Con más empresas que nunca trabajando desde casa debido a la pandemia de COVID-19, las videoconferencias se están convirtiendo en la norma en la forma en que colaboramos y nos comunicamos en el lugar de trabajo. Las reuniones de video e incluso los seminarios web ahora son más grandes y complejos, y las conversaciones críticas para el negocio se realizan cada vez más a través de llamadas de videoconferencia. Estas reuniones con más de 20 participantes requieren capacidades de audio y video más avanzadas que las que Google Hangouts o Skype pueden ofrecer.
Las soluciones de plataforma de videoconferencia que no se integran con las salas de conferencias y las aplicaciones gratuitas que limitan la cantidad de participantes simplemente no serán suficientes para los equipos grandes que marcan desde varias salas de reuniones, además de los trabajadores remotos individuales que marcan desde sus dispositivos personales. En este blog, discutiremos cómo empoderar a su equipo con las herramientas adecuadas para llamadas de videoconferencia exitosas en grupos grandes.
Los pros y los contras de las llamadas de equipos grandes
Si se hace bien, la videoconferencia para grupos grandes es una forma perfecta de lograr que todos estén en sintonía y crear objetivos de equipo cohesivos en diferentes oficinas (o incluso fronteras). Pero como con todo, existen ventajas y desventajas en este tipo de llamadas de videoconferencia.
| PROS | CONTRAS |
|
|
El mejor software de videoconferencia: 6 funciones para equipos grandes
Las llamadas de grupos grandes suelen ser donde los servicios gratuitos comienzan a fallar. Muchos están restringidos por la cantidad de asistentes o la duración de la reunión, mientras que los equipos grandes con múltiples oficinas y empleados remotos requieren una solución de videoconferencia diseñada para manejar docenas o incluso cientos de asistentes.
Aquí hay algunas cosas que debe considerar cuando busque soluciones de videoconferencia para su equipo:
1. Capacidades BYOD
Es decir, trae tu propio dispositivo. Independientemente de si los usuarios están en sus computadoras portátiles Mac o Microsoft, teléfonos móviles o tabletas Android o Apple, necesitan una manera fácil de unirse a las reuniones de videoconferencia. Lifesize admite todas las formas diferentes en que sus equipos desean conectarse. Con un simple clic en un enlace de invitación a una reunión, los usuarios pueden incluso unirse directamente desde sus navegadores sin tener que descargar una aplicación o un complemento.
2. Resolución de video de la más alta calidad
Las reuniones de su gran equipo pueden incluir una cantidad de trabajadores remotos individuales en una llamada de videoconferencia con múltiples salas de conferencias grandes y pequeñas, por lo que es importante que todos puedan ver y escuchar claramente a sus compañeros de trabajo. Necesita una solución de videoconferencia HD que sea capaz de transmitir la mejor calidad de resolución de video posible para sus reuniones de grupos grandes, incluso en condiciones de ancho de banda subóptimas. Soportes de tamaño natural calidad de imagen 4K realista y calidad de sonido superior para asegurarse de que todos en la reunión aprovechen al máximo la llamada.
3. Contenido fácil y uso compartido de pantalla
Una de las formas más efectivas de explicar un proyecto complejo a todo su equipo a la vez es organizar una videoconferencia en la que presente los detalles del proyecto compartiendo su pantalla o presentación de diapositivas o reproduciendo un video. Compartir tamaño natural le permite controlar de forma inalámbrica su presentación directamente desde su dispositivo móvil o computadora portátil durante su llamada de videoconferencia, sin necesidad de dongles.
4. Un gran número de participantes
La mayoría de las aplicaciones de videoconferencia gratuitas limitan el número de participantes a unas 8 personas, lo que hace imposible reunirse con todo el equipo para las empresas con una gran cantidad de empleados y oficinas remotas. Lifesize permite hasta 300 participantes de video por reunión en línea con la capacidad de transmisión en vivo de conferencias de grupos grandes a 10,000 espectadores simultáneos.
5. Posibilidad de conectar varias salas de reuniones
Los equipos distribuidos geográficamente a menudo tienen oficinas con salas de conferencias en varias ubicaciones que necesitan poder unirse a la misma llamada de videoconferencia. Las videoconferencias diseñadas para grupos pequeños, las aplicaciones gratuitas y las soluciones solo de aplicaciones no satisfacen las necesidades de las videoconferencias de grupos grandes con varias salas de reuniones. Lifesize ofrece una gama de equipo de la sala de reuniones desde pequeñas salas de reunión hasta grandes auditorios o espacios de reunión para todos.
6. Capacidad de grabar y compartir
Cuando las reuniones de equipos grandes abarcan varias zonas horarias, es importante capturar una grabación de la reunión para compartirla con los asistentes que no pueden asistir al evento en vivo. Una vez finalizada la reunión, puede compartir el enlace con los asistentes que se lo perdieron. Grabar y compartir de tamaño natural le permite capturar sus reuniones importantes con un solo clic en el botón de grabación y compartir la grabación con todo su equipo inmediatamente después de que finalice la llamada.
5 problemas comunes con las llamadas de equipos grandes
Entre la pérdida de tiempo, las dificultades técnicas y los problemas de calidad de video y audio asociados con las llamadas de equipos grandes, es comprensible que los empleados se sientan frustrados con este tipo de reuniones cuando usan la solución incorrecta. Aquí están los cinco problemas más comunes con grandes reuniones de equipo.
1. Tiempo perdido
Dado que los empleados realizan múltiples tareas, no prestan atención e incluso duermen durante las llamadas de un gran equipo, es posible que se pregunte por qué se están reuniendo en primer lugar. De acuerdo a atlassian, los empleados asisten a 62 reuniones al mes en promedio con 31 horas dedicadas a reuniones improductivas. Si esas 62 reuniones duran cada una una hora, ¡eso significa que se desperdicia la mitad del tiempo de reunión! Usa nuestra guía Cómo llevar a cabo una reunión eficaz para hacer sus reuniones más productivas y un mejor aprovechamiento del tiempo de todos.
2. Problemas de calidad de video
Con soluciones de videoconferencia poco potentes e ineficientes, tener una gran cantidad de empleados en una llamada al mismo tiempo puede hacer que la calidad del video disminuya y resulte en una imagen pixelada o entrecortada incluso con una conexión a Internet sólida. Con un video deficiente viene una calidad de audio inferior, lo que genera una pérdida de tiempo mientras los empleados intentan solucionar los problemas. Además, mala calidad de video lleva a los empleados a desconectarse ya que no pueden ver ni escuchar claramente lo que está sucediendo en la reunión.
3. Participantes limitados permitidos
Si tiene un equipo de 100 personas pero su software solo permite 10, ¿cómo pueden todos participar en una llamada? Desea una solución de videoconferencia que permita a todo su equipo reunirse en una llamada de videoconferencia, no solo a unos pocos seleccionados. El proceso debería ser tan fácil como hacer una llamada telefónica o enviar un mensaje de texto desde su teléfono móvil.
4. Dongles
Asegurarse de tener el dongle o el cable correcto para compartir su pantalla durante una llamada de videoconferencia es una molestia, sin mencionar la pérdida de tiempo asociada con pasar el dongle al siguiente presentador durante la reunión. Encuentre una solución que le permita compartir su pantalla de forma inalámbrica y hacer presentaciones en reuniones sin necesidad de cables ni dongles.
5. Grabar y compartir engorroso
¿Algunos miembros del equipo no pudieron unirse a la llamada? Las grabaciones de video pueden estar disponibles para ellos, pero con muchas soluciones de video, incluso un video de una hora tarda horas en procesarse e incluso entonces solo se guarda en el escritorio, por lo que debe volver a cargarse y alojarse en algún lugar antes de que pueda compartirse. Encuentre una solución con videoconferencias y otras herramientas de colaboración que le permitan capturar y compartir reuniones de equipo importantes de manera fácil e instantánea.
Por qué necesita invertir en una experiencia adecuada de llamadas grandes
Aproveche de verdad su equipo distribuido
Las empresas con una fuerza laboral distribuida globalmente pueden emplear a los mejores talentos de todo el mundo gracias a ACD sistemas en los que su equipo puede confiar. Sin embargo, ser un trabajador remoto a veces puede ser solitario y aislado, especialmente si la mayoría de su equipo trabaja en la misma oficina principal. Permitir que los compañeros de equipo se conecten fácilmente cara a cara a través de llamadas de videoconferencia 4K les ayuda a construir relaciones más profundas y a sentirse conectados con su equipo, de forma similar a un entorno de oficina.
Representar a su empresa y su marca
Una mala videollamada puede costarte dinero. Nadie quiere hacer negocios con una empresa que no puede comunicarse de manera efectiva. Con capacidades claras de audio, video y uso compartido de pantalla en tiempo real, sus llamadas de ventas serán más profesionales y tendrá una mejor oportunidad de establecer relaciones con clientes potenciales.
Haga más en menos tiempo
Uno de los aspectos más desafiantes de tener un equipo distribuido globalmente es lograr que todos estén en sintonía. Las llamadas de videoconferencia son una excelente manera de sincronizar rápidamente el equipo o tener reuniones de equipo programadas regularmente para garantizar que todos trabajen juntos como una sola unidad. Cuando no tiene que pasar mucho tiempo esperando a que el presentador comparta su pantalla o perder el tiempo diciendo: "¿Puedes oírme ahora?" puede concentrarse en la agenda de la reunión y volver a hacer su trabajo. Las reuniones que están programadas para 1 hora se pueden reducir de 5 a 15 minutos si el equipo está comprometido y no tiene problemas con la calidad de la llamada.
2 empresas de rápido crecimiento que utilizan Lifesize para videoconferencias
Estas son dos empresas de rápido crecimiento que utilizan Lifesize para organizar reuniones cara a cara más atractivas y auténticas con nuestra solución de videoconferencia 4K.
Servicios para jóvenes y familias de New Directions
“Nuestra organización utiliza videoconferencias de Lifesize para vincular nuestros muchos sitios. Desde conectar a nuestra junta directiva en seis condados hasta permitir que nuestra oficina de servicios de salud pueda chatear por video con nuestros médicos externos, Lifesize es un servicio y un producto sin el cual no podríamos funcionar. Incluso la función solo para teléfono es todo lo que necesitamos que sea... Nos encanta especialmente la aplicación móvil disponible para teléfonos inteligentes y tabletas cuando necesitamos reunirnos mientras estamos de viaje". — Trevor Wilson, especialista en TI de New Directions Youth & Family Services | Leer reseña completa
Grupo de medios Action-MCFR
“Estamos usando esta solución para traer expertos remotos en la materia para el aprendizaje a distancia y las sesiones de colaboración global. Algunas transmisiones se graban y archivan para el futuro. Si está trabajando con grandes equipos distribuidos en todo el país o incluso en todo el mundo, [Lifesize] es perfecto para esto... Durante el último año organizamos alrededor de 2,000 reuniones (~1,600 horas de reunión) y Lifesize no nos decepciona". — Ilya Popovich, líder de pruebas de control de calidad en Action-MCFR Mediagroup | Leer reseña completa
Conclusión
Cuando tiene un equipo distribuido globalmente, se enfrenta al abrumador desafío de asegurarse de que todos permanezcan conectados y trabajen juntos como una organización unificada. Las llamadas grandes presentan desafíos únicos y, a menudo, son el punto de quiebre de los servicios de videoconferencia gratuitos. Lifesize está equipado para manejar comunicaciones comerciales de misión crítica con la confiabilidad, la calidad y las características especializadas necesarias para videollamadas de equipos grandes. Y por registrarse para obtener su cuenta gratuita, puede conectarse fácilmente con hasta 10 participantes en una llamada de alta calidad completamente encriptada.
