“Las reuniones tienen mala reputación, y con razón-la mayoría están desorganizados y distraídos. Pero pueden ser una herramienta fundamental para que su equipo esté en sintonía”.
-Justin Rosenstein
Todo el mundo se queja de las reuniones. Todavía tengo que conocer a alguien que desee tener más reuniones en su día. A lo que realmente se reduce es a que la gente odia perder el tiempo. Recibes invitaciones a reuniones sin saber qué esperar. O tiene la suerte de recibir una invitación a una reunión que contiene una línea de asunto, pero aún no tiene idea de lo que se supone que debe traer a la mesa. Lo desconocido y la aprensión chocan, creando una negatividad instantánea. Esto culmina con personas que llegan a la reunión y se dejan caer en una silla con los brazos cruzados en una postura defensiva, esperando que alguien se arriesgue a hablarles.
Esa no es la mejor mentalidad para el comienzo de cualquier reunión.
Resolvamos eso. Las reuniones no solo pueden ser productivas, sino que pueden convertirse en una parte importante de su flujo de trabajo diario. Ya sea que sus reuniones sean una combinación de (o exclusivas) en persona, llamadas de conferencia o llamadas de videoconferencia, seguir algunas reglas simples puede ayudar a ganar eficiencia y mejorar la productividad.
Como solicitante de una reunión, su responsabilidad es dirigir la reunión y crear un entorno de colaboración. Al mostrarles a otros cómo, puedes inspirar a las personas que te rodean a presionar por lo mismo.
1. Proporcionar una agenda antes de la reunión
Ayude a establecer expectativas de lo que las personas deben preparar para que no las tomen por sorpresa.
2. Comienza la reunión a tiempo
Sea respetuoso con el tiempo de las personas. Comenzar a tiempo también ayuda a asegurar que termine a tiempo.
3. Establece una meta de lo que esperas lograr en la reunión
Concentre el tiempo de todos trabajando hacia el mismo objetivo y comience su reunión con este anuncio.
4. La toma de decisiones no es una democracia: hacer que la gente sepa quién tiene la última palabra
Elimine la posibilidad de discusiones interminables, establezca un límite de tiempo para las discusiones si eso ayuda a reducir la rotación.
5. Prohibir teléfonos y computadoras portátiles
Evite las distracciones solicitando a todos que dejen su teléfono y cierren su computadora portátil para que todos puedan concentrarse en la reunión.
6. Registre los elementos de acción, con la parte responsable y las fechas de vencimiento asignadas
La rendición de cuentas es clave para un proyecto exitoso. Comprender quién posee qué pieza también ayuda si surgen problemas.
7. Llevar actas y difundir después de la reunión
Mantenga un registro de las principales decisiones que afectan al proyecto, como mínimo. Comunicar los resultados de la reunión pone a todos en la misma página y es importante para la colaboración.
8. Haga un seguimiento de los elementos de acción antes de la próxima reunión
Cree un proceso de circuito cerrado para permitir el éxito del proyecto. Llame a la parte responsable por video o visite en persona para trabajar con los bloqueadores o negociar una nueva fecha límite. Resuelva los problemas antes de la próxima reunión.
Intentalo. Simplemente comience con un artículo. Empezarás a notar la diferencia enseguida. Aprende a amar tus reuniones.
Para obtener más consejos sobre cómo deshacerse de las reuniones inútiles, descargue nuestra guía sobre Cómo ser dueño de sus reuniones.
