Da 2020 aufgrund des Ausbruchs des Coronavirus inoffiziell als das Jahr der „Arbeit von zu Hause aus“ bezeichnet wird, dachten wir, es wäre hilfreich, einige nützliche Informationen zu teilen virtuelles Treffen Tipps. Inzwischen haben Sie wahrscheinlich an mindestens einer Videokonferenz teilgenommen, um mit Ihren Kollegen, Partnern oder Kunden in Kontakt zu treten. Aber jetzt ist es an der Zeit, die Kunst, die Etikette und das meisterhafte Handwerk zu erlernen, um diese Videoanrufe für alle Beteiligten erfolgreich zu gestalten.
Was ist eine Videokonferenz?
Ein Videokonferenzanruf ist ein Online-Meeting, das Live-Video-Feeds von einem Videokonferenzsystem mit einer Bildschirmfreigabelösung kombiniert, um die Zusammenarbeit in der Gruppe zu ermöglichen. Videokonferenzanrufe ermöglichen es den Teilnehmern von Remote-Meetings, aussagekräftigere Gespräche von Angesicht zu Angesicht zu führen, ohne für produktive persönliche Meetings auf Reisen angewiesen zu sein.
Etikette für Videokonferenzen: Die 10 Gebote und Verbote
1. Bereiten Sie sich rechtzeitig auf das Meeting vor
Es gibt nichts Schlimmeres, als ohne Kontexthinweise an einer Videokonferenz teilzunehmen und den Moderator zu spät an der Besprechung teilnehmen zu lassen, weil er nicht bereit war. Mach ein Tagesordnung Senden Sie es im Voraus an Ihre Teilnehmer und halten Sie sich während des gesamten Anrufs daran. Dies trägt nicht nur zu Produktivität und Effizienz bei, sondern gibt auch den Ton für das Meeting an und gibt anderen Zeit, ihre Fragen und Beiträge vorzubereiten.
2. Halten Sie es prägnant
Erlauben Sie mir, darauf hinzuweisen Ockhams Rasiermesser Um diese Regel zu veranschaulichen: „Die einfachste Erklärung ist meistens die richtige.“ Das bedeutet, dass Sie Ihre Videoanrufe kurz und bündig halten. Heutzutage hat jeder einen vollen Terminkalender, und frivole Gespräche sind nicht nur unproduktiv und zeitraubend, sondern können auch extrem frustrierend sein.
3. Verwenden Sie Bildmaterial, um das Interesse der Teilnehmer zu steigern
Visuals sind eine großartige Möglichkeit, ein Meeting interessant und frisch zu halten. Mit Lebensgroße Aktie, können Sie Anwendungen, PowerPoint™-Präsentationen, Videos, Diagramme, Grafiken und alles andere für die Zusammenarbeit in Echtzeit.
4. Zeichnen Sie die Videokonferenz auf für abwesende Kollegen
Leider können schnelle Projekte und Last-Minute-Deadlines im Laufe des Arbeitstages unerwartet auftauchen. Es ist also wichtig Zeichnen Sie Ihren Videoanruf auf damit verspätete oder abwesende Kollegen sich später einschalten können, um die Informationen nachzuholen.
5. Schalten Sie sich stumm, wenn Sie nicht sprechen
Selbst wenn Sie denken, dass Sie extrem leise sind, während jemand anderes spricht, nehmen die meisten Mikrofone schwache Geräusche wie Tippen, Husten, Kauen oder Tippen mit Ihrem Stift auf. Sobald mehrere Personen mit nicht stummgeschalteten Mikrofonen telefonieren, können die Hintergrundgeräusche extrem störend sein. Aus Höflichkeit gegenüber anderen sollten Sie Ihr Mikrofon immer stumm schalten, wenn Sie nicht sprechen.
6. Ablenkungen minimieren
Das mag offensichtlich erscheinen, aber es ist wichtig sicherzustellen, dass sich alle auf das aktuelle Meeting konzentrieren und nicht auf andere ablenkende Aufgaben. Stellen Sie Ihr Smartphone während des Meetings auf lautlos oder außer Sichtweite. Wenn Sie Ihren Bildschirm mit den anderen Teilnehmern teilen, versuchen Sie, Popup-Benachrichtigungen zu deaktivieren und zu schließen andere Programme wie Chat, Kalenderbenachrichtigungen und E-Mail. Unternehmen, die Videokonferenzen nutzen weniger Fälle von Multitasking melden in Besprechungen, was zu kürzeren Besprechungszeiten führt.
7. Vergiss nicht, du selbst zu sein
Wir sind weit darüber hinaus, dass Videokonferenzen nur noch vierteljährlich genutzt werden Vorstandssitzungen mit Ihrem Führungsteam – es hat sich zu einer täglichen Art der persönlichen Kommunikation entwickelt. Genau wie beim Schreiben von SMS, Telefonieren oder Hinübergehen zum Schreibtisch Ihres Kollegen und persönlichen Chatten geht es bei Videokonferenzen darum, was besprochen wird. Machen Sie sich also keine Sorgen, wenn es darum geht, vor der Kamera zu stehen – seien Sie einfach Sie selbst!
8. Halten Sie Meetings in der richtigen Größe
Je mehr Personen telefonieren, desto verwirrender und ablenkender können die Dinge sein. Weniger Menschen bedeuten mehr Zusammenarbeit und mehr Beteiligung. Wenn Sie ein unternehmensweites Meeting abhalten, laden Sie natürlich alle ein, am Live-Stream teilzunehmen, und zeichnen Sie ihn für diejenigen auf, die nicht am Live-Event teilnehmen können.
9. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen
Während für Videoanrufe jetzt nur noch ein Klick auf eine Schaltfläche erforderlich ist, schadet es nie, Ihre Einstellungen noch einmal zu überprüfen und sicherzustellen, dass Ihr Audio und Ihre Kamera richtig konfiguriert sind. Wenn Sie einen externen Monitor mit integrierter Kamera haben, können Sie dies entsprechend anpassen.
10. Verwenden Sie allgemeine Höflichkeit
Da die Videozusammenarbeit genau wie eine persönliche Interaktion ist, ist es wichtig, die gleiche Höflichkeit zu verwenden, die Sie anwenden würden, wenn Sie sich im selben Raum befänden. Dazu gehört, auf den Sprecher zu achten, Multitasking zu minimieren und auf Unterbrechungen zu verzichten. Obwohl dies offensichtlich erscheinen mag, können gute Manieren Sie beim Aufbau von Geschäftsbeziehungen weit bringen.
Sechs Dinge, die Sie bei der Auswahl einer App für Videokonferenzanrufe beachten sollten
1. Zuverlässigkeit anrufen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Videokonferenz-Dienstanbieter auf einem zuverlässigen und belastbaren Netzwerk aufbaut, das über die globale Verfügbarkeit verfügt, um die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
2. Videoqualität
Geben Sie sich für Ihre unternehmenskritische Kommunikation nicht mit etwas weniger als Erstaunlichem zufrieden. Perfekt abgestimmtes Audio und 4K-Video geben Ihnen das Gefühl, im selben Raum zu sein, selbst wenn Sie sich aus Tausenden von Kilometern Entfernung verbinden.
3. Benutzerfreundlichkeit
Wählen Sie eine Lösung, die sich in Ihr Unternehmensverzeichnis integrieren lässt, um auf einfache Weise mit Kollegen in Kontakt zu treten, aber stellen Sie auch sicher, dass die Lösung Gästeanrufe für Treffen mit Kunden und Partnern auch außerhalb Ihres Unternehmens unterstützt.
4. Drahtlose Bildschirmfreigabe
Verwandeln Sie Ihren Videoanruf sofort in eine gemeinsame Arbeitssitzung, indem Sie Ihren Bildschirm oder Ihre Präsentation teilen. Auf diese Weise können Sie nicht nur von Angesicht zu Angesicht kommunizieren, sondern auch an einem Dokument mitarbeiten.
5. Kundenbetreuung
Wen rufst du an, wenn etwas kaputt geht? Eine Business-Class-Lösung muss innerhalb angemessener Reaktionszeiten durch Support unterstützt werden. Wählen Sie eine Lösung, die Sie während der gesamten Lebensdauer des Dienstes unterstützt.
6. Bringen Sie Ihr eigenes Gerät (BYOD) mit
Die Unterstützung für PC oder Mac, Tablet und Smartphone (Android oder iOS) und browserbasiertes Telefonieren ist unerlässlich. BYOD ist hier, um zu bleiben – für die beste Akzeptanz finden Sie eine Lösung, die sich in alle Geräte integrieren lässt, die Ihr Team gerne verwendet.
Warum sollten Sie Lifesize für Ihre Videokonferenz verwenden?
Nutzen Sie Hard- und Software gemeinsam
Durch die Integration unserer Besprechungsraumsysteme und unseres Cloud-Dienstes ermöglichen wir jeder Person, jedem Gerät und jedem Konferenzraum erstaunliche Videokonferenzen.
Greifen Sie auf ein globales Netzwerk zu
Mit Rechenzentren in allen wichtigen Regionen hilft Ihnen unsere globale Präsenz dabei, Ihre globalen Teams mit einer Service-Level-Vereinbarung für eine Betriebszeit von 99.9 % und einer branchenführenden Kundenzufriedenheitsbewertung zu verbinden.
Nahtlose Integration mit allen Apps
Lifesize fügt sich in den Workflow Ihrer vorhandenen Tools ein, um Ihnen das beste Video-Benutzererlebnis in den Apps und Besprechungsräumen zu bieten, die Sie täglich verwenden CX-Analyse die Ihre Kunden in den Mittelpunkt Ihres Unternehmens stellen. Konferenzraumsysteme von Drittanbietern wie Polycom und Cisco sowie Planungs- und Kollaborationstools wie Microsoft® Teams, Microsoft® Skype für Unternehmen, Microsoft® Outlook® und Google Kalender™ sind nahtlos in Lifesize integriert.
Sichere Verbindung und Kommunikation mit Teammitgliedern
Lifesize verwendet erstklassige Rechenzentren mit unabhängigen Sicherheits- und Datenschutzzertifizierungen von Drittanbietern, um unseren Kunden die sicherste und zuverlässigste Grundlage zu bieten.
Sind Sie bereit, mit Lifesize zu beginnen?
Bei Lifesize ist alles, was wir tun, so konzipiert, gebaut und unterstützt, dass die Benutzererfahrung vom ersten Tag an hervorragend und mühelos ist. Nach mehr als fünfzehn Jahren Entwicklung Systeme für Konferenzräume, Drahtlose Präsentationsgeräte für Besprechungsräume, Videokonferenz-Apps und dem globales Cloud-Netzwerk das alles zusammenhält, geben wir uns nicht mit weniger als erstaunlich zufrieden. Lifesize bietet ein unübertroffenes, einheitliches Meeting-Erlebnis, auf das Sie sich beim ersten Mal verlassen können, jedes Mal.
Als Reaktion auf die COVID-19-Pandemie bietet Lifesize an kostenloser, unbegrenzter Videokonferenzdienst für alle globalen Unternehmen für sechs Monate. Unser Ziel ist es, Unternehmen in dieser schwierigen Zeit so gut wie möglich zu unterstützen und die Welt am Laufen zu halten.
Häufig gestellte Fragen zu Videokonferenzanrufen
Wie führe ich eine Videokonferenz durch?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, mit der Lifesize-App ein Videokonferenzgespräch zu führen. Mit einem verzeichnisbasierten Videoanrufdienst ist das Tätigen eines Anrufs so einfach wie das Klicken auf einen Namen. Dieses Video zeigt, wie einfach es ist, mit Ihren Kontakten auf Lifesize in Kontakt zu treten.
Wie führe ich einen Gruppen-Videoanruf durch?
Einen Gruppen-Videoanruf zu tätigen ist ganz einfach. Sie können einmalige oder wiederkehrende Meetings mit Lifesize und Ihrem bevorzugten Kalenderdienst planen. Wählen Sie einfach einen Besprechungsraum aus, in dem Sie sich treffen möchten, und senden Sie die Anrufdetails an Ihre Besprechungsteilnehmer. Sie können über die Lifesize-App, ihren Browser mit der Lifesize-Web-App oder sogar einfach per Telefon beitreten. Und alle Optionen sind im Text Ihrer Besprechungseinladung enthalten.
Wie gebe ich meinen Bildschirm in einem Videokonferenzgespräch frei?
Wenn Sie über die Lifesize-App auf Ihrem Laptop oder über die browserbasierte Web-App an einem Videokonferenzanruf teilnehmen, klicken Sie einfach auf das Präsens-Symbol, um Ihren Bildschirm freizugeben. Wenn Sie sich in einem Besprechungsraum befinden, unser drahtloses Gerät zur gemeinsamen Nutzung von Besprechungsräumen, Lifesize Share™, macht es einfach, Ihren Bildschirm zu teilen, Videos abzuspielen oder sogar Präsentationen direkt von Ihrem Telefon aus zu steuern, ohne sich auf Dongles oder Spezialanschlüsse verlassen zu müssen.
Wie nehme ich von meinem Mobiltelefon aus an einem Videokonferenzanruf teil?
Die mobile Lifesize-App bietet entfernten Benutzern mehr Funktionen für Besprechungen unterwegs. Erfahren Sie in diesem kurzen Übersichtsvideo mehr über Funktionen wie Pinch-to-Zoom und Listen-Only-Modus.
