Interview mit GEVERS

So reduzierte ein auf geistiges Eigentum spezialisiertes Unternehmen den Zeitaufwand und begann mit der virtuellen Zusammenarbeit über Videos.

„Die Funktion für automatische Updates spart unserer IT-Abteilung eine Menge Zeit, da die Mitarbeiter nicht mehr alle Systeme einzeln aktualisieren müssen.“

Die GEVERS Group ist ein international tätiges, auf geistiges Eigentum spezialisiertes Unternehmen. Dort kümmert man sich um den Schutz, die Verwaltung und die Nutzung geistigen Eigentums, darunter Patente, Warenzeichen, Designs und Domain-Namen. Das Unternehmen unterhält fünf Büros in Belgien, drei in Frankreich und zwei in der Schweiz, beschäftigt mehr als 250 Mitarbeiter und ist in über 180 Ländern auf der ganzen Welt tätig.

Wir haben uns mit Laurent Petit, IT-Manager bei der GEVERS Group, zum Interview getroffen und wollten wissen, wie dort Videokonferenzlösungen für die Kontaktaufnahme mit Partnern aus dem umfangreichen Netzwerk eingesetzt werden, um sofort mit Anwälten und Spezialisten auf der ganzen Welt sprechen zu können.

Welche Herausforderungen wollten Sie mit Videokonferenzen meistern?

Bevor wir professionelle Videokonferenztechnologie einsetzten, waren Geschäftsreisen die einzige Option für Zusammenarbeit an Projekten und die Ausarbeitung von Ideen in größeren Gruppen. Das allerdings kostete uns wertvolle Zeit, die anderweitig im Unternehmen nicht genutzt werden konnte. Wir testeten auch andere Anbieter wie WebEx und Skype für Eins-zu-Eins-Meetings, aber diese Lösungen waren in puncto Vertraulichkeit und Sicherheit einfach zu heikel. Es musste also eine bessere Lösung her, mit der nicht nur die Sicherheitsanforderungen gewährleistet werden, sondern Videokonferenzen in hochwertiger audiovisueller Qualität durchgeführt werden können.

Weshalb entschiedenen Sie sich für Lifesize?

GEVERS vereinfacht Innovation und genau aus diesem Grund investieren wir auch unaufhörlich in unsere eigenen internen innovativen Möglichkeiten. Wir suchten nach einer qualitativ hochwertigen Audio- und Videokonferenzlösung und stießen auf Lifesize mit seinem umfassenden Cloud-System, bei dem man keine größeren Hardware-Investitionen tätigen musste wie bei anderen Systemen solcher Art. Das System ist viel mobiler – ein wichtiger Punkt für uns, da wir uns gerade mitten in einem Standortwechsel befinden.

Heute können unsere Management-Gruppe, die Support-Mitarbeiter und die Anwälte unabhängig von ihren Standorten ganz einfach zusammenarbeiten. Wir haben die anfallenden Geschäftsreisen reduziert und die Anzahl der Teilnehmer an Meetings nach oben geschraubt, da diese sich dank der flexiblen Optionen leichter Zeit für einen Termin freischaufeln können.

Welche Funktionen nutzen Sie am häufigsten und warum?

In unseren Meeting-Räumen nutzen wir definitiv die Funktion zum Teilen von Bildschirmen am häufigsten, um zum Beispiel Präsentationen zu halten oder bei einer Videokonferenz Notizen zu zeigen. Dank dieser Funktion können die Leute einem Gespräch leichter folgen und verlieren bei einem Meeting nicht den Anschluss. Außerdem werden so die mit Papierpräsentationen verbundenen Schwierigkeiten umgangen.

Die virtuellen Meeting-Räume sind ebenfalls ziemlich beliebt, denn damit können wir regelmäßig Meetings organisieren, ohne dabei anderen Videokonferenzen in die Quere zu kommen, was beim WebEx-System oft ein Problem war. Unser Team ist darüber hinaus begeistert davon, dass sich die Meeting-Räume benennen lassen. Auf diese Weise weiß man nämlich schneller, worum es in einem Meeting geht.

Welchen Rat würden Sie anderen Unternehmen mit auf den Weg geben, die den Einsatz von Videokonferenztechnologie in Erwägung ziehen?

Zuerst einmal sollte man sich über die individuellen Anforderungen seines Unternehmens im Klaren sein, weil diese je nach Ziel und Branche variieren. Werden Konferenzen eher im kleinen Kreis oder in Meeting-Räumen abgehalten? Bei einem Meeting-Raum sollte beispielsweise die Video- und Audioqualität höher sein, da die Teilnehmer an den verschiedenen Standorten nur schwer zu verstehen sind, wenn sie gleichzeitig reden.

Unternehmen, die ihre Betriebskosten minimieren möchten, könnten über eine Cloud-Lösung nachdenken, da dabei keine Kapitalaufwendungen für Server oder Rechenzentren anfallen. Wir haben mit 10 Einzellizenzen begonnen und schnell erkannt, dass wir für eine bessere Performance mehr Abonnements brauchen. In nicht mal einer Woche nahmen wir ein Upgrade auf 25 Lizenzen vor, wobei die Skalierung schnell und problemlos über die Bühne ging.

Wie lief die Implementierung ab? Und wie reagierten Ihre Mitarbeiter auf die neue Lösung?

Alle waren sehr begeistert von der neuen verbesserten Audio- und Videoqualität von Lifesize im Vergleich zu unseren früheren Systemen. Die Leute baten uns sogar, einen weiteren Besprechungsraum mit dem Icon-System auszustatten, um leichter mit Kollegen an anderen Standorten zusammenarbeiten zu können.

Für das Onboarding hatten wir Schulungen für alle Mitarbeiter organisiert, die später die Meeting-Räume leiten würden – natürlich über Videos, die von Lifesize bereitgestellt wurden. Das System lässt sich intuitiv nutzen und für die Oberfläche mit ihren selbsterklärenden Symbolen braucht man kein Handbuch. Daher lief die Einarbeitung schnell und problemlos ab.

Wie haben Videokonferenzen die Art und Weise, wie bei Ihnen Geschäfte gemacht werden, verändert?

Eine unserer großen Stärken ist der Zugang zu einem weltweiten Netzwerk aus Spezialisten aus allen erdenklichen Fachgebieten. Unsere Kunden können nun sofort zu diesen Fachleuten Kontakt aufnehmen – unabhängig davon, wo sie sich befinden. Die Zusammenarbeit ist jetzt überall jederzeit und auf jedem Gerät möglich: Laptop, Smartphone, Desktop-PC oder im Besprechungsraum. Es spielt keine Rolle mehr, ob Teilnehmer noch im Stau stecken und schon mal telefonisch am Meeting teilnehmen oder spät ins Büro kommen und zwischen Geräten wechseln müssen: Die Videokommunikation läuft ohne Unterbrechung.

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