Do’s and Don’ts bei Konferenzschaltungen

Steve Allen, Sales Engineer, Lifesize
Dienstag, 20. Februar 2018

Hallo zusammen und willkommen zurück bei einer neuen Ausgabe von Lifesize Live!, dem Live-Webcast, der komplett über die Lifesize-Plattform produziert wird.

Mein Name ist Nikhil und ich bin Vertriebsmitarbeiter hier bei Lifesize. Ich freue mich, Ihnen Steve Allen vorstellen zu dürfen, einen unserer großartigen Vertriebsingenieure. Heute werden wir über Do's und Don'ts bei Konferenzen sprechen. Steve, Sie sind vermutlich bei Ihrer täglichen Arbeit ständig in Videokonferenzen?

Jeden Tag, den ganzen Tag.

Können Sie uns erzählen, wie man sich am besten vorbereitet, damit ein Meeting erfolgreich wird?

Viele Probleme treten auf, weil die Leute sich nicht richtig vorbereiten. Wenn man jedes Mal alle Geräte vorher ordentlich testet, kann das schon enorm weiterhelfen. Die meisten Lösungen und Plattformen für Videokonferenzen wie Lifesize bieten die Möglichkeit, einen Testanruf durchzuführen. So können Sie Ihre Lautsprecher und Ihr Mikrofon überprüfen – dieser kleine blinkende Balken zeigt dann an, dass Sie verstanden werden. Nutzen Sie diese Tools, um sicherzustellen, dass Ihr Computer alle Geräte erkennt und dass diese mit den richtigen Anschlüssen verbunden sind, damit Sie sich darum nicht während des Meetings kümmern müssen. Falls Sie die Möglichkeit haben, machen Sie den Praxistest mit einem kurzen Anruf. So ist dafür gesorgt, dass alles in Ordnung ist, bevor das eigentliche Meeting beginnt. Außerdem vermeiden Sie damit, die Person zu sein, die alle anderen aufhält, weil Sie erst noch herausfinden müssen, wie alles funktioniert.

Es ist erstaunlich, welchen Effekt eine einfache fünfminütige Vorbereitung auf den Rest des Meetings haben kann.

Genau! Das gilt vor allem, wenn Sie diese Plattform vorher noch nie benutzt haben. Aber auch, wenn Sie die Plattform schon kennen, können sich die Dinge auf Ihrem Computer ändern, sobald Sie Geräte herausziehen und wieder anschließen. Achten Sie darauf, dass die zuvor verwendete Konfiguration immer noch richtig eingestellt ist, bevor Sie an einem Meeting teilnehmen. Sie sollten auch unbedingt dafür sorgen, dass Sie die richtige Ausrüstung haben. Die meisten heute in Computern integrierten Webcams sind ziemlich hochwertig, aber die Audiotechnik ist noch nicht so weit. Ein Headset für 50 Euro kann einen gewaltigen Unterschied in der Tonqualität machen. Damit lässt sich zum Beispiel Ihre Stimme isolieren, wodurch viele Störgeräusche im Hintergrund einfach herausgefiltert werden können. Denn das Mikrofon an Ihrem Laptop nimmt auch die Töne aus Ihren Lautsprechern auf, da es einfach alle Umgebungsgeräusche registriert.

Diese integrierten Mikrofone eignen sich also nicht so gut für Videokonferenzen.

Richtig. Selbst die beste Software zur Echounterdrückung hat Schwierigkeiten, wenn meine Lautsprecher ziemlich laut eingestellt sind. Und kümmern Sie sich im Rahmen der Vorbereitung auch um die Beleuchtung. Viele Leute denken „Super, ich habe ein Fenster hinter mir, dadurch wird der Raum schön hell!“ …

Doch leider sehen Sie dann aus wie hinter einer Schattenwand.

Ja genau, man sieht so nur Ihre Silhouette. Achten Sie also darauf, dass die Lichtquelle hauptsächlich vor Ihnen ist, damit man Ihr Gesicht gut erkennen kann. Die meisten Lösungen bieten eine Bild-in-Bild-Vorschau, an der Sie sehen können, wie Sie bei den anderen Teilnehmern dargestellt werden. Nutzen Sie diese Option, um sicherzustellen, dass Sie nicht nur ein Schatten im Hintergrund sind und dass Ihre Lichtquelle von vorne kommt.

Das macht Sinn. Die Vorbereitung auf ein Meeting ist demnach also sehr wichtig. Aber was ist mit all den Dingen, die währenddessen passieren können? Zum Beispiel, dass die Kinder im Hintergrund herumlaufen?

Diesen wichtigen Aspekt für Videokonferenzen vergessen die Leute gerne mal, wenn sie es nur mit dem Bildschirm zu tun haben. Es gibt einige Dinge, die Sie nicht machen würden, wenn Sie hier mit mir in einem Meeting wären oder mit ein paar Kollegen in einem Konferenzraum sitzen würden. Das heißt, es gibt gewisse Umgangsformen, die ganz selbstverständlich eingehalten werden, wenn man sich wirklich mit den anderen Personen im selben Raum befindet. Doch sobald man hinter einem Computerbildschirm sitzt …

… ist das alles vergessen. Das ist besonders bei Leuten zu beobachten, die vom Homeoffice aus arbeiten.

Ja, das Büro wird zu einem Ort, an dem es gemütlich zugeht. Ganz wichtig ist es, das eigene Mikrofon stummzuschalten. Das sollte man immer machen, aber legen Sie nicht alles Vertrauen in diese Mute-Taste. Sie kennen bestimmt auch diese fürchterlichen Geschichten von Leuten, die – in der Annahme, keiner würde sie hören – Dinge sagten, die sie danach bitter bereut haben. Aber es kann auch ein Störfaktor sein, richtig? Wenn Sie nicht gerade mit dem Reden dran sind, sollten Sie Ihr Mikrofon immer stummschalten. Benutzen Sie diese Taste! Sie sollten auf jeden Fall wissen, wo sie ist. Machen Sie sich generell mit der Oberfläche vertraut und lassen Sie Ihren Ton stummgeschaltet, wenn Sie nicht reden. Und für das Homeoffice oder unterwegs gilt: Vermeiden Sie Störungen. Die Menschen schreiben andauernd E-Mails oder beantworten Anrufe. Sie schalten dann zwar ihren Ton stumm, um den Anruf anzunehmen – was vorkommen kann, wenn es ein wichtiger Anruf ist – vergessen aber, auch die Videoübertragung auszuschalten. Denn selbst wenn die anderen Konferenzteilnehmer Sie nicht hören können, so sehen sie auf jeden Fall, dass Sie einen anderen Anruf angenommen haben. Und Sie wollen bestimmt nicht die Person sein, die das Meeting unterbricht oder die anderen Teilnehmer stört. Halten Sie sich an die Umgangsformen, die auch bei der direkten Interaktion gelten. Bei einem persönlichen Meeting würde ich einen Anruf nicht annehmen. Und ich würde auch keine E-Mail schreiben, während Sie mit mir sprechen. Wenden Sie dieselben Anstandsregeln wie bei einem persönlichen Gespräch an. Denn das ist im Grunde die Idee hinter Videos: Sie haben ein gewaltiges Potenzial. Wir können einander sehen und interagieren von Angesicht zu Angesicht. Also behandeln Sie eine Videokonferenz und die anderen Teilnehmer dementsprechend.

Wie sieht es mit der Vorbereitung und Planung als Organisator des Meetings aus? Heute zum Beispiel bin ich der Moderator. Dafür habe mich vorher um ein paar Dinge gekümmert und mich vorbereitet, damit dieses Meeting ein Erfolg wird. Haben Sie ein paar Tipps und Tricks oder Empfehlungen für die Organisation eines Meetings?

Wir alle möchten gerne eigene Meetings veranstalten. Oder manchmal erhalten wir auch einen konkreten Auftrag, nach dem Motto „Okay, du musst die große Vorstandssitzung oder die Mitarbeiterversammlung leiten!“. Bereiten Sie solch eine Konferenz genauso vor, wie Sie es bei einem persönlichen Meeting machen würden. Denken Sie beispielsweise daran, den Raum zu buchen.

Manchmal passiert es, dass ein Meeting geplant wird und alles scheint gut zu laufen, doch dann ganz plötzlich fällt einem auf, dass der Konferenzraum schon von jemand anderem gebucht wurde.

Zuerst einmal sollte der Ort feststehen. Anschließend können wir uns um den Aufbau und das ganze Drumherum kümmern. Wie sieht es mit der Audioqualität in diesem Raum aus? Was ist mit der Beleuchtung? In welchem Winkel muss ich die Kamera aufbauen? Hat dieser Meetingraum schon ein Videokonferenzsystem? Muss ich irgendein Equipment mitbringen? Planen Sie diese ganzen Dinge und überlegen Sie sich auch, wer sprechen wird. Befinden sich alle in diesem Raum? Oder veranstalten wir eine Videoschulung für ein größeres Publikum, das nicht vor Ort ist? Werden mehrere Personen an verschiedenen Standorten etwas sagen, was wir beachten müssen? Ist es ein freier Dialog, bei dem sich alle miteinander unterhalten und eine Art Gespräch führen? Und wer hört überhaupt zu? Wird das Meeting eher wie ein Vortrag aufgebaut sein, bei dem eine Person vor vielen Menschen spricht und es – bis auf eventuelle Fragen – kaum eine Rolle spielt, ob die anderen gut verstanden werden? Und besteht Ihr Publikum vielleicht aus Menschen, die Videos nicht so häufig verwenden? Dann muss ich unter Umständen helfen und Hinweise geben, wie zum Beispiel: „Hallo, das ist ein Meeting und diese Dinge sollten getestet werden, damit die Videokonferenz erfolgreich wird.“

Überlegen Sie sich all das vorher und verwenden Sie dann die Tools der von Ihnen ausgewählten Plattform. Bei Lifesize gibt es Moderatorfunktionen und Sprecherfunktionen. Damit können Sie sicherstellen, dass alles reibungslos abläuft. Die meisten Konferenzplattformen haben ähnliche Optionen. Weisen Sie einen Moderator zu oder jemanden, der die Konferenz leitet. Wenn ich spreche und ich eine Präsentation vor vielen Leuten halte, habe ich wahrscheinlich keine Zeit, mir darüber Gedanken zu machen, wer stummgeschaltet ist, ob eine Person die anderen stört, ob sie auf der Konferenz entfernt werden sollte, ob die Slideshow eingerichtet ist usw. Bei einem offizielleren, großen Meeting sollten Sie eine Person festlegen, die das Ganze leitet. Dann müssen Sie sich nicht um alles selbst kümmern, während Sie reden. Bei Lifesize Live! übernimmt diese Aufgabe zum Beispiel Kenny, der sich im Hintergrund um all das kümmert, was keiner sieht, stimmt's?

Visuelle Hinweise, neue Folien …

Denn Sie und ich können dieses Meeting nicht leiten, während wir mir den Zuschauern sprechen. Weisen Sie diese Aufgaben einer anderen Person zu, damit sie alles kontrollieren kann – vom Start bis hin zur Unterstützung von Leuten, die Probleme haben, dem Meeting beizutreten.

Visuelle Hinweise geben und all diese tollen Sachen.

Genau. Bei den meisten dieser Moderator-Tools können Sie Teilnehmer stummschalten. Falls also jemand einen Hund hat, der nicht aufhört zu bellen, kann ich so für Ruhe sorgen, ohne dass das Meeting unterbrochen werden muss. Damit ist ein reibungsloser Ablauf möglich.

Fantastisch, ja das klingt alles sehr logisch. Wir freuen uns sehr, dass Sie uns heute einige Tipps und Tricks verraten haben. Es kann schnell als erdrückend empfunden werden, aber es ist sehr wichtig, sich diese fünf oder zehn Minuten vor dem Meeting Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass alles bereit ist. Auf diese Weise vermeiden Sie Sachen wie unerwartete Überraschungen oder Störungen mitten im Meeting.

Genau. Sie möchten schließlich, dass Ihr Meeting reibungslos abläuft. Wenn Sie die Aufgabe haben, Videos im gesamten Unternehmen zu implementieren, greifen Sie auf die Tools zurück, die Ihnen die Plattform bietet. Bei Lifesize haben wir Schulungsmaterial und ein großartiges Customer-Success-Team, das sich um das Onboarding und die Trainings für Ihre Administratoren und Endnutzer kümmert. Videos sind ein leistungsstarkes Werkzeug, aber oft haben Sie nur einmal die Chance, das Meeting durchzuführen. Wenn zum Beispiel ein Nutzer am liebsten im Boden versinken möchte, weil sein nicht funktionierender Ton das ganze Meeting um fünf Minuten verzögert hat, wird er Videos in Zukunft am liebsten vermeiden.

Unbedingt.

Oder wenn Teilnehmer schlechte Erfahrungen mit Videos machen, weil bei jemandem im Hintergrund ein Hund gebellt hat und die Person dann auch noch weg war, um einen Anruf anzunehmen, weshalb anschließend fünf Minuten gewartet werden musste, weil man diesen Teilnehmer nicht einfach aus dem Meeting entfernen konnte, dann verfehlt ein Meeting seinen Zweck. Auch nach solch einem Erlebnis werden Menschen in Zukunft Videokonferenzen vermeiden. Verwenden Sie die verfügbaren Tools, treffen Sie die entsprechenden Vorbereitungen und stellen Sie sicher, dass Ihre Videoanrufe reibungslos funktionieren. So schaffen Sie es, den Menschen ein „Wow“-Erlebnis zu bieten und sie werden in Zukunft viel häufiger auf Videos zurückgreifen und diese Technologie als tägliches Tool akzeptieren.

Auf jeden Fall! Vielen herzlichen Dank, Steve. Schalten Sie auch nächste Woche zu einer weiteren Ausgabe von Lifesize Live! ein, wir freuen uns auf Sie!

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