Die Dokumentation Ihres Meetings ist ein entscheidender Schritt für eine erfolgreiche und effektive Videokonferenz. Wenn Sie zum heiligen Schreiber Ihres Meetings gewählt wurden, ist es wichtig, die Besonderheiten des effektiven, intuitiven und einfachen Schreibens und Teilens von Meeting-Protokollen mit Ihren Kollegen zu verstehen. Aber keine Sorge – hier finden Sie alles, was Sie über Besprechungsprotokolle wissen müssen, sowie ein paar Tipps und Tricks, wie Sie die wichtigsten Teile einer Besprechung erfassen können.
Was sind Besprechungsprotokolle?
Besprechungsprotokolle sind die konkreten Aufzeichnungen einer Besprechung, die verwendet werden, um Teilnehmer und Nichtteilnehmer darüber zu informieren, was während der Besprechung besprochen wurde, und um die erforderlichen nächsten Schritte zu definieren, um das Gespräch oder Projekt auf Kurs zu halten. Besprechungsprotokolle ermöglichen es Personen, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, sich über das Besprochene zu informieren. Dieses komprimierte Dokument schlägt auch vor, welche Themen erneut behandelt werden sollten, und informiert über zukünftige Entscheidungen in Folgetreffen.
4 Gründe, Meetings zu protokollieren
Besprechungsprotokolle werden nicht nur verwendet, um wichtige in Besprechungen besprochene Themen zu bewerten, sie werden auch als Aufzeichnungen verwendet, damit jeder, der nicht am Telefon oder im Besprechungsraum ist, das Besprochene nachholen kann, ohne Voreingenommenheit und Smalltalk. Hier sind ein paar gute Gründe, warum Besprechungsprotokolle die Art und Weise verbessern, wie Sie sich treffen:
Erfassen Sie den allgemeinen Zweck des Meetings
Menschen treffen sich nicht zum Spaß. Es gibt immer einen zugrunde liegenden Zweck einer einberufenen Besprechung. Gute Besprechungsprotokolle sagen den Leuten nicht nur, warum die Besprechung überhaupt stattfand, sie wecken auch Erinnerungen an Aufgaben, die erledigt werden müssen.
Aufzeichnung von Abstimmungen über getroffene Entscheidungen
Indem Sie wichtige Entscheidungen, die während des Meetings getroffen wurden, aufschreiben, bringen Sie sich und Ihre Kollegen bei Folgemeetings einen Schritt voraus. Erfassen Sie im Besprechungsraum gestellte Anträge oder Abstimmungen, um für Teilnehmer und Nichtteilnehmer zu klären, wann, warum und wie diese Entscheidungen getroffen wurden.
Planen Sie die nächsten Schritte für zukünftige Meetings
Ein Meeting ist nie nur ein Meeting – es gibt immer Follow-up-Synchronisierungen und Aufgaben, die die Leute erledigen müssen. Indem sie aufzeichnen, was vor dem nächsten Meeting erledigt werden muss, können Kollegen leicht verfolgen, was sie tun müssen, um sich auf den nächsten Anruf vorzubereiten.
Aktionselemente verfolgen
Wenn Sie protokollieren, welche Elemente während Ihres Meetings umsetzbar sind, können die Teilnehmer leicht wissen, was sie tun müssen, wenn das Meeting endet, ohne die Aufmerksamkeit von dem abzulenken, was gerade besprochen wird.
Wie Sie in 6 Schritten effektive Besprechungsprotokolle schreiben
1. Vorplanen
Durch das Setzen und Senden einer Tagesordnung Ihren Kollegen vorher mitteilen, können Sie dabei helfen, das Gespräch zu leiten und eventuell auftretende Tangenten aus dem Weg zu räumen. Sie können Ihr Besprechungsprotokoll auch zum Einrichten der Besprechungsstruktur für einfache Notizen und Themenänderungen verwenden. Auf diese Weise können Sie auch eine Agenda in einem Format erstellen, das für das Meeting geeignet ist.
2. Strukturieren Sie Ihr Protokolldokument
Einige wichtige Dinge, die Sie in Ihr Besprechungsprotokoll aufnehmen sollten, sind die Zeit und Datum Des Treffens, Namen der Teilnehmer bei der Telefonkonferenz, getroffene Entscheidungen, neue Themen erzogen und die nächstes Treffen Zeit und Datum. Wenn einige Personen nicht teilnehmen konnten, schreiben Sie auch ihre Namen auf, um sicherzustellen, dass sie noch auf dem Laufenden sind.
3. Halten Sie Ihre Notizen übersichtlich
Es ist leicht, beim Notieren in einem Meeting ins Hintertreffen zu geraten – Gespräche sind schnelllebig und es kann schwierig sein, Schritt zu halten. Machen Sie sich eine mentale Notiz, bevor das Meeting beginnt, objektiv zu sein, und vermeiden Sie jegliches Urteilen oder Voreingenommenheit. Sie können sogar nach dem Meeting zurückgehen und Ihr Protokoll so bearbeiten, dass es sinnvoll ist, Ihre Zeitformen so korrigieren, dass sie konsistent sind, und zusätzliche Dokumente oder Informationen anhängen, auf die möglicherweise verwiesen wurde.
4. Genehmigung einholen (falls erforderlich)
Wenn Sie neu im Protokollieren von Besprechungen sind, lassen Sie es bei Bedarf von einem Vorgesetzten genehmigen. Es ist immer schön, ein zweites Paar Augen auf etwas zu haben, das Sie zusammengestellt haben.
5. Teilen Sie das Protokoll
Nachdem Sie Ihre Protokolle bearbeitet haben, teilen Sie sie mit Ihren Kollegen. Wenn Ihr Unternehmen über einen übergreifenden Ordner für die Protokollführung verfügt, laden Sie diese für einen einfachen Zugriff hoch. Wenn Besprechungsteilnehmer physische Kopien anfordern, stellen Sie diese zur Verfügung und behalten Sie Duplikate für sich selbst – auf diese Dokumente können Sie stolz sein!
6. Halten Sie die Protokolle für eine spätere Überprüfung bereit
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Protokoll zum nächsten Folgetreffen mitbringen, damit Sie Ihr Meeting mit einer Zusammenfassung beginnen können. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob Aufgaben erledigt wurden, und Sie können dieses Protokoll verwenden, um den Fortschritt Ihres Meetings zu steuern.
Vorlage für Besprechungsprotokolle
Effektive Meetings sind das Produkt guter Führung, eines kollaborativen Teams, minimalem Smalltalk und ausgezeichneter Notizen. Machen Sie das Beste aus Ihrem Besprechungsprotokoll mit dieser einfachen Protokollvorlage. Kopieren Sie die unten stehende Vorlage und verwenden Sie sie für Ihr nächstes Meeting!
Meeting-Zweck
Am [Datum] wurde am [Ort] ein [Meeting-Typ]-Meeting von [Name des Teams oder der Organisation] abgehalten. Es begann um [Uhrzeit] und wurde von [Meetingleiter, Person, die das Meeting einberufen hat] mit [Name des Schreibers] als Schreiber einberufen.
Die Teilnehmer
[Liste der anwesenden Teammitglieder]
[Liste der anwesenden Gäste]
[Liste der Teammitglieder, die nicht teilgenommen haben]
Themen/Präsentationen
[Name des Themas/der Präsentation] wurde von [Moderator/Referent] präsentiert.
- Haupt-Imbissbuden
Folgeaufgaben
Aufgabe: Anruf von [Name] für [Name des Ausführenden der Aufgabe], um [Aufgabe abzuschließen] bis zum [Datum]
Hilfreiche Tools zum Aufzeichnen von Besprechungsprotokollen
Mit einem Video-Collaboration-Tool wie Lifesize können wir Ihnen eine Vorlage für Ihre Besprechungsprotokolle und ein kleines Extra zur Verfügung stellen. Optimieren Sie Ihre Meetings mit einfachen Notizen und Aufzeichnungen mit diesen Lifesize-Funktionen und -Lösungen.
Lifesize Aufzeichnen und Teilen
Lifesize Aufnehmen und teilen ermöglicht es Benutzern, ihre Videokonferenzgespräche von jedem ihrer Geräte oder Konferenzraumsysteme sicher aufzuzeichnen. Erfassen Sie geteilte Inhalte und Präsentationen mit einem einzigen Klick und beginnen Sie mit der Erstellung des persönlichen Videokanals Ihres Unternehmens innerhalb Ihrer Videokonferenzlösung. Auf diese Weise können Sie eine vollständige Aufzeichnung zusammen mit Ihrem Besprechungsprotokoll senden.
Lifesize Share Drahtlose Bildschirmfreigabe
Lebensgroße Aktie ist eine Lösung zur drahtlosen Bildschirmfreigabe und Raumautomatisierung, die es Konferenzmoderatoren ermöglicht, ihre Präsentation drahtlos im Konferenzraum zu teilen und gleichzeitig die Möglichkeit zu haben, auf Notizen-Tools oder Referenzmaterialien auf ihrem eigenen privaten Bildschirm zuzugreifen. Mit dieser Lösung können Sie Ihre Präsentation gleichzeitig teilen und in einem separaten Fenster Notizen machen – von einem Gerät aus.
Integrationen mit Microsoft, Google und Slack
Bei Lifesize dreht sich alles um Benutzerfreundlichkeit. Integrieren Sie Ihre Lifesize-Lösung nahtlos in Tools wie z Microsoft, Google und Slack um Ihren täglichen Meeting-Workflow zu unterstützen und zu verbessern. Planen Sie Besprechungen, senden Sie Dokumente und starten Sie Gruppenchats mit Ihren Kollegen – alles aus einer einzigen Lösung.
Zusammenfassung
Besprechungsprotokolle zu schreiben muss nicht schwer sein. Mit einer dynamischen, aufzeichnungsfähigen Videokonferenzlösung haben Sie ein Werkzeug, das Ihnen den Rücken freihält. Egal, ob Sie eine unternehmensweite Telefonkonferenz dokumentieren oder sich einfach nur mit Ihrem laufenden Projektteam synchronisieren, machen Sie das Beste aus Ihrer Zeit, indem Sie Meetings intelligenter organisieren, organisieren und großartige Meeting-Protokolle führen. Achten Sie darauf, den Blog zu abonnieren, um mehr über Meeting-Produktivität zu erfahren.
Häufig gestellte Fragen zum Besprechungsprotokoll
In welcher Zeitform sollten Besprechungsprotokolle verwendet werden?
Sie sollten Ihre Sitzungsprotokolle immer in der Vergangenheitsform schreiben. Diese können als Zusammenfassung dessen angesehen werden, was während des Anrufs passiert ist, und werden daher von Kollegen nach dem Meeting gelesen. Stellen Sie sicher, dass Sie nach dem Meeting zurückgehen und Ihre Zeitformen korrigieren, um Verwirrung zu vermeiden.
Wer sollte Sitzungsprotokolle führen?
Es wäre ideal, jemanden zu haben, der an allen Besprechungen teilnimmt, bei der Telefonkonferenz nicht präsentiert, schnell Notizen machen kann und das besprochene Thema versteht.
Wie lang sollten Sitzungsprotokolle sein?
Die Länge Ihres Meeting-Protokolls hängt davon ab, wie lange Ihr Meeting dauert und wie viele Themen Sie und Ihr Team behandeln möchten. Halten Sie Ihre Sätze kurz und sachlich – Sie müssen nicht kreativ werden!
