Video Conferencing – Best Practices

Videokonferenztechnologie hat eine lange Entwicklung hinter sich. Heutzutage ist es unglaublich einfach, einen Videoanruf aufzunehmen und für Tausende von Leuten zu streamen, an einem Anruf mit mehreren Teilnehmern vom Smartphone oder Tablet aus teilzunehmen und andere Leute in kristallklarem HD zu sehen, selbst wenn diese sich am anderen Ende der Welt befinden. Aber wie bei jeder anderen Technologie auch gibt es immer menschliche und umgebungsbedingte Faktoren, die den Erfolg eines Anrufs beeinflussen können. Im Folgenden werden einige Best Practices genannt, die Ihnen dabei helfen sollen, Ihre Anrufe so produktiv wie möglich zu gestalten:

1. VERWENDEN SIE EIN HEADSET

Dies sieht vielleicht etwas albern aus, kann aber, sofern es um die Audioqualität bei einem Videoanruf geht, wahre Wunder bewirken. Ein Headset behebt nicht nur nahezu alle störenden Echos, sondern hilft anderen Teilnehmern, Sie besser zu verstehen, da hier das Mikrofon näher an Ihrem Mund ist, als es bei einer USB- oder integrierten Webcam der Fall ist.

2. ERWÄGEN SIE EINE ZUSÄTZLICHE LICHTQUELLE

Ihr Deckenlicht bietet Ihnen vielleicht genug Licht für Ihr Home Office, aber für einem Videoanruf ist es eventuell nicht ganz ausreichend. Eine zusätzliche Beleuchtung kann nötig sein, um sicherzustellen, dass Sie während Ihrer Konferenz hell und klar auf dem Bildschirm der anderen Teilnehmer erscheinen. Eine einfache Tisch- oder Stehlampe, die auf Ihr Gesicht ausgerichtet ist (hinter der Kamera platziert), kann für die perfekte Ausleuchtung sorgen, mit der Sie für die anderen Teilnehmer perfekt in Szene gesetzt werden. Wenn es für Nachrichtensprecher funktioniert, wird es auch für Sie funktionieren!

3. MEIDEN SIE FENSTER

Fenster sind eine wunderbare natürliche Lichtquelle für Ihr Home Office. Aber während eines Videoanrufs können sie manchmal einen negativen Einfluss auf die Lichtqualität haben. So kann das einfallende Licht Sie entweder zu bleich erscheinen lassen (zu grell) oder für ein zu dominantes Hintergrundlicht sorgen (zu dunkel). Wann immer möglich, sollten Sie sicherstellen, dass sich in Ihrem Hintergrund eine Wand und kein Fenster befindet.

4. VERMEIDEN SIE STÖRUNGEN

Mikrofone von integrierten oder USB-Webcams sind äußerst sensibel und können störende Hintergrundgeräusche während eines Anrufs verstärken. Genauso, wie Sie sich auch für ein Telefongespräch in einen leisen Raum begeben, sollten Sie sicherstellen, dass der für Ihren Videoanruf eingeplante Raum genauso ruhig ist. So können Sie (und die anderen Teilnehmer) sich auf das Wichtigste konzentrieren: das Meeting.

5. STELLEN SIE BEI GRÖSSEREN KONFERENZEN MIT MEHREREN PARTEIEN AUF STUMM, WENN SIE NICHT SPRECHEN

Wenn Sie kein Headset benutzen, ist es gut, sich selbst stumm zu stellen, wenn Sie nicht sprechen (besonders wenn Sie sich in einer Konferenz mit mehr als zwei Teilnehmern befinden). Dies verringert das Aufkommen von Echos und Audioverzerrungen erheblich. Um eine bestmögliche Qualität zu gewährleisten, kann selbst die ausgeklügeltste Technologie etwas Liebe und Aufmerksamkeit vom Nutzer gebrauchen.

6. TESTEN SIE IHRE AUDIO- UND VIDEOQUALITÄT VOR EINEM ANRUF, INDEM SIE DIE „LOKALE VIDEOANSICHT“ BENUTZEN

Wenn Sie sehen wollen, wie Sie bei einem Videoanruf erscheinen, testen Sie es vorab. Viele Videosysteme bieten eine „lokale Ansicht“, die Sie sehen können, wenn Sie sich in ein Gespräch eingewählt haben. Dies ist die beste Art, um Ihre Beleuchtung und Ihren Hintergrund zu prüfen.

7. IM BESPRECHUNGSRAUM MIT TEILNEHMERN ANDERER STANDORTE: ZUSÄTZLICHE TIPPS

  • Denken Sie daran, Ihren Rücken nicht zum Bildschirm zu drehen, wenn Sie mit dem Rest der Gruppe sprechen. Die Teilnehmer auf der (weit entfernten) Gegenseite sollten stets das Gefühl haben, sich mit Ihnen im gleichen Raum zu befinden.
  • Der Micpod oder das Telefon wird üblicherweise auf dem Tisch platziert. Vermeiden Sie also, mit dem Stift auf den Tisch zu klopfen, Papiere hin- und her zuschieben oder auf der Tastatur zu tippen, da diese Geräusche für die Teilnehmer auf der Gegenseite sehr laut sein können.
  • Stellen Sie gegen Ende der Sitzung sicher, dass auf der Gegenseite niemand weitere Kommentare oder Fragen hat, bevor alle Raum aufstehen und den Raum verlassen.
  • Denken Sie daran, sich stets von den Teilnehmern auf Ihrem Bildschirm zu verabschieden, genauso wie Sie dies auch vor Verlassen eines regulären Meetings tun würden. Höflichkeit ist auch bei einer Videokonferenz viel wert.

DAS MENSCHLICHE ELEMENT

Jede Art der Kommunikation erfordert ein menschliches Element, damit diese erfolgreich ist. Eine E-Mail mit Tippfehlern wäre nicht wirklich effektiv, ein Audioanruf aus einem lauten Gemeinschaftsbüro heraus wäre ein Desaster und genauso wird ein Videoanruf nicht produktiv sein, wenn Beleuchtungs- und Geräuschprobleme zum unignorierbaren Problem werden. Stellen Sie sicher, dass Sie sich bei Videoanrufen von Ihrer besten Seite zeigen, indem Sie diese einfachen und bewährten Videokonferenzpraktiken befolgen.

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