Wie man ein verteiltes Team verwaltet
Die Führung eines verteilten Teams kann eine Herausforderung darstellen. Es ist leicht, sich von Ihrem Team getrennt zu fühlen, auf Kommunikationsprobleme zu stoßen, und wenn Sie kulturelle Unterschiede hinzufügen, können die Dinge schnell kompliziert werden. Julie Wilson, Dozentin an der Harvard University , erklärt, „Um ein virtuelles Team zu leiten, müssen Manager die Grundlagen eines guten Managements verdoppeln, einschließlich der Festlegung klarer Ziele, der Durchführung großartiger Meetings, der klaren Kommunikation und der Nutzung der individuellen und kollektiven Stärken der Teammitglieder.“ Die erfolgreiche Führung eines Remote-Teams ist eine Herausforderung, selbst für die erfahrensten Manager. Es braucht Zeit, Geduld und viel Übung, aber mit den richtigen Prozessen und Tools ist es möglich, ein produktives und engagiertes Remote-Team zu haben.
8 Tipps zum Verwalten eines verteilten Teams
1. Stellen Sie die richtigen Leute ein
Erstens müssen Sie Leute einstellen, denen Sie vertrauen können und die gerne alleine arbeiten. Da Sie nicht ständig jedes entfernte Teammitglied überprüfen können, müssen Sie Personen finden, die ohne Gruppenzwang, Mikromanagement und ständige Aufmerksamkeit einen positiven Beitrag zu Ihrem Team leisten können. „Macher einstellen“ Wade Foster, Mitbegründer von Zapier,sagt „Macher werden Dinge erledigen, auch wenn sie von einer abgelegenen Insel aus arbeiten. Man muss Machern keine Aufgaben stellen, um zu wissen, dass etwas erledigt wird. Sie müssen immer noch Richtung und Anleitung geben … aber wenn das nicht der Fall ist, wird ein Macher etwas bewirken.“
2. Onboarding mit dem gesamten Remote-Team in Echtzeit
Die Entwicklung eines effektiven Onboarding-Prozesses hilft neuen Mitarbeitern, sich schnell an ihren Job zu gewöhnen und ihr Team kennenzulernen. Durch die sofortige Einführung neuer Teammitglieder und die Möglichkeit, sich über persönliche Videokonferenzen kennenzulernen, vertrauen sich die Mitarbeiter eher und fühlen sich mit ihrem Team verbunden. Es gibt eine Reihe von Spaß virtuelle Eisbrecher-Aktivitäten können Sie mit Ihrem verteilten Team über Videokonferenzen erledigen. Darüber hinaus ist es eine gute Idee, a zuzuweisen Mentor um Ihrem neuen Mitarbeiter einen reibungslosen Übergang in seine neue Rolle zu ermöglichen. Der Mentor fungiert auch als unmittelbare Ressource für den Mitarbeiter, wenn er nicht weiterkommt oder nur eine einfache Frage hat. Das Ziel ist, dass sich der neue Mitarbeiter so schnell wie möglich wertgeschätzt und als Teil des Teams fühlt. „Als jemand, der remote arbeitet und selbst ein Team von Remote-Mitarbeitern leitet, weiß ich, wie entscheidend die Onboarding-Phase im Mitarbeiterlebenszyklus ist. Ein erfolgreiches Onboarding für Remote-Mitarbeiter hängt davon ab, ob Sie die Kultur Ihres Unternehmens über die vier Wände und durch einen Bildschirm hinaus erweitern. Beginnen Sie, indem Sie in den ersten Wochen fast vollständig auf E-Mails verzichten und von Anfang an Videos einbeziehen, um so viel persönliche Zeit wie möglich zu verbringen. Vereinbaren Sie außerdem frühzeitig Meetings mit wichtigen Stakeholdern per Video, um ein Gefühl der Selbstständigkeit zu fördern und sicherzustellen, dass sich der Mitarbeiter mit der breiteren Gemeinschaft verbunden fühlt.“ Tim Maloney, SVP of Worldwide Channels bei Lifesize
3. Setzen Sie klare Erwartungen
Beim Übergang zu einem vollständig remote arbeitenden Team sollten Manager der Entwicklung klarer Richtlinien und Erwartungen Vorrang einräumen. Die meisten Teams bestehen aus einer heterogenen Gruppe von Menschen. Einige Mitarbeiter haben möglicherweise bereits Erfahrung in der Fernarbeit, während andere Mitarbeiter völlig neu in der Arbeit von zu Hause aus sind. Um sicherzustellen, dass alle gleichberechtigt arbeiten, ist es wichtig, dass Sie sofort klare und realistische Erwartungen an Ihr gesamtes Team stellen.
Wenn Sie die Erwartungen nicht frühzeitig klären, kann dies später zu Problemen und Missverständnissen führen, die den Arbeitsablauf und die Leistung Ihres Teams erheblich beeinträchtigen können. Klären Sie, welche Tools Ihr Team verwenden wird, wie Sie kommunizieren, welche Arbeitszeiten von allen erwartet werden, wie und wann Projekte abgeschlossen werden, und kommunizieren Sie dies auch, wenn sich die Dinge ändern. Ihre Erwartungen sollten aufgeschrieben, per E-Mail verschickt und Ihrem gesamten Team zur Verfügung gestellt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle auf derselben Seite sind und es keine Unklarheiten darüber gibt, was von jedem Teammitglied erwartet wird.
4. Verwenden Sie die richtigen Online-Kommunikationstools
Nachdem Sie Ihre Erwartungen klar definiert haben, ist es an der Zeit, die richtigen Tools zu finden, die Ihrem Team helfen, diese Erwartungen zu erfüllen und ihre Arbeitstage reibungslos und effizient zu gestalten. Untersuchungen zeigen, dass die Ein durchschnittlicher Büroangestellter hat 5 oder mehr Apps geöffnet Daher ist es wichtig, kluge Entscheidungen zu treffen, um zu vermeiden, dass die App noch mehr ermüdet oder verwirrt wird, wo Mitarbeiter nach Informationen suchen sollten.
Es gibt Hunderte von Kollaborations- und Kommunikationslösungen und unzählige Produktivitätstools, die darauf ausgelegt sind, verteilten Teams zu helfen, produktiv zu sein. Cloudbasierte Videokonferenz-Tools wie Lifesize und Chat-Apps wie Slack und Microsoft Teams Machen Sie es sich einfach, in ständiger Kommunikation mit Ihren Remote-Teammitgliedern zu bleiben. Projektmanagement-Tools wie z Asana, Montag.com und ProjectManager.com Helfen Sie beim Zeitmanagement und halten Sie Ihr Team auf Kurs, um Zeitverschwendung durch Ablenker und unproduktive Arbeit zu vermeiden. Angesichts der aktuellen Coronavirus-Situation bieten viele Unternehmen ihre Dienste kostenlos an, darunter auch Lifesize. Recherchieren Sie, um die Tools zu finden, die für Sie und Ihr Team am besten geeignet sind.
5. Schaffen Sie eine Video-First-Kultur
Ohne die täglichen persönlichen Interaktionen, an die traditionelle Mitarbeiter im Büro gewöhnt sind, ist es für Mitarbeiter, die zum ersten Mal von zu Hause aus arbeiten, leicht, sich einsam und vom Rest ihres Teams getrennt zu fühlen. Durch die Schaffung einer Video-First-Kultur, die der Verwendung von Videokonferenz-Tools für die Kommunikation Priorität einräumt, im Gegensatz zu reinen Audio-Konferenzgesprächen oder textbasierten Apps, kann Ihr Team sinnvolle und ansprechende persönliche Interaktionen haben. Videokonferenzen bieten eher eine „persönliche“ Interaktion und fügen dem Gespräch ein menschliches Element hinzu, das in anderen Formen der digitalen Kommunikation oft fehlt. Indem Sie Ihre Teamkollegen klar sehen und hören können, können Sie sie besser verstehen, indem Sie aufgreifen nonverbale Hinweise und verbinde dich mit ihnen auf einer tieferen Ebene, unabhängig von der Zeitzonendifferenz. WP Engine ist die führende WordPress-Plattform für digitale Erlebnisse mit über 500 Mitarbeitern in den Vereinigten Staaten, Europa und Australien. Als Unternehmen, das seiner Kultur höchste Priorität einräumt, standen sie vor der Herausforderung, Teams zu vereinen, die über drei Kontinente in sechs verschiedenen Büros verteilt sind. Durch die Verwendung von Lifesize in Besprechungsräumen in allen Büroräumen und auf den Laptops aller Mitarbeiter können sich Kollegen sofort miteinander verbinden und Manager können Remote-Mitarbeiter in Einzel-Videoanrufen effektiv verwalten. Menschliche Interaktion hilft Mitarbeitern, interessante Gespräche und persönliche Verbindungen mit Managern und Teammitgliedern zu führen, die Tausende von Kilometern entfernt sind.[Lesen Sie die vollständige Fallstudie]
6. Veranstalten Sie regelmäßige Einzel- und Teammeetings
Ständige Kommunikation ist der Schlüssel, um Ihr verteiltes Team produktiv und engagiert zu halten. Planen Sie regelmäßige Teambesprechungen zu Beginn der Woche mit Videokonferenzen, um den Projektstatus, Hindernisse, mit denen Teammitglieder konfrontiert sind, und Ziele für die Woche zu besprechen. Erwägen Sie dann später in der Woche, längere „Nachbereitungs“-Meetings zu veranstalten, um über Teamleistungen zu sprechen. Sie können diese Zeit auch nutzen, um herausragende Arbeiten anzuerkennen und für die folgende Woche zu planen.
Neben Teammeetings, Stand-up-Meetings und regelmäßigen Einzelgesprächen mit jedem Ihrer Mitarbeiter werden dringend empfohlen, um sicherzustellen, dass alle in Verbindung und engagiert bleiben. In der Tat, Es wurden Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter von Managern, die keine regelmäßigen 1:1-Meetings haben, sich viermal häufiger bei der Arbeit demotiviert fühlen. Während 1:1-Meetings für Manager mit großen Teams zeitaufwändig sein können, spielen sie eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Teammitgliedern das Gefühl zu geben, als Individuen geschätzt zu werden, und ihnen gleichzeitig die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen, Probleme zu besprechen oder Vorschläge zu machen, die ihnen vielleicht unangenehm sind Teilen in einer Gruppenumgebung.
7. Überkommunizieren Sie Ziele, um Remote-Mitarbeitern zum Erfolg zu verhelfen
Für Mitarbeiter, die Remote-Arbeitsregelungen als schwierig empfinden, ist die übermäßige Kommunikation individueller Ziele und Aufgaben ein wirksames Mittel, um sicherzustellen, dass sie sich auf die richtigen Dinge konzentrieren. Das bedeutet, für jedes Projekt eine klare und präzise Sprache zu verwenden, die die Mitarbeiter leicht verstehen können. Nutzen Sie Projektmanagement-Tools, um Mitarbeitern zu helfen, bei der Sache zu bleiben, jede Phase des Projekts zu verstehen und zu wissen, wann das Projekt fällig ist. Die effektive Verwaltung eines verteilten Teams funktioniert nicht, wenn Sie sich nur darauf konzentrieren, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen. Stattdessen ist der beste Weg, die Leistung eines Mitarbeiters zu messen, sich auf seine Ergebnisse zu konzentrieren. Eine ergebnisorientierte Kultur zu schaffen bedeutet, Ihrem Team zu vertrauen und die willkürliche und erzwungene 40-Stunden-Arbeitswoche von neun bis fünf loszulassen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Beiträge einzelner Teammitglieder. Wie und wann sie Aufgaben erledigen, sollte keine Rolle spielen, solange die Arbeit gut und pünktlich erledigt wird.
8. Bieten Sie Bindungsmöglichkeiten an
Da regelmäßige persönliche Treffen für die meisten Remote-Mitarbeiter und verteilte Teams keine Option sind, finden Sie andere Möglichkeiten, um Ihre Teambindung außerhalb Ihrer regelmäßigen Teambesprechungen zu stärken. Mitarbeiter können arbeitsgerechte Social-Media-Seiten, Buchclubs und private Chatgruppen einrichten, in denen sie Spiele spielen, unbeschwerte Gespräche über ihre Arbeit und ihr Privatleben führen, Bilder ihrer Familien oder Haustiere posten und persönliche Erfolgsgeschichten teilen können. Einige Unternehmen hosten sogar regelmäßig virtuelle glückliche Stunden Mitarbeiter per Videokonferenz beiläufig interagieren und auf dem Laufenden halten, während sie aus der Ferne arbeiten.
Sheel Gupta, Chief Growth Officer bei Demütiger Punkt, geteilt am Quora wie sie ihr Remote-Team engagiert hält: „Eine der häufigsten Herausforderungen bei der Remote-Arbeit ist, dass sich Teammitglieder einsam und getrennt fühlen. Remote zu sein bedeutet, dass Ihr Team weniger wahrscheinlich spontane Gespräche und nicht arbeitsbezogene Aktivitäten führt. Ich ermutige Remote-Teams, bürointerne Traditionen in ihren Remote-Arbeitsstil zu integrieren. Mein Team hat zum Beispiel zweiwöchentliche Spieleabende und während unseres Remote-Experiments haben wir einen virtuellen Spieleabend veranstaltet.“
Versuchen Sie schließlich, mindestens ein- oder zweimal im Jahr persönliche Treffen mit Ihrem gesamten Team zu veranstalten. Dies kann eine Herausforderung und teuer sein, aber die Vorteile, wenn Ihr Team persönlich zusammenkommt und bessere Arbeitsbeziehungen fördert, überwiegen die Reisekosten bei weitem.