Es ist leicht, sich in all den Kommunikationstools im Büro zu verirren. Mit unterschiedlichen Tools, die von verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Anforderungen eingesetzt werden, ist die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wie der Versuch, in einem Büro zu kommunizieren, in dem jede einzelne Person eine andere Sprache spricht. Insbesondere für IT-Abteilungen wird die Liste der zu verwaltenden Tools und Lösungen immer länger und komplizierter, da Endbenutzer abtrünnig werden und nach ihren eigenen Ad-hoc-Meeting-Tools suchen. Am Ende haben sie es oft mit einem chaotischen Durcheinander sich überschneidender Kommunikationstools und einer Liste von zu zahlenden Abonnement- und Lizenzgebühren zu tun, und vertrauen Sie uns – das ist eine Situation, die wir niemandem wünschen.
In diesem Leitfaden stellen wir einige Schritte vor, die Sie unternehmen können, um die Komplikationen und Verwirrung zu beseitigen, die mit zu vielen sich überschneidenden Collaboration-Tools einhergehen, und Ihr Collaboration-Ökosystem in ein sorgfältig konstruiertes, kosten- und ressourcensparendes Meisterwerk zu verwandeln.
Was ist ein Kollaborations-Ökosystem?
Ein Kollaborations-Ökosystem ist eine Reihe von Tools und Diensten, die ein Unternehmen verwendet, um die Mitarbeiter in Verbindung zu halten. Der Aufbau eines wirklich vernetzten Arbeitsplatzes erfordert die richtige Mischung aus Collaboration-Tools und Kultur. Ihr Collaboration-Ökosystem sollte sorgfältig miteinander verbunden sein, sich nicht überschneiden und zuverlässig genug sein, um die Welt am Laufen zu halten. Es sollte für alle Benutzer einheitlich sein – eine Ruhe inmitten der technologischen Turbulenzen. Es soll sicherstellen, dass die interne und externe Kommunikation qualitativ hochwertig, zeit- und kosteneffizient ist. Und vor allem soll es die Zusammenarbeit so mühelos wie möglich ermöglichen, ohne dem Gespräch im Wege zu stehen.
In einer kürzlich durchgeführten Umfrage, die wir mit Spiceworks durchgeführt haben, haben wir das herausgefunden 68 % der 410 teilnehmenden IT-Entscheidungsträger nannten die Zusammenarbeit in ihren Büros als hohe Priorität. Kein Wunder, oder? Ständige Zusammenarbeit und Kommunikation halten unsere Geschäftswelt am Laufen, insbesondere wenn diese Welt immer abgelegener und technologisch versierter wird.
Wie viel Überlappung ist zu viel?
Die IT-Abteilung spielt eine entscheidende Rolle für die Kommunikationsfähigkeiten einer Organisation. Mit der Aufstieg der Remote-Belegschaft Definieren, wie Unternehmen funktionieren, es gibt einen noch größeren Bedarf an Zusammenarbeit im modernen Büro, und Teams werden anfangen, nach Tools zu suchen, die die Arbeit erledigen, mit oder ohne IT-Unterstützung. Laut unserer Umfrage kennen 56 % der IT-Entscheidungsträger die tatsächlichen monatlichen Kosten für ihre Abonnements und Lizenzen für Konferenzen und Zusammenarbeit nicht, und das durchschnittliche Großunternehmen muss ungefähr vier Lösungen von drei verschiedenen Anbietern unter einen Hut bringen. Drei Lösungen und zwei Anbieter sind nicht nur zu viel, das Risiko nicht verwalteter Bereitstellungen wird umso größer, je länger Sie warten, um eine Strategie für die Zusammenarbeit zusammenzustellen, die Überschneidungen vermeidet und übermäßige Kosten eliminiert.
Und wir reden nur über die Lösungen, die die IT tatsächlich kennt. In unserem Ratgeber Der IT-Manager, der die Schatten-IT zerstört hathaben wir tatsächlich festgestellt, dass ein durchschnittliches Großunternehmen etwa 1,220 einzelne Cloud-Dienste nutzt. Die Umgehung der IT und die Bereitstellung von Tools, die sie nicht genehmigt haben, umgeht nur die kritischen Management-, Integrations-, Sicherheits- und Compliance-bezogenen Schutzmaßnahmen, die sie für das Unternehmen eingerichtet haben. Durch die Vereinfachung zu einer All-in-One-Lösung sparen Sie nicht nur Kosten, sondern können auch den Aufbau eines vollständig ad-hoc Collaboration-Ökosystems von Grund auf verhindern.
Erfolgsgeschichten zur Vereinfachung
Unternehmen 1: Zu viele Nur-Audio-Abonnements zum Zählen
Ein Kunde kam aus einer Umgebung mit einer sehr segmentierten Benutzerbasis zu uns, die an veralteten Kommunikationstools festhielt. Sie konzentrierten sich ausschließlich auf Audio, mit ausschließlich Einzwecklösungen und keiner video- oder cloudbasierten Technologie in Sicht. Während diese Organisation verlangte, einfach das Pflaster abzureißen und ihre Kommunikationslösung über Nacht komplett umzugestalten, hätte sie ihre Nur-Audio-Benutzer, die für neuere Technologien nicht bereit waren, völlig überrumpelt.
Durch den Einsatz von Lifesize haben wir nicht nur ihre minutenbasierten reinen Audiolösungen ersetzt, sondern auch ihr Kollaborations-Ökosystem aktualisiert, um Audio-, Web- und Videokonferenzen zusätzlich zum Chat in einem einzigen Tool einzubeziehen, das die Einführung erleichtert. Kein Umgang mehr mit mehreren Lösungen, keine Probleme mit Schulungssitzungen mehr, kein Verirren mehr bei dem Versuch, mehrere neue Technologien gleichzeitig zu lernen.
Unternehmen 2: Chaos durch Komplexität
Eines Tages erhielten wir einen interessanten Support-Anruf von einem Kunden, der sich darüber beschwerte, dass Lifesize für sein Büro zu komplex sei. Was wir herausfanden, war, dass sie tatsächlich so viele andere Tools neben Lifesize einsetzten, dass jeder Konferenzraum völlig einzigartige Gebrauchsanweisungen hatte. Niemand wollte sich die Zeit nehmen, zu lernen und sich daran zu erinnern, wie man mit jedem System arbeitet, und es wurde so schlimm, dass ein IT-Mitarbeiter in jedem Raum sitzen und die Lösung für sie arbeiten musste!
Als Erstes empfahlen wir dieser Organisation, einen gründlichen, IT-gesteuerten Bestandsaufnahmeprozess ihrer gesamten Software durchzuführen und alle ihre überschüssigen Tools zu eliminieren. Durch die Implementierung von Lifesize konnte dieses Unternehmen die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz vereinheitlichen und vereinfachen und es vermeiden, viel zu viele Lizenz- und Hardwarekosten zu zahlen. Durch die Auswahl und das Festhalten an einer einzigen Collaboration-Lösung machten sie die Einführung, Schulung und Verwaltung zum Kinderspiel.
So bauen Sie ein IT-gesteuertes Ökosystem für die Zusammenarbeit auf
Veränderungen sind nicht einfach, besonders wenn es um Technologie geht. Der Prozess der Umwandlung Ihres aktuellen Kommunikations-Toolsets in ein effizientes und vereinfachtes Ökosystem für die Zusammenarbeit kann definitiv einschüchternd wirken. Glücklicherweise haben wir ein paar Schritte, die Sie unternehmen können, wenn Sie bereit sind, einzusteigen und eine bessere Kommunikationslösung für Ihr Unternehmen zu entwickeln, denn wie bei den meisten Dingen im Leben geht es darum, einen Schritt nach dem anderen zu tun, um Ihre Ziele zu erreichen.
1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Collaboration-Technologien und wie oft sie verwendet werden
Mitglieder Ihrer Organisation verwenden höchstwahrscheinlich Anwendungen und Tools, von denen Sie nichts wissen. Eine Bestandsaufnahme und Identifizierung dessen, was Sie bereits verwenden, ist der wichtigste Schritt, um herauszufinden, welche Tools Sie benötigen. Viele dieser Arbeiten können etwas langweilig werden. Aber indem Sie einen offenen Dialog schaffen und mithilfe von Ad-hoc-Tools ein Gespräch mit anderen Abteilungen in Gang bringen, können Sie ein Partner und vertrauenswürdiger Berater werden, anstatt ein böser Bulle und ein Babysitter zu sein.
2. Identifizieren Sie die Tools, die Sie einfach nicht benötigen
Nachdem Sie alle verschiedenen Tools identifiziert haben, die jede Abteilung Ihres Unternehmens einsetzt, finden Sie heraus, was tatsächlich verwendet wird und was nur Staub ansammelt. Indem Sie sich die Zeit nehmen, Ihre aktuellen Apps, Thingamajigs und Doohickeys zu evaluieren, herauszufinden, wonach Endbenutzer suchen, und alte Lösungen loswerden, die zu viel kosten oder die Mitarbeiter nicht einmal mehr verwenden, können Sie Ihre Anforderungen an Zusammenarbeit und Kommunikation vereinfachen.
3. Konsolidieren Sie wo möglich
Nachdem Sie die Tools identifiziert und bewertet haben, die Ihre Organisation benötigt und nicht benötigt, werden Sie wahrscheinlich Funktionsüberschneidungen feststellen. Das Beste, was Sie in dieser Situation tun können, ist, die Anzahl der Anbieter zu reduzieren und eine einzige Lösung zu finden, die alle benötigten Funktionen konsolidiert. Die reibungslose Integration und Verdichtung Ihrer Services senkt nicht nur die Kosten, sondern erleichtert auch die Steuerung und Bereitstellung in allen Abteilungen Ihres Unternehmens.
4. Sammeln Sie wichtige Interessengruppen in jeder Abteilung, um die Einführung neuer Tools voranzutreiben
Um Ihre Technologielösungen reibungslos und erfolgreich zu konsolidieren, müssen Sie natürlich auch Ihre Endbenutzer, Abteilungsleiter und alle anderen in der Organisation ins Boot holen. Finden Sie einen wichtigen Partner in jeder Abteilung, der Ihnen helfen kann, die Akzeptanz zu fördern und Ihre Kollegen an Bord zu holen. Auf diese Weise können Sie Begeisterung für die Akzeptanz wecken und gleichzeitig Schluckauf und Überraschungen vermeiden, die Benutzer abschrecken würden.
Sparen Sie Geld, sparen Sie Zeit, retten Sie Ihr Unternehmen, retten Sie die Welt
Seien Sie der IT-Held, der das Kommando übernommen und ein effizientes Kollaborations-Ökosystem in Ihrem Unternehmen bereitgestellt hat. Indem Sie eine Bestandsaufnahme machen, alte und unnötige Tools aussortieren und sie durch eine vollständige Collaboration-Lösung von Lifesize ersetzen, können Sie Kosten, Zeit und Stress für Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen sparen.
Lifesize wurde mit Blick auf die IT entwickelt. Wir verfügen nicht nur über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung im Design und der Entwicklung von HD-Kameras und Touchscreen-Konferenztelefonen, sondern bieten auch Funktionen wie ein gemeinsames Verzeichnis und Skype for Business-Integrationen, die Meetings und Zusammenarbeit vereinfachen. Durch die Kombination von Audio-, Video- und Webkonferenzen, Chat und der Möglichkeit zum Streamen und Aufzeichnen ist Lifesize die einzige Lösung, die Sie benötigen, um die maximale Produktivität der Zusammenarbeit zu erreichen. Probier das aus interaktive Produktdemo und laden Sie a Kostenlose 14-Tage-Testversion um Lifesize in Aktion zu sehen.
