Lifesize Cloud-Videokonferenzen machen
Schulungen bei CareFlight zum Kinderspiel

CareFlight

CareFlight ist eine gemeinnützige flugmedizinische Organisation in Australien. Mithilfe von Hubschraubern, Flugzeugen und Medizinjets bietet sie jedes Jahr medizinische Notfallbehandlung und Nottransporte für über 5.000 Patienten in New South Wales, im Northern Territory und in den internationalen Gewässern vor der Küste Australiens. Der durch CareFlight erbrachte Service beruht auf der Teamarbeit zwischen dem Flugpersonal, den medizinischen Teams und den Koordinatoren, die eng zusammenarbeiten, damit schwer kranke und verletzte Patienten so schnell wie möglich die nötige Behandlung durch qualifiziertes medizinisches Personal erhalten.

Dieser Service erfordert außerdem die regelmäßige Durchführung von Schulungen. Alle Ärzte und Krankenschwestern von CareFlight sind speziell in präklinischer Versorgung und Transportmedizin geschult. Die Organisation besitzt Akkreditierungen für das Unterrichten an Hochschulen für Intensivmedizin in den Bereichen Anästhesie, Intensivpflege und Notfallmedizin. Über die Jahre hat CareFlight so Hunderte von Intensivmedizinspezialisten aus zahlreichen medizinischen Institutionen in präklinischer Medizin und Transportmedizin geschult.

„Die Belegschaft von CareFlight ist stark verteilt. Vor diesem Hintergrund haben wir uns immer schon gedacht, dass Videokonferenzen ein wichtiges Tool für die berufliche Weiterentwicklung von Mitarbeitern und grundlegende Kommunikation sein könnten, ohne weitere Kosten, wie z. B. für An- und Abreise sowie Unterkunft, zu verursachen.“

Herausforderung

CareFlight beschäftigt eine vielfältige Belegschaft, die sich aus 500 Mitarbeitern aus den Bereichen Medizin, Flugwesen und Verwaltung aus ganz New South Wales und dem gesamten Northern Territory zusammensetzt. Viele Mitarbeiter übernehmen nur eine Schicht pro Monat oder weniger. Deshalb ist es von hoher Priorität, dass alle Mitarbeiter miteinander in Kontakt bleiben können und eine einheitliche Kultur aufrechterhalten wird. Ebenso wichtig – wenn nicht sogar noch wichtiger – ist, dass Mitarbeiter durch Schulungen immer auf dem neuesten Stand bleiben und Verpflichtungen in Bezug auf die berufliche Weiterentwicklung eingehalten werden. In der Vergangenheit wurde dies vor allem durch die Unannehmlichkeiten und die Kosten behindert, die mit der An- und Abreise der Kursteilnehmer und Dozenten verbunden sind.

Chief Information Officer Gary Williams erläutert: „Ich kann gar nicht genug betonen, wie viele Schulungen wir in der Flug- und Medizinsparte von CareFlight insgesamt durchführen. Wir sind ein akkreditiertes Lehrkrankenhaus für medizinische Notfallversorgung. Daher haben wir häufig Personen hier, die sich bei uns sechs Monate lang weiterbilden, den akkreditierten Kurs absolvieren und dann wieder gehen. Es finden ständig Schulungen statt.“

Aufgrund all dieser Faktoren war das Potenzial für Videokonferenzen bei CareFlight schon lange erkannt worden. In der Vergangenheit wurde mehrmals der Versuch unternommen, die Technologie zu nutzen. So versuchten sich Mitarbeiter mit Skype® und anderen webbasierten Lösungen. Dabei kamen sie zu dem Ergebnis, dass Skype die Nutzung von Videokonferenzen zwar in Reichweite brachte, die dadurch entstehenden Engpässe bei den Datenverbindungen und Internetports jedoch einfach zu unpraktisch waren.

Bei seinem nächsten Versuch nahm CareFlight die Services einer webbasierten Videokonferenzplattform in Anspruch. Als der Serviceanbieter jedoch in Konkurs ging, stand das Unternehmen ohne eine Videolösung da. Williams beschloss, dass es für CareFlight an der Zeit war, einen neuen Ansatz für die Durchführung von Videokonferenzen und die Bereitstellung des Schulungsangebots zu verfolgen, damit die Organisation den Anforderungen an die Durchführung von Fernschulungen gerecht werden konnte.

Lösung

Williams suchte auf dem Markt nach einer hybriden webbasierten Servicefunktionalität. „Idealerweise benötigten wir Endgeräte und die Möglichkeit für weit verteilte Benutzer, von ihrem Computer, ihrem Telefon oder ihrem Tablet aus an entsprechenden Konferenzen teilzunehmen. Wir wollten das Beste aus beiden Welten. Ich fand zahlreiche sehr gute Lösungen mit der einen oder anderen Funktion, doch nicht viele, bei denen die Benutzer ohne die Eingabe einer ganzen Reihe von Codes teilnehmen konnten. Sobald die Benutzer auf Schaltflächen drücken oder Dateien hochladen müssen, kann etwas schief gehen.“

„Es hat keinen Sinn, wenn Sie Mitarbeiter länger in der Verwendung der Ausstattung schulen müssen, als sie tatsächlich in Videokonferenzen verbringen. Sie können auch nicht an jedem Standort einen technischen Mitarbeiter haben. Schließlich fanden wir nach ungefähr sechs Wochen heraus, dass Lifesize uns eine Lösung bieten konnte, die sowohl kostengünstig als auch benutzerfreundlich war“, so Williams.

Williams entschied sich für Lifesize Cloud, eine vollständig integrierte Video-, Audio und Präsentationslösung in High Definition, die minimales IT-Know-how und minimalen Installations- und Wartungsaufwand erfordert.

„Wir führten mit Lifesize Cloud auf einer internetbasierten Seite eine Machbarkeitsstudie durch. Da viele Videokonferenzlösungen nur solange gut funktionieren, bis eine Art von Multimedia-Präsentation ins Spiel kommt, wollten wir die Leistung des Systems testen, wenn ein Benutzer im Rahmen einer Schulungssitzung einen Film zeigen musste. Wir sagten zu Lifesize: ‚Wir möchten, dass Sie uns ein YouTube™ Video von Katzen zeigen‘ und der Anbieter reagierte, indem er uns zeigte, wie einfach das ging. Zwei Klicks und das Video funktionierte einwandfrei“, sagt Williams mit einem Lächeln. Im Dezember 2014 wurden drei Videokonferenzsysteme installiert – zwei in der Zentrale in Sydney und ein drittes im Verwaltungsbüro in Darwin.

Was die Hardware selbst angeht, fügt Williams hinzu: „Die Systeme sind auf jeden Fall robust. Ein Endgerät der Lifesize Icon 600 Serie wurde auf einen Lastwagen geladen, der voller medizinischer Ausstattung war. Als es aufgestellt und angeschlossen war, meldete es sich selbst bei der Lifesize Cloud an und funktionierte auf Anhieb. Wir benötigten nicht einmal die Unterstützung von Lifesize bei der Installation und alles funktioniert seitdem einwandfrei.“

Ergebnisse

Seit Anfang 2015 hat die Schulungsabteilung von CareFlight regelmäßig von den Cloud-Videokonferenzfunktionen Gebrauch gemacht. Dank des neuen Systems kann die Organisation ihren Verpflichtungen zur Durchführung von Fernschulungen nachkommen und Teilnehmer können damit einfacher auf unsere Kurse zugreifen.

„Unser Ziel war, das Videokonferenzsystem nahtlos in unsere Schulungen einzubinden und seine Nutzung zu einer Hintergrundaktivität zu machen. Ich glaube, dass wir das erreicht haben. Die Schulungsabteilung kann Kurse eigenständig planen, durchführen und verwalten und Schulungsleiter können sich voll und ganz auf ihre Aufgabe konzentrieren, anstatt sich mit der Funktionsweise der Technologie zu beschäftigen. Außerdem müssen sie nicht mehr von Ort zu Ort fliegen oder die Teilnehmer zu den Schulungen eingeflogen werden“, bekräftigt Williams.

„Theoretisch kann sich jeder, der ein iPhone®, ein iPad® oder ein Laptop besitzt, dazuschalten. Jeder verfügt bereits über die richtigen Tools. Für uns besteht der nächste Schritt darin, Videokonferenzen komplett in unseren Arbeitsalltag einzubinden. Wir ermutigen Manager, bevorzugt davon Gebrauch zu machen, anstatt zu reisen und persönlich bei Meetings anwesend zu sein. Wir gehen in Zukunft von einer intensiven Nutzung aus und hoffen, auf diese Weise die Reise- und Flugkosten reduzieren zu können“, so Williams.

Obwohl das Potenzial für die Videokommunikation groß ist, bleibt Williams bezüglich ihrer Nutzung realistisch. „Bei Präsentationen fände ich es gut, wenn Lifesize die alten Festnetzverbindungen ablösen würde", merkt er an.

Aus der IT-Perspektive hat die Zuverlässigkeit des Lifesize Cloud-Videokonferenzsystems zu weniger Anrufen von Benutzern beim IT-Support geführt, und Schulungen werden nicht aufgrund von Problemen verzögert.

„Es ist noch etwas verfrüht, um alle Vorteile der Videokonferenzen zu quantifizieren, doch der größte Vorteil ist eindeutig die kontinuierliche Akkreditierung unserer Schulungsabteilung. Diese Abteilung bildet das Fundament für die Funktionsfähigkeit des gesamten Unternehmens. Alle Einsparungen, die wir dabei erzielen, sind ein Bonus. Doch da wir ziemlich viel Geld für Reisen ausgeben, wird die Investitionsrendite sicherlich nicht lange auf sich warten lassen“, sagt Williams abschließend.

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