Kunden-Fallstudie MLB

Mit der Einrichtung von Lifesize erzielte die MLB einen Home Run

Die Major League Baseball (MLB) weiß, wie man spektakuläre Sport- und Entertainment-Events wie das World Baseball Classic und das All-Star Game gekonnt inszeniert. Diese Veranstaltungen mit Tausenden Zuschauern erfordern monatelange Vorbereitungen, aber auch Koordinationsmaßnahmen in letzter Minute. Gelungene Kommunikation ist also ein entscheidender Faktor – aber das war nicht immer einfach.

Im Vorfeld des World Baseball Classic diskutierte die MLB Möglichkeiten, um das Turnier-Management, insbesondere die wichtigen Meetings am Morgen, effektiver, effizienter und ansprechender zu gestalten. Bis dato wurden diese Meetings, an denen über 50 Personen an verschiedenen Standorten teilnehmen, ausschließlich über Audiokonferenzanrufe durchgeführt. Deshalb waren die Teilnehmer nicht immer mit voller Aufmerksamkeit bei der Sache, weil sie häufig gleichzeitig noch andere Aufgaben erledigten. Daraus ergaben sich einige logistische Probleme in kritischen Bereichen, die den Erfolg des Events gefährdeten.

Als wichtiger Technologiepartner der MLB machte sich Lifesize mit seiner Cloud-basierten Plattform für Videokonferenzen und Zusammenarbeit sowie seinen integrierten Konferenzraumsystemen daran, die Qualität der Zusammenarbeit maßgeblich zu verbessern und daraus einen regelrechten Home Run zu machen.

Offizielles Logo Major League Baseball

„Ich verwende diesen Begriff wirklich nicht leichtfertig, aber Lifesize hat die Durchführungsweise unserer Meetings revolutioniert.“
– Daniel Gainey, Manager of IT Operations der MLB

Die Vorbereitung auf ein perfektes Spiel

Baseball wird in den USA häufig als Volkssport bezeichnet, und das aus gutem Grund: Die MLB ist die älteste Profi-Sportliga in den Vereinigten Staaten und lockt während der regulären Saison 73 Millionen Menschen in Stadien in ganz Nordamerika, um 30 Teams spielen zu sehen. Heute ist Baseball auf der ganzen Welt beliebt und die Liga arbeitet unermüdlich an der weiteren Verbreitung der Sportart. Deshalb veranstalten die MLB und die Major League Baseball Players Association gemeinsam das World Baseball Classic, ein Turnier, bei dem die besten Talente der Welt alle vier Jahre für ihre Nation gegeneinander antreten.

In Vorbereitung auf das World Baseball Classic 2017, das im März 2017 in Los Angeles, Miami, San Diego, Seoul, Jalisco und Tokio stattfand, legte die MLB den Schwerpunkt bei der Bewertung verschiedener Videokonferenz-Lösungen eher auf Zusammenarbeit statt auf Wettbewerb. Die Entscheidung für Lifesize fiel aufgrund der Bedienerfreundlichkeit, sowohl im Hinblick auf die Tools für IT-Administratoren als auch die Schnittstelle für Endbenutzer. „Aus der IT-Perspektive betrachtet gestaltete sich die Implementierung denkbar einfach. Die Lösung lässt sich flexibel an unsere Bedürfnisse anpassen und ermöglicht unseren Mitarbeitern an anderen Standorten einfachen Zugriff“, erläutert Daniel Gainley, Manager of IT Operations der MLB.

Ins Spiel mit dem Ball!

In der Bereitstellungsphase kontaktierte Daniel den zuständigen Kundenerfolgsbeauftragten von Lifesize, der in den gesamten Bereitstellungsprozess einbezogen war.

„Er hat wirklich gute Arbeit geleistet und unsere Benutzer dabei unterstützt, ihre Scheu vor Videokonferenzen zu überwinden. Viele hatten persönliche Aha-Momente, bei denen deutlich wurde, wie die Plattform Meetings produktiver gestaltet“, erklärt Daniel.

Das Team von Lifesize schlug die Einrichtung von Lifesize Plug-and-Play-Systemen mit HD-Kameras und -Telefonen für Konferenzräume an sämtlichen potenziellen Standorten vor, um den Teams während des Events die Kommunikation zu erleichtern. Turniere dieser Art erfordern umfassende logistische Anstrengungen und detaillierte Koordination. Deshalb ist es für den Erfolg des Events entscheidend, dass allen Beteiligten korrekte Informationen auf dem jeweils aktuellen Stand vorliegen. Da bei dieser Veranstaltung viel auf dem Spiel stand, wollten Daniel und das IT-Operations-Team die Möglichkeit von Videokonferenzen zur Produktivitätsverbesserung von Meetings sofort testen.

Veranstaltungsplanung: ein Kinderspiel

Während der ersten Woche des Turniers 2017 in Miami führte die MLB einen Testlauf durch. Als das Turnier San Diego erreichte, startete die Initiative vollständig durch und veränderte alles von Grund auf. Deutlich mehr Menschen nahmen an den Meetings teil, sie waren engagierter bei der Sache, und es gab weniger Missverständnisse während und nach dem Anruf. Da die positiven Neuigkeiten vom Erfolg der Meetings die Runde machten, schlossen sich den Meetings auch immer mehr Kollegen an, die an der Organisation des Turniers in Tokio beteiligt waren.

Als das Turnier in Los Angeles angekommen war, traten jeden Morgen über 50 Personen über Lifesize dem Meeting bei, entweder über das Videokonferenzsystem, die Cloud-basierte Lifesize-App oder Audioeinwahl. Mit Lifesize konnten die Teilnehmer über Fernzugriff beitreten, wobei gleichzeitig höheres Engagement und eine effektivere Kommunikation zu verzeichnen waren. Tatsächlich stieg die Meeting-Teilnahme im Vergleich zu dem vorigen Turnier im Jahr 2013 um etwa 42 Prozent.

„Während dieser Anrufe werden viele Veränderungen beschlossen, und deshalb ist es extrem wichtig, dass wir alle auf demselben Stand sind. Und Lifesize macht das möglich“, erklärt Daniel. „Ich verwende diesen Begriff wirklich nicht leichtfertig, aber Lifesize hat die Durchführungsweise unserer Meetings revolutioniert.“

Auf in die nächste Runde

Nach dem Erfolg beim 2017 World Baseball Classic freute sich die MLB bereits auf den erneuten Einsatz von Lifesize für das All-Star Game 2017 in Miami. Ähnlich wie beim World Baseball Classic gehört auch zum Midsummer Classic mehr als nur ein einziges Spiel: Eine ganze Woche mit zahlreichen Festlichkeiten bildet den Auftakt für das Haupt-Event. Derart komplexe Veranstaltungen erhöhen den dringenden Bedarf für effektive Meetings, damit alle auf demselben Stand sind. „Bei einem Event dieser Größenordnung gibt es ungeheuer viel zu koordinieren, sämtliche Aspekte des Spiels müssen abgesprochen werden, darunter die Abläufe im Stadion, Sicherheit, das Timing der Übertragungen und die Beförderung der Spieler“, erklärt Daniel.


Meeting-Teilnahme um 42 Prozent gestiegen


Teilnehmer konnten bevorzugte Beitrittsmöglichkeit wählen: Konferenzraum, Laptop oder Telefon


Effizientere Kommunikation und höhere Produktivität sparten Zeit, Energie und Geld


Teilnehmer fühlten sich besser eingebunden und waren motivierter, ihre Ideen zu teilen

Home Runs in Serie

Der Einsatz von HD-Kamera- und Telefonsystemen von Lifesize in Hotels und Stadien, kombiniert mit der Lifesize-App für Remote-Standorte, führte zu einer effizienteren Kommunikation und höheren Produktivität, wodurch die MLB Zeit, Energie und Geld sparen konnte. Über die gesamte Stadt verteilte Mitarbeiter, die nicht an persönlichen Meetings teilgenommen hätten, verwandelten sich dadurch in besonders aktive und regelmäßige Teilnehmer. Tatsächlich ergaben sich daraus häufiger stattfindende Meetings mit längerer Dauer, da mehr Menschen sich einbringen konnten und motivierter waren, ihre Ideen und Meinungen zu teilen.

Die positivste Reaktion kam jedoch von einer Senior Executive aus dem Event-Management-Team, die die Konferenzlösung persönlich noch nicht getestet hatte. Sie konnte es kaum erwarten, die Lösung zum ersten Mal in Aktion zu sehen, vor allem in einer derart schnelllebigen Umgebung. Am Ende des Tages verkündete sie begeistert: „Technologie! Technologie! Technologie!“

Bereit für das Triple mit Lifesize

Letzten Endes konnten über 37.000 All-Star Fans und Spieler aus allen 30 Teams der Liga im Marlins Park drei Nächte in Folge neben anderen Highlights miterleben, wie der erste Neueinsteiger glatt das Home Run Derby gewann, wie Stars und Sternchen im Celebrity and Legends Softball Game der ein oder andere Hit zur großen Erheiterung des Publikums gelang und wie ein Spiel mit Extra Innings stattfand, bei dem die American League der National League einen 2:1-Sieg abringen konnte. Daniel lobt Lifesize als integralen Kommunikationsvermittler und somit als entscheidenden Faktor für den durchschlagenden Erfolg der gesamten Veranstaltung.

„[Lifesize] wird auf Dauer Bestandteil unseres Technologie-Portfolios für Events sein“, so Daniel.

Aufgrund der positiven Veränderungen, die die MLB mit der Verwendung von Lifesize erzielen konnte, spielt die älteste Profi-Sportliga der Vereinigten Staaten jetzt auch in puncto Kollaborationstechnologie ganz vorne mit – und das soll sich auch in Zukunft nicht mehr ändern. Zu diesem Zweck plant man, Lifesize auch bei künftigen Events zu nutzen.

Mehr Infos

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Lifesize die Kommunikation in Unternehmen transformieren kann, werfen Sie einen Blick auf unsere anderen Fallstudien.

Brauchen Sie weitere Hilfe?
Kontaktieren Sie einen unserer Außendienstmitarbeiter.