Wenn es darum geht, Videokonferenzen am Arbeitsplatz einzuführen, gibt es zwei Arten von Menschen: diejenigen, die es intuitiv „verstehen“, und diejenigen, die überzeugt werden müssen. Für die Menschen im ersten Lager ist der inhärente Nutzen und Wert eines Videokonferenzsystems selbstverständlich; um einen CEO und langjährigen Lifesize-Nutzer zu zitieren: „Ich rechtfertige die Verwendung unserer Telefone oder Computer nicht durch die Kosten, warum also die Verwendung von Videokonferenzen durch die Kosten rechtfertigen?“ Aber für die Menschen im zweiten Lager stellen Videokonferenzen eine Änderung des Status quo dar und erfordern als solche eine zusätzliche Kostenbegründung, bevor sie vollständig angenommen und im gesamten Unternehmen übernommen werden können. 

Berechnung von ROI und TCO für Videokonferenzen

Was kosten Videokonferenzen?

Heutzutage führen die meisten Unternehmen Cloud-basierte Videokonferenzdienste ein. Die Preise für diese Dienste beginnen in der Regel mit einer kostenlosen Testversion oder einem „Freemium“-Angebot mit eingeschränkter Funktionalität und reichen bis zu Unternehmenspreisen, die für größere Organisationen mit Hunderten oder Tausenden von Benutzern konzipiert sind. Die meisten, aber nicht alle Anbieter von Cloud-Videokonferenzen (einschließlich Lifesize) berechnen auf der Grundlage eines Modells „pro Host“, was bedeutet, dass die Nutzung auf der Grundlage derjenigen abgerechnet wird, die Meetings aktiv planen und moderieren, während Meeting-Teilnehmer und Gäste in der Regel kostenlos teilnehmen können.

Organisationen, die gerade erst mit Videokonferenzen beginnen, sollten im Allgemeinen 13 bis 20 US-Dollar pro Host und Monat einplanen – oder 150 bis 250 US-Dollar pro Jahr bei jährlicher Abrechnung. Für viele Unternehmen sind dies weniger als die Kosten für ältere Verträge über reine Audio- oder Webkonferenzen, und eine häufige Kostenbegründung besteht darin, einfach einen alten Audiokonferenzplan durch eine moderne Videokonferenzlösung zu ersetzen, die auch Audioanrufe und Bildschirmfreigabe umfasst. 

Die Kosten für Videokonferenzgeräte können von einfachen 100-Dollar-Webcam-Setups bis zu 2,000-Dollar-DIY-Kits mit handelsüblicher Verbraucherhardware und bis zu 10-20,000-Dollar oder mehr für integrierte Telepresence-Lösungen reichen. Tagungsraumausstattung wird in der Regel als einmalige Vorauszahlung verkauft, kann aber auch geleast oder „als Dienstleistung“ finanziert werden, wobei sich die Kosten über mehrere Jahre verteilen. Im letzteren Szenario sollten Organisationen 100 bis 300 US-Dollar pro Raum und Monat einplanen (oder ~ 1,200 bis 3,600 US-Dollar, die jährlich gezahlt werden), um Ihren Teams zuverlässige Videokonferenzen der Business-Klasse zu ermöglichen. (Beachten Sie, dass die erwartete Lebensdauer von Videokonferenzgeräten, wie bei Computern, Smartphones oder anderen Technologien, je nach Anbieter stark variiert. Unternehmen sollten die Lebenserwartung von Videokonferenzgeräten vor dem Kauf berücksichtigen, um die Gesamtbetriebskosten über 5-10 Jahre vollständig zu verstehen Zeitraum).

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, können Sie sich unsere Liste ansehen beste Videokonferenzausrüstung

Kosten für Videokonferenzsoftware/-dienst

Ein Cloud-Videokonferenz-Softwaredienst ist alles, was erforderlich ist, um Videokonferenzen auf persönlichen Geräten wie Laptops und Telefonen zu ermöglichen. Kleine Teams und Remote-Teams ohne Konferenzräume benötigen möglicherweise keine Konferenzraumausrüstung und können sich für eine reine Softwarelösung entscheiden. Kostenlose Apps für Videokonferenzen sind verfügbar, schränken die Nutzung jedoch normalerweise durch die Anzahl der Teilnehmer oder die maximale Anruflänge ein. Verschlüsselte und zuverlässige Videokonferenzdienste der Business-Klasse liegen im Durchschnitt zwischen 13 und 20 US-Dollar pro Host und Monat.

  • Lebensgröße: Ab $12.95 Host/Monat (Preise anzeigen)
  • WebEx: Ab $13.50 Host/Monat
  • GoToMeeting: Ab $14.00 Host/Monat
  • Zoom: Ab $14.99 Host/Monat
  • BlueJeans: Ab $16.65 Host/Monat

Versteckte Kosten, auf die Sie achten sollten

Die Listenpreise für Abonnements werden im Laufe des Jahres schwanken, wenn Funktionen veröffentlicht und Pakete neu konfiguriert werden, aber es gibt zwei Hauptzusätze, die Käufer beachten sollten:

Gebühren pro Minute für PSTN-Audiokonferenzen

Audiokonferenzen sind ein gängiges Add-on, das eine gebührenfreie Einwahloption für Teilnehmer ermöglicht, die über eine Standardtelefonleitung an einem Meeting teilnehmen. Viele Zoom-Kunden müssen eine zusätzliche Rechnung nur für Audioanrufe auf der Grundlage ihrer veröffentlichten regionalen Audiokonferenztarife abholen. Und wenn Gebühren pro Teilnehmer und Minute abgerechnet werden, können sich die Extrakosten schnell summieren.

Zum Beispiel kann ein 10-Weg Audio (PSTN)-Konferenz mit Teilnehmern im Vereinigten Königreich wird mit einem Satz von abgerechnet $0.87 pro Minute (0.087 USD pro Gesprächsteilnehmer) oder $52.20 pro Stunde. Derselbe Anruf würde auf wöchentlicher Basis laufen $2,714.40 in jährlichen Nutzungsgebühren für nur ein wiederkehrendes Meeting. 

SIP/H.323-Interoperabilität

Ein weiteres kostspieliges Add-On sind Konferenzraumanschlüsse, die für die SIP/H.323-Interoperabilität erforderlich sind. Für viele Anbieter von reinen Softwarelösungen kostet die Möglichkeit, Unterstützung für Konferenzgespräche hinzuzufügen, eine jährliche Gebühr von durchschnittlich 500 USD pro Raum und Jahr. Ohne sie können Ihre Besprechungsteilnehmer nicht über ihre standardbasierten Konferenzraumsysteme beitreten und müssen stattdessen über die Softwareanwendung des Anbieters beitreten.

Kosten für Videokonferenzausrüstung

Die Technologiekosten zur Durchführung einer Videokonferenz sind in den letzten drei bis fünf Jahren dramatisch gesunken. Die Verfügbarkeit von Hochgeschwindigkeitsnetzwerken und HD-Kameras hat zu All-in-One geführt Huddle Room und Konferenzraumlösungen, die ein Zehntel dessen kosten, was ähnliche Lösungen vor weniger als einem Jahrzehnt kosteten. DIY-Videokonferenz-Kits aus handelsüblichen USB-Geräten können für etwa 2,000 US-Dollar zusammengestellt werden, und All-in-One-Geräte können für nur 99 US-Dollar pro Raum und Monat bereitgestellt werden.

  • Lifesize Icon 300: Ab $99 Zimmer/Monat oder $1,999 (Preise anzeigen)
  • Logitech Tap Kit für Zoom Rooms: Ab $2,899 (CDW)
  • WebEx Room Kit Mini: Ab $4,946.99 (CDW)
  • Zoom, BlueJeans, GoToMeeting: Benötigen Sie ein individuelles Angebot und/oder eine jährliche Gebühr von 500 USD für den Raumanschluss (Hardware nicht inbegriffen)

CapEx vs. OpEx

Heutzutage haben Unternehmen die Möglichkeit, Kamerasysteme für Videokonferenzen für ihre Besprechungsräume zu kaufen oder zu leasen. Während Videosysteme traditionell kapitalintensive Investitionen sind, Zimmer als Service Modelle bieten eine OpEx-Option für die Sicherung von Hardware für Besprechungsräume zu einer monatlichen oder jährlichen Pauschalgebühr.

Rechner für die Gesamtbetriebskosten (TCO) für Videokonferenzen

TCO berücksichtigt die direkten und indirekten Kosten eines Produkts und umfasst mehr als nur das, was auf dem Preisschild steht. Zusätzliche Kosten wie Gebühren pro Minute für Audiokonferenzen, SIP/H323-Interoperabilitätsgebühren und potenzielle Infrastrukturverbesserungen, die zur Unterstützung einer Lösung erforderlich sind, können sich summieren. Hier sind die fünf wichtigsten Faktoren, die zu den Gesamtbetriebskosten beitragen:

  1. Abonnement-/Lizenzgebühren – Vertraglich vereinbarte Abonnementkosten pro Host, einschließlich aller Add-Ons wie z Webinare, Aufnahme- oder Integrationspakete
  2. Gebühren für Bandbreite/Audioanrufe – Videokonferenzen können die Nutzung der Internetbandbreite eines Unternehmens erhöhen, und viele Lösungen erheben eine zusätzliche Gebühr pro Minute für Audioanrufe
  3. Infrastruktur – Kosten für die Ausstattung von Konferenzräumen mit zusätzlichen Displays oder Ethernet-Drops
  4. IT-Fehlerbehebung – IT-Zeit und -Ressourcen, um Geräte zu warten und Lieferantenbeziehungen zu verwalten
  5. Endbenutzer-Fehlerbehebung – Benutzerzeit und Ressourcen zum Erlernen einer neuen Lösung

TCO-Rechner-Schaltfläche für Videokonferenzen – Klicken Sie hier, um die Einsparungen zu berechnen

Unsere TCO-Rechner für Videokonferenzen ermöglicht Ihnen den Vergleich von Anbietern basierend auf einfachen Benutzer- und Nutzungseingaben und bietet eine detaillierte Ausgabe der Vor- und Nachteile jeder Lösung.

Einsparungen berechnen

ROI-Formeln für Videokonferenzen

Während viele der eher sozialen Vorteile von Videokonferenzen schwer zu berechnen sind, ist es dennoch wichtig, den ROI jeder Technologie zu bewerten, bevor Sie eine Investition tätigen. Das Verständnis des Werts, der durch die Implementierung von Videokonferenzen erzielt wird, hilft Entscheidungsträgern in Unternehmen zu verstehen, warum Videokonferenzen als Notwendigkeit und nicht nur als Nettigkeit angesehen werden sollten. Hier sind drei Möglichkeiten, Ihren Videokonferenz-ROI zu berechnen:

Reiseeinsparungen

Sehen Sie sich die Reisekosten für die Standorte an, zu und von denen Ihre Mitarbeiter normalerweise anreisen. Welcher Prozentsatz dieser Reisekosten kann durch Videokonferenzen ersetzt werden? Berechnen Sie ein durchschnittliches jährliches Reisebudget und wenden Sie einen angemessenen Prozentsatz an, der durch Videokonferenzen ersetzt werden kann. 

[Durchschnittliche Reisekosten] x [Anzahl der reisenden Mitarbeiter] x [Anzahl der Meetings, die eine Reise erfordern]
x [% Videokonferenzverschiebung]

Vergleichen Sie das Ergebnis dieser Berechnung mit den Kosten eines Videokonferenzdienstes. Es kann Ihnen helfen, eine grobe Schätzung darüber zu erhalten, wie lange es dauern wird, bis sich Ihre ursprüngliche Investition zurückgezahlt hat.

[$1,000 durchschnittliche Reisekosten] x [50 reisende Mitarbeiter] x [20 Meetings]
= 1,000,000 $ Reisebudget

Wenn nur die Hälfte dieser Besprechungen über Videokonferenzen stattfinden würden, könnten Sie diese 500,000 US-Dollar verwenden, um Ihr gesamtes Unternehmen videofähig zu machen und 100 Besprechungsräume damit auszustatten 4K-Videokonferenzsysteme. Und mit hochwertigen HD-Videokonferenzen verlieren Sie keine Details aus dem wirklichen Leben, Interaktionen von Angesicht zu Angesicht.

Zusätzlich zu den physischen Kosten für Flug und Unterkunft gehen auch produktive Stunden für die Reise verloren. Reisen zu und von Flughäfen, Sicherheitskontrollen und das Warten auf das Einsteigen in Flugzeuge sind Faktoren, die die Produktivität beeinträchtigen. Im Durchschnitt werden bei einer durchschnittlichen Reise acht Stunden verschwendet. Vergessen Sie nicht, die Kosten für die bei jeder Fahrt verschwendeten Stunden in Ihre durchschnittlichen Fahrtkosten einzubeziehen. 

Erhöhte Meeting-Produktivität

Der durchschnittliche Mitarbeiter wird jeden Monat für fast 60 Besprechungen eingeplant. Da an jedem Arbeitstag eine von drei Minuten in Meetings verbracht wird, ist es wichtig, die Meeting-Produktivität zu maximieren, um das Beste aus Ihrer Zeit zu machen. 

Bei Lifesize liegt unsere durchschnittliche Besprechungszeit weiterhin bei etwa 18 Minuten – weit unter den 30 oder 60 Minuten, die Ihr Kalender vorschlagen würde. Indem Sie die Zeit verkürzen, die für die Frage „Wer ist gerade beigetreten?“ benötigt wird. zehn Mal einen Videoanruf und das Entfernen nonverbaler Missverständnisse, Sie können direkt in das Meeting einsteigen. Es mag wie ein kleiner Beitrag zum ROI erscheinen, aber selbst 5 Minuten, die ein Meeting bei über 60 Meetings einspart, bringen Ihnen 5 zusätzliche Stunden pro Monat.

[Monatliche durchschnittliche Anzahl von Meetings] x [Durchschnittlich eingesparte Minuten]

Multiplizieren Sie das mit den Gehältern im Besprechungsraum, und Sie werden schnell feststellen, dass sich Ihre Investition auszahlt.

Technologieverschiebung

Eine dritte ROI-Überlegung betrifft die Technologieverdrängung. Typischerweise werden Videokonferenzen als Ersatz für eine veraltete Webkonferenz- oder Audiokonferenzlösung bereitgestellt. Nehmen Sie das Geld, das für herkömmliche Konferenzen verwendet würde, und wenden Sie es für eine All-in-One-Lösung an, die Audio-, Web- und Videokonferenzen abdeckt. Möglicherweise können Sie die Kosten einer modernen, in der Cloud gehosteten Lösung rechtfertigen, indem Sie einfach einen veralteten und nicht ausgelasteten Dienst zurückziehen.

[Neues Abonnement für Videokonferenzen] – [Abgelaufenes Abonnement für Konferenzen]

Natürlich ist der wahre ROI von Videokonferenzen der Wert, den die Benutzer der Technologie beimessen. Sehen die Nutzer Videokonferenzen als Vorteil und einfach in der Handhabung, werden sie diese nutzen und die Technologie wird schnell als geschäftskritischer Bestandteil ihrer täglichen Arbeit wahrgenommen.

Kostenvergleich: Welche Videokonferenzlösung ist die beste für Ihr Unternehmen?

Preisdiagramm zum Vergleich von Videokonferenzanbietern wie Lifesize, Zoom, BlueJeans, WebEx und GotoMeeting

Siehe vollständige Vergleichstabelle

 

Mit scheinbar endlosen Optionen für Videokonferenzlösungen am heutigen Arbeitsplatz, einschließlich Angeboten einer Vielzahl von Marken wie Microsoft, Cisco, Google und anderen, möchten wir es Ihnen leicht machen, potenzielle Anbieter zu finden und die beste Videokonferenzlösung für Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget auszuwählen , ob Sie ein großes Unternehmen oder ein Small Business. Unser Leitfaden zu Auswahl einer Videokonferenzlösung ist ein großartiger Ausgangspunkt für Fragen und Funktionen, auf die Sie bei der Bewertung Ihrer Anforderungen achten sollten. Und bewaffnet mit den richtigen Informationen, unsere TCO-Rechner bietet Ihnen einen direkten Kostenvergleich vieler der beliebtesten Anbieter von Videokonferenzen.