Die Art und Weise, wie wir im Büro und mit unseren Klienten und Kunden kommunizieren, ändert sich. Wo früher kostspielige Reisen anfielen, wurden Telefonkonferenzen eingeführt, um das Gespräch zu beschleunigen und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen. Blicken Sie 20 Jahre in die Zukunft, und immer mehr Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus, mobile Geräte sind zu brauchbaren Arbeitsmaschinen geworden, und Menschen können sich mit einem Klick von Angesicht zu Angesicht über Video treffen.
Mit Cloud-Videokonferenzen können Sie innerhalb von Minuten einsatzbereit sein und HD-Videoanrufe von Ihren bevorzugten Geräten aus tätigen, wo immer Sie eine Verbindung zum Internet herstellen können. Für den Benutzer bietet das menschliche Element der persönlichen Kommunikation eine natürlichere Erfahrung, und für den Administrator ist die Bereitstellung und Verwaltung einer Cloud-Lösung einfacher und sicherer als je zuvor.
Dieser Leitfaden soll Ihnen das Wissen vermitteln, das Sie benötigen, um die beste Video-Collaboration-Lösung für Ihre Anforderungen zu finden und auszuwählen. Wir behandeln die vier klassischen Ansätze für Videokonferenzen, die Funktionen, die es wert sind, bewertet zu werden, und die Fallstricke, auf die Sie achten müssen.
Bewertung Ihrer Anforderungen an Videokonferenzen
Bevor Sie nach Anbietern und Preisoptionen suchen, sollte der erste Schritt immer die Bewertung Ihrer Anforderungen sein. Das Schöne an einer Cloud-Lösung ist, dass Sie bei sich ändernden Anforderungen problemlos nach oben oder unten skalieren können, um sie anzupassen. Beantworten Sie zunächst diese zehn Fragen zu Ihren aktuellen Anforderungen:
1. Wie viele Standorte müssen wir verbinden?
2. Haben wir Remote- oder Home-Office-Mitarbeiter?
3. Wie viele Mitarbeiter insgesamt werden den Service nutzen?
4. Wie viele Besprechungsräume müssen videofähig sein?
5. Welche Arten von Geräten muss die Lösung unterstützen?
– Besprechungsraumsystem
– Mac®
- PC
– iOS-Mobiltelefon/Tablet
– Android™-Handy/Tablet
– Windows® Mobile/Tablet
6. Sind Sicherheit und Verschlüsselung wichtige Faktoren?
7. Wollen wir getrennte Systeme für Audio- und Webkonferenzen?
8. Wie werden die Mitarbeiter den Service nutzen?
– 1:1 Gespräche
– Multiway-Gruppenzusammenarbeit
– Große/All-Hands-Meetings
9. Wie technisch ist unsere Benutzerbasis?
10. Was sind einige unverzichtbare Funktionen für unsere Videolösung? (Einige Ideen finden Sie unter Funktionen, die von Bedeutung sind)
Die vier Schulen der Videokonferenz
Videokonferenzdienste gibt es in vielen verschiedenen Varianten, aber die meisten fallen in eine dieser vier Kategorien:
Herkömmliche On-Premise-Videokonferenzen
Herkömmliche On-Premises-Lösungen belasten die Hardware und das Portemonnaie, konzentrieren sich in der Regel auf hochwertige Hardware für Besprechungsräume und erfordern die meiste Unterstützung von der IT und externen Integratoren. Server und Besprechungsraumsysteme müssen während der gesamten Lebensdauer des Systems gewartet und auf Ausfälle und Upgrades überwacht werden.
Webkonferenzen
Einige Webkonferenzanbieter bieten ein Videoelement für ihre webbasierten Meetingraumdienste an. Diese Arten von Lösungen eignen sich in der Regel am besten für eine kleine Gruppe von Moderatoren, um Informationen mit einem größeren Publikum zu teilen. Stellen Sie es sich wie eine verbesserte Audiokonferenz vor, die es dem Sprecher ermöglicht, seine Präsentation und sein Gesicht zu teilen.
Meet-Me-Videodienste
Das???meet-me??? Lösung, die auch als Konferenz ohne Reservierung bekannt ist, unterscheidet sich geringfügig von Webkonferenzen, da sie keine Planung erfordert. Der Vorgang zum Herstellen einer Verbindung zu einem Meet-Me-Videomeeting ist dem einer Webkonferenz sehr ähnlich: Wählen Sie sich in einen gemeinsamen Meeting-Bereich in der Cloud ein und warten Sie, bis der Moderator eine Verbindung herstellt und den Anruf startet. Es ist wie eine Visitenkarte für Video.
Cloud-Videokonferenzen
- Videodienste der Business-Klasse
Cloud-Videokonferenzen sind die am einfachsten bereitzustellende und zu verwendende Lösung. Das Anruferlebnis konzentriert sich auf ein gemeinsam genutztes Firmenverzeichnis, sodass die Benutzer eine Verbindung über den Namen statt über die Wählzeichenfolge herstellen. Lösungen der Business-Klasse sind in der Regel qualitativ hochwertiger, sicherer und, da keine hohen Hardwarekosten anfallen, erschwinglicher als ihre On-Premises-Pendants. - Kostenlose Videodienste
Die meisten kostenlosen Dienste sind als Verbraucherprodukte konzipiert. Entweder werden sie werbefinanziert oder sie verfügen über eingeschränkte Funktionen. Kostenlose Dienste bieten Ihnen die Qualität und den Support, den Sie von einem kostenlosen Dienst erwarten. Der größte Nachteil eines kostenlosen Dienstes ist der Mangel an Sicherheit und Vereinbarungen zum Servicelevel.
Mit der Differenzierung von Videodiensten beginnen Sie zu erkennen, wie wichtig es ist, Ihre Prioritäten mit dem Lösungssatz abzustimmen, der Ihren Anforderungen am besten entspricht. Einige Dienste bieten eine Mischung aus Web-Collaboration und Content-Sharing, scheitern aber bei Multiway-Videokonferenzen. Andere bieten Audio-, Video- und Webkonferenzfunktionen, aber es fehlen Funktionen der Unternehmensklasse, nach denen Unternehmen suchen, wie Aufzeichnung und Berichterstellung.
Mehr als ein Meeting-Tool
Wenn Ihr einziges Motiv für Videokonferenzen darin besteht, Ihre Meetings aufzuwerten, dann erwartet Sie eine Fülle unerwarteter Bonusinhalte. Hier sind einige Anwendungsfälle für Abteilungen, an die Sie vielleicht nicht gedacht haben:
- Personal und Ausbildung
Von der Rekrutierung neuer Teammitglieder bis hin zu Schulungs- und Karriereentwicklungsgesprächen, nichts ist wichtiger als die persönliche Kommunikation. HR-Teams können immer von der verbesserten nonverbalen Kommunikation profitieren, die über Videokonferenzen vermittelt wird. - IT
Seien wir ehrlich: IT-Abteilungen sind bekannt für ihr Interesse an allen technischen Dingen, also finden sie sicher kreative Wege, sie einzusetzen. Teams können Prozessaktualisierungen aufzeichnen, entfernte Mitarbeiter unterstützen und gemeinsam Fehler per Video beheben, um den Helpdesk zu bedienen. - Professional Services
Videokonferenzen bieten Beratern ein weiteres Kommunikationsmittel, um globale Projekte mit ihren Kunden zu verwalten. Professionelle Dienstleistungsteams sind in der Lage, ohne unnötige und kostspielige Reisen auf Kurs und Budget zu bleiben. - Marketing und Vertrieb
Die meisten Marketing- und Vertriebsteams benötigen eine umfassende Zusammenarbeit mit Kunden und externen Agenturen. Videokonferenzen helfen ihnen, sich bei Projekten zu vernetzen, um ansprechendere Kampagnen zu erstellen, die Kunden letztendlich helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen. - Entwicklung
Forschung und Entwicklung können nicht auf Dienstreiselogistik warten. Konstruktionsabteilungen können ihre Zeit mit globalen Experten optimieren, indem sie per Video zusammenarbeiten. Daily Scrums, Bug Triaging, Prototyping und Qualitätskontrolle sind perfekt für Videokonferenzen.
Jede Abteilung und jede Branche kann von den kollaborativen Möglichkeiten von Videokonferenzen profitieren. Von den wöchentlichen 1:1-Meetings bis hin zu den monatlichen Statusmeetings und sogar nur, um Hallo zu sagen, Videokonferenzen helfen Ihnen, Beziehungen aufzubauen, indem sie persönlichere Verbindungen herstellen.
Wichtige Funktionen
Es gibt viele Videokonferenzdienste auf dem Markt. Sie decken eine Reihe von Funktionen und Spezialisierungen ab, um unterschiedliche Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Hier sind einige Merkmale, auf die Sie bei Ihrer Auswahl achten sollten:
Einfache Verwaltung
Suchen Sie nach einem Dienst mit einem Online-Dashboard, mit dem Sie detaillierte Berichte zu Statistiken wie Benutzer- und Raumteilnahme sowie Anruf- und Gerätenutzung abrufen können. Dies wird sich als nützlich erweisen, wenn es an der Zeit ist, die Lösung zu evaluieren, wenn die Erneuerungszeit ansteht. Ein Online-Verwaltungsportal erleichtert auch die Änderung von Benutzer- und Besprechungsraumverzeichnissen und ermöglicht Ihnen die Kontrolle von Sicherheitsberechtigungen.
Sicherheit
Die Unterstützung für sicheres Firewall-Traversal ermöglicht es Benutzern, ihre Meetings mit Kollegen, Partnern, Lieferanten und anderen Personen außerhalb ihrer Organisation durchzuführen. Durch die Unterstützung der Verschlüsselung können Benutzer selbstbewusst streng geheime Projekte besprechen. Suchen Sie nach einer Lösung mit Authentifizierungsverfahren auf Konto- und Meeting-Ebene, die eine 128-Bit-AES-Verschlüsselung (Advanced Encryption Standard) bietet.
Flexible Kommunikation
Die Leute wollen nicht mit Interoperabilität belastet werden. Finden Sie eine Lösung, die Any-to-Any-Konnektivität unabhängig von Geräten unterstützt, einschließlich Videosystemen, Laptops, Tablets und Smartphones. Es ist auch entscheidend, dass ein Cloud-basiertes Videokonferenzsystem „standardbasiert“ ist. Das bedeutet, dass es mit Geräten aller Hersteller verbunden werden kann. Stellen Sie sich vor, iPhones könnten nur andere iPhones anrufen. Seien Sie vorsichtig, einige Anbieter arbeiten immer noch auf diese Weise.
Benutzerfreundlich
Einfach gesagt, je einfacher und intuitiver es ist, all die verschiedenen Kommunikationswege Ihres Unternehmens zu unterstützen, desto mehr wird es verwendet. Die Kommunikation kann zwischen zwei Personen in einem Chat, einem Audio- oder Videoanruf oder einer Gruppendiskussion in einem besser organisierten Meeting stattfinden. Die Chancen stehen gut, dass die Mitarbeiter in Ihrer Organisation je nach Aufgabe, die sie zu erledigen versuchen, einige unterschiedliche Methoden verwenden.
Automatische Updates
Sie haben immer die neuesten und besten Funktionen, da die Software automatisch aktualisiert wird. Melden Sie sich an, um Statusaktualisierungen in Echtzeit zu erhalten, damit Sie immer wissen, wann Funktionen verfügbar sind.
Qualität
Zuverlässige Audio- und Videoqualität gibt Ihnen das Gefühl, im selben Raum zu sein, selbst wenn Sie sich aus Tausenden von Kilometern Entfernung verbinden. Stellen Sie sicher, dass der Dienstanbieter Lösungen für Netzwerkresilienz und Paketfehlerkorrektur unterstützt.
Skalierbarkeit
Eine Cloud-basierte Videokonferenzlösung sollte skalierbar sein, um mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwachsen zu können. Die Skalierbarkeit macht es Unternehmen jeder Größe leicht, von Videokonferenzen zu profitieren, nicht nur den wenigen Privilegierten.
Kostengünstig
Typischerweise sind die Kosten einer Cloud-basierten Lösung niedriger, da Sie weder in Infrastrukturhardware investieren noch diese warten müssen. Finden Sie eine Lösung, mit der Sie jeden Mitarbeiter und jeden Besprechungsraum aktivieren können.
All-in-One-Lösung
Ersetzen Sie einen veralteten Audio- oder Webkonferenzdienst durch eine aktualisierte Cloud-Videokonferenzlösung. Ein einheitlicher Service ist effizienter und schafft ein besseres Benutzererlebnis bei Audio-, Video- und Webkonferenzgesprächen.
Geräteunterstützung
PC oder Mac, Tablet und Smartphone (Android oder iOS), Google Chrome??? oder Internet Explorer??. BYOD ist hier, um zu bleiben – finden Sie für die beste Einführung eine Lösung, die sich in alle Geräte integrieren lässt, die Ihr Team gerne verwendet.
Live Chat
Chat und Gruppenchat bieten eine zusätzliche Ebene der Zusammenarbeit – eine Textebene.
Bildschirm teilen
Verwandeln Sie Ihren Videoanruf sofort in Zusammenarbeit, indem Sie Ihren Bildschirm oder Ihre Präsentation teilen. Auf diese Weise können Sie nicht nur von Angesicht zu Angesicht kommunizieren, sondern auch an einem Dokument mitarbeiten.
Gast lädt ein
Investieren Sie nicht in einen ummauerten Garten. Videokonferenzen sollten für jede Person und jedes Meeting verfügbar sein, auch für Gäste außerhalb des Unternehmens. Finden Sie eine Lösung mit einem nahtlosen Gästeerlebnis, frei von hohen Download-Anforderungen und anderen Verbindungsbarrieren.
Planung von Integrationen
Kalenderintegrationen erleichtern das Festlegen wiederkehrender Meetings oder das Versenden von Gästeeinladungen an Personen außerhalb Ihrer Organisation.
Virtuelle Besprechungsräume
Nur weil Meet-Me-Dienste begrenzt sind, heißt das nicht, dass virtuelle Besprechungsräume unnötig sind. Benutzer sollten die Möglichkeit haben, neben direkten Anrufen wiederverwendbare Besprechungsräume für wiederkehrende Besprechungen zu erstellen.
Aufnehmen und Teilen
Erfassen Sie wichtige Besprechungen, Gespräche, Ereignisse und Ideen und teilen Sie sie mit den Personen in Ihrem Team, die nicht an der Live-Veranstaltung teilnehmen konnten. Nur wenige Lösungen bieten eine Aufzeichnung und noch weniger bieten eine integrierte Sharing-Plattform.
Kameras für Konferenzräume
Suchen Sie nach einer Lösung mit integrierten Videosystemen für große und kleine Kollaborationsräume. Auf diese Weise kann sich Ihr lokales Team persönlich treffen und sich direkt vom Besprechungsraum aus per Video mit dem Remote-Team verbinden.
Suchbasiertes Verzeichnis
Das Klicken auf einen Namen, um einen Anruf zu tätigen, ist eine viel bessere Erfahrung als die Eingabe der endlosen Wählzeichenfolge eines Verabredungsdienstes. Ein anwesenheitsfähiges Verzeichnis lässt Sie wissen, dass die Person, mit der Sie sprechen möchten, verfügbar und verbindungsbereit ist.
Eskalation anrufen
So wie sich eine Lösung an die Größe des Unternehmens anpassen muss, sollte ein Videoanruf mit zunehmender Anzahl von Personen wachsen. Wählen Sie eine Lösung mit Anrufeskalation, um den Ärger zu vermeiden, einen Zweiwegeanruf auflegen zu müssen, nur um einen Mehrwegeanruf zu eröffnen.
24 × 7 Support
Wen rufst du an, wenn etwas kaputt geht? Eine Business-Class-Lösung muss innerhalb angemessener Reaktionszeiten durch Support unterstützt werden. Wählen Sie eine Lösung, die Sie während der gesamten Lebensdauer des Dienstes unterstützt.
Verbindungen sind wichtig
Wir bei Lifesize wissen, wie wichtig es ist, Menschen miteinander zu verbinden, um den Arbeitsplatz großartig zu machen. Unsere Videokonferenzlösungen sind so konzipiert, dass sie die Anforderungen moderner Unternehmen von heute erfüllen und dennoch für Unternehmen jeder Größe uneingeschränkt zugänglich sind. Prüfen Sie, ob Lifesize die Kriterien auf Ihrer Liste erfüllt, und testen Sie es kostenlos.
- Unterstützung für alle Kommunikationswege Ihres Unternehmens
- Verbindet alle Geräte, die Ihr Unternehmen gerne verwendet
- Erschwinglich und einfach zu erwerben, zu verwalten und zu unterstützen
- Interoperabel, unabhängig von Herstellern oder Betriebssystemen
- Vollständige Sicherheit für Ihre streng geheimen Gespräche
- Höchste Video-, Audio- und Präsentationsqualität
- Aufnahme- und Sharing-Plattform
- Erschwinglich und einfach zu erwerben, zu verwalten und zu unterstützen
