch eine gute Möglichkeit, Werbung zu machen Kameradschaft im Team. Anstatt zu versuchen, ein kompliziertes Projekt in einer E-Mail zu erklären und dann Stunden damit zu verbringen, Fragen zu beantworten, könnten Sie ein persönliches Teammeeting veranstalten, bei dem Sie die Projektdetails präsentieren und gleichzeitig alle Fragen beantworten.

5 Möglichkeiten für Remote-Team-Meetings, die tatsächlich funktionieren

Laut inc.com, die Hälfte aller Besprechungszeit wird verschwendet. Mit ein wenig Planung und Struktur kann Ihr Team produktive und ansprechende Meetings abhalten. 

1. Erstellen Sie eine Agenda

An effektive Teammeeting-Agenda ist eine der wichtigsten Komponenten für ein produktives Teammeeting. Das Versenden der Meeting-Agenda an alle vor dem Meeting gibt den Ton und den Fokus für das Meeting vor. Dadurch wird jedem ein Verständnis für die diskutierten Themen und die Ziele des Meetings vermittelt, sodass niemand ahnungslos zum Meeting kommt. Achten Sie darauf, alle Punkte einzubeziehen, die während des Meetings besprochen werden, und vergessen Sie nicht, Zeit für Dinge wie z virtuelle Teambuilding-Aktivitäten, wichtige Team-Updates und Feedback. 

2. Weisen Sie einen Leiter zu 

Die Ernennung eines Team-Meeting-Leiters ist eine großartige Möglichkeit, das Meeting auf Kurs zu halten. Wenn Themen angesprochen werden, die nicht auf der Tagesordnung stehen, sollte der Teamleiter die Gruppe sanft an die Themen und Ziele des Meetings erinnern, um das Meeting voranzubringen und auf den Punkt zu bringen. 

3. Finden Sie einen optimalen Zeitpunkt

Hören Sie auf, Besprechungen direkt vor dem Mittagessen, direkt nach dem Mittagessen, an jedem Tag um 4:30 Uhr abzuhalten, insbesondere nicht am Freitag. Wählen Sie eine Zeit, in der die Leute am aufmerksamsten sind. Morgens und nachmittags sind beides großartige Optionen. Laut einer Studie von ist die beste Zeit, um unter der Woche ein Meeting zu planen, Dienstag um 2:30 Uhr Vor der Arbeit.

4. Pünktlich beginnen und enden 

Newscientist.com fanden heraus, dass die Hälfte aller Meetings mit 10 Minuten Verspätung beginnen. Herumzusitzen und auf das Erscheinen des Verantwortlichen zu warten, raubt dem Raum die Energie und startet das Meeting auf dem falschen Fuß. Wenn Mitarbeiter wissen, dass Meetings pünktlich beginnen und enden, bleiben sie während des Meetings eher konzentriert und treffen Entscheidungen bis zum Ende des Meetings. 

5. Beenden Sie mit einer Aktion

Nehmen Sie sich die letzten Minuten jedes Meetings Zeit, um schnell zusammenzufassen, was während des Meetings besprochen wurde, und besprechen Sie die nächsten Schritte. Jeder Besprechungsteilnehmer sollte wissen, was sein nächster Aktionspunkt und der Zeitplan für die Erledigung dieser Aufgabe ist. Nach der Besprechung versenden Meeting-Notizen, übertragene Verantwortlichkeiten und einen Folgeplan, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.

Das letzte Puzzleteil Ihrer Remote-Team-Meetings: Integrierte Tech 

E-Mail- und Chat-Apps machen die Kommunikation mit Teammitgliedern schnell und einfach, aber sie sind nicht sehr persönlich oder ansprechend. Eine bessere Möglichkeit, mit Ihrem gesamten Team in Kontakt zu treten und mit ihm zu interagieren, sind Videokonferenzen von Angesicht zu Angesicht. 

Videokonferenzen

Nur-Audio-Anrufe reichen nicht mehr aus. Mitarbeiter müssen sich von Angesicht zu Angesicht treffen, um die wahren Vorteile von Teambesprechungen zu nutzen. Durch Videokonferenzen können Sie Ihre Remote-Teammitglieder sehen, um sie wirklich zu verstehen und authentische Beziehungen aufzubauen. Lifesize macht die Verbindung über ein Videokonferenzgespräch einfacher als je zuvor. Mit einem einzigen Klick auf den Einladungslink zu einem Meeting können Ihre Teammitglieder dies tun direkt von ihren Browsern beitreten auf ihren Handys, Tablets oder Laptops, ohne eine App herunterladen zu müssen. 

Bildschirm teilen

Vergeuden Sie nicht mehr die ersten 5-10 Minuten jedes Meetings mit der Suche nach dem richtigen Dongle und verschwenden Sie dann zusätzliche Zeit damit, den Dongle an den nächsten Präsentator weiterzugeben. Verwenden Sie stattdessen die drahtlose Bildschirmfreigabetechnologie, um die Effizienz von Meetings zu optimieren. Lifesize Share™ macht es bemerkenswert einfach, in Meetings zu präsentieren. Geben Sie Ihren Bildschirm drahtlos in Echtzeit frei, spielen Sie ein Video ab und steuern Sie Ihre Präsentation direkt von Ihrem Mobilgerät oder Laptop aus.

Whiteboarding

Whiteboard-Sitzungen eignen sich hervorragend zum Brainstorming und zur Zusammenarbeit mit Ihrem gesamten Team. Sie machen Inhalte optisch ansprechend und leichter aufzunehmen und zu behalten. Lifesize Share mit dem Kaptivo Mit dem Whiteboard-Kamerasystem können Sie Inhalte von jedem Standard-Whiteboard aufnehmen und an alle Teilnehmer eines Videokonferenzgesprächs weitergeben, indem Sie Personen, Reflexionen, Blendlichter und Schatten aus dem Whiteboard-Bild entfernen. Sie erhalten ein klares und lebendiges digitales Bild des Whiteboard-Inhalts, das jeder Gesprächsteilnehmer in Echtzeit sehen kann.  

Hören Sie auf, Teambesprechungen abzusagen, und verbessern Sie sie stattdessen

Viele Unternehmen haben häufige Mitarbeiterbesprechungen durch informelle Chat-Gespräche und lange E-Mail-Ketten ersetzt. Obwohl diese Art der Kommunikation ihren Platz und ihre Zeit hat, ist sie ein schlechter Ersatz für Teambesprechungen. Versuchen Sie für eine bessere Zusammenarbeit und höhere Produktivität, sich persönlich mit Ihrem Team zu verbinden. Für Teams mit Remote-Mitarbeitern ist eine Videokonferenz eine großartige Möglichkeit, eine kollaborative und anregende Umgebung zu schaffen, um sicherzustellen, dass jeder in Ihrem Team gesehen und gehört wird, während er als eine Einheit zusammenarbeitet.