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CareFlight

CareFlight ist eine australische flugmedizinische Wohltätigkeitsorganisation, die jedes Jahr Hubschrauber, Flugzeuge und Medijets einsetzt, um über 5,000 Patienten in New South Wales, im Northern Territory und in internationalen Gewässern vor der Küste Australiens dringend medizinisch zu behandeln und zu transportieren. Der Service von CareFlight beruht auf der Teamarbeit von Flugzeugpersonal, medizinischen Teams und Koordinatoren, die eng zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass schwerkranke und verletzte Patienten so schnell wie möglich die angemessene Versorgung auf Krankenhausniveau erhalten.

Der Dienst erfordert auch ein kontinuierliches Engagement für Schulungen. Alle CareFlight-Ärzte und -Pflegekräfte sind speziell in der Präklinischen und Transportmedizin ausgebildet. Die Organisation verfügt über eine Lehrakkreditierung an den Critical Care Colleges für Anästhesie, Intensivmedizin und Notfallmedizin. Im Laufe der Jahre hat es Hunderten von Spezialisten für Intensivmedizin aus einer Vielzahl medizinischer Einrichtungen präklinische und transportmedizinische Schulungen angeboten.

„CareFlight hat eine weitgehend verteilte Belegschaft, und wir dachten immer, Videokonferenzen könnten ein wichtiges Instrument sein, das sowohl für die berufliche Weiterentwicklung von Menschen als auch für die grundlegende Kommunikation genutzt werden könnte, ohne zusätzliche Kosten wie Reise oder Unterkunft zu verursachen.“

Herausforderung

CareFlight beschäftigt eine vielfältige Belegschaft von 500 Mitarbeitern aus den Bereichen Medizin, Luftfahrt und Verwaltung in New South Wales und im Northern Territory. Viele arbeiten nur eine Schicht pro Monat oder weniger, daher ist es eine wichtige Priorität, alle Mitarbeiter miteinander in Kontakt zu halten und eine Kultur des Zusammenhalts aufrechtzuerhalten. Ebenso wichtig – wenn nicht sogar noch wichtiger – ist es sicherzustellen, dass die Schulung der Mitarbeiter auf dem neuesten Stand gehalten wird und dass die Verpflichtungen zur beruflichen Weiterentwicklung eingehalten werden. Das größte Hindernis, um dies zu erreichen, waren schon immer die Schwierigkeiten und Kosten der Schüler- und Lehrerreisen.

Gary Williams, Chief Information Officer, erklärt: „Ich kann gar nicht genug betonen, wie viel Ausbildung es bei CareFlight zwischen unserer Luftfahrtabteilung und der medizinischen Abteilung gibt. Wir sind ein akkreditiertes Ausbildungskrankenhaus für Notfallmedizin, daher haben wir oft Leute, die zu uns kommen und sechs Monate lang mit uns trainieren, den akkreditierten Kurs machen und dann gehen. Das Training ist konstant.“

Aufgrund all dieser Faktoren wurde das Potenzial von Videokonferenzen bei CareFlight schon lange erkannt. Zu verschiedenen Zeiten in der Vergangenheit wurden Versuche unternommen, die Technologie nutzbar zu machen, indem sich Mitarbeiter mit Skype™ und anderen webbasierten Lösungen beschäftigten. Sie fanden heraus, dass Skype zwar die Idee von Videokonferenzen erreichbar machte, die daraus resultierenden verstopften Datenverbindungen und Internetanschlüsse jedoch zu unpraktisch waren.

Der nächste Versuch von CareFlight umfasste die Dienste einer webbasierten Videokonferenzplattform. Als der Dienstanbieter jedoch zusammenbrach, stand das Unternehmen ohne Videolösung da. Da die Verpflichtungen für Fernschulungen erfüllt werden mussten, entschied Williams, dass es für CareFlight an der Zeit war, einen neuen Ansatz für Videokonferenzen und die Bereitstellung von Schulungen zu verfolgen.

Die Lösung

Williams wandte sich an den Markt und suchte nach einer hybriden webbasierten Servicefunktion. „Idealerweise brauchten wir Endpunkte sowie die Möglichkeit für entfernte Benutzer, sich von ihrem Computer, Telefon oder Tablet aus anzuschließen. Wir wollten das Beste aus beiden Welten. Ich habe viele sehr gute Lösungen mit der einen oder anderen Funktion gefunden, aber nicht viele, bei denen Benutzer mitmachen konnten, ohne eine ganze Reihe von Codes eingeben zu müssen. Und sobald Nutzer Schaltflächen anklicken oder Dateien hochladen müssen, kann da etwas schiefgehen.“

„Man kann nicht mehr Zeit damit verbringen, die Leute in der Verwendung der Geräte zu schulen, als sie tatsächlich für Videokonferenzen aufwenden würden. Und Sie können nicht an jedem Standort einen Techniker einsetzen. Am Ende brauchten wir etwa sechs Wochen, um zu entdecken, dass Lifesize diese Mischung sowohl wirtschaftlich als auch einfach für unsere Benutzer durchführen konnte“, bemerkt er.

Williams entschied sich für Lifesize Cloud, eine vollständig integrierte High-Definition-Video-, Audio- und Präsentationslösung, die nur minimale IT- oder Anlageninstallation und -wartung erfordert.

„Wir haben einen Proof of Concept mit der Lifesize Cloud auf einer internetbasierten Website durchgeführt. Da viele Videokonferenzlösungen nur bis zu dem Punkt gut funktionieren, an dem Sie eine Art Multimedia-Präsentation einbeziehen, war unser Ziel zu sehen, wie das System funktioniert, wenn ein Benutzer im Rahmen einer Schulungssitzung einen Film zeigen muss.“ Wir sagten zu Lifesize: „Wir möchten, dass Sie uns ein YouTube™-Video von Katzen zeigen, und sie antworteten, indem sie uns zeigten, wie einfach dies zu erreichen war. Zwei Klicks und das Video funktioniert einwandfrei“, sagt Williams mit einem Lächeln. Im Dezember 2014 wurden drei Videokonferenzsysteme installiert – zwei in der Zentrale in Sydney und ein drittes im Verwaltungsbüro in Darwin.

Zur Hardware selbst fügt Williams hinzu: „Die Systeme sind auf jeden Fall robust. Ein Lifesize Icon 600-Endpunkt wurde auf der Ladefläche eines mit medizinischer Ausrüstung beladenen Lastwagens angebracht. Es wurde aufgestellt und angeschlossen, registrierte sich bei der Lifesize Cloud und funktionierte beim ersten Mal. Wir haben Lifesize nicht einmal dazu gebracht, es zu installieren, und seitdem funktioniert es wunderbar.“

Ergebnisse

Seit Anfang 2015 nutzt die Schulungsabteilung von CareFlight konsequent die Cloud-Videokonferenzfunktion. Die Ausrüstung ermöglicht es der Organisation, ihre Verpflichtungen für Fernschulungen zu erfüllen, und hat den Studenten den Zugang zu Kursen erleichtert.

„Unser Ziel war es, Videokonferenzen nahtlos in das Training einzubinden und sie zu einer Hintergrundaktivität zu machen. Ich denke, das haben wir erreicht. Die Schulungsabteilung kann die Kurse selbst planen, durchführen und verwalten, und die Trainer können sich auf das konzentrieren, was sie tun, anstatt Zeit mit der Konzentration auf die Technologie zu verbringen. Sie müssen auch nicht von Ort zu Ort fliegen oder Studenten einfliegen“, versichert Williams.

„Theoretisch kann jeder mit einem iPhone™, einem iPad™ oder einem Laptop mitmachen. Jeder hat die richtigen Werkzeuge in der Hand. Unser nächster Schritt ist es, Videokonferenzen zu einem alltäglichen Bestandteil unseres Lebens zu machen. Wir ermutigen Manager, es zu nutzen, anstatt zu reisen und physisch zu Meetings zu kommen. Wir erwarten, dass es viel genutzt wird, und wir hoffen, dass es die Reise- und Flugkosten senken wird“, sagte Williams.

Obwohl das Potenzial für Videokommunikation groß ist, bleibt Williams hinsichtlich seiner Verwendung realistisch. „Wenn es um Präsentationen geht, würde ich gerne sehen, dass Lifesize die alten Festnetzanschlüsse ersetzt“, bemerkt er.

Aus IT-Sicht hat die Zuverlässigkeit des Cloud-Videokonferenzsystems von Lifesize zu weniger Anrufen von Benutzern geführt, die Unterstützung von der IT anfordern, und Schulungen werden nicht aufgrund von Problemen verzögert.

„Es ist noch ein bisschen früh, alle Vorteile von Videokonferenzen zu quantifizieren, aber der größte Vorteil ist eindeutig die kontinuierliche Akkreditierung unserer Schulungsabteilung. Diese Abteilung untermauert die Lebensfähigkeit des gesamten Unternehmens. Alle Einsparungen, die wir zusätzlich machen, sind ein Bonus, aber da wir ziemlich viel Geld für Reisen ausgeben, denke ich nicht, dass es allzu schwer sein wird, diesen ROI [Return on Investment] rechtzeitig zu finden“, Williams schließt.